Mandato de adeudo SEPA: plantilla, datos obligatorios y cobro

Para cobrar facturas a sus clientes por adeudo directo necesita cuatro cosas: un identificador de acreedor (Gläubiger-Identifikationsnummer) del Deutsche Bundesbank (en línea, gratuito), un acuerdo con su propio banco sobre el cobro por adeudo directo, un mandato de adeudo directo SEPA firmado por cada cliente y, antes de cada cobro, un aviso con el importe y la fecha. El mandato puede redactarlo usted mismo con el texto modelo que encontrará más abajo. Cuente con una cosa: su cliente puede recuperar un adeudo directo básico durante ocho semanas sin dar motivos. Así que el dinero solo es realmente suyo después de dos meses.

Este artículo ofrece información general y no sustituye el asesoramiento jurídico ni fiscal. Lo que exige concretamente su banco figura en su acuerdo de cobro (Inkassovereinbarung), y ese acuerdo prevalece.

Índice

1. ¿Merece la pena el adeudo directo para mi negocio?
2. Qué necesita antes del primer cobro
3. Solicitar el identificador de acreedor: así se hace
4. ¿Adeudo directo básico o adeudo directo entre empresas?
5. Qué debe contener el mandato, con texto modelo
6. ¿Firma en papel, por correo electrónico o en línea?
7. La referencia del mandato: un número por cliente
8. Preaviso: el cliente debe saberlo antes
9. Presentación al banco: plazos y vencimiento
10. Devolución del adeudo: qué ocurre y qué puede cobrar
11. ¿Cuánto tiempo es válido un mandato y cuánto debe conservarlo?
12. Preguntas frecuentes

¿Merece la pena el adeudo directo para mi negocio?

Si factura con regularidad a los mismos clientes, el adeudo directo le ahorra los recordatorios de pago. Si cobra a un cliente una sola vez un importe elevado, aporta poco y conlleva un riesgo.

El motivo está en el derecho de devolución. En un adeudo directo básico, el cliente puede recuperar el dinero durante ocho semanas sin indicar motivos (§ 675x BGB). En un contrato de mantenimiento de 49 euros al mes, eso es asumible y en la práctica casi nunca ocurre. En una factura única de 6.000 euros es un riesgo real, porque usted ya ha prestado el servicio.

Por eso el adeudo directo encaja con:

• suscripciones, contratos de mantenimiento y de servicio, cuotas de socios, tasas de cursos, alquileres de equipos o locales
• importes que se mantienen iguales cada mes o cada trimestre, o que varían dentro de un margen previsible
• clientes a los que conoce y con los que colabora durante más tiempo

El adeudo directo no encaja con facturas únicas y elevadas a clientes nuevos. Ahí, el pago por adelantado o el anticipo son el mejor camino.

Su factura apenas cambia. La redacta como hasta ahora, solo que la condición de pago es distinta: en lugar de «pagadero hasta», indica que usted cobrará el importe en una fecha determinada. La factura necesita entonces precisamente esa fecha como fecha de vencimiento concreta, porque al mismo tiempo es el aviso del cobro. Quien registra la condición de pago una sola vez en el programa de facturación, obtiene esa fecha calculada automáticamente en cada documento.

Qué necesita antes del primer cobro

Antes de cobrar el primer euro deben estar resueltas tres cosas. Si falta una, su banco rechaza el adeudo directo.

El orden es importante: primero el identificador de acreedor, porque el banco quiere verlo cuando le autoriza para el procedimiento. El Bundesbank lo dice expresamente: el identificador de acreedor «no conlleva ninguna autorización para el cobro de adeudos directos. Esta solo puede concederla el proveedor de servicios de pago que lleva la cuenta del solicitante». Autorizar significa: usted firma con su banco un acuerdo sobre el cobro de créditos mediante adeudos directos, a menudo llamado brevemente acuerdo de cobro (Inkassovereinbarung). En él figuran sus obligaciones, las comisiones y, sobre todo, el precio de cada devolución de adeudo.

Además necesita una vía para presentar los adeudos directos. En la mayoría de los bancos esto se hace directamente en la banca en línea para clientes de empresa o mediante un archivo que genera su programa. Pregunte en la cita con el banco qué vía ofrece.

Solicitar el identificador de acreedor: así se hace

El identificador de acreedor lo solicita usted mismo en pocos minutos ante el Bundesbank. No cuesta nada y no necesita a nadie que le ayude.

