Mandat de prélèvement SEPA : modèle, mentions et encaissement

Pour encaisser vos factures auprès de vos clients par prélèvement, il vous faut quatre choses : un identifiant créancier (Gläubiger-Identifikationsnummer) délivré par la Deutsche Bundesbank (en ligne, gratuit), une convention avec votre propre banque pour l'encaissement par prélèvement, un mandat de prélèvement SEPA signé par chaque client et, avant chaque prélèvement, une annonce indiquant le montant et la date. Vous pouvez rédiger le mandat vous-même à partir du texte modèle plus bas. Comptez avec une chose : votre client peut récupérer un prélèvement de base pendant huit semaines sans justification. L'argent n'est donc vraiment à vous qu'après deux mois.

Cet article informe de manière générale et ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal. Ce que votre banque exige concrètement figure dans votre convention d'encaissement (Inkassovereinbarung), qui prime.

Table des matières

1. Le prélèvement vaut-il le coup pour mon entreprise ?
2. Ce qu'il vous faut avant le premier prélèvement
3. Demander l'identifiant créancier : mode d'emploi
4. Prélèvement de base ou prélèvement interentreprises ?
5. Ce que le mandat doit contenir – avec texte modèle
6. Signature sur papier, par e-mail ou en ligne ?
7. La référence de mandat : un numéro par client
8. Pré-notification : le client doit le savoir à l'avance
9. Remise à la banque : délais et échéance
10. Rejet de prélèvement : ce qui se passe et ce que vous pouvez facturer
11. Combien de temps un mandat est-il valable, combien de temps le conserver ?
12. Questions fréquentes

Le prélèvement vaut-il le coup pour mon entreprise ?

Si vous facturez régulièrement les mêmes clients, le prélèvement vous épargne les relances. Si vous facturez une seule fois un gros montant à un client, il apporte peu et comporte un risque.

La raison tient au droit de remboursement. Pour un prélèvement de base, le client peut récupérer l'argent pendant huit semaines sans indiquer de motif (§ 675x BGB). Pour un contrat de maintenance à 49 euros par mois, c'est supportable et cela n'arrive pratiquement jamais. Pour une facture unique de 6 000 euros, c'est un vrai risque, car vous avez déjà fourni la prestation.

Le prélèvement convient donc :

• aux abonnements, contrats de maintenance et de service, cotisations, frais de cours, locations d'appareils ou de locaux
• aux montants qui restent identiques chaque mois ou chaque trimestre, ou qui varient dans une fourchette raisonnable
• aux clients que vous connaissez et avec lesquels vous travaillez sur la durée

Le prélèvement ne convient pas aux factures uniques et élevées adressées à de nouveaux clients. Là, le paiement d'avance ou l'acompte sont la meilleure voie.

Votre facture change à peine. Vous la rédigez comme avant, seule la condition de paiement est différente : au lieu de « payable jusqu'au », elle indique que vous prélevez le montant à une date précise. C'est exactement cette date dont la facture a besoin comme date d'échéance concrète, car elle sert en même temps d'annonce du prélèvement. Qui enregistre une fois la condition de paiement dans son logiciel de facturation obtient cette date calculée automatiquement sur chaque document.

Ce qu'il vous faut avant le premier prélèvement

Avant de prélever le premier euro, trois choses doivent être réglées. S'il en manque une, votre banque refuse le prélèvement.

L'ordre compte : d'abord l'identifiant créancier, car la banque veut le voir quand elle vous admet à la procédure. La Bundesbank le dit expressément : l'identifiant créancier n'emporte « aucune autorisation d'encaisser des prélèvements. Celle-ci ne peut être accordée que par le prestataire de services de paiement qui tient le compte du demandeur ». Être admis signifie : vous signez auprès de votre banque une convention sur l'encaissement de créances par prélèvement, souvent appelée en abrégé Inkassovereinbarung. Elle fixe vos obligations, les frais et surtout le prix de chaque rejet de prélèvement.

