Aby pobierać należności z faktur od swoich klientów poleceniem zapłaty, potrzebujesz czterech rzeczy: identyfikatora wierzyciela (Gläubiger-Identifikationsnummer) z Deutsche Bundesbank (online, bezpłatnie), umowy z własnym bankiem o realizacji poleceń zapłaty, od każdego klienta podpisanego upoważnienia do polecenia zapłaty SEPA oraz przed każdym pobraniem powiadomienia z kwotą i datą. Upoważnienie możesz przygotować samodzielnie na podstawie wzoru tekstu w dalszej części artykułu. Licz się z jedną rzeczą: klient może odwołać podstawowe polecenie zapłaty przez osiem tygodni bez podania powodu. Pieniądze są więc naprawdę Twoje dopiero po dwóch miesiącach.
Ten artykuł ma charakter ogólnoinformacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej. Czego konkretnie wymaga Twój bank, stoi w Twojej umowie inkasowej (Inkassovereinbarung) – ona ma pierwszeństwo.
Spis treści
- Czy polecenie zapłaty opłaca się w mojej firmie?
- Czego potrzebujesz, zanim ruszy pierwsze pobranie
- Wniosek o identyfikator wierzyciela: jak to zrobić
- Polecenie zapłaty podstawowe czy firmowe?
- Co musi zawierać upoważnienie – ze wzorem tekstu
- Podpis na papierze, przez e-mail czy online?
- Referencja upoważnienia: jeden numer na klienta
- Powiadomienie z wyprzedzeniem: klient musi wiedzieć wcześniej
- Składanie w banku: terminy i wymagalność
- Zwrot polecenia zapłaty: co się dzieje i co możesz naliczyć
- Jak długo obowiązuje upoważnienie i jak długo je przechowujesz?
- Częste pytania
Czy polecenie zapłaty opłaca się w mojej firmie?
Jeśli tym samym klientom regularnie wystawiasz faktury, polecenie zapłaty oszczędza Ci wysyłania upomnień. Jeśli jednemu klientowi jednorazowo naliczasz dużą kwotę, daje niewiele i niesie ryzyko.
Powód leży w prawie do zwrotu. Przy podstawowym poleceniu zapłaty klient może odzyskać pieniądze przez osiem tygodni bez podania powodów (§ 675x BGB). Przy umowie serwisowej na 49 euro miesięcznie da się to przeboleć i praktycznie nigdy się nie zdarza. Przy jednorazowej fakturze na 6 000 euro to realne ryzyko, bo usługę już wykonałeś.
Polecenie zapłaty pasuje więc do:
- abonamentów, umów serwisowych i o utrzymanie, składek członkowskich, opłat za kursy, czynszów za urządzenia lub pomieszczenia
- kwot, które co miesiąc lub co kwartał są takie same albo wahają się w przewidywalnych granicach
- klientów, których znasz i z którymi współpracujesz dłużej
Polecenie zapłaty nie pasuje do jednorazowych, wysokich faktur dla nowych klientów. Tam lepszą drogą jest przedpłata lub zaliczka.
Twoja faktura prawie się przy tym nie zmienia. Wystawiasz ją jak dotąd, tylko warunek płatności brzmi inaczej: zamiast „płatne do” stoi tam, że pobierzesz kwotę w określonym dniu. Właśnie tej daty faktura potrzebuje jako konkretnego terminu wymagalności, bo jest zarazem powiadomieniem o pobraniu. Kto raz zapisze warunek płatności w programie do faktur, ma tę datę wyliczaną automatycznie na każdym dokumencie.
