Zusammenfassende Meldung: termijn, indienen via ELSTER en wie meldt

Hebt u zonder Duitse btw (Umsatzsteuer) goederen geleverd aan een bedrijf in een ander EU-land of voor zo'n bedrijf gewerkt, dan meldt u deze omzet aan het Bundeszentralamt für Steuern (BZSt, de Duitse federale centrale belastingdienst). Dat is de Zusammenfassende Meldung, kort ZM (een overzicht van deze EU-omzet per klant; in Nederland heet de vergelijkbare melding opgaaf intracommunautaire prestaties of ICP-opgaaf). De termijn is de 25e dag na afloop van het meldtijdvak; voor de meeste kleine bedrijven is dat een kwartaal. Voor juli tot en met september 2026 loopt de termijn dus eind oktober af. U dient de melding elektronisch in, het gemakkelijkst via ELSTER (het onlineportaal van de Duitse belastingdienst). Kleine ondernemers (Kleinunternehmer) dienen geen ZM in, en voor een kwartaal zonder zulke omzet is er ook geen melding.

Inhoud

1. Moet ik überhaupt een ZM indienen?
2. Termijn: maand of kwartaal?
3. Wat er in de melding staat
4. Welke maand telt: factuur of prestatie?
5. Zo dient u de ZM in via ELSTER
6. Klopt de ZM met de Umsatzsteuervoranmeldung?
7. ZM vergeten of te laat: de gevolgen
8. Een onjuiste ZM corrigeren
9. Veelgestelde vragen

Moet ik überhaupt een ZM indienen?

Een ZM dient in wie in het meldtijdvak aan een zakelijke klant met een Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr., het btw-identificatienummer) in een ander EU-land goederen zonder Duitse btw heeft geleverd of een dienst volgens de verleggingsregeling (Reverse-Charge-Verfahren) heeft gefactureerd. Reverse charge betekent: de klant betaalt de btw zelf in zijn land, op uw factuur staat geen btw. De grondslag is § 18a UStG (UStG staat voor Umsatzsteuergesetz, de Duitse btw-wet).

Twee zeldzame gevallen horen ook in de ZM: leveringen in een intracommunautaire driehoekstransactie (innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft) en goederenbewegingen naar een consignatievoorraad (Konsignationslager) in een ander EU-land. Wie daarmee te maken heeft, stemt de details het best af met de belastingadviseur (Steuerkanzlei).

Zonder eigen USt-IdNr. lukt het niet, want het nummer staat in elke melding. Hoe u er een aanvraagt en het nummer van uw klant controleert, leest u in het artikel USt-IdNr. aanvragen en controleren. Wat op de factuur zelf hoort, legt Factuur naar een ander EU-land sturen uit. In het factuurprogramma van office1.cloud legt u de USt-IdNr. van uw zakelijke klanten vast bij de betreffende klant en controleert u die daar direct.

Termijn: maand of kwartaal?

Wie alleen diensten aan EU-bedrijven factureert, meldt per kwartaal, telkens uiterlijk de 25e na afloop van het kwartaal. Voor leveringen van goederen geldt hetzelfde, zolang die niet meer dan 50.000 euro per kwartaal bedragen. Daarboven meldt u maandelijks.

Valt de 25e in een weekend of op een feestdag, dan verstuurt u de melding het veiligst al op de werkdag ervoor.

Wanneer meldt u maandelijks? Bepalend zijn alleen de leveringen van goederen aan EU-bedrijven; diensten tellen voor de grens niet mee. Ligt de som daarvan in het lopende kwartaal of in een van de vier kwartalen daarvoor boven 50.000 euro, dan is het meldtijdvak de kalendermaand. De overstap gebeurt automatisch; het BZSt stuurt u daarover geen brief. Het BZSt geeft een voorbeeld: een handelaar meldt tot nu toe per kwartaal en komt in mei uit op 57.000 euro. Hij dient uiterlijk 25 juni een ZM in voor april en mei en meldt daarna elke maand.

Diensten bij maandmelders: wie vanwege de leveringen van goederen maandelijks meldt, neemt de diensten op in de ZM voor de laatste maand van het kwartaal. Hij mag ze ook elke maand meemelden.

Vrijwillig maandelijks: ook onder de grens mag u maandelijks melden. Daarvoor kruist u in de eerste maandmelding het daarvoor bestemde veld aan. Volgens de Umsatzsteuer-Anwendungserlass (de Duitse uitvoeringsrichtlijn voor de btw) bindt deze keuze u ten minste twaalf maanden.

Jaarlijks alleen in uitzonderingsgevallen: een jaarmelding uiterlijk 25 januari is alleen toegestaan als het Finanzamt (het Duitse belastingkantoor) u heeft vrijgesteld van de Umsatzsteuervoranmeldungen (de periodieke Duitse btw-aangiften, kort Voranmeldung), uw totale omzet in het vorige jaar ten hoogste 200.000 euro bedroeg en uw EU-omzet ten hoogste 15.000 euro. Beide grenzen mogen naar verwachting ook in het lopende jaar niet worden overschreden.

