USt-IdNr. (NIP UE): wniosek, sprawdzanie i kiedy jest potrzebny

Numer identyfikacyjny VAT (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), w skrócie USt-IdNr., w Polsce nazywany NIP UE lub numerem VAT UE, jest Państwu potrzebny, gdy tylko prowadzą Państwo interesy z firmami w innych krajach UE, także przy zakupach. Przy transakcjach wyłącznie krajowych wystarcza z reguły Steuernummer (numer podatkowy nadawany przez urząd skarbowy, Finanzamt). Wniosek o USt-IdNr. składają Państwo bezpłatnie w Bundeszentralamt für Steuern (BZSt, Federalny Centralny Urząd Podatkowy), online lub już w kwestionariuszu rejestracji podatkowej; numer jest wysyłany wyłącznie pocztą. Tam sprawdzają Państwo także, czy numer klienta z innego kraju UE jest ważny, również bezpłatnie.

Spis treści

1. Czy potrzebują Państwo USt-IdNr.?
2. Steuernummer, Steuer-ID, USt-IdNr.: który numer jest który?
3. Wniosek o USt-IdNr.: krok po kroku
4. Zapomnieli Państwo własnego numeru: gdzie go znaleźć?
5. Sprawdzanie USt-IdNr. klienta
6. Gdzie musi widnieć USt-IdNr.?
7. Jako mały przedsiębiorca: czy potrzebują Państwo numeru?
8. Najczęstsze pytania

Czy potrzebują Państwo USt-IdNr.?

Jeśli sprzedają Państwo tylko klientom w Niemczech i tylko tutaj kupują, z reguły obejdą się Państwo bez tego numeru. BZSt jako jego cel wskazuje transakcje na rynku wewnętrznym UE: przedsiębiorstwa potrzebują numeru, gdy „działają na rzecz przedsiębiorstw w innych krajach UE lub otrzymują od nich dostawy / inne usługi”.

Obowiązku składania wniosku o numer na zapas ustawa nie przewiduje. BZSt nadaje go „na wniosek” (§ 27a Abs. 1 UStG, niemiecka ustawa o VAT, Umsatzsteuergesetz). Kto jednak ma przed sobą pierwsze zlecenie z innego kraju UE, lepiej złoży wniosek wcześniej, ponieważ list potrzebuje trochę czasu.

W programie do faktur office1.cloud wpisują Państwo własny USt-IdNr. jeden raz w danych firmy, a numery klientów firmowych przy danym kliencie. Tam też sprawdzają Państwo numer klienta bezpośrednio; program zapisuje wynik i pokazuje ostatnie sprawdzenie wraz z jego datą i godziną.

Steuernummer, Steuer-ID, USt-IdNr.: który numer jest który?

USt-IdNr. nie zastępuje żadnego innego numeru, lecz jest numerem dodatkowym. BZSt opisuje go jako „samodzielny numer, który BZSt nadaje przedsiębiorstwom dodatkowo do numeru podatkowego ich przedsiębiorstwa”.

Steuer-ID mają Państwo automatycznie, USt-IdNr. tylko na wniosek. Kto szuka hasła „Steuer-ID beantragen” (wniosek o Steuer-ID), ma zwykle na myśli numer osobisty; o nim nie jest tu mowa. Przegląd wszystkich numerów, także nowego gospodarczego numeru identyfikacyjnego (Wirtschafts-Identifikationsnummer), zawiera artykuł Wniosek o Steuernummer przez ELSTER (ELSTER to internetowy portal niemieckiej administracji skarbowej).

Wniosek o USt-IdNr.: krok po kroku

Zanim złożą Państwo wniosek, potrzebują Państwo Steuernummer. BZSt nadaje USt-IdNr. dopiero wtedy, gdy urząd skarbowy zarejestruje Państwa dla celów VAT i przekaże dane do BZSt. Wcześniej wniosek się nie powiedzie.

Istnieją dwa typowe sposoby:

Sposób 1: właśnie zakładają Państwo firmę. W kwestionariuszu rejestracji podatkowej (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung), który wysyłają Państwo do urzędu skarbowego, zaznaczają Państwo pole dotyczące USt-IdNr. Urząd skarbowy przekazuje wniosek do BZSt. BZSt pisze o tym: „Od wpływu do urzędu skarbowego do automatycznego przekazania do BZSt może minąć kilka tygodni”.

