Faktura proforma: znaczenie, wzór i kiedy jest potrzebna

Faktura proforma to wstępne zestawienie dotyczące dostawy, która nie jest jeszcze rozliczana. Nie tworzy obowiązku zapłaty, a Twój klient nie odliczy z niej VAT. Potrzebujesz jej przede wszystkim wtedy, gdy towar przekracza granicę celną bez sprzedaży: próbki, wymiana gwarancyjna albo sprzęt użyczony. Decyduje nie słowo «proforma» na papierze, lecz jego treść: jeśli rzeczywiście rozliczasz w nim świadczenie, niemieckie prawo o VAT traktuje dokument jak fakturę.

Spis treści

• Czym jest faktura proforma
• Kiedy potrzebujesz faktury proforma
• Co musi zawierać faktura proforma
• VAT: moment, w którym robi się drogo
• Czy daje klientowi prawo do odliczenia?
• Klient zapłacił na podstawie proformy: co teraz?
• Faktura proforma dla urzędu celnego
• Faktura proforma po angielsku
• Księgowanie i przechowywanie
• Wzór do przepisania
• Często zadawane pytania

Czym jest faktura proforma

Twój klient nie musi płacić na podstawie faktury proforma. Dokument wygląda jak faktura, wymienia towar, ilość i wartość, ale nie żąda pieniędzy. Informuje: urząd celny o wartości przesyłki, klienta o koszcie planowanej dostawy, bank o treści transakcji.

Nazwa wprowadza w błąd. Na gruncie VAT fakturą według § 14 ust. 1 zdanie 1 niemieckiej ustawy o VAT (UStG) jest «każdy dokument, którym rozlicza się dostawę towarów lub świadczenie usług, niezależnie od tego, jak dokument ten jest określany w obrocie gospodarczym». Nagłówek zatem Cię nie chroni. I odwrotnie: dopóki niczego nie rozliczasz, a jedynie zapowiadasz, pozostaje to czystą informacją.

Do właściwego rozliczenia potrzebujesz potem drugiego dokumentu. Jak wygląda pełna faktura, opisuje wpis wystawianie faktury. Jeśli często przechodzisz od oferty przez dokument wstępny do faktury końcowej, program do fakturowania zdejmuje z Ciebie numerację i przyporządkowanie.

Kiedy potrzebujesz faktury proforma

W czterech sytuacjach ktoś żąda od Ciebie tego papieru i w żadnej nie chodzi o pieniądze.

Przy samych usługach bez wysyłki towaru faktura proforma nie jest potrzebna. Nie ma nic do oclenia, a do informacji z wyprzedzeniem uczciwszym dokumentem jest oferta.

W czwartym przypadku często jest lepsza droga: wiążąca oferta albo potwierdzenie zamówienia. Oba mówią jasno, czym są. Papier, który wygląda jak faktura, ale nią być nie chce, regularnie wywołuje pytania u odbiorcy.

Jeśli natomiast klient ma naprawdę zapłacić przed dostawą, faktura proforma jest złym narzędziem. Wtedy potrzebujesz faktury zaliczkowej z wykazanym VAT. Różnicę i dane obowiązkowe opisuje faktura zaliczkowa i przedpłata.

Co musi zawierać faktura proforma

Wpisz te same dane co na zwykłej fakturze, dodaj cel i pomiń wezwanie do zapłaty.

• Nazwa i adres Twój oraz odbiorcy
• Data i własny numer spoza Twojej serii numerów faktur
• Towar lub świadczenie, ilość, wartość jednostkowa, wartość łączna
• Wyraźnie widoczne określenie «faktura proforma»
• Zdanie wyjaśniające, że nie żąda się zapłaty
• Przy przesyłkach poza UE dodatkowo: kraj pochodzenia, kod taryfy celnej, waga, warunki dostawy

Własny numer spoza serii faktur nie jest obowiązkiem ustawowym, ale oszczędza tłumaczenia, dlaczego w Twojej numeracji faktur znalazł się dokument bez obrotu. Jak prowadzić numerację, opisuje nadawanie numerów faktur.

VAT: moment, w którym robi się drogo

Lepiej nie wykazuj na fakturze proforma VAT osobno. Kto wykazuje kwotę podatku, nie będąc do tego uprawnionym, jest ją winien niemieckiemu urzędowi skarbowemu na podstawie § 14c ust. 2 UStG, niezależnie od tego, czy transakcja kiedykolwiek dojdzie do skutku.