La solicitud se tramita exclusivamente en línea a través del portal del Deutsche Bundesbank en extranet.bundesbank.de/scp/. Por correo postal o teléfono no es posible. Tras la solicitud recibe un correo electrónico con un enlace de confirmación, según el Bundesbank «solo después de algunas horas o, según el momento de la solicitud, el siguiente día hábil». Haga clic en el enlace dentro de diez días naturales; de lo contrario, el Bundesbank elimina la solicitud.

Dos cosas que debe saber:

• Su número existe una sola vez. Cada empresa y cada persona recibe exactamente un identificador de acreedor. Quien quiera separar varias áreas de negocio utiliza para ello las tres posiciones de libre elección en el centro del número, no un segundo identificador.
• No pague nada por ello. Desde enero de 2026, el Bundesbank advierte de páginas de internet de proveedores privados que «se encargan» de la solicitud a cambio de una tarifa. El número es gratuito en el propio Bundesbank.

Así es un identificador de acreedor alemán: DE98ZZZ09999999999 (ejemplo del Bundesbank). 18 posiciones: DE como código de país, dos dígitos de control, después ZZZ como identificación del área de negocio, que usted puede modificar más adelante, y once posiciones como su distintivo.

¿Adeudo directo básico o adeudo directo entre empresas?

Para clientes particulares solo existe el adeudo directo básico. Para clientes empresariales puede utilizar además el adeudo directo entre empresas, en el que el cliente no puede recuperar el dinero. El precio de ello: su cliente debe registrar el mandato también en su banco; de lo contrario, el adeudo se rechaza.

El adeudo directo entre empresas suena tentador porque el dinero está asegurado. En la práctica fracasa a menudo porque el cliente olvida el segundo paso: debe confirmar a su banco que le ha otorgado a usted un mandato de adeudo directo entre empresas y entregarle los datos del mandato. Si no lo hace, su banco rechaza el primer adeudo. Con diez clientes empresariales con contratos fijos puede merecer la pena. Con una clientela variada, el adeudo directo básico es el camino con menos fricción.

Jurídicamente, la diferencia se basa en el § 675e Abs. 4 BGB: con clientes que no son consumidores puede excluir el derecho de devolución. Con particulares no puede hacerlo.

Qué debe contener el mandato, con texto modelo

Un mandato es una hoja con dos declaraciones del cliente y algunos datos obligatorios. Puede diseñarlo usted mismo, siempre que el contenido sea correcto. El encabezado debe contener la palabra «SEPA».

El mandato contiene dos declaraciones: el cliente le autoriza a cobrar dinero de su cuenta y ordena a su banco que atienda esos adeudos directos. Ambas figuran en el texto modelo de la Deutsche Kreditwirtschaft (asociación de la banca alemana), que los bancos establecen en sus acuerdos de cobro.

Datos obligatorios en el mandato:

• Encabezado «SEPA-Lastschriftmandat» (mandato de adeudo directo SEPA)
• Su nombre y su dirección como beneficiario del pago
• Su identificador de acreedor
• La referencia del mandato (o la indicación de que se la comunicará al cliente posteriormente)
• Nombre del cliente como titular de la cuenta y su IBAN
• Indicación de si el mandato es para pagos recurrentes o para un pago único
• Lugar, fecha y firma del cliente

Texto modelo para pagos recurrentes (adeudo directo básico):

El siguiente texto es la redacción oficial alemana de la Deutsche Kreditwirtschaft. El mandato puede estar redactado en un idioma que el cliente entienda; para clientes alemanes, esta es la redacción habitual.

SEPA-Lastschriftmandat

Zahlungsempfänger: [Ihr Firmenname, Straße, PLZ Ort]
Gläubiger-Identifikationsnummer: [DE00ZZZ00000000000]
Mandatsreferenz: [wird separat mitgeteilt / Ihre Nummer]

Ich ermächtige (Wir ermächtigen) [Ihr Firmenname], Zahlungen von meinem (unserem) Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein (weisen wir unser) Kreditinstitut an, die von [Ihr Firmenname] auf mein (unser) Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.

Hinweis: Ich kann (Wir können) innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem (unserem) Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.

Zahlungsart: wiederkehrende Zahlung

Kontoinhaber: [Vorname Nachname / Firma]
IBAN: [DE __ ____ ____ ____ ____ __]

[Ort, Datum] [Unterschrift des Kontoinhabers]

En español, el contenido significa aproximadamente lo siguiente: el cliente autoriza a su empresa a cobrar pagos de su cuenta mediante adeudo directo y, al mismo tiempo, ordena a su banco que atienda los adeudos que su empresa gire contra esa cuenta. La nota informa al cliente de que puede exigir el reembolso del importe cargado dentro de las ocho semanas siguientes a la fecha del cargo, según las condiciones acordadas con su banco. Debajo figuran el tipo de pago (pago recurrente), el titular de la cuenta, el IBAN, el lugar, la fecha y la firma del titular.

