Zusammenfassende Meldung : délai, ELSTER et qui doit déclarer

Si vous avez livré une entreprise d'un autre pays de l'UE ou travaillé pour elle sans TVA allemande (Umsatzsteuer), vous déclarez ces opérations au Bundeszentralamt für Steuern (BZSt, Office fédéral central des impôts). C'est la Zusammenfassende Meldung, en abrégé ZM, l'équivalent allemand de ce que l'on appelle en France l'état récapitulatif ou la déclaration européenne de services. Le délai est le 25e jour après la fin de la période de déclaration ; pour la plupart des petites entreprises, cette période est un trimestre. Pour juillet à septembre 2026, le délai expire donc fin octobre. Le dépôt se fait par voie électronique, le plus simplement via ELSTER, le portail fiscal en ligne de l'administration fiscale allemande. Les petits entrepreneurs (Kleinunternehmer) ne déposent pas de ZM, et pour un trimestre sans opérations de ce type, il n'y a pas non plus de déclaration.

Sommaire

1. Devez-vous déposer une ZM ?
2. Délai : mois ou trimestre ?
3. Ce que contient la déclaration
4. Quel mois compte : la facture ou la prestation ?
5. Déposer la ZM via ELSTER
6. La ZM concorde-t-elle avec la déclaration préalable de TVA ?
7. ZM oubliée ou tardive : les conséquences
8. Corriger une ZM erronée
9. Questions fréquentes

Devez-vous déposer une ZM ?

Doit déposer une ZM toute personne qui, au cours de la période de déclaration, a livré sans TVA allemande des marchandises à un client professionnel d'un autre pays de l'UE disposant d'un numéro d'identification à la TVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, USt-IdNr., le numéro de TVA intracommunautaire), ou lui a facturé une prestation de services selon le mécanisme d'autoliquidation (Reverse-Charge-Verfahren). L'autoliquidation signifie que le client paie lui-même la TVA dans son pays ; votre facture n'en comporte pas. La base légale est le § 18a UStG (UStG = Umsatzsteuergesetz, loi allemande sur la TVA).

Deux cas rares relèvent également de la ZM : les livraisons dans le cadre d'une opération triangulaire intracommunautaire (innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft) et les transferts de marchandises vers un stock sous contrat de dépôt (Konsignationslager) dans un autre pays de l'UE. Si vous êtes concerné, le mieux est de clarifier les détails avec votre cabinet de conseil fiscal (Steuerkanzlei).

Sans votre propre USt-IdNr., c'est impossible, car le numéro figure dans chaque déclaration. L'article Demander et vérifier l'USt-IdNr. explique comment en demander un et vérifier le numéro de votre client. Ce qui doit figurer sur la facture elle-même est expliqué dans Facturer un client dans un autre pays de l'UE. Dans le logiciel de facturation d'office1.cloud, vous enregistrez l'USt-IdNr. de vos clients professionnels dans la fiche de chaque client et vous le vérifiez directement à cet endroit.

Délai : mois ou trimestre ?

Si vous facturez uniquement des prestations de services à des entreprises de l'UE, vous déclarez chaque trimestre, au plus tard le 25 suivant la fin du trimestre. Il en va de même pour les livraisons de marchandises, tant qu'elles ne dépassent pas 50 000 euros par trimestre. Au-delà, la déclaration est mensuelle.

Si le 25 tombe un week-end ou un jour férié, le plus sûr est de transmettre dès le jour ouvrable précédent.

Quand la déclaration est-elle mensuelle ? Seules comptent les livraisons de marchandises à des entreprises de l'UE ; les prestations de services ne sont pas prises en compte pour le seuil. Si leur total dépasse 50 000 euros au cours du trimestre en cours ou de l'un des quatre trimestres précédents, la période de déclaration est le mois civil. Le changement se fait automatiquement ; le BZSt ne vous écrit pas à ce sujet. Le BZSt donne un exemple : un commerçant qui déclarait jusqu'ici chaque trimestre atteint 57 000 euros en mai. Il dépose au plus tard le 25 juin une ZM pour avril et mai, puis déclare chaque mois.

Prestations de services en cas de déclaration mensuelle : si vous déclarez chaque mois en raison des livraisons de marchandises, vous inscrivez les prestations de services dans la ZM du dernier mois du trimestre. Vous pouvez aussi les déclarer chaque mois.

Déclaration mensuelle volontaire : même en dessous du seuil, vous pouvez déclarer chaque mois. Pour cela, cochez la case prévue à cet effet dans la première déclaration mensuelle. Selon l'Umsatzsteuer-Anwendungserlass (circulaire d'application de la loi sur la TVA), ce choix vous engage pour au moins douze mois.

Déclaration annuelle seulement dans des cas exceptionnels : une déclaration annuelle au plus tard le 25 janvier n'est autorisée que si le centre des impôts (Finanzamt) vous a dispensé des déclarations préalables de TVA, que votre chiffre d'affaires total de l'année précédente n'a pas dépassé 200 000 euros et que vos opérations dans l'UE n'ont pas dépassé 15 000 euros. Les deux seuils ne doivent pas non plus, selon toute probabilité, être dépassés au cours de l'année en cours.