To, czy zestawienie oznaczone jako «proforma» wywołuje ten obowiązek podatkowy, zależy od tego, czy papier można odczytać jako rozliczenie świadczenia. To kwestia konkretnego przypadku, której nie rozstrzyga nagłówek: § 14 ust. 1 zdanie 1 UStG wyraźnie odnosi się do treści, nie do nazwy. Federalne Ministerstwo Finansów nadało pojęciu faktury w wytycznych do ustawy o VAT dokładnie takie brzmienie pismem z 15 października 2025 r.

W praktyce: podaj na fakturze proforma wartość towaru jako kwotę brutto albo jako samą wartość bez wiersza podatku. VAT wykażesz później, na prawdziwej fakturze.

Czy daje klientowi prawo do odliczenia?

Nie. Twój klient nie odliczy VAT z faktury proforma. Odliczenie wymaga według § 15 ust. 1 zdanie 1 pkt 1 zdanie 2 UStG, aby przedsiębiorca «posiadał fakturę wystawioną zgodnie z §§ 14, 14a». Dokument, który świadomie niczego nie rozlicza, taką fakturą nie jest.

Dotyczy to także sytuacji, gdy klient już zapłacił. Przy płatnościach przed dostawą § 15 ust. 1 zdanie 1 pkt 1 zdanie 3 UStG wymaga obu rzeczy: faktura musi istnieć i płatność musi być dokonana. Bez faktury odliczenie się przesuwa — prawo nie przepada, tylko przychodzi później.

Jeśli więc klient prosi o fakturę proforma, żeby ją zaksięgować, prosi o niewłaściwy dokument. Wyślij mu fakturę zaliczkową.

Klient zapłacił na podstawie proformy: co teraz?

VAT i tak staje się wymagalny, nawet bez faktury. Z chwilą otrzymania pieniędzy podatek powstaje zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 1 lit. a UStG z upływem okresu rozliczeniowego, w którym wpłata wpłynęła. Papier wysłany wcześniej niczego tu nie zmienia.

Dwa kroki trzeba wykonać od razu:

1. Ująć kwotę w deklaracji VAT za miesiąc wpłaty. Terminy opisuje deklaracja zaliczkowa VAT.
2. Wysłać potem prawdziwą fakturę: zaliczkową, jeśli dostawa jeszcze nie nastąpiła, w przeciwnym razie zwykłą na całe świadczenie.

Mali przedsiębiorcy z § 19 UStG w obu krokach nie wykazują VAT. Dla nich wpłata zmienia tylko moment przychodu, nie podatek. Co jeszcze ich dotyczy, opisuje faktura bez VAT.

Faktura proforma dla urzędu celnego

Bez podanej wartości przesyłka stoi. Urząd celny potrzebuje dokumentu, z którego wynika wartość towaru — także wtedy, gdy nikt za niego nie płaci. Niemiecka administracja celna wymienia jako przypadek zastosowania towary bez wartości handlowej, na przykład dobra nieprzeznaczone do dalszej sprzedaży, oraz darowizny. W takich przypadkach należy przedłożyć fakturę proforma wykazującą rzeczywistą wartość towaru.

Wynikają z tego trzy reguły praktyczne:

• Żadnych faktur na zero. Wpisz wartość, jaką towar miałby, gdybyś go sprzedawał. «0 euro» albo «bezpłatnie» prowadzi do pytania albo do oszacowania przez urząd celny.
• Podaj cel. Adnotacja w rodzaju «próbka bez wartości handlowej, wyłącznie do celów celnych» wyjaśnia, dlaczego nie ma ceny zakupu. Przy przesyłkach międzynarodowych dodaj wersję angielską: «No commercial value — for customs purposes only».
• Oznacz wywóz czasowy. Jeśli urządzenie jedzie na targi albo do naprawy i wraca, cel i przewidywany czas należą na papier.

Szwajcaria, Norwegia i Wielka Brytania nie należą do UE. Przesyłki tam przechodzą odprawę celną, więc powyższe reguły obowiązują także wtedy, gdy odbiorca siedzi kilka kilometrów za granicą. Jakich dodatkowych dokumentów wymaga kraj odbiorcy, powie jego administracja celna, a nie niemiecka.

Przy dostawach wewnątrz UE faktura proforma nie jest potrzebna; nie ma tam odprawy celnej. Na co uważać przy fakturach do innych krajów UE, opisuje faktura do kraju UE.

Faktura proforma po angielsku

Wystaw papier dwujęzycznie, gdy tylko przekracza granicę. Celnik w kraju odbiorcy nie czyta po niemiecku, a jedno pytanie kosztuje dni. Wystarczą dwa języki obok siebie w tym samym wierszu.

Te pojęcia będą potrzebne:

Wartość podaj w walucie, w której zwykle sprzedajesz, i nazwij tę walutę wprost. Samo «90,00» nie jest podaniem wartości, «90,00 EUR» już tak.