Para un adeudo directo único, sustituya en la primera frase «Zahlungen» por «einmalig eine Zahlung» e indique como tipo de pago (Zahlungsart) «einmalige Zahlung».

En un adeudo directo entre empresas, la nota es distinta. En lugar de las ocho semanas, allí se indica que el mandato sirve únicamente para el cobro de cuentas de empresas, que el cliente no puede exigir el reembolso después de atendido el adeudo y que puede ordenar a su banco, hasta el día del vencimiento, que no atienda el adeudo. La redacción exacta la establece su banco.

Dos reglas sobre el idioma: el mandato debe estar redactado en un idioma que el cliente entienda o que sea el idioma de su contrato. Para clientes en el extranjero con los que negocia en inglés, utilice un mandato en inglés.

¿Firma en papel, por correo electrónico o en línea?

Jurídicamente, también puede obtener el mandato en línea. Si su banco lo acepta lo decide él solo, y en caso de litigio usted debe demostrar que el cliente otorgó realmente el mandato. Quien quiera ir sobre seguro, hace firmar en papel.

El Bundesbank lo formula así: en Alemania no existen «disposiciones legales especiales sobre la forma de otorgar mandatos de adeudo directo», los mandatos «en principio también pueden otorgarse por internet». El otorgamiento se rige «únicamente por los acuerdos contractuales, en particular por el acuerdo de cobro» con su banco. Y: usted soporta «la carga de alegación y prueba de la existencia de un mandato autorizado por el pagador».

Para el día a día, esto significa:

• Papel con firma es el estándar que exige el acuerdo de cobro modelo de la banca alemana («por escrito y firmado por el obligado al pago»). Escaneado basta para conservarlo; no necesita el original en el cajón.
• En línea o con un clic solo funciona si su banco lo permite en el acuerdo de cobro. Pregúntelo expresamente en la cita. Sin esa confirmación, corre el riesgo de que el banco no reconozca un mandato en caso de consulta.
• Un correo electrónico con «sí, cóbrenlo» no es un mandato. Faltan los datos obligatorios y la firma.

Si un cliente niega haber otorgado el mandato, su banco se lo reclama a usted. El acuerdo de cobro modelo le concede para ello siete días hábiles. Si no puede presentarlo, el adeudo se considera no autorizado y el cliente puede recuperarlo durante 13 meses.

La referencia del mandato: un número por cliente

Cada mandato recibe de usted un número propio, la referencia del mandato. Puede tener hasta 35 caracteres, letras y cifras, y solo puede asignarse una vez. Lo más sencillo es utilizar su número de cliente y, si hay varios mandatos por cliente, añadir detrás un número correlativo.

La referencia del mandato y su identificador de acreedor identifican juntos el mandato de forma inequívoca. Ambos aparecen después en el extracto de cuenta de su cliente y en cada adeudo que usted presenta. Puede escribir la referencia ya en el mandato o comunicársela al cliente posteriormente, por ejemplo con la primera factura.

No asigne nunca la referencia dos veces y no la modifique después. Su banco y el banco del cliente reconocen por ella si un adeudo pertenece a un mandato conocido.

Preaviso: el cliente debe saberlo antes

Antes de cobrar, el cliente debe saber cuándo cargará usted qué importe. El plazo estándar es de 14 días naturales antes del vencimiento. Puede acordar con el cliente un plazo más corto y puede escribir el aviso directamente en la factura.

Este aviso se llama preaviso o pre-notification. Según el Bundesbank, necesita dos datos: «la fecha de vencimiento y el importe exacto». Cualquier comunicación sirve para ello, «p. ej. factura, póliza, contrato». No hace falta una carta propia.

Basta una frase en la factura:

El importe de 149,00 euros lo cobraremos el 15 de octubre de 2026 mediante adeudo directo SEPA de su cuenta (identificador de acreedor DE00ZZZ00000000000, referencia del mandato K-1234).

El identificador de acreedor y la referencia del mandato no son obligatorios en el aviso, pero son habituales y útiles, porque el cliente reconoce por ellos el cargo en su extracto de cuenta.

Puede acortar los 14 días si lo acuerda con el cliente, por ejemplo en el mandato o en el contrato. Los reglamentos no fijan un límite inferior, solo dicen que es posible «otro plazo». Es habitual una frase como «El plazo del preaviso se reduce a tres días». Sin acuerdo rigen los 14 días.

