Zusammenfassende Meldung: scadenza, invio con ELSTER e chi è obbligato

Se ha fornito merce senza IVA tedesca a un'impresa di un altro Paese UE o ha lavorato per essa, comunica queste operazioni al BZSt (Bundeszentralamt für Steuern, l'Ufficio centrale federale delle imposte). Si tratta della Zusammenfassende Meldung, in breve ZM (la dichiarazione riepilogativa delle operazioni intracomunitarie, paragonabile agli elenchi riepilogativi Intrastat in Italia). Il termine è il 25° giorno dopo la fine del periodo di riferimento (Meldezeitraum); per la maggior parte delle piccole imprese si tratta di un trimestre. Per il periodo da luglio a settembre 2026 il termine scade quindi a fine ottobre. La presentazione è elettronica, nel modo più semplice tramite ELSTER, il portale fiscale online tedesco. I piccoli imprenditori (Kleinunternehmer) non presentano la ZM, e per un trimestre senza tali operazioni non c'è nessuna dichiarazione.

Indice

1. Devo davvero presentare una ZM?
2. Termine: mese o trimestre?
3. Cosa contiene la dichiarazione
4. Quale mese conta: fattura o prestazione?
5. Come presentare la ZM tramite ELSTER
6. La ZM corrisponde alla dichiarazione IVA periodica?
7. ZM dimenticata o in ritardo: le conseguenze
8. Correggere una ZM errata
9. Domande frequenti

Devo davvero presentare una ZM?

Presenta una ZM chi, nel periodo di riferimento, ha fornito merce senza IVA tedesca a un cliente aziendale con numero di identificazione IVA (USt-IdNr., Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, la partita IVA comunitaria) in un altro Paese UE, oppure ha fatturato un servizio con il meccanismo dell'inversione contabile (Reverse-Charge-Verfahren). Reverse charge significa: il cliente versa lui stesso l'IVA nel suo Paese, sulla Sua fattura non compare. La base giuridica è il § 18a UStG (la legge tedesca sull'IVA, Umsatzsteuergesetz).

Nella ZM rientrano anche due casi rari: le forniture nell'ambito di un'operazione triangolare intracomunitaria (innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft) e i trasferimenti di merce verso un deposito in conto consegna (Konsignationslager) in un altro Paese UE. Chi ha a che fare con questi casi fa meglio a chiarire i dettagli con il proprio studio di consulenza fiscale.

Senza una propria USt-IdNr. non è possibile, perché il numero compare in ogni dichiarazione. Come richiederne una e verificare il numero del Suo cliente lo spiega l'articolo Richiedere e verificare la USt-IdNr.. Cosa deve comparire sulla fattura stessa lo spiega l'articolo Emettere fattura verso un altro Paese UE. Nel programma di fatturazione di office1.cloud registra la USt-IdNr. dei Suoi clienti aziendali nella scheda del rispettivo cliente e la verifica direttamente lì.

Termine: mese o trimestre?

Chi fattura solo servizi a imprese UE presenta la dichiarazione ogni trimestre, ogni volta entro il 25 dopo la fine del trimestre. Per le forniture di merci vale lo stesso, finché non superano 50.000 euro nel trimestre. Oltre questa soglia la dichiarazione è mensile.

Se il 25 cade nel fine settimana o in un giorno festivo, la cosa più sicura è trasmettere già il giorno lavorativo precedente.

Quando la dichiarazione è mensile? Contano solo le forniture di merci a imprese UE; i servizi non rientrano nel calcolo della soglia. Se la loro somma nel trimestre in corso o in uno dei quattro trimestri precedenti supera 50.000 euro, il periodo di riferimento è il mese solare. Il passaggio avviene automaticamente, il BZSt non Le scrive per comunicarglielo. Il BZSt cita un esempio: un commerciante finora dichiara ogni trimestre e a maggio arriva a 57.000 euro. Entro il 25 giugno presenta una ZM per aprile e maggio e da allora dichiara ogni mese.

Servizi per chi dichiara ogni mese: chi dichiara ogni mese a causa delle forniture di merci inserisce i servizi nella ZM dell'ultimo mese del trimestre. Può anche dichiararli ogni mese.

Mensile su base volontaria: anche sotto la soglia può dichiarare ogni mese. Per farlo barra l'apposita casella nella prima dichiarazione mensile. Secondo la circolare applicativa sull'IVA (Umsatzsteuer-Anwendungserlass) la scelta vincola per almeno dodici mesi.

Annuale solo in casi eccezionali: una dichiarazione annuale entro il 25 gennaio è ammessa solo se il Finanzamt (l'ufficio delle imposte) L'ha esonerata dalle dichiarazioni IVA periodiche (Umsatzsteuervoranmeldungen), il Suo fatturato complessivo nell'anno precedente non superava 200.000 euro e le Sue operazioni UE non superavano 15.000 euro. Inoltre nessuna delle due soglie deve presumibilmente essere superata nell'anno in corso.