Czego potrzebujesz, zanim ruszy pierwsze pobranie
Zanim pobierzesz pierwsze euro, muszą być załatwione trzy rzeczy. Jeśli brakuje jednej, Twój bank odrzuci polecenie zapłaty.
| Co | Skąd | Koszt | Czas |
|---|---|---|---|
| Identyfikator wierzyciela (Gläubiger-ID) | Deutsche Bundesbank, tylko online | bezpłatnie | od kilku godzin do jednego dnia roboczego |
| Umowa inkasowa (dopuszczenie do realizacji poleceń zapłaty) | Twój własny bank | zależnie od banku, według cennika | spotkanie lub wniosek online w banku |
| Upoważnienie do polecenia zapłaty SEPA | od każdego klienta z osobna | brak | jeden podpis |
Kolejność ma znaczenie: najpierw identyfikator wierzyciela, bo bank chce go zobaczyć, gdy dopuszcza Cię do procedury. Bundesbank mówi to wprost: z identyfikatorem wierzyciela „nie jest związane żadne dopuszczenie do pobierania poleceń zapłaty. Może go udzielić wyłącznie dostawca usług płatniczych prowadzący rachunek wnioskodawcy”. Dopuszczenie oznacza: podpisujesz w swoim banku umowę o ściąganiu wierzytelności poleceniami zapłaty, często nazywaną w skrócie umową inkasową (Inkassovereinbarung). Zapisane są w niej Twoje obowiązki, opłaty i przede wszystkim cena za każdy zwrot polecenia zapłaty.
Do tego potrzebujesz sposobu na składanie poleceń zapłaty. W większości banków działa to bezpośrednio w bankowości internetowej dla klientów firmowych albo przez plik, który generuje Twoje oprogramowanie. Zapytaj podczas spotkania w banku, jaką drogę oferuje.
Wniosek o identyfikator wierzyciela: jak to zrobić
O identyfikator wierzyciela wnioskujesz samodzielnie w kilka minut w Bundesbanku. Nic nie kosztuje i nie potrzebujesz do tego nikogo do pomocy.
Wniosek składa się wyłącznie online przez portal Deutsche Bundesbank pod adresem extranet.bundesbank.de/scp/. Pocztą ani telefonicznie się nie da. Po złożeniu wniosku otrzymujesz e-mail z linkiem potwierdzającym, według Bundesbanku „dopiero po kilku godzinach lub, zależnie od momentu złożenia wniosku, dopiero następnego dnia roboczego”. Kliknij link w ciągu dziesięciu dni kalendarzowych, inaczej Bundesbank usunie wniosek.
Dwie rzeczy warto wiedzieć:
- Twój numer istnieje tylko raz. Każde przedsiębiorstwo, każda osoba otrzymuje dokładnie jeden identyfikator wierzyciela. Kto chce rozdzielić kilka obszarów działalności, używa do tego trzech dowolnie wybieranych znaków w środku numeru, a nie drugiego identyfikatora.
- Nie płać za to. Bundesbank od stycznia 2026 ostrzega przed stronami internetowymi prywatnych usługodawców, którzy za opłatą „przejmują” złożenie wniosku. Numer w samym Bundesbanku jest bezpłatny.
Tak wygląda niemiecki identyfikator wierzyciela: DE98ZZZ09999999999 (przykład Bundesbanku). 18 znaków: DE jako kod kraju, dwie cyfry kontrolne, potem ZZZ jako oznaczenie obszaru działalności, które później możesz sam zmienić, i jedenaście znaków jako Twój identyfikator.
Polecenie zapłaty podstawowe czy firmowe?
Dla klientów prywatnych istnieje tylko podstawowe polecenie zapłaty. Dla klientów biznesowych możesz dodatkowo korzystać z firmowego polecenia zapłaty, przy którym klient nie może odzyskać pieniędzy. Cena za to: Twój klient musi zgłosić upoważnienie także w swoim banku, inaczej polecenie zapłaty zostanie odrzucone.
| Podstawowe polecenie zapłaty SEPA (CORE) | Firmowe polecenie zapłaty SEPA (B2B) | |
|---|---|---|
| Dozwolone wobec | wszystkich klientów, także osób prywatnych | tylko klientów, którzy nie są konsumentami |
| Klient może odzyskać pieniądze | tak, osiem tygodni bez podania powodu | nie, przy udzielonym upoważnieniu nie |
| Bez ważnego upoważnienia | zwrot możliwy przez 13 miesięcy | zwrot możliwy przez 13 miesięcy |
| Klient musi zgłosić upoważnienie swojemu bankowi | nie | tak, przed pierwszym pobraniem |
| Zwrot przez bank klienta przy braku środków | do pięciu dni roboczych po terminie wymagalności | do trzech dni roboczych po terminie wymagalności |
| Sensowne dla małych firm | przypadek standardowy | tylko przy niewielu, większych klientach biznesowych |
Firmowe polecenie zapłaty brzmi kusząco, bo pieniądze są pewne. W praktyce często rozbija się o to, że klient zapomina o drugim kroku: musi potwierdzić swojemu bankowi, że udzielił Ci upoważnienia do firmowego polecenia zapłaty, i przekazać mu dane upoważnienia. Jeśli tego nie zrobi, jego bank odrzuci pierwsze polecenie zapłaty. Przy dziesięciu klientach biznesowych ze stałymi umowami może się to opłacać. Przy zróżnicowanej bazie klientów podstawowe polecenie zapłaty to droga z mniejszymi tarciami.