Para importes fijos que siempre son iguales, es aún más sencillo: en adeudos recurrentes «con importes iguales o fijos» basta una única información antes del primer cobro con todas las fechas de vencimiento. Un contrato de mantenimiento de 49 euros el día 1 de cada mes necesita, por tanto, un solo aviso, no doce.

Presentación al banco: plazos y vencimiento

El adeudo directo debe estar en el banco del cliente como muy tarde un día hábil antes de la fecha de vencimiento. Su propio banco necesita margen para ello y le indica en el acuerdo de cobro una hora límite. Presente, por tanto, dos días hábiles antes del vencimiento y estará tranquilo.

Desde el 21 de noviembre de 2016 rige en toda Europa el mismo plazo para todos los adeudos directos: un día hábil antes del vencimiento, sea el primer adeudo o uno recurrente, sea básico o entre empresas. Los plazos anteriores de cinco y dos días han «desaparecido», según el Bundesbank. No puede presentar un adeudo directo antes de 14 días naturales previos a la fecha de vencimiento.

Lo que indica al presentar:

La fecha de vencimiento es el día en que se carga la cuenta del cliente. Si cae en fin de semana o festivo, su banco la desplaza al siguiente día hábil. El dinero suele estar en su cuenta el mismo día, aunque con reserva: si el adeudo se devuelve, el banco vuelve a retirar el abono.

Devolución del adeudo: qué ocurre y qué puede cobrar

Si un adeudo directo se devuelve, su banco retira de nuevo el dinero de su cuenta y le cobra una comisión. Esa comisión bancaria puede repercutirla al cliente como daño si él causó la devolución. Una «tarifa de tramitación» adicional por su propio trabajo no puede exigirla.

Los motivos más frecuentes de una devolución de adeudo:

• La cuenta del cliente no tiene fondos.
• El cliente se opone ante su banco o recupera el dinero dentro de las ocho semanas.
• La cuenta está cancelada o el IBAN no es correcto.
• La cuenta no admite adeudos directos.
• No existe un mandato válido (motivo de devolución «no valid mandate»).

El banco del cliente puede devolver un adeudo directo básico hasta cinco días hábiles después del cargo, y un adeudo directo entre empresas hasta tres. A ello se suma, en el adeudo básico, el derecho de recuperación del cliente de ocho semanas. Después el dinero está asegurado, siempre que exista un mandato válido.

Lo que puede cobrar al cliente: el Tribunal Supremo Federal alemán (Bundesgerichtshof) decidió en 2009 que una tarifa fija de 50 euros por devolución de adeudo en las condiciones generales de contratación es ineficaz (BGH, sentencia de 17 de septiembre de 2009, Xa ZR 40/08). El motivo: solo hay indemnización por el daño que causa la devolución del adeudo, es decir, la comisión que su banco le cobra a usted. Su propio tiempo de trabajo para reclamar no es un daño, sino esfuerzo para la ejecución del contrato. De quien no mantiene fondos, «el acreedor puede exigir la indemnización del daño que de ello se le derive», nada más. Por eso, no escriba en sus condiciones generales una tarifa fija, sino cobre la comisión bancaria real con justificante.

Si un adeudo se devuelve con el motivo «no valid mandate», no puede girar ningún otro adeudo sobre ese mandato. Aclare el caso con el cliente y obtenga un mandato nuevo.

Tras una devolución, la factura está pendiente como cualquier otra. Cómo proceder entonces se explica en el artículo El cliente no paga: qué hacer.

¿Cuánto tiempo es válido un mandato y cuánto debe conservarlo?

Un mandato es válido sin límite mientras usted lo utilice. Si entre dos adeudos pasan más de 36 meses, se extingue y necesita uno nuevo. Debe conservar el mandato al menos 14 meses después del último adeudo, además de los plazos generales de conservación de documentos comerciales.

Los 36 meses se cuentan desde el último adeudo presentado, aunque se haya devuelto. Los bancos no lo comprueban; es su obligación. A un cliente que ha hecho una pausa de tres años se le presenta un mandato nuevo antes del siguiente cobro.

En la conservación rigen dos plazos en paralelo. El acuerdo de cobro modelo exige conservar el mandato tras su extinción «todavía durante un periodo de al menos 14 meses, contados desde la fecha de presentación del último adeudo cobrado». Eso cubre los 13 meses en los que el cliente podría recuperar un adeudo sin mandato. Además rigen los plazos de conservación según el § 257 HGB y el § 147 AO para documentos comerciales. Ningún organismo oficial establece cómo clasificar allí el mandato. Quien lo conserva junto con las facturas del cliente está del lado seguro. Un escaneo basta; según el Bundesbank, el original no tiene que conservarse.