Geen Dauerfristverlängerung. Het permanente uitstel van een maand (Dauerfristverlängerung) dat velen voor de Umsatzsteuervoranmeldung hebben, geldt niet voor de ZM. Haalt u de termijn in een afzonderlijk geval niet, dan kunt u volgens het BZSt vóór het einde van de termijn en met motivering uitstel aanvragen bij het BZSt.

Wat er in de melding staat

In de ZM komt per klant één regel: zijn USt-IdNr. met landcode, de som van de nettobedragen in het meldtijdvak en de soort omzet. Facturen afzonderlijk opsommen hoeft u niet.

Heeft een klant in hetzelfde tijdvak goederen en een dienst ontvangen, dan staan daarvoor twee regels in de melding, één per soort. Bedragen in een vreemde valuta rekent u om in euro.

Voorbeeld: een webdesigner uit Keulen stuurt een bureau in Wenen in het derde kwartaal drie facturen van elk 1.200 euro, alle zonder btw met vermelding van de verleggingsregeling. In haar ZM voor juli tot en met september vult zij één regel in: het Oostenrijkse USt-IdNr. van het bureau, 3.600 euro en als soort de overige dienst. Zij moet de melding uiterlijk 25 oktober versturen.

Welke maand telt: factuur of prestatie?

Bij diensten telt het tijdvak waarin u de dienst hebt verricht. Wanneer u de factuur schrijft, speelt daarbij geen rol. Bij leveringen van goederen telt daarentegen de maand van de factuur, maar uiterlijk de maand na de levering.

Een voorbeeld voor goederen: u levert op 28 september naar België en schrijft de factuur op 2 oktober. Dan hoort de levering in het meldtijdvak waarin oktober valt. Schrijft u de factuur pas in november of later, dan blijft het toch oktober, want dat is de maand na de levering (§ 18a Abs. 8 UStG).

Of u uw btw berekent volgens overeengekomen vergoedingen (Soll-Versteuerung) of volgens ontvangen betalingen (Ist-Versteuerung), verandert niets aan de ZM. Dat stelt de Umsatzsteuer-Anwendungserlass in Abschnitt 18a.3 uitdrukkelijk vast.

Zo dient u de ZM in via ELSTER

De ZM gaat elektronisch naar het BZSt, niet naar uw Finanzamt. Er zijn twee wegen: het formulier Zusammenfassende Meldung in ELSTER of het BZSt-Online-Portal. Hebt u al een ELSTER-account voor de Voranmeldung, dan is ELSTER de kortere weg.

1. Meld u aan met uw bestaande ELSTER-account. Een tweede account hebt u volgens het BZSt niet nodig, een aparte registratie voor de ZM ook niet.
2. Open het formulier voor de Zusammenfassende Meldung.
3. Vul uw eigen USt-IdNr. en het meldtijdvak in.
4. Voer per klant en soort omzet één regel in. Bij veel klanten kunt u de regels ook uit een CSV-bestand importeren; het formulier neemt tot 1.500 regels aan.
5. Verstuur de melding en bewaar het bewijs van verzending bij uw administratie.

In Easy Invoice stelt een eigen ZM-overzicht de omzet per klant en tijdvak samen en geeft die als pdf uit. Van daaruit neemt u de bedragen over in het formulier.

Het BZSt-Online-Portal vraagt daarnaast een registratie voor de procedure ZM (Fachverfahren ZM). Verplicht is het portaal volgens het BZSt alleen voor zogenoemde massamelders (Massenmelder) met zeer veel meldregels. Op papier kan de ZM alleen als het Finanzamt dat op aanvraag toestaat, bijvoorbeeld omdat elektronisch indienen redelijkerwijs niet van u kan worden verlangd. Neemt uw belastingadviseur de melding over, dan verstuurt die de ZM volgens het BZSt met de eigen toegang voor u.

Klopt de ZM met de Umsatzsteuervoranmeldung?

Ja. Dezelfde omzet staat in uw Voranmeldung, en het BZSt vergelijkt beide opgaven. Wijken ze van elkaar af, dan krijgt u een brief met het verzoek om correctie.

De indeling komt uit de officiële toelichting bij de Voranmeldung 2026. Dient u de Voranmeldung maandelijks en de ZM per kwartaal in, dan helpt een korte vergelijking: de som van de drie maanden tegenover de kwartaalmelding.

ZM vergeten of te laat: de gevolgen

Bij leveringen van goederen kan een ontbrekende of onjuiste ZM duur worden: dan vervalt de vrijstelling van btw, en bent u over de levering Duitse btw verschuldigd. Zo staat het in de wet (§ 4 Nr. 1 Buchst. b UStG). Het goede nieuws staat in de Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 4.1.2: dient u de ZM juist en volledig alsnog in, dan wordt de vrijstelling met terugwerkende kracht verleend, zolang de belastingaanslag nog kan worden gewijzigd.