Sposób 2: mają już Państwo Steuernummer. Wtedy składają Państwo wniosek o numer online w BZSt:

1. Proszę otworzyć formularz online BZSt do nadania USt-IdNr..
2. Proszę wpisać urząd skarbowy i Steuernummer, pod którym prowadzona jest Państwa firma.
3. Proszę wybrać formę prawną. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (Einzelunternehmen) podają Państwo nazwisko, imię i datę urodzenia, przy innych formach prawnych nazwę przedsiębiorstwa, kod pocztowy i miejscowość.
4. Proszę wysłać formularz. Od razu otrzymują Państwo informację o wyniku automatycznej weryfikacji.

BZSt porównuje Państwa dane z danymi przekazanymi przez urząd skarbowy. Dlatego radzi, aby mieć pod ręką ostatnią decyzję podatkową (Steuerbescheid) lub pismo z informacją o Steuernummer i wpisać adres dokładnie w ten sam sposób. Jeśli dane się różnią, właściwym adresatem jest urząd skarbowy, a nie BZSt.

Możliwy jest też wniosek pisemny, przez formularz kontaktowy BZSt lub listem na adres Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis. Musi on zawierać nazwę i adres, właściwy urząd skarbowy oraz Steuernummer.

Płatne usługi pośrednictwa nie są Państwu do tego potrzebne. BZSt pisze: „USt-IdNr. nadaje wyłącznie Bundeszentralamt für Steuern”.

Zapomnieli Państwo własnego numeru: gdzie go znaleźć?

Jeśli mają już Państwo USt-IdNr., znajduje się on w decyzji BZSt. Jeśli list zaginął, wypełniają Państwo ponownie ten sam formularz online co przy wniosku. BZSt wysyła wtedy pocztą kopię pierwotnej decyzji; numer pozostaje ten sam.

Telefonicznie BZSt numeru nie podaje. Jeśli używali go Państwo już wcześniej, może widnieć na dawnych fakturach, w Impressum (obowiązkowej nocie prawnej) Państwa strony internetowej lub w dokumentach Państwa kancelarii podatkowej (Steuerkanzlei).

Jeśli prowadzą Państwo kilka działalności gospodarczych (Gewerbe) albo obok działalności gospodarczej wykonują wolny zawód, i tak otrzymują Państwo tylko jeden numer. BZSt nadaje „tylko jeden USt-IdNr. dla całego przedsiębiorstwa”.

Sprawdzanie USt-IdNr. klienta

Zanim wystawią Państwo firmie z innego kraju UE fakturę bez niemieckiego VAT, warto sprawdzić jej numer w BZSt. W ten sposób ustalają Państwo, czy klient w momencie wykonania świadczenia jest zarejestrowany jako przedsiębiorstwo. Od tego zależy między innymi, czy faktura bez VAT jest prawidłowa. Jakie skutki ma błędny lub brakujący numer, opisuje artykuł Faktura do innego kraju UE.

Sprawdzenie odbywa się przez interfejs BZSt. Mogą Państwo skorzystać z naszego bezpłatnego narzędzia do sprawdzania USt-IdNr., które wysyła zapytanie bezpośrednio do BZSt, albo z urzędowego zapytania na stronie BZSt. Kroki są takie same:

1. Proszę otworzyć narzędzie do sprawdzania USt-IdNr. lub zapytanie online BZSt.
2. Proszę wpisać własny niemiecki USt-IdNr. Bez niego sprawdzenie nie jest możliwe, BZSt jako uprawnionego do zapytań wskazuje „każdego posiadacza niemieckiego USt-IdNr.”.
3. Proszę wpisać numer klienta. To jest proste potwierdzenie (einfache Bestätigung): pokazuje, czy numer jest dziś ważny.
4. Proszę dodatkowo wpisać nazwę firmy z formą prawną, miejscowość, kod pocztowy i ulicę. To jest kwalifikowane potwierdzenie (qualifizierte Bestätigung): pokazuje, czy te dane pasują do numeru.
5. Proszę zachować wynik jako wydruk lub zrzut ekranu.

Ostatni krok administracja skarbowa wymienia wprost. W przypadku pojedynczego zapytania przez internet dowód kwalifikowanego potwierdzenia należy prowadzić „przez przechowywanie wydruku lub przejęcie wyniku przekazanego przez BZSt w powszechnie stosowanym formacie albo jako zrzut ekranu” (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, wytyczne niemieckiej administracji skarbowej do stosowania ustawy o VAT, Abschnitt 18e.1). Listu z potwierdzeniem BZSt nie wysyła. Nasze narzędzie pokazuje wynik BZSt z czasem zapytania i identyfikatorem zapytania (Anfrage-ID) i można go wydrukować. Jakie dokumenty urząd skarbowy uzna za dowód, w razie wątpliwości wyjaśni Państwa kancelaria podatkowa.