Il vous faut en plus un moyen de remettre les prélèvements. Chez la plupart des banques, cela se fait directement dans la banque en ligne pour clients professionnels ou via un fichier généré par votre logiciel. Demandez lors du rendez-vous avec la banque quel canal elle propose.

Demander l'identifiant créancier : mode d'emploi

Vous demandez l'identifiant créancier vous-même, en quelques minutes, auprès de la Bundesbank. Il ne coûte rien et vous n'avez besoin de personne pour vous aider.

La demande se fait exclusivement en ligne, sur le portail de la Deutsche Bundesbank à l'adresse extranet.bundesbank.de/scp/. Par courrier ou par téléphone, ce n'est pas possible. Après la demande, vous recevez un e-mail avec un lien de confirmation, selon la Bundesbank « seulement après quelques heures ou, selon le moment de la demande, le jour ouvrable suivant ». Cliquez sur le lien dans les dix jours calendaires, sinon la Bundesbank supprime la demande.

Deux choses à savoir :

• Votre numéro n'existe qu'une fois. Chaque entreprise, chaque personne reçoit exactement un identifiant créancier. Qui veut séparer plusieurs secteurs d'activité utilise pour cela les trois caractères libres au milieu du numéro, pas un second identifiant.
• Ne payez rien pour l'obtenir. Depuis janvier 2026, la Bundesbank met en garde contre des sites Internet de prestataires privés qui « prennent en charge » la demande contre paiement. Le numéro est gratuit auprès de la Bundesbank elle-même.

Voici à quoi ressemble un identifiant créancier allemand : DE98ZZZ09999999999 (exemple de la Bundesbank). 18 caractères : DE comme code pays, deux chiffres de contrôle, puis ZZZ comme code de secteur d'activité, que vous pouvez modifier vous-même plus tard, et onze caractères comme identifiant propre.

Prélèvement de base ou prélèvement interentreprises ?

Pour les clients particuliers, il n'existe que le prélèvement de base. Pour les clients professionnels, vous pouvez en plus utiliser le prélèvement interentreprises, avec lequel le client ne peut pas récupérer l'argent. Le prix à payer : votre client doit aussi déposer le mandat auprès de sa banque, sinon le prélèvement est rejeté.

Le prélèvement interentreprises paraît tentant, car l'argent est acquis. En pratique, il échoue souvent parce que le client oublie la seconde étape : il doit confirmer à sa banque qu'il vous a donné un mandat de prélèvement interentreprises et lui transmettre les données du mandat. S'il ne le fait pas, sa banque rejette le premier prélèvement. Pour dix clients professionnels sous contrat fixe, cela peut valoir la peine. Pour une clientèle variée, le prélèvement de base est la voie avec le moins de frictions.

Juridiquement, la différence repose sur le § 675e al. 4 BGB : avec des clients qui ne sont pas des consommateurs, vous pouvez exclure le droit de remboursement. Avec des particuliers, vous ne le pouvez pas.

Ce que le mandat doit contenir – avec texte modèle

Un mandat est une feuille avec deux déclarations du client et quelques mentions obligatoires. Vous pouvez le concevoir vous-même, tant que le contenu est correct. Le titre doit contenir le mot « SEPA ».

Le mandat contient deux déclarations : le client vous autorise à prélever de l'argent sur son compte, et il donne instruction à sa banque d'honorer ces prélèvements. Les deux figurent dans le texte modèle de la Deutsche Kreditwirtschaft (l'organe commun des banques allemandes), que les banques imposent dans leurs conventions d'encaissement.

Mentions obligatoires du mandat :

• Titre « SEPA-Lastschriftmandat » (mandat de prélèvement SEPA)
• Votre nom et votre adresse en tant que bénéficiaire
• Votre identifiant créancier
• La référence de mandat (ou la mention que vous la communiquerez ultérieurement au client)
• Le nom du client en tant que titulaire du compte, son IBAN
• L'indication que le mandat vaut pour des paiements récurrents ou pour un paiement ponctuel
• Lieu, date et signature du client

Texte modèle pour paiements récurrents (prélèvement de base) :

Voici le libellé officiel allemand de la Deutsche Kreditwirtschaft, tel que les banques allemandes l'attendent. Le mandat peut être rédigé dans une langue que le client comprend ; pour des clients allemands, gardez ce texte.

