Faktura zaliczkowa i przedpłata w Niemczech: wzory, dane obowiązkowe i VAT

Pieniądze przed wykonaniem usługi dostanie Pan tylko wtedy, gdy uzgodni to wcześniej. Nie ma niemieckiego przepisu, który przyznawałby Panu prawo do przedpłaty. Gdy jest uzgodniona, wystawia Pan zwykłą fakturę ze wszystkimi danymi obowiązkowymi – wzory znajdują się niżej. Kosztowna część przychodzi potem: niemiecki VAT powstaje w chwili, gdy pieniądze wpłyną na konto, mimo że nic Pan jeszcze nie dostarczył (§ 13 ust. 1 pkt 1 lit. a zdanie 4 UStG). A jeśli później nie odliczy Pan zaliczki w widoczny sposób na fakturze końcowej, zapłaci podatek dwa razy.

Ten artykuł zawiera informacje ogólne i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej. W razie wątpliwości co do własnej sytuacji proszę zapytać doradcę podatkowego lub adwokata.

Spis treści

1. Czy w ogóle mogę żądać pieniędzy z góry?
2. Przedpłata czy zaliczka: różnica
3. Wzory faktury zaliczkowej i przedpłaty
4. Te dane są obowiązkowe
5. VAT nie czeka na dostawę
6. Faktura końcowa: tu powstaje podwójny podatek
7. Co obowiązuje przy zwolnieniu dla małych przedsiębiorców
8. Jak wysoka może być zaliczka?
9. Przedpłata w ogólnych warunkach umów
10. Zlecenie upada: zwrot pieniędzy i korekta faktury
11. Sformułowania do oferty i faktury
12. Częste pytania

Czy w ogóle mogę żądać pieniędzy z góry?

Tak, jeśli uzgodni to Pan z klientem. Nie, jeśli po prostu napisze to na fakturze.

Ta różnica waży więcej, niż brzmi. Co do zasady prawo niemieckie zakłada, że najpierw Pan świadczy, a klient płaci potem. Przy umowie o dzieło mówi o tym § 632a BGB: może Pan żądać płatności częściowej „w wysokości wartości wykonanych przez niego i należnych zgodnie z umową świadczeń". Słowem kluczowym jest wykonanych. Ustawowe roszczenie obejmuje tylko to, co już Pan zrobił, a nie to, co dopiero zamierza.

Pieniądze przed świadczeniem nie są więc prawem, które Pan ma, lecz ustaleniem, które Pan zawiera. A skoro to ustalenie, jego miejsce jest tam, gdzie klient może jeszcze powiedzieć nie: w ofercie, w potwierdzeniu zlecenia, w umowie. Nie na fakturze, która przychodzi później.

Najczęstszy błąd w praktyce: oferta bez słowa o płatności, zlecenie udzielone, a potem przychodzi faktura z zapisem „50 % zaliczki przed rozpoczęciem prac". Klient nie musi się na to godzić. Zaliczka nigdy nie została uzgodniona, więc Pan jest winien świadczenie, a on pieniądze dopiero potem.

Przedpłata czy zaliczka: różnica

Oba oznaczają pieniądze przed świadczeniem. Różnica tkwi w kwocie i w tym, co przychodzi potem.

Dla celów VAT ustawa traktuje oba przypadki tak samo. § 13 ust. 1 pkt 1 lit. a zdanie 4 UStG mówi o „wynagrodzeniu lub części wynagrodzenia" pobranym, zanim świadczenie zostało wykonane. Czy to 100 procent, czy 30 procent, nie ma znaczenia.

W praktyce różnią się mimo to: przy przedpłacie po dostawie sprawa jest zamknięta. Przy zaliczce przychodzi faktura końcowa i właśnie tam zdarza się najdroższy błąd tego tematu – zobacz Faktura końcowa.