Trzy rzeczy, które przy sprawdzaniu często zaskakują:

• Nie wstecz. Potwierdzenia dla minionego dnia nie ma. Kto sprawdza dopiero po miesiącach, wie tylko, czy numer obowiązuje dziś.
• „Nie zgadza się” (stimmt nicht überein). BZSt nie podaje Państwu prawidłowych danych. Proszę zapytać klienta, pod jaką nazwą i jakim adresem jest zarejestrowany w swoim kraju. Literówki lub znaki specjalne według informacji BZSt z reguły nie prowadzą do tego wyniku.
• Tylko numery z innych krajów UE. BZSt potwierdza numery nadane przez inne państwo członkowskie (§ 18e UStG). Numeru szwajcarskiego nie da się tam sprawdzić, niemieckiego również nie.

Komisja Europejska oferuje w ramach VIES własne zapytanie, które odpytuje urzędy krajów UE; można tam wybrać także Niemcy. Dla numerów niemieckich drogą jest więc VIES. Wiele krajów ze względu na ochronę danych nie ujawnia nazw i adresów, lecz potwierdza tylko, czy wpisane dane się zgadzają. Komisja zaleca przechowywanie dowodu sprawdzenia na potrzeby kontroli podatkowej. Dowód opisany w Umsatzsteuer-Anwendungserlass administracja skarbowa odnosi do zapytania w BZSt.

Gdzie musi widnieć USt-IdNr.?

Na Państwa fakturach musi się znaleźć Steuernummer lub USt-IdNr. Tak stanowi § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG. Mogą więc Państwo także w kraju używać USt-IdNr. zamiast Steuernummer. Wyjątkiem są faktury na drobne kwoty do 250 euro (Kleinbetragsrechnungen), przy których ustawa nie wymaga żadnego z tych dwóch numerów (§ 33 UStDV, niemieckie rozporządzenie wykonawcze do ustawy o VAT, Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung).

Przy fakturze dla firmy z innego kraju UE bez niemieckiego VAT ustawa wymaga dodatkowo obu numerów: Państwa USt-IdNr. i numeru klienta (§ 14a Abs. 1 und Abs. 3 UStG). Także w informacji podsumowującej (Zusammenfassende Meldung) składanej do BZSt, która z reguły następuje po takich fakturach, należy podać USt-IdNr. Wzór faktury i przebieg tego zgłoszenia pokazuje artykuł Faktura do innego kraju UE. Do kiedy i jak złożyć tę informację, wyjaśnia artykuł Zusammenfassende Meldung.

Jeśli mają Państwo USt-IdNr., należy go umieścić w Impressum Państwa strony internetowej i sklepu. Niemiecka ustawa o usługach cyfrowych (Digitale-Dienste-Gesetz, DDG) wymaga go „w przypadkach, w których posiadają oni numer identyfikacyjny VAT ...” (§ 5 Abs. 1 Nr. 6 DDG). To samo dotyczy nowego gospodarczego numeru identyfikacyjnego, gdy tylko go Państwo otrzymają. Jeśli nie mają Państwo USt-IdNr., ustawa nie wymaga go tam, a Steuernummer według oceny Händlerbund (niemieckiego związku handlowców internetowych) nie należy umieszczać w Impressum.

Jako mały przedsiębiorca: czy potrzebują Państwo numeru?

Także jako mały przedsiębiorca (Kleinunternehmer) otrzymają Państwo USt-IdNr., jeśli złożą Państwo wniosek. BZSt nadaje go przedsiębiorcom w rozumieniu § 2 UStG, a do nich należą mali przedsiębiorcy. Czy jest Państwu potrzebny, zależy przede wszystkim od trzech sytuacji:

• Sprzedają Państwo przez platformy handlowe. Platforma odpowiada według § 25e UStG za niezapłacony VAT swoich sprzedawców. Z tej odpowiedzialności jest zwolniona, jeśli sprzedawca „posiada ważny numer identyfikacyjny VAT nadany mu przez Bundeszentralamt für Steuern zgodnie z § 27a” (§ 25e Abs. 2 UStG). Dlatego pytają o niego Amazon, eBay i inne platformy. Händlerbund napisał w maju 2021 roku, że od tego czasu także mali przedsiębiorcy na platformach potrzebują ważnego numeru.
• Zamawiają Państwo usługi u firm z innych krajów UE. Reklama, oprogramowanie czy opłaty za platformy pochodzą na przykład od firm z siedzibą w Irlandii. BZSt wymienia ten przypadek wprost jako powód posiadania USt-IdNr. VAT od takich usług jest według § 13b Abs. 5 UStG należny od odbiorcy usługi, jeśli jest on przedsiębiorcą; mali przedsiębiorcy są przedsiębiorcami w rozumieniu § 2 UStG. Co to oznacza dla Państwa wstępnej deklaracji VAT (Umsatzsteuer-Voranmeldung), opisuje artykuł Zasada małych przedsiębiorców 2026: pułapki; w konkretnym przypadku wyjaśni to Państwa kancelaria podatkowa.
• Pracują Państwo dla firm z innych krajów UE. Również wtedy klient z reguły pyta o Państwa numer.