Księgowanie i przechowywanie

Faktury proforma się nie księguje. Nie jest dowodem księgowym, bo nie stoi za nią żadne zdarzenie gospodarcze: ani obrót, ani należność, ani zapłata. Księguje się prawdziwą fakturę albo wpływ pieniędzy.

Przechowywać trzeba ją mimo to. Jako wysłane pismo handlowe podlega § 147 ust. 1 pkt 3 niemieckiej ordynacji podatkowej (AO) i zgodnie z § 147 ust. 3 zdanie 1 AO należy ją przechowywać sześć lat. Dowody księgowe od skrócenia terminu osiem lat, księgi i sprawozdania roczne dziesięć.

Wzór do przepisania

Tak wygląda kompletny papier dla przesyłki próbek do Norwegii:

FAKTURA PROFORMA
Nr PF-2026-014 · Data: 18.09.2026

Nadawca: Musterwerk GmbH, Hauptstraße 3, 34117 Kassel, Niemcy, NIP UE DE123456789
Odbiorca: Nordlys AS, Storgata 12, 0155 Oslo, Norwegia

| Poz. | Towar | Ilość | Wartość jednostkowa | Wartość łączna |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Pierścień uszczelniający typ B, kraj pochodzenia Niemcy, kod taryfy 4016 93 00 | 20 szt. | 4,50 EUR | 90,00 EUR |

Łączna wartość przesyłki: 90,00 EUR · Waga: 1,2 kg · Warunki dostawy: DAP Oslo

Próbka bez wartości handlowej, wyłącznie do celów celnych.
No commercial value — for customs purposes only.
Ten dokument nie jest fakturą. Nie żąda się zapłaty.

Kod taryfy w przykładzie jest poglądowy; kod swojego towaru weź z elektronicznej taryfy celnej.

Takie zestawienia się powtarzają. Jeśli i tak prowadzisz swoje artykuły w programie do fakturowania, pozycje i dane klienta pobierzesz stamtąd i zmienisz tylko nagłówek. Wypróbuj Easy Invoice za darmo.

Często zadawane pytania

Co dokładnie znaczy faktura proforma?

«Pro forma» pochodzi z łaciny i znaczy «dla formy». Papier ma formę faktury, ale nie jej skutek: nie żąda pieniędzy i nie rozlicza świadczenia.

Czy muszę zapłacić fakturę proforma?

Nie. Jeśli ją otrzymasz, nie powstaje z niej obowiązek zapłaty. Gdy nadawca mimo to żąda pieniędzy, poproś o prawdziwą fakturę — tylko ją możesz sprawdzić i zaksięgować.

Czy na fakturze proforma może być VAT?

Lepiej z niego zrezygnuj. Kwota podatku wykazana bez uprawnienia jest należna zgodnie z § 14c ust. 2 UStG. Podaj zamiast tego wartość towaru bez osobnego wiersza podatku.

Czy obowiązek e-faktury dotyczy też faktur proforma?

Obowiązek wystawiania faktur elektronicznych dotyczy faktur za czynności opodatkowane między niemieckimi przedsiębiorcami. Dokument, który niczego nie rozlicza, nie wchodzi w ten zakres. Gdy wystawisz prawdziwą fakturę, obowiązują reguły z wpisu obowiązek e-faktury.

Czy wiążą mnie ceny z faktury proforma?

Związanie nie powstaje z samego papieru, lecz z tego, co oświadczasz. Jeśli chcesz zobowiązać się do cen, użyj oferty z terminem związania. Jak długo obowiązuje oferta, opisuje oferta wiążąca.

Czy zamiast proformy mogę wysłać zwykłą fakturę?

Przy przesyłce bezpłatnej nie. Faktura za towar, za który nikt nie płaci, tworzy w Twoich księgach należność, która nigdy nie zostanie uregulowana, a u odbiorcy oczekiwanie zapłaty. Jeśli naprawdę sprzedajesz towar, zwykła faktura jest właśnie właściwa — wtedy drugi dokument nie jest potrzebny.

Czym różni się od faktury handlowej?

Faktura handlowa to dokument, na podstawie którego zgłasza się wartość celną sprzedanego towaru. Faktura proforma zajmuje jej miejsce, gdy sprzedaży nie ma.

Źródła

• § 14 UStG — wystawianie faktur
• § 14c UStG — nieprawidłowe lub nieuprawnione wykazanie podatku
• § 15 UStG — odliczenie podatku naliczonego
• § 13 UStG — powstanie obowiązku podatkowego
• § 147 AO — przechowywanie dokumentów
• Niemiecka administracja celna — dokumenty potrzebne do zgłoszenia celnego
• Pismo Federalnego Ministerstwa Finansów z 15 października 2025 r. o obowiązkowej e-fakturze