SEPA-Lastschriftmandat

Zahlungsempfänger: [Ihr Firmenname, Straße, PLZ Ort]
Gläubiger-Identifikationsnummer: [DE00ZZZ00000000000]
Mandatsreferenz: [wird separat mitgeteilt / Ihre Nummer]

Ich ermächtige (Wir ermächtigen) [Ihr Firmenname], Zahlungen von meinem (unserem) Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein (weisen wir unser) Kreditinstitut an, die von [Ihr Firmenname] auf mein (unser) Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.

Hinweis: Ich kann (Wir können) innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem (unserem) Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.

Zahlungsart: wiederkehrende Zahlung

Kontoinhaber: [Vorname Nachname / Firma]
IBAN: [DE __ ____ ____ ____ ____ __]

[Ort, Datum] [Unterschrift des Kontoinhabers]

Traduction indicative : les champs désignent le bénéficiaire (Zahlungsempfänger : votre nom d'entreprise, rue, code postal et ville), l'identifiant créancier, la référence de mandat (communiquée séparément ou votre numéro), le mode de paiement (Zahlungsart : paiement récurrent), le titulaire du compte, l'IBAN, puis lieu, date et signature du titulaire du compte. Les deux déclarations signifient : « J'autorise (Nous autorisons) [nom de votre entreprise] à prélever des paiements sur mon (notre) compte par prélèvement. En même temps, je donne (nous donnons) instruction à mon (notre) établissement de crédit d'honorer les prélèvements tirés par [nom de votre entreprise] sur mon (notre) compte. » La mention signifie : « Je peux (Nous pouvons) exiger le remboursement du montant débité dans un délai de huit semaines à compter de la date de débit. Les conditions convenues avec mon (notre) établissement de crédit s'appliquent. »

Pour un prélèvement ponctuel, remplacez dans la première phrase « Zahlungen » (des paiements) par « einmalig eine Zahlung » (un paiement unique) et indiquez « einmalige Zahlung » (paiement ponctuel) comme mode de paiement.

Pour un prélèvement interentreprises, la mention est différente. Au lieu des huit semaines, elle indique que le mandat sert uniquement au prélèvement sur des comptes d'entreprises, que le client ne peut pas exiger de remboursement après l'exécution et qu'il peut donner instruction à sa banque, jusqu'au jour d'échéance, de ne pas honorer le prélèvement. Le libellé exact est imposé par votre banque.

Deux règles sur la langue : le mandat doit être rédigé dans une langue que le client comprend ou qui est votre langue contractuelle. Pour des clients à l'étranger avec lesquels vous négociez en anglais, utilisez un mandat en anglais.

Signature sur papier, par e-mail ou en ligne ?

Juridiquement, vous pouvez aussi recueillir le mandat en ligne. Votre banque décide seule si elle l'accepte, et en cas de litige, vous devez prouver que le client a réellement donné le mandat. Qui veut jouer la prudence fait signer sur papier.

La Bundesbank le formule ainsi : en Allemagne, il n'existe « aucune prescription légale particulière quant à la manière de donner un mandat de prélèvement », les mandats peuvent « en principe aussi être donnés sur Internet ». La délivrance dépend « uniquement des accords contractuels, en particulier de la convention d'encaissement » avec votre banque. Et : vous portez « la charge d'exposition et de preuve de l'existence d'un mandat autorisé par le payeur ».

Concrètement, au quotidien :

• Le papier avec signature est le standard qu'exige la convention d'encaissement type des banques allemandes (« par écrit et signé par le débiteur »). Un scan suffit pour la conservation, vous n'avez pas besoin de l'original dans le tiroir.
• En ligne ou par clic, cela ne fonctionne que si votre banque l'admet dans la convention d'encaissement. Posez expressément la question lors du rendez-vous. Sans cet accord, vous risquez que la banque ne reconnaisse pas un mandat en cas de contestation.
• Un e-mail disant « oui, prélevez » n'est pas un mandat. Les mentions obligatoires et la signature manquent.