Si el cliente revoca el mandato, puede hacerlo en cualquier momento ante usted o ante su banco. A partir de entonces usted no cobra nada más. Envíele las facturas aún pendientes con un plazo de pago normal.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cobrar adeudos directos como particular o como asociación?

Sí. El Bundesbank concede el identificador de acreedor también a personas físicas y agrupaciones de personas con sede en Alemania. Las asociaciones cobran así sus cuotas de socios desde hace años. El camino es el mismo que para las empresas: identificador de acreedor, acuerdo de cobro con el banco, mandato por cada socio.

¿Qué ocurre si olvido avisar del cobro?

El cobro no es inválido por ello, pero usted incumple su obligación del acuerdo de cobro y el cliente tiene un motivo más para recuperar el dinero. El aviso no cuesta nada si figura en la factura. Conviértalo en un hábito.

¿Tengo que acordar de nuevo con cada cliente el cambio de factura a adeudo directo?

Sí, cada cliente debe firmar un mandato. Una cláusula en sus condiciones generales no lo sustituye. Lo más sencillo es adjuntar el mandato al contrato o a la primera factura y seguir ofreciendo la transferencia hasta que lo devuelvan firmado.

¿Puedo cobrar también a clientes en el extranjero?

Sí, dentro de la zona SEPA. A ella pertenecen todos los países de la UE y algunos más, por ejemplo Suiza y Noruega. El mandato debe estar entonces en un idioma que el cliente entienda; en caso de duda, en inglés.

¿Cambia algo en el IVA o en la contabilidad?

No. La factura la redacta como hasta ahora con todos los datos obligatorios; el adeudo directo es solo otra vía por la que le llega el dinero. La entrada del pago se contabiliza como una transferencia. Si un adeudo se devuelve, contabilice el retorno y la comisión bancaria como operaciones propias.

¿La verificación del beneficiario desde octubre de 2025 se aplica también a los adeudos directos?

No. La comprobación de si nombre e IBAN coinciden rige desde el 9 de octubre de 2025 para transferencias y transferencias inmediatas. Los adeudos directos no están afectados.

¿Cambia algo en las reglas en 2026?

Nada que note en el día a día. Los reglamentos actuales rigen desde el 5 de octubre de 2025. La próxima versión se publica en noviembre de 2026 y rige solo a partir de noviembre de 2027. En ella se debate, entre otras cosas, si en el futuro los adeudos podrán presentarse todavía el mismo día del vencimiento. No está decidido.

Quien cobra con regularidad necesita sobre todo una visión clara de qué factura pertenece a qué cobro y qué se devolvió. Probar Easy Invoice gratis: las condiciones de pago están allí disponibles como plantilla y la fecha de vencimiento figura como fecha en el documento.

Fuentes

• Deutsche Bundesbank: Identificador de acreedor, solicitud y emisión
• Deutsche Bundesbank: En 10 pasos hasta su identificador de acreedor
• Deutsche Bundesbank: Aviso sobre la solicitud del identificador de acreedor (enero de 2026)
• Deutsche Bundesbank: Descripción del procedimiento de asignación del identificador de acreedor (PDF)
• Deutsche Bundesbank: Preguntas y respuestas sobre SEPA
• Deutsche Bundesbank: Reglas de procedimiento del adeudo directo SEPA, vigentes desde el 5 de octubre de 2025 (PDF)
• European Payments Council: SEPA Direct Debit Core Rulebook 2025, versión 1.1 (PDF)
• European Payments Council: SEPA Direct Debit B2B Rulebook 2025, versión 1.1 (PDF)
• Die Deutsche Kreditwirtschaft: Formularios de ejemplo del mandato de adeudo directo entre empresas SEPA (PDF)
• § 675x BGB – Derecho de reembolso en adeudos directos autorizados
• § 676b BGB – Comunicación de operaciones de pago no autorizadas
• § 675e BGB – Acuerdos divergentes
• § 309 Nr. 5 BGB – Tarifas fijas de indemnización por daños
• BGH, sentencia de 17 de septiembre de 2009, Xa ZR 40/08 (PDF)
• § 257 HGB – Conservación de documentos
• § 147 AO – Normas de orden para la conservación de documentos
• Deutsche Bundesbank: Preguntas y respuestas sobre transferencias inmediatas y verificación del beneficiario
• European Payments Council: Consulta pública sobre las solicitudes de cambio 2026, SDD Core (PDF)