Nessuna proroga permanente dei termini (Dauerfristverlängerung). La proroga di un mese che molti hanno per la dichiarazione IVA periodica non vale per la ZM. Se in un singolo caso non riesce a rispettare la scadenza, secondo il BZSt può chiedere una proroga al BZSt prima della scadenza del termine e con motivazione.

Cosa contiene la dichiarazione

Nella ZM va una riga per ogni cliente: la sua USt-IdNr. con la sigla del Paese, la somma degli importi netti nel periodo di riferimento e il tipo di operazione. Non deve elencare le singole fatture.

Se un cliente nello stesso periodo ha ricevuto merce e un servizio, nella dichiarazione compaiono due righe, una per ciascun tipo. Gli importi in valuta estera li converte in euro.

Esempio: una web designer di Colonia emette nel terzo trimestre tre fatture da 1.200 euro ciascuna a un'agenzia di Vienna, tutte senza IVA con l'indicazione del reverse charge. Nella sua ZM per il periodo da luglio a settembre inserisce una riga: la USt-IdNr. austriaca dell'agenzia, 3.600 euro e come tipo l'altra prestazione. Deve trasmetterla entro il 25 ottobre.

Quale mese conta: fattura o prestazione?

Per i servizi conta il periodo in cui ha eseguito la prestazione. Quando emette la fattura non ha importanza. Per le forniture di merci conta invece il mese della fattura, al più tardi però il mese successivo alla fornitura.

Un esempio per la merce: consegna il 28 settembre in Belgio ed emette la fattura il 2 ottobre. Allora la fornitura rientra nel periodo di riferimento che comprende ottobre. Se emette la fattura solo a novembre o più tardi, resta comunque ottobre, perché è il mese successivo alla fornitura (§ 18a Abs. 8 UStG).

Che Lei versi l'IVA in base ai corrispettivi pattuiti (Soll-Versteuerung) o in base agli incassi (Ist-Versteuerung) non cambia nulla per la ZM. Lo chiarisce espressamente la circolare applicativa sull'IVA nella sezione 18a.3.

Come presentare la ZM tramite ELSTER

La ZM va al BZSt in forma elettronica, non al Suo Finanzamt. Ci sono due strade: il modulo Zusammenfassende Meldung in ELSTER o il portale online del BZSt (BZSt-Online-Portal). Se ha già un account ELSTER per la dichiarazione IVA periodica, ELSTER è la strada più breve.

1. Acceda con il Suo account ELSTER esistente. Secondo il BZSt non Le serve un secondo account, né una registrazione separata per la ZM.
2. Apra il modulo per la Zusammenfassende Meldung.
3. Inserisca la Sua USt-IdNr. e il periodo di riferimento.
4. Registri una riga per ogni cliente e tipo di operazione. Con molti clienti può anche importare le righe da un file CSV; il modulo accetta fino a 1.500 righe.
5. Invii la dichiarazione e conservi la prova della trasmissione con i Suoi documenti.

In Easy Invoice un apposito report ZM riepiloga le operazioni per cliente e periodo e le esporta in PDF. Da lì trasferisce i numeri nel modulo.

Il portale online del BZSt richiede in più una registrazione alla procedura specifica per la ZM (Fachverfahren ZM). Secondo il BZSt il portale è obbligatorio solo per i cosiddetti dichiaranti di massa (Massenmelder) con moltissime righe. Su carta la ZM è possibile solo se il Finanzamt lo autorizza su richiesta, per esempio perché la presentazione elettronica non è per Lei ragionevolmente esigibile. Se se ne occupa il Suo studio di consulenza fiscale, secondo il BZSt questo trasmette la ZM per Lei con il proprio accesso.

La ZM corrisponde alla dichiarazione IVA periodica?

Sì. Le stesse operazioni compaiono nella Sua dichiarazione IVA periodica, e il BZSt confronta i due dati. Se non coincidono, riceve una lettera con la richiesta di correzione.

La Zeile è la riga del modulo, la Kennzahl il numero del campo in cui va l'importo. L'abbinamento deriva dalle istruzioni ufficiali per la dichiarazione periodica 2026. Se presenta la dichiarazione periodica ogni mese e la ZM ogni trimestre, aiuta un breve confronto: la somma dei tre mesi con la dichiarazione trimestrale.

ZM dimenticata o in ritardo: le conseguenze

Per le forniture di merci una ZM mancante o errata può costare cara: viene meno l'esenzione d'imposta e Lei deve l'IVA tedesca sulla fornitura. Così prevede la legge (§ 4 Nr. 1 Buchst. b UStG). La buona notizia si trova nella circolare applicativa sull'IVA, sezione 4.1.2: se presenta la ZM in seguito in modo corretto e completo, l'esenzione viene concessa retroattivamente, finché l'accertamento dell'imposta può ancora essere modificato.