Prawnie różnica opiera się na § 675e ust. 4 BGB: z klientami, którzy nie są konsumentami, możesz wyłączyć prawo do zwrotu. Z osobami prywatnymi nie możesz.
Co musi zawierać upoważnienie – ze wzorem tekstu
Upoważnienie to kartka z dwoma oświadczeniami klienta i kilkoma obowiązkowymi danymi. Możesz je zaprojektować samodzielnie, o ile treść jest prawidłowa. Nagłówek musi zawierać słowo „SEPA”.
Upoważnienie zawiera dwa oświadczenia: klient upoważnia Cię do pobierania pieniędzy z jego rachunku i poleca swojemu bankowi realizować te polecenia zapłaty. Oba znajdują się we wzorze tekstu Niemieckiego Sektora Bankowego (Die Deutsche Kreditwirtschaft), który banki narzucają w swoich umowach inkasowych.
Obowiązkowe dane w upoważnieniu:
- nagłówek „SEPA-Lastschriftmandat” (upoważnienie do polecenia zapłaty SEPA)
- Twoja nazwa i adres jako odbiorcy płatności
- Twój identyfikator wierzyciela
- referencja upoważnienia (albo informacja, że przekażesz ją klientowi później)
- nazwa klienta jako posiadacza rachunku, jego IBAN
- informacja, czy upoważnienie dotyczy płatności powtarzających się czy jednorazowej
- miejscowość, data i podpis klienta
Wzór tekstu dla płatności powtarzających się (podstawowe polecenie zapłaty):
Poniższy tekst to oficjalne niemieckie brzmienie Niemieckiego Sektora Bankowego. Upoważnienie może być sporządzone w języku, który klient rozumie; wobec niemieckich klientów używasz zwykle tego niemieckiego tekstu.
SEPA-Lastschriftmandat
Zahlungsempfänger: [Ihr Firmenname, Straße, PLZ Ort]
Gläubiger-Identifikationsnummer: [DE00ZZZ00000000000]
Mandatsreferenz: [wird separat mitgeteilt / Ihre Nummer]Ich ermächtige (Wir ermächtigen) [Ihr Firmenname], Zahlungen von meinem (unserem) Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein (weisen wir unser) Kreditinstitut an, die von [Ihr Firmenname] auf mein (unser) Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.
Hinweis: Ich kann (Wir können) innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem (unserem) Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.
Zahlungsart: wiederkehrende Zahlung
Kontoinhaber: [Vorname Nachname / Firma]
IBAN: [DE __ ____ ____ ____ ____ __][Ort, Datum] [Unterschrift des Kontoinhabers]
Sens tego tekstu po polsku: klient upoważnia Twoją firmę do pobierania płatności ze swojego rachunku poleceniem zapłaty. Jednocześnie poleca swojemu bankowi realizować polecenia zapłaty, które Twoja firma wystawia na jego rachunek. Wskazówka dla klienta: w ciągu ośmiu tygodni, licząc od dnia obciążenia, może żądać zwrotu obciążonej kwoty; obowiązują przy tym warunki uzgodnione z jego bankiem. Pola w nawiasach kwadratowych wypełniasz nazwą i adresem swojej firmy, identyfikatorem wierzyciela, referencją upoważnienia oraz danymi posiadacza rachunku.
Dla jednorazowego polecenia zapłaty zastępujesz w pierwszym zdaniu „Zahlungen” przez „einmalig eine Zahlung” i przy rodzaju płatności (Zahlungsart) wpisujesz „einmalige Zahlung”.