Si un client conteste avoir donné le mandat, votre banque vous le réclame. La convention d'encaissement type vous accorde pour cela sept jours ouvrables. Si vous ne pouvez pas le présenter, le prélèvement est réputé non autorisé et le client peut le récupérer pendant 13 mois.

La référence de mandat : un numéro par client

Chaque mandat reçoit de vous un numéro propre, la référence de mandat (Mandatsreferenz). Elle peut comporter jusqu'à 35 caractères, lettres et chiffres, et ne peut être attribuée qu'une seule fois. Le plus simple est de prendre votre numéro de client, suivi d'un numéro d'ordre si un client a plusieurs mandats.

La référence de mandat et votre identifiant créancier identifient ensemble le mandat de manière unique. Les deux apparaissent ensuite sur le relevé de compte de votre client et sur chaque prélèvement que vous remettez. Vous pouvez inscrire la référence directement dans le mandat ou la communiquer au client ultérieurement, par exemple avec la première facture.

N'attribuez jamais la référence deux fois et ne la modifiez pas après coup. Votre banque et celle du client reconnaissent grâce à elle si un prélèvement appartient à un mandat connu.

Pré-notification : le client doit le savoir à l'avance

Avant de prélever, le client doit savoir quand vous débitez quel montant. Le délai normal est de 14 jours calendaires avant l'échéance. Vous pouvez convenir d'un délai plus court avec le client, et vous pouvez inscrire l'annonce directement sur la facture.

Cette annonce s'appelle pré-notification (Vorabankündigung ou Pre-Notification). Selon la Bundesbank, elle requiert deux indications : « la date d'échéance et le montant exact ». Toute communication convient pour cela, « par ex. facture, police, contrat ». Une lettre séparée n'est pas nécessaire.

Une phrase sur la facture suffit :

Nous prélevons le montant de 149,00 euros le 15 octobre 2026 par prélèvement SEPA sur votre compte (identifiant créancier DE00ZZZ00000000000, référence de mandat K-1234).

L'identifiant créancier et la référence de mandat ne sont pas obligatoires dans l'annonce, mais ils sont usuels et utiles, car le client reconnaît ainsi le débit sur son relevé de compte.

Vous pouvez raccourcir les 14 jours si vous en convenez avec le client, par exemple dans le mandat ou dans le contrat. Les règlements ne fixent pas de limite inférieure, ils disent seulement : un « autre délai » est possible. Une phrase du type « Le délai de pré-notification est ramené à trois jours » est usuelle. Sans accord, les 14 jours s'appliquent.

Pour des montants fixes, toujours identiques, c'est encore plus simple : pour des prélèvements récurrents « avec des montants identiques ou fixes », une information unique avant le premier prélèvement, avec toutes les dates d'échéance, suffit. Un contrat de maintenance de 49 euros au 1er de chaque mois n'a donc besoin que d'une seule annonce, pas de douze.

Remise à la banque : délais et échéance

Le prélèvement doit parvenir à la banque du client au plus tard un jour ouvrable avant la date d'échéance. Votre propre banque a besoin d'un délai pour cela et vous indique une heure limite dans la convention d'encaissement. Remettez donc deux jours ouvrables avant l'échéance, et vous êtes tranquille.

Depuis le 21 novembre 2016, le même délai s'applique dans toute l'Europe à tous les prélèvements : un jour ouvrable avant l'échéance, qu'il s'agisse d'un premier prélèvement ou d'un prélèvement récurrent, d'un prélèvement de base ou interentreprises. Les anciens délais de cinq et deux jours ont, selon la Bundesbank, « disparu ». Vous ne pouvez pas remettre un prélèvement plus de 14 jours calendaires avant la date d'échéance.

Ce que vous indiquez lors de la remise :

La date d'échéance est le jour où le compte du client est débité. Si elle tombe un week-end ou un jour férié, votre banque la reporte au jour ouvrable suivant. L'argent est en général sur votre compte le même jour, mais sous réserve : si le prélèvement revient, la banque annule le crédit.