Czym innym jest faktura częściowa za postęp prac. Ta rozlicza to, co już Pan wykonał w trwającym zleceniu, krok po kroku. Zaliczka i przedpłata przychodzą, zanim cokolwiek się wydarzyło. Jak działa bieżące rozliczanie częściowe, wyjaśnia Faktura za postęp prac, a rozróżnienie trzech rodzajów Faktura częściowa, cząstkowa i końcowa. Jeszcze czymś innym jest faktura proforma: niczego nie rozlicza, tylko z góry informuje urząd celny albo klienta.

Wzory faktury zaliczkowej i przedpłaty

Dwa wzory do skopiowania. Kwoty są przykładowe, liczy się struktura.

Wzór faktury zaliczkowej

Faktura zaliczkowa nr 2026-0184
Data faktury: 15 września 2026

Za zlecenie z 8 września 2026: montaż kuchni, numer zamówienia A-2026-31.
Przewidywany okres świadczenia: październik 2026.

Uzgodniona zaliczka, 30 % wartości zlecenia wynoszącej 12 000,00 EUR netto:

| Pozycja | Netto | VAT 19 % | Brutto |
| --- | --- | --- | --- |
| Zaliczka na zamówienie A-2026-31 | 3 600,00 EUR | 684,00 EUR | 4 284,00 EUR |

Płatne do 25 września 2026 bez potrąceń.
Montaż rozpoczniemy po wpływie zaliczki.
Za kwotę pozostałą otrzyma Pan po zakończeniu fakturę końcową, w której ta zaliczka zostanie odliczona.

Wzór faktury z przedpłatą

Faktura nr 2026-0185 – płatność przed wysyłką
Data faktury: 15 września 2026

Za Pana zamówienie z 14 września 2026.
Przewidywany miesiąc dostawy: wrzesień 2026.

| Pozycja | Ilość | Netto | VAT 19 % | Brutto |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| Artykuł 4411, wykonanie na zamówienie | 1 | 890,00 EUR | 169,10 EUR | 1 059,10 EUR |

Płatne do 22 września 2026 bez potrąceń.
Wysyłka następuje po wpływie kwoty.

Ten sam wzór odpowiada na wyszukiwania „wzór", „szablon" czy „formularz" faktury zaliczkowej: w każdym przypadku to ten sam dokument. Zmienia się tylko okazja.

Słowo o nazwie: ustawa nie narzuca tytułu. „Faktura zaliczkowa", „faktura na przedpłatę" albo po prostu „faktura" są jednakowo dopuszczalne. Ważne, by z dokumentu wynikało, że świadczenie nie zostało jeszcze wykonane. Inaczej trudno będzie później wyjaśnić, dlaczego do jednego zlecenia istnieją dwie faktury.

Te dane są obowiązkowe

Faktura zaliczkowa nie jest fakturą okrojoną. § 14 ust. 5 zdanie 1 UStG stanowi, że gdy wynagrodzenie jest pobierane przed świadczeniem, „ustępy 1 do 4 stosuje się odpowiednio". Obowiązują więc te same dane obowiązkowe co przy każdej innej fakturze według § 14 ust. 4 UStG.

Dwa punkty sprawiają w praktyce kłopoty:

Data świadczenia. Jeszcze jej Pan nie zna, świadczenie dopiero nastąpi. Wystarczy podać przewidywaną datę albo miesiąc kalendarzowy. Pozostawienie pola pustego oznacza jednak brak danej obowiązkowej.

Opis świadczenia. Musi być na tyle konkretny, by było jasne, za co jest płatność. Samo „zaliczka" nie wystarczy. „Zaliczka na zamówienie A-2026-31, montaż kuchni" wystarczy. To nie formalność: dopiero gdy wiadomo, co zostanie dostarczone, można ustalić właściwą stawkę podatku.

Pełna lista danych obowiązkowych znajduje się w Jak wystawić fakturę. Dla numeracji ciągłej nie ma nic szczególnego: faktura zaliczkowa dostaje numer z Pana zwykłej serii, zobacz Nadawanie numerów faktur.