Przy firmowym poleceniu zapłaty wskazówka brzmi inaczej. Zamiast ośmiu tygodni stoi tam, że upoważnienie służy wyłącznie do pobierania z rachunków przedsiębiorstw, klient po realizacji nie może żądać zwrotu i może do dnia wymagalności polecić swojemu bankowi, aby nie realizował polecenia zapłaty. Dokładne brzmienie narzuca Twój bank.
Dwie zasady dotyczące języka: upoważnienie musi być w języku, który klient rozumie lub który jest Twoim językiem umowy. Dla klientów za granicą, z którymi negocjujesz po angielsku, użyj angielskiego upoważnienia.
Podpis na papierze, przez e-mail czy online?
Prawnie możesz uzyskać upoważnienie także online. Czy Twój bank to zaakceptuje, decyduje on sam, a w razie sporu musisz udowodnić, że klient rzeczywiście udzielił upoważnienia. Kto woli nie ryzykować, zbiera podpisy na papierze.
Bundesbank ujmuje to tak: w Niemczech nie ma „żadnych szczególnych wymogów ustawowych co do sposobu udzielania upoważnień do polecenia zapłaty”, upoważnienia mogą być „zasadniczo udzielane także w internecie”. Udzielenie zależy „wyłącznie od uzgodnień umownych, w szczególności od umowy inkasowej” z Twoim bankiem. I: ponosisz „ciężar przedstawienia i dowodu istnienia upoważnienia autoryzowanego przez płatnika”.
Dla codziennej praktyki oznacza to:
- Papier z podpisem to standard, którego wymaga wzorcowa umowa inkasowa sektora bankowego („na piśmie i podpisane przez zobowiązanego do zapłaty”). Skan wystarcza do przechowywania, oryginału nie musisz trzymać w szufladzie.
- Online lub kliknięciem działa tylko wtedy, gdy Twój bank dopuszcza to w umowie inkasowej. Zapytaj o to wprost podczas spotkania. Bez tej zgody ryzykujesz, że bank przy zapytaniu nie uzna upoważnienia.
- E-mail z treścią „tak, pobierajcie” nie jest upoważnieniem. Brakuje obowiązkowych danych i podpisu.
Jeśli klient zaprzecza, że udzielił upoważnienia, Twój bank zażąda go od Ciebie. Wzorcowa umowa inkasowa daje Ci na to siedem dni roboczych. Jeśli nie możesz go przedstawić, polecenie zapłaty uchodzi za nieautoryzowane, a klient może je odwołać przez 13 miesięcy.
Referencja upoważnienia: jeden numer na klienta
Każde upoważnienie otrzymuje od Ciebie własny numer, referencję upoważnienia (Mandatsreferenz). Może mieć do 35 znaków, litery i cyfry, i może być nadana tylko raz. Najprościej użyć numeru klienta, a przy kilku upoważnieniach na jednego klienta dodać za nim kolejną liczbę.
Referencja upoważnienia i Twój identyfikator wierzyciela razem jednoznacznie oznaczają upoważnienie. Oba pojawiają się później na wyciągu z rachunku Twojego klienta i przy każdym poleceniu zapłaty, które składasz. Możesz wpisać referencję już do upoważnienia albo przekazać ją klientowi później, na przykład z pierwszą fakturą.
Nigdy nie nadawaj referencji podwójnie i nie zmieniaj jej później. Twój bank i bank klienta rozpoznają po niej, czy polecenie zapłaty należy do znanego upoważnienia.
Powiadomienie z wyprzedzeniem: klient musi wiedzieć wcześniej
Zanim pobierzesz, klient musi wiedzieć, kiedy i jaką kwotę ściągniesz. Standardowy termin to 14 dni kalendarzowych przed wymagalnością. Możesz uzgodnić z klientem krótszy termin i możesz umieścić powiadomienie po prostu na fakturze.
To powiadomienie nazywa się Vorabankündigung lub pre-notification. Według Bundesbanku wymaga dwóch danych: „terminu wymagalności i dokładnej kwoty”. Nadaje się do tego każde zawiadomienie, „np. faktura, polisa, umowa”. Osobny list nie jest konieczny.