Pas de prolongation permanente du délai. La prolongation du délai d'un mois (Dauerfristverlängerung) dont beaucoup bénéficient pour la déclaration préalable de TVA (Umsatzsteuervoranmeldung) ne s'applique pas à la ZM. Si, dans un cas particulier, vous ne pouvez pas respecter l'échéance, vous pouvez, selon le BZSt, demander une prolongation auprès du BZSt avant l'expiration du délai et en la motivant.

Ce que contient la déclaration

La ZM comporte une ligne par client : son USt-IdNr. avec le code pays, le total des montants hors taxe de la période de déclaration et la nature de l'opération. Vous n'avez pas à énumérer les factures une par une.

Si un client a reçu au cours de la même période des marchandises et une prestation de services, la déclaration comporte deux lignes, une par nature. Vous convertissez en euros les montants en devise étrangère.

Exemple : une webdesigneuse de Cologne adresse à une agence de Vienne, au troisième trimestre, trois factures de 1 200 euros chacune, toutes sans TVA avec mention de l'autoliquidation. Dans sa ZM pour juillet à septembre, elle inscrit une ligne : l'USt-IdNr. autrichien de l'agence, 3 600 euros et, comme nature, l'autre prestation. Elle doit transmettre la déclaration au plus tard le 25 octobre.

Quel mois compte : la facture ou la prestation ?

Pour les prestations de services, c'est la période au cours de laquelle vous avez fourni la prestation qui compte. La date à laquelle vous établissez la facture ne joue aucun rôle. Pour les livraisons de marchandises, en revanche, c'est le mois de la facture qui compte, mais au plus tard le mois suivant la livraison.

Un exemple pour des marchandises : vous livrez en Belgique le 28 septembre et établissez la facture le 2 octobre. La livraison relève alors de la période de déclaration qui comprend octobre. Si vous n'établissez la facture qu'en novembre ou plus tard, c'est malgré tout octobre qui reste déterminant, car c'est le mois suivant la livraison (§ 18a Abs. 8 UStG).

Que vous soyez imposé à la TVA d'après les recettes convenues (Soll) ou d'après les encaissements (Ist), cela ne change rien à la ZM. L'Umsatzsteuer-Anwendungserlass le précise expressément à la section 18a.3.

Déposer la ZM via ELSTER

La ZM est transmise par voie électronique au BZSt, et non à votre centre des impôts. Deux voies sont possibles : le formulaire Zusammenfassende Meldung dans ELSTER ou le portail en ligne du BZSt (BZSt-Online-Portal). Si vous avez déjà un compte ELSTER pour la déclaration préalable, ELSTER est la voie la plus courte.

1. Connectez-vous avec votre compte ELSTER existant. Selon le BZSt, vous n'avez pas besoin d'un deuxième compte ni d'une inscription spécifique pour la ZM.
2. Ouvrez le formulaire de la Zusammenfassende Meldung.
3. Saisissez votre propre USt-IdNr. et la période de déclaration.
4. Saisissez une ligne par client et par nature d'opération. Si vous avez de nombreux clients, vous pouvez aussi importer les lignes depuis un fichier CSV ; le formulaire accepte jusqu'à 1 500 lignes.
5. Envoyez la déclaration et classez la preuve de transmission dans vos documents.

Dans Easy Invoice, une analyse ZM dédiée regroupe les opérations par client et par période et les exporte au format PDF. Vous reportez ensuite les chiffres dans le formulaire.

Le portail en ligne du BZSt exige en plus une inscription à la procédure spécialisée ZM (Fachverfahren ZM). Selon le BZSt, il n'est obligatoire que pour les déclarants dits de masse (Massenmelder), qui ont un très grand nombre de lignes à déclarer. La ZM sur papier n'est possible que si le centre des impôts l'autorise sur demande, par exemple parce que le dépôt électronique ne peut raisonnablement être exigé de vous. Si votre cabinet de conseil fiscal se charge de la déclaration, il transmet la ZM pour vous avec son propre accès, selon le BZSt.

La ZM concorde-t-elle avec la déclaration préalable de TVA ?

Oui. Les mêmes opérations figurent dans votre déclaration préalable de TVA, et le BZSt compare les deux. Si elles divergent, vous recevez un courrier vous demandant une correction.

Cette correspondance provient des explications officielles relatives à la déclaration préalable 2026. Si vous déposez la déclaration préalable chaque mois et la ZM chaque trimestre, une comparaison rapide aide : le total des trois mois face à la déclaration trimestrielle.

ZM oubliée ou tardive : les conséquences

Pour les livraisons de marchandises, une ZM manquante ou erronée peut coûter cher : l'exonération de TVA tombe alors, et vous devez la TVA allemande sur la livraison. C'est ce que prévoit la loi (§ 4 Nr. 1 Buchst. b UStG). La bonne nouvelle figure dans l'Umsatzsteuer-Anwendungserlass, section 4.1.2 : si vous déposez ultérieurement une ZM correcte et complète, l'exonération est accordée rétroactivement, tant que l'imposition peut encore être modifiée.