Rejet de prélèvement : ce qui se passe et ce que vous pouvez facturer

Si un prélèvement revient, votre banque retire l'argent de votre compte et vous facture des frais. Vous pouvez refacturer ces frais bancaires au client à titre de dommage s'il a causé le rejet. Vous ne pouvez pas exiger en plus un « forfait de traitement » pour votre propre travail.

Les motifs de rejet les plus fréquents :

• Le compte du client n'est pas approvisionné.
• Le client fait opposition auprès de sa banque ou récupère l'argent dans les huit semaines.
• Le compte est clôturé ou l'IBAN est incorrect.
• Le compte n'accepte pas les prélèvements.
• Il n'existe pas de mandat valable (motif de rejet « no valid mandate »).

La banque du client peut rejeter un prélèvement de base jusqu'à cinq jours ouvrables après le débit, un prélèvement interentreprises jusqu'à trois. S'y ajoute, pour le prélèvement de base, le droit de remboursement du client de huit semaines. Ensuite, l'argent est acquis, à condition qu'un mandat valable existe.

Ce que vous pouvez facturer au client : la Cour fédérale de justice allemande (Bundesgerichtshof) a jugé en 2009 qu'un forfait de 50 euros par rejet de prélèvement dans des conditions générales est nul (BGH, arrêt du 17 septembre 2009, Xa ZR 40/08). La raison : seul le dommage causé par le rejet est indemnisable, c'est-à-dire les frais que votre banque vous facture. Votre propre temps de travail pour la relance n'est pas un dommage, mais une charge liée à l'exécution du contrat. Si le débiteur ne maintient pas de provision, « le créancier peut exiger la réparation du dommage qui en résulte pour lui », pas plus. N'inscrivez donc pas de forfait fixe dans vos conditions générales, mais facturez les frais bancaires réels, justificatif à l'appui.

Si un prélèvement revient avec le motif « no valid mandate », vous ne pouvez plus tirer d'autre prélèvement sur ce mandat. Clarifiez le cas avec le client et recueillez un nouveau mandat.

Après un rejet, la facture est ouverte comme n'importe quelle autre. La marche à suivre figure dans l'article Le client ne paie pas : que faire.

Combien de temps un mandat est-il valable, combien de temps le conserver ?

Un mandat est valable sans limite de durée tant que vous l'utilisez. Si plus de 36 mois s'écoulent entre deux prélèvements, il s'éteint et vous en avez besoin d'un nouveau. Vous devez conserver le mandat au moins 14 mois après le dernier prélèvement, en plus des délais généraux de conservation des documents commerciaux.

Les 36 mois se comptent à partir du dernier prélèvement remis, même s'il a été rejeté. Les banques ne le vérifient pas, c'est votre obligation. Un client qui a fait une pause de trois ans se voit présenter un nouveau mandat avant le prochain prélèvement.

Pour la conservation, deux délais s'appliquent en parallèle. La convention d'encaissement type exige de conserver le mandat après son extinction « pendant une période d'au moins 14 mois, comptée à partir de la date de remise du dernier prélèvement encaissé ». Cela couvre les 13 mois pendant lesquels le client pourrait récupérer un prélèvement sans mandat. S'y ajoutent les délais de conservation des documents commerciaux selon le § 257 HGB et le § 147 AO. Aucune autorité officielle ne fixe dans quelle catégorie classer le mandat. Qui le conserve avec les factures du client est du bon côté. Un scan suffit ; selon la Bundesbank, l'original n'a pas à être conservé.

Si le client révoque le mandat, il peut le faire à tout moment auprès de vous ou de sa banque. À partir de là, vous ne prélevez plus rien. Envoyez-lui les factures encore ouvertes avec un délai de paiement normal.

Questions fréquentes

Puis-je encaisser des prélèvements en tant que particulier ou association ?