Wystarczy jedno zdanie na fakturze:
Kwotę 149,00 euro pobierzemy 15 października 2026 poleceniem zapłaty SEPA z Państwa rachunku (identyfikator wierzyciela DE00ZZZ00000000000, referencja upoważnienia K-1234).
Identyfikator wierzyciela i referencja upoważnienia nie są w powiadomieniu obowiązkowe, ale są zwyczajowe i pomocne, bo klient rozpoznaje po nich obciążenie na swoim wyciągu.
14 dni możesz skrócić, jeśli uzgodnisz to z klientem, na przykład w upoważnieniu lub w umowie. Regulaminy nie podają dolnej granicy, mówią tylko: możliwy jest „inny termin”. Zwyczajowe jest zdanie takie jak „Termin powiadomienia z wyprzedzeniem skraca się do trzech dni”. Bez uzgodnienia obowiązuje 14 dni.
Dla stałych kwot, które są zawsze takie same, jest jeszcze prościej: przy powtarzających się poleceniach zapłaty „o takich samych lub z góry ustalonych kwotach” wystarcza jednorazowe poinformowanie przed pierwszym pobraniem ze wszystkimi terminami wymagalności. Umowa serwisowa na 49 euro 1. dnia każdego miesiąca potrzebuje więc tylko jednego powiadomienia, nie dwunastu.
Składanie w banku: terminy i wymagalność
Polecenie zapłaty musi dotrzeć do banku klienta najpóźniej jeden dzień roboczy przed terminem wymagalności. Twój własny bank potrzebuje na to czasu i podaje Ci w umowie inkasowej godzinę graniczną. Składaj więc dwa dni robocze przed wymagalnością, wtedy masz spokój.
Od 21 listopada 2016 w całej Europie obowiązuje ten sam termin dla wszystkich poleceń zapłaty: jeden dzień roboczy przed wymagalnością, niezależnie czy pierwsze czy powtarzające się, czy podstawowe czy firmowe. Wcześniejsze terminy pięciu i dwóch dni według Bundesbanku „odpadły”. Wcześniej niż 14 dni kalendarzowych przed terminem wymagalności nie możesz złożyć polecenia zapłaty.
Co podajesz przy składaniu:
| Dane | Skąd |
|---|---|
| IBAN i nazwa klienta | z upoważnienia |
| Kwota | z faktury |
| Termin wymagalności | data z Twojego powiadomienia z wyprzedzeniem |
| Identyfikator wierzyciela | z Bundesbanku |
| Referencja upoważnienia | Twój numer dla tego upoważnienia |
| Data podpisania upoważnienia | z upoważnienia |
| Pierwsze, powtarzające się, ostatnie lub jednorazowe polecenie zapłaty | zależnie od stanu upoważnienia |
| Tytuł płatności | numer faktury, aby klient mógł przypisać płatność |
Termin wymagalności to dzień, w którym rachunek klienta zostaje obciążony. Jeśli wypada w weekend lub święto, Twój bank przesuwa go na następny dzień roboczy. Pieniądze są z reguły tego samego dnia na Twoim rachunku, jednak z zastrzeżeniem: jeśli polecenie zapłaty wróci, bank cofa uznanie.
Zwrot polecenia zapłaty: co się dzieje i co możesz naliczyć
Jeśli polecenie zapłaty wraca, Twój bank ściąga pieniądze z powrotem z Twojego rachunku i nalicza Ci opłatę. Opłatę bankową możesz przenieść na klienta jako szkodę, jeśli to on spowodował zwrot. Dodatkowej „opłaty manipulacyjnej” za własną pracę żądać nie możesz.
Najczęstsze przyczyny zwrotu polecenia zapłaty:
- Na rachunku klienta brakuje środków.
- Klient sprzeciwia się w swoim banku lub odzyskuje pieniądze w ciągu ośmiu tygodni.
- Rachunek jest zamknięty albo IBAN się nie zgadza.
- Rachunek nie dopuszcza poleceń zapłaty.
- Brak ważnego upoważnienia (powód zwrotu „no valid mandate”).