Le BZSt dispose en outre des moyens suivants :

• Rappel et astreinte (Zwangsgeld). Si une ZM manque, le BZSt la réclame. Si elle n'arrive pas malgré une mise en demeure, il peut fixer une astreinte. Le paiement ne met pas fin à l'obligation : la ZM reste exigée.
• Amende (Bußgeld). Quiconque, intentionnellement ou par négligence grave, ne dépose pas une ZM ou la dépose de façon erronée, incomplète ou tardive commet une infraction administrative. Une amende pouvant aller jusqu'à 5 000 euros est possible (§ 26a UStG).

Comment le BZSt sait-il qu'une ZM manque ? Si vous déclarez dans la déclaration préalable des opérations qui relèvent de la ZM, cela entraîne automatiquement, selon le BZSt, une obligation de dépôt de la ZM.

Corriger une ZM erronée

Si vous constatez qu'une ZM déposée est erronée ou incomplète, la loi exige sa correction dans un délai d'un mois (§ 18a Abs. 10 UStG). C'est toujours la déclaration de la période dans laquelle figure l'erreur qui est corrigée. Il ne suffit pas de compenser l'erreur dans la ZM suivante : selon l'Umsatzsteuer-Anwendungserlass, cela ne sauve pas l'exonération pour les livraisons de marchandises.

La correction se fait par voie électronique via le même formulaire, dans lequel vous cochez la case prévue pour la correction. Le BZSt ne l'accepte ni par écrit ni par téléphone. La déclaration corrigée ne comporte que les lignes modifiées. Le BZSt décrit ainsi les cas les plus fréquents :

Une remise, un avoir ou une annulation ne sont pas une correction. Si le montant change après coup, par exemple en raison d'une réduction de prix ou parce que le client ne paie pas, vous déclarez la modification dans la période au cours de laquelle elle intervient. Vous l'imputez alors sur les nouvelles opérations avec le même client. Le total peut aussi être négatif. L'article Établir un avoir explique comment indiquer correctement la réduction au client.

Questions fréquentes

Dois-je déposer la ZM même si je n'ai rien vendu ?

Non. Pour une période de déclaration sans livraisons ni prestations de services à des entreprises de l'UE, aucune ZM n'est à transmettre. Vous n'inscrivez un 0 que si le total pour un client est exactement annulé par un avoir.

Dois-je déposer une ZM en tant que petit entrepreneur ?

Non. Les petits entrepreneurs au sens du § 19 UStG en sont exemptés, comme le prévoit le § 18a Abs. 4 UStG. Selon le BZSt, cela vaut aussi si vous avez un USt-IdNr. Si vous recevez malgré tout une demande, le BZSt conseille de vérifier la déclaration annuelle de TVA (Umsatzsteuererklärung) : si elle contient des opérations pour lesquelles une ZM serait nécessaire, la déclaration est corrigée ; sinon, le centre des impôts vous aide.

La prolongation permanente du délai s'applique-t-elle à la ZM ?

Non. La prolongation d'un mois ne s'applique qu'à la déclaration préalable. Pour la ZM, le délai reste le 25e jour après la fin de la période de déclaration.

Dois-je déposer en plus une déclaration annuelle ?

Non. Si vous déclarez chaque trimestre ou chaque mois, vous ne déposez pas, selon le BZSt, de déclaration annuelle supplémentaire pour la ZM.

Où envoyer la ZM : au centre des impôts ou au BZSt ?

Au Bundeszentralamt für Steuern. La déclaration préalable va à votre centre des impôts, la ZM va au BZSt via ELSTER ou le portail en ligne du BZSt.

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Sources

• § 18a UStG, Zusammenfassende Meldung (état récapitulatif), en allemand
• § 4 UStG, exonérations (Steuerbefreiungen, Nr. 1 Buchst. b), en allemand
• § 26a UStG, dispositions relatives aux amendes (Bußgeldvorschriften), en allemand
• BZSt : Zusammenfassende Meldung, page en allemand
• BZSt : obligation de dépôt (Abgabepflicht), page en allemand
• BZSt : délais (Fristen), page en allemand
• BZSt : dépôt électronique et transmission des données (Elektronische Abgabe und Datenübermittlung), page en allemand
• BZSt : correction d'une ZM (Berichtigung einer ZM), page en allemand
• BZSt : questions et réponses sur la ZM (Fragen und Antworten zur ZM), page en allemand
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass, version du 2 juin 2026, sections 4.1.2 et 18a.1 à 18a.5 (BMF, ministère fédéral des Finances), en allemand
• BMF : modèle de formulaire de la déclaration préalable de TVA 2026 avec instructions (Vordruckmuster Umsatzsteuervoranmeldung 2026 mit Anleitung), en allemand