Oui. La Bundesbank attribue l'identifiant créancier aussi aux personnes physiques et aux groupements de personnes ayant leur siège en Allemagne. Les associations encaissent ainsi leurs cotisations depuis des années. La démarche est la même que pour les entreprises : identifiant créancier, convention d'encaissement avec la banque, mandat par membre.

Que se passe-t-il si j'oublie d'annoncer le prélèvement ?

Le prélèvement n'est pas invalide pour autant, mais vous manquez à votre obligation issue de la convention d'encaissement, et le client a une raison de plus de récupérer l'argent. L'annonce ne coûte rien si elle figure sur la facture. Faites-en une habitude.

Dois-je convenir à nouveau avec chaque client du passage de la facture au prélèvement ?

Oui, chaque client doit signer un mandat. Une clause dans vos conditions générales ne le remplace pas. Le plus simple est de joindre le mandat au contrat ou à la première facture et de continuer à proposer le virement jusqu'à son retour.

Puis-je aussi prélever des clients à l'étranger ?

Oui, au sein de l'espace SEPA. Il comprend tous les pays de l'UE et quelques autres, par exemple la Suisse et la Norvège. Le mandat doit alors être rédigé dans une langue que le client comprend ; en cas de doute, en anglais.

Quelque chose change-t-il pour la TVA ou la comptabilité ?

Non. Vous rédigez la facture comme avant avec toutes les mentions obligatoires ; le prélèvement n'est qu'une autre voie par laquelle l'argent vous parvient. L'encaissement est comptabilisé comme un virement. Si un prélèvement revient, vous comptabilisez le retour et les frais bancaires comme des opérations distinctes.

La vérification du bénéficiaire, en vigueur depuis octobre 2025, s'applique-t-elle aussi aux prélèvements ?

Non. La vérification de la concordance entre le nom et l'IBAN s'applique depuis le 9 octobre 2025 aux virements et aux virements instantanés. Les prélèvements ne sont pas concernés.

Les règles changent-elles en 2026 ?

Rien que vous remarquerez au quotidien. Les règlements actuels sont en vigueur depuis le 5 octobre 2025. La prochaine version paraît en novembre 2026 et ne s'applique qu'à partir de novembre 2027. On y discute entre autres de la possibilité de remettre à l'avenir les prélèvements le jour même de l'échéance. Ce n'est pas décidé.

Qui prélève régulièrement a surtout besoin d'une vue d'ensemble : quelle facture correspond à quel prélèvement et lequel est revenu. Tester Easy Invoice gratuitement – les conditions de paiement y sont disponibles comme modèles, la date d'échéance figure comme date sur le document.

Sources

• Deutsche Bundesbank : identifiant créancier – demande et délivrance
• Deutsche Bundesbank : votre identifiant créancier en 10 étapes
• Deutsche Bundesbank : avis sur la demande d'identifiant créancier (janvier 2026)
• Deutsche Bundesbank : description de la procédure d'attribution de l'identifiant créancier (PDF)
• Deutsche Bundesbank : questions et réponses sur SEPA
• Deutsche Bundesbank : règles de procédure du prélèvement SEPA, en vigueur depuis le 5 octobre 2025 (PDF)
• European Payments Council : SEPA Direct Debit Core Rulebook 2025, version 1.1 (PDF)
• European Payments Council : SEPA Direct Debit B2B Rulebook 2025, version 1.1 (PDF)
• Die Deutsche Kreditwirtschaft : formulaires types de mandat de prélèvement SEPA interentreprises (PDF)
• § 675x BGB – droit au remboursement en cas de prélèvement autorisé
• § 676b BGB – signalement des opérations de paiement non autorisées
• § 675e BGB – conventions dérogatoires
• § 309 n° 5 BGB – forfaitisation des demandes de dommages-intérêts
• BGH, arrêt du 17 septembre 2009, Xa ZR 40/08 (PDF)
• § 257 HGB – conservation des documents
• § 147 AO – règles d'ordre pour la conservation des documents
• Deutsche Bundesbank : questions et réponses sur les virements instantanés et la vérification du bénéficiaire
• European Payments Council : consultation publique sur les demandes de modification 2026, SDD Core (PDF)