Bank klienta może zwrócić podstawowe polecenie zapłaty do pięciu dni roboczych po obciążeniu, firmowe do trzech. Przy podstawowym poleceniu zapłaty dochodzi do tego prawo klienta do odwołania przez osiem tygodni. Potem pieniądze są pewne, o ile istnieje ważne upoważnienie.
Co możesz naliczyć klientowi: Federalny Trybunał Sprawiedliwości (Bundesgerichtshof) orzekł w 2009, że ryczałt 50 euro za każdy zwrot polecenia zapłaty w ogólnych warunkach handlowych jest nieskuteczny (BGH, wyrok z 17 września 2009, Xa ZR 40/08). Powód: odszkodowanie przysługuje tylko za szkodę powstałą przez zwrot polecenia zapłaty, czyli opłatę, którą nalicza Ci Twój bank. Twój własny czas pracy na ponaglanie nie jest szkodą, lecz nakładem na realizację umowy. Kto nie zapewnia środków, od tego „wierzyciel może żądać naprawienia wynikłej z tego szkody”, nic więcej. Nie wpisuj więc do swoich ogólnych warunków handlowych (AGB) stałego ryczałtu, lecz naliczaj rzeczywistą opłatę bankową z dowodem.
Jeśli polecenie zapłaty wraca z powodem „no valid mandate”, nie możesz na to upoważnienie wystawić kolejnego polecenia zapłaty. Wyjaśnij sprawę z klientem i uzyskaj nowe upoważnienie.
Po zwrocie polecenia zapłaty faktura jest otwarta jak każda inna. Jak wtedy postępować, opisuje artykuł Klient nie płaci: co robić.
Jak długo obowiązuje upoważnienie i jak długo je przechowujesz?
Upoważnienie obowiązuje bez ograniczenia czasowego, dopóki z niego korzystasz. Jeśli między dwoma poleceniami zapłaty mija więcej niż 36 miesięcy, wygasa i potrzebujesz nowego. Przechowywać upoważnienie musisz co najmniej 14 miesięcy po ostatnim poleceniu zapłaty, a do tego według ogólnych okresów przechowywania dokumentów handlowych.
36 miesięcy liczy się od ostatniego złożonego polecenia zapłaty, także jeśli wróciło. Banki tego nie sprawdzają, to Twój obowiązek. Klient, który pauzował trzy lata, przed kolejnym pobraniem otrzymuje do podpisu nowe upoważnienie.
Przy przechowywaniu obowiązują równolegle dwa terminy. Wzorcowa umowa inkasowa wymaga, aby upoważnienie po wygaśnięciu przechowywać „jeszcze przez okres co najmniej 14 miesięcy, licząc od daty złożenia ostatniego pobranego polecenia zapłaty”. Pokrywa to 13 miesięcy, w których klient mógłby odwołać polecenie zapłaty bez upoważnienia. Obok tego obowiązują okresy przechowywania dokumentów handlowych według § 257 HGB i § 147 AO. Do jakiej kategorii zaliczyć tam upoważnienie, nie określa żaden organ oficjalny. Kto przechowuje je razem z fakturami klienta, jest po bezpiecznej stronie. Skan wystarcza, oryginału według Bundesbanku nie trzeba przechowywać.
Jeśli klient odwołuje upoważnienie, może to zrobić w każdej chwili u Ciebie lub w swoim banku. Od tej pory nic już nie pobierasz. Wystaw mu jeszcze otwarte faktury ze zwykłym terminem płatności.
Częste pytania
Czy jako osoba prywatna lub stowarzyszenie mogę pobierać polecenia zapłaty?
Tak. Bundesbank nadaje identyfikator wierzyciela także osobom fizycznym i zrzeszeniom osób z siedzibą w Niemczech. Stowarzyszenia od lat pobierają tak składki członkowskie. Droga jest ta sama jak dla firm: identyfikator wierzyciela, umowa inkasowa z bankiem, upoważnienie od każdego członka.
Co się stanie, jeśli zapomnę zapowiedzieć pobranie?
Pobranie nie jest przez to nieważne, ale naruszasz swój obowiązek z umowy inkasowej, a klient ma o jeden powód więcej, by odzyskać pieniądze. Powiadomienie nic nie kosztuje, jeśli stoi na fakturze. Zrób z niego nawyk.