Daarnaast heeft het BZSt deze middelen:

• Herinnering en dwangsom (Zwangsgeld). Ontbreekt een ZM, dan vraagt het BZSt erom. Komt die ondanks een aankondiging niet, dan kan het een dwangsom opleggen. Met de betaling is de plicht niet vervuld; de ZM blijft verlangd.
• Boete (Bußgeld). Wie een ZM opzettelijk of lichtvaardig niet, onjuist, onvolledig of te laat indient, begaat een overtreding (Ordnungswidrigkeit). Mogelijk is een boete tot 5.000 euro (§ 26a UStG).

Hoe het BZSt weet dat een ZM ontbreekt: geeft u in de Voranmeldung omzet aan die in de ZM hoort, dan leidt dat volgens het BZSt automatisch tot een plicht om de ZM in te dienen.

Een onjuiste ZM corrigeren

Merkt u dat een ingediende ZM onjuist of onvolledig is, dan eist de wet de correctie binnen een maand (§ 18a Abs. 10 UStG). U corrigeert altijd de melding voor het tijdvak waarin de fout staat. De fout gewoon in de volgende ZM verrekenen, volstaat niet: volgens de Umsatzsteuer-Anwendungserlass redt dat bij leveringen van goederen de vrijstelling van btw niet.

De correctie gaat elektronisch via hetzelfde formulier; daar bevestigt u het veld voor de correctie. Schriftelijk of telefonisch neemt het BZSt haar niet aan. In de gecorrigeerde melding komen alleen de gewijzigde regels. Het BZSt beschrijft de meest voorkomende gevallen zo:

Korting, creditnota (Gutschrift) of storno zijn geen correctie. Verandert het bedrag achteraf, bijvoorbeeld door een prijskorting of omdat de klant niet betaalt, dan meldt u de wijziging in het tijdvak waarin die zich voordoet. U verrekent haar daar met de nieuwe omzet aan dezelfde klant. De som mag daarbij ook negatief zijn. Hoe u de korting correct aan de klant vermeldt, leest u in het artikel Creditnota opstellen.

Veelgestelde vragen

Moet ik de ZM ook indienen als ik niets heb verkocht?

Nee. Voor een meldtijdvak zonder leveringen of diensten aan EU-bedrijven hoeft u geen ZM te versturen. Een 0 vult u alleen in als de som voor een klant door een creditnota precies wegvalt.

Moet ik als kleine ondernemer een ZM indienen?

Nee. Kleine ondernemers volgens § 19 UStG zijn uitgezonderd; dat staat in § 18a Abs. 4 UStG. Dat geldt volgens het BZSt ook als u een USt-IdNr. hebt. Krijgt u toch een verzoek, dan raadt het BZSt aan de jaarlijkse btw-aangifte (Umsatzsteuererklärung) te controleren: staat daar omzet waarvoor een ZM nodig zou zijn, dan wordt de aangifte gecorrigeerd; anders helpt het Finanzamt verder.

Geldt de Dauerfristverlängerung voor de ZM?

Nee. Het uitstel van een maand geldt alleen voor de Voranmeldung. Voor de ZM blijft het de 25e dag na afloop van het meldtijdvak.

Moet ik daarnaast een jaarmelding indienen?

Nee. Wie per kwartaal of per maand meldt, dient volgens het BZSt geen aanvullende jaaropgave voor de ZM in.

Waar gaat de ZM naartoe: Finanzamt of BZSt?

Naar het Bundeszentralamt für Steuern. De Voranmeldung gaat naar uw Finanzamt, de ZM via ELSTER of het BZSt-Online-Portal naar het BZSt.

Probeer Easy Invoice 10 dagen gratis — zonder betaalgegevens, de proef eindigt vanzelf.

Bronnen

• § 18a UStG, Zusammenfassende Meldung (Duits)
• § 4 UStG, vrijstellingen van belasting (Steuerbefreiungen) (Nr. 1 Buchst. b) (Duits)
• § 26a UStG, boetebepalingen (Bußgeldvorschriften) (Duits)
• BZSt: Zusammenfassende Meldung (Duits)
• BZSt: plicht tot indienen (Abgabepflicht) (Duits)
• BZSt: termijnen (Fristen) (Duits)
• BZSt: elektronisch indienen en gegevensoverdracht (Elektronische Abgabe und Datenübermittlung) (Duits)
• BZSt: correctie van een ZM (Berichtigung einer ZM) (Duits)
• BZSt: vragen en antwoorden over de ZM (Fragen und Antworten zur ZM) (Duits)
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass, stand 2 juni 2026, Abschnitte 4.1.2 en 18a.1 tot en met 18a.5 (BMF, Duits federaal ministerie van Financiën) (Duits)
• BMF: formuliermodel Umsatzsteuervoranmeldung 2026 met toelichting (Vordruckmuster mit Anleitung) (Duits)