Zgodnie z brzmieniem § 19 UStG zasada małych przedsiębiorców (Kleinunternehmerregelung) zależy od progów obrotu, a nie od USt-IdNr. Przepis wręcz wprost zwalnia małych przedsiębiorców z obowiązku umieszczania obu numerów USt-IdNr. na fakturze dla klienta z UE (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Jak poza tym wygląda faktura małego przedsiębiorcy, pokazuje artykuł Faktura bez VAT dla małych przedsiębiorców.

Najczęstsze pytania

Jak zbudowany jest USt-IdNr.?

Niemiecki USt-IdNr. składa się z kodu kraju DE i dziewięciu cyfr, na przykład DE123456789. Inne kraje mają własne formaty; w Austrii numer zaczyna się na przykład od ATU, po którym następuje osiem cyfr. BZSt zestawia wszystkie formaty w informatorze o budowie USt-IdNr..

Czy USt-IdNr. to to samo co Steuernummer?

Nie. Steuernummer nadaje urząd skarbowy, a USt-IdNr. BZSt na wniosek. Na fakturze krajowej musi widnieć jeden z tych numerów, na fakturze bez VAT dla firmy z UE USt-IdNr.

Czy mogę używać USt-IdNr. także prywatnie?

Nie. BZSt pisze: „USt-IdNr. obowiązuje wyłącznie w sferze działalności gospodarczej”. Kto kupuje prywatnie w innym kraju UE, płaci tamtejszy VAT.

Co zrobić, gdy mój USt-IdNr. jest nieważny?

Numer obowiązuje, dopóki urząd skarbowy prowadzi Państwa jako przedsiębiorcę dla celów VAT. Jeśli stał się nieważny, proszę zwrócić się do urzędu skarbowego, a nie do BZSt. Następnie mogą Państwo przez formularz online zamówić pocztą nowe potwierdzenie.

Czym jest Euro-Adresse?

W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych urząd skarbowy często przekazuje adres zamieszkania. Jeśli wobec partnerów handlowych z UE występują Państwo pod innym adresem firmowym, przy ich zapytaniach potwierdzających mogą według informacji BZSt wystąpić problemy. W takim przypadku mogą Państwo pisemnie wnieść do BZSt o wpisanie adresu europejskiego (Euro-Adresse), który obowiązuje tylko dla zapytań z innych krajów UE.

Proszę wypróbować Easy Invoice przez 10 dni za darmo — bez danych płatniczych, test kończy się sam.

Źródła

• BZSt: nadawanie i wydawanie USt-IdNr. (Vergabe und Erteilung der USt-IdNr., po niemiecku)
• BZSt: pytania i odpowiedzi dotyczące USt-IdNr. (Fragen und Antworten zur USt-IdNr., po niemiecku)
• BZSt: potwierdzanie zagranicznych numerów USt-IdNr. (Bestätigung ausländischer USt-IdNrn., po niemiecku)
• § 27a UStG, numer identyfikacyjny VAT (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, po niemiecku)
• § 18e UStG, procedura potwierdzania (Bestätigungsverfahren, po niemiecku)
• § 14 UStG, wystawianie faktur (Ausstellung von Rechnungen, po niemiecku)
• § 14a UStG, dodatkowe obowiązki przy wystawianiu faktur w szczególnych przypadkach (Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen, po niemiecku)
• § 13b UStG, odbiorca świadczenia jako podatnik (Leistungsempfänger als Steuerschuldner, po niemiecku)
• § 19 UStG, opodatkowanie małych przedsiębiorców (Besteuerung der Kleinunternehmer, po niemiecku)
• § 25e UStG, odpowiedzialność przy handlu przez interfejs elektroniczny (Haftung beim Handel über eine elektronische Schnittstelle, po niemiecku)
• § 5 DDG, ogólne obowiązki informacyjne (Allgemeine Informationspflichten, po niemiecku)
• Komisja Europejska: sprawdzanie numeru VAT (VIES) (MwSt-Nummer prüfen, po niemiecku)