Czy przejście z faktury na polecenie zapłaty muszę uzgadniać z każdym klientem od nowa?
Tak, każdy klient musi podpisać upoważnienie. Klauzula w Twoich ogólnych warunkach handlowych tego nie zastąpi. Najprościej dołączyć upoważnienie do umowy lub pierwszej faktury i nadal oferować przelew, aż wróci podpisane.
Czy mogę pobierać także od klientów za granicą?
Tak, w obrębie strefy SEPA. Należą do niej wszystkie kraje UE i kilka innych, na przykład Szwajcaria i Norwegia. Upoważnienie musi wtedy być w języku, który klient rozumie; w razie wątpliwości po angielsku.
Czy zmienia się coś w VAT lub księgowości?
Nie. Fakturę wystawiasz jak dotąd ze wszystkimi obowiązkowymi danymi, polecenie zapłaty to tylko inna droga, jaką pieniądze trafiają do Ciebie. Wpływ płatności księgujesz jak przelew. Jeśli polecenie zapłaty wraca, księgujesz zwrot i opłatę bankową jako osobne operacje.
Czy weryfikacja odbiorcy obowiązująca od października 2025 dotyczy także poleceń zapłaty?
Nie. Sprawdzanie, czy nazwa i IBAN do siebie pasują, obowiązuje od 9 października 2025 dla przelewów i przelewów natychmiastowych. Poleceń zapłaty nie dotyczy.
Czy w 2026 zmienia się coś w zasadach?
Nic, co zauważysz na co dzień. Aktualne regulaminy obowiązują od 5 października 2025. Kolejna wersja pojawi się w listopadzie 2026 i będzie obowiązywać dopiero od listopada 2027. Dyskutuje się w niej między innymi, czy polecenia zapłaty będzie można w przyszłości składać jeszcze w samym dniu wymagalności. Nie jest to postanowione.
Kto pobiera regularnie, potrzebuje przede wszystkim przeglądu, która faktura należy do którego pobrania i co wróciło. Wypróbuj Easy Invoice bezpłatnie – warunki płatności są tam gotowe jako szablon, a termin wymagalności stoi jako data na dokumencie.
Źródła
- Deutsche Bundesbank: identyfikator wierzyciela – składanie wniosku i wydawanie
- Deutsche Bundesbank: w 10 krokach do identyfikatora wierzyciela
- Deutsche Bundesbank: wskazówka dotycząca wniosku o identyfikator wierzyciela (styczeń 2026)
- Deutsche Bundesbank: opis procedury nadawania identyfikatora wierzyciela (PDF)
- Deutsche Bundesbank: pytania i odpowiedzi o SEPA
- Deutsche Bundesbank: zasady procedury polecenia zapłaty SEPA, obowiązujące od 5 października 2025 (PDF)
- European Payments Council: SEPA Direct Debit Core Rulebook 2025, wersja 1.1 (PDF)
- European Payments Council: SEPA Direct Debit B2B Rulebook 2025, wersja 1.1 (PDF)
- Die Deutsche Kreditwirtschaft: przykładowe formularze upoważnienia do firmowego polecenia zapłaty SEPA (PDF)
- § 675x BGB – roszczenie o zwrot przy autoryzowanym poleceniu zapłaty
- § 676b BGB – zgłoszenie nieautoryzowanych transakcji płatniczych
- § 675e BGB – odmienne uzgodnienia
- § 309 nr 5 BGB – ryczałtowe określenie roszczeń odszkodowawczych
- BGH, wyrok z 17 września 2009, Xa ZR 40/08 (PDF)
- § 257 HGB – przechowywanie dokumentów
- § 147 AO – przepisy porządkowe o przechowywaniu dokumentów
- Deutsche Bundesbank: pytania i odpowiedzi o przelewach natychmiastowych i weryfikacji odbiorcy
- European Payments Council: konsultacje publiczne w sprawie wniosków o zmiany 2026, SDD Core (PDF)
Latwiejsze fakturowanie
Easy Invoice laczy oferty, faktury i zarzadzanie klientami w chmurze.
Wyprobuj Easy Invoice