Inoltre il BZSt dispone di questi strumenti:

• Sollecito e sanzione coercitiva (Zwangsgeld). Se manca una ZM, il BZSt la richiede. Se nonostante la diffida non arriva, può fissare una sanzione coercitiva. Il pagamento non estingue l'obbligo: la ZM continua a essere richiesta.
• Sanzione amministrativa (Bußgeld). Chi, con dolo o per grave negligenza (leichtfertig), non presenta una ZM o la presenta errata, incompleta o in ritardo commette un illecito amministrativo. È possibile una sanzione fino a 5.000 euro (§ 26a UStG).

Come fa il BZSt a sapere che manca una ZM: se nella dichiarazione periodica dichiara operazioni che rientrano nella ZM, secondo il BZSt questo genera automaticamente un obbligo di presentazione della ZM.

Correggere una ZM errata

Se si accorge che una ZM presentata è errata o incompleta, la legge richiede la correzione entro un mese (§ 18a Abs. 10 UStG). Si corregge sempre la dichiarazione del periodo in cui si trova l'errore. Compensare semplicemente l'errore nella ZM successiva non basta: secondo la circolare applicativa sull'IVA, per le forniture di merci questo non salva l'esenzione d'imposta.

La correzione avviene in forma elettronica tramite lo stesso modulo, dove conferma il campo per la correzione. Per iscritto o per telefono il BZSt non la accetta. Nella dichiarazione corretta vanno solo le righe modificate. Il BZSt descrive così i casi più frequenti:

Sconto, nota di credito o storno non sono una correzione. Se l'importo cambia successivamente, per esempio per una riduzione di prezzo o perché il cliente non paga, dichiara la modifica nel periodo in cui si verifica. Lì la compensa con le nuove operazioni verso lo stesso cliente. La somma può anche essere negativa. Come indicare correttamente lo sconto al cliente lo spiega l'articolo Emettere una nota di credito.

Domande frequenti

Devo presentare la ZM anche se non ho venduto nulla?

No. Per un periodo di riferimento senza forniture o servizi a imprese UE non va trasmessa nessuna ZM. Uno 0 lo inserisce solo se la somma per un cliente si annulla esattamente a causa di una nota di credito.

Come piccolo imprenditore devo presentare una ZM?

No. I piccoli imprenditori ai sensi del § 19 UStG sono esclusi, lo prevede il § 18a Abs. 4 UStG. Secondo il BZSt questo vale anche se ha una USt-IdNr. Se riceve comunque un invito a presentarla, il BZSt consiglia di verificare la dichiarazione IVA annuale (Umsatzsteuererklärung): se lì compaiono operazioni per cui servirebbe una ZM, la dichiarazione va corretta, altrimenti La aiuta il Finanzamt.

Per la ZM vale la Dauerfristverlängerung?

No. La proroga di un mese vale solo per la dichiarazione periodica. Per la ZM resta il 25° giorno dopo la fine del periodo di riferimento.

Devo presentare anche una dichiarazione annuale?

No. Chi dichiara ogni trimestre o ogni mese, secondo il BZSt non presenta una dichiarazione annuale aggiuntiva relativa alla ZM.

Dove va la ZM: Finanzamt o BZSt?

Al Bundeszentralamt für Steuern. La dichiarazione periodica va al Suo Finanzamt, la ZM va al BZSt tramite ELSTER o il portale online del BZSt.

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Fonti

• § 18a UStG, dichiarazione riepilogativa (Zusammenfassende Meldung) (in tedesco)
• § 4 UStG, esenzioni d'imposta (Steuerbefreiungen), Nr. 1 Buchst. b (in tedesco)
• § 26a UStG, disposizioni sulle sanzioni amministrative (Bußgeldvorschriften) (in tedesco)
• BZSt: Zusammenfassende Meldung (in tedesco)
• BZSt: obbligo di presentazione (Abgabepflicht) (in tedesco)
• BZSt: termini (Fristen) (in tedesco)
• BZSt: presentazione elettronica e trasmissione dei dati (Elektronische Abgabe und Datenübermittlung) (in tedesco)
• BZSt: correzione di una ZM (Berichtigung einer ZM) (in tedesco)
• BZSt: domande e risposte sulla ZM (Fragen und Antworten zur ZM) (in tedesco)
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass, aggiornato al 2 giugno 2026, sezioni 4.1.2 e da 18a.1 a 18a.5 (BMF) (in tedesco)
• BMF: modello del modulo per la dichiarazione IVA periodica 2026 con istruzioni (Vordruckmuster Umsatzsteuervoranmeldung 2026 mit Anleitung) (in tedesco)