VAT nie czeka na dostawę

To punkt, w którym zaliczki różnią się od wszystkiego innego, i powód, dla którego wielu samozatrudnionych raz się na tym potyka.

Zwykle niemiecki VAT powstaje wtedy, gdy Pan dostarczył lub wykonał usługę. Przy pieniądzach przed świadczeniem obowiązuje przepis szczególny: zgodnie z § 13 ust. 1 pkt 1 lit. a zdanie 4 UStG podatek powstaje „z upływem okresu rozliczeniowego, w którym pobrano wynagrodzenie lub wynagrodzenie częściowe".

Pobrano znaczy: pieniądze są na koncie. Nie: wystawił Pan fakturę.

Przykład. 25 września otrzymuje Pan zaliczkę 4 284,00 EUR brutto. Kuchnia jest montowana w listopadzie. W deklaracji za wrzesień i tak wykazuje Pan i odprowadza 684,00 EUR VAT. W tym momencie zlecenie nawet się nie zaczęło.

Dotyczy to zarówno rozliczenia według wynagrodzeń uzgodnionych, jak i pobranych. Kto stosuje metodę kasową z § 20 UStG, i tak ma wpływ pieniędzy jako zdarzenie. Kto rozlicza memoriałowo, zostaje przez zdanie 4 przesunięty na wpływ pieniędzy. W obu przypadkach pieniądze są w urzędzie, zanim praca zostanie wykonana.

Co z tego wynika, całkiem praktycznie: proszę odłożyć VAT z zaliczki, gdy tylko wpłynie. Kto planuje 4 284,00 EUR jako budżet na materiał i robociznę, wydał z tego już 684,00 EUR, nie zauważając tego. Terminy deklaracji znajdują się w Deklaracja VAT: terminy i progi.

Faktura końcowa: tu powstaje podwójny podatek

Kuchnia zamontowana, wystawia Pan fakturę końcową na pełną wartość zlecenia i wykazuje na niej VAT. Gotowe? Nie – podatek z zaliczki jest Pan teraz winien po raz drugi.

§ 14 ust. 5 zdanie 2 UStG wymaga, aby na fakturze końcowej odliczono „pobrane przed wykonaniem dostawy lub innego świadczenia wynagrodzenia częściowe oraz przypadające na nie kwoty podatku". Jedno i drugie. Nie tylko kwotę netto, lecz także podatek, i oba w sposób widoczny.

Jeśli na fakturze końcowej widnieje pełny podatek od pełnej kwoty, wykazał Pan więcej podatku, niż jest winien. Tę nadwyżkę jest Pan wówczas winien zgodnie z § 14c ust. 1 UStG – oprócz tego, co odprowadził już we wrześniu.

Tak wygląda prawidłowe odliczenie:

Wariant alternatywny: wystawić fakturę końcową od razu tylko na kwotę pozostałą i odesłać do faktury zaliczkowej. To również jest dopuszczalne. Niedopuszczalna jest pełna kwota z pełnym podatkiem bez żadnej wzmianki o zaliczce.

Przy czystej przedpłacie problem znika. Rozliczył Pan pełną kwotę raz, drugiej faktury nie ma. Właśnie dlatego wielu szuka „przedpłata bez faktury końcowej": to nie przypadek szczególny, to normalny przypadek przedpłaty.

Co obowiązuje przy zwolnieniu dla małych przedsiębiorców

Kto korzysta ze zwolnienia dla małych przedsiębiorców z § 19 UStG, nie wykazuje VAT. Dotyczy to faktury zaliczkowej tak samo jak każdej innej. Odpadają tym samym dwie pułapki z poprzednich rozdziałów: brak podatku przy wpływie pieniędzy, brak podwójnego podatku na fakturze końcowej.

Dwie rzeczy pozostają jednak istotne:

Zaliczka liczy się do limitu obrotu. Jest przychodem, gdy tylko wpłynie, nawet jeśli świadczenie nastąpi w kolejnym roku. Kto jest tuż pod limitem i w grudniu przyjmie dużą zaliczkę, może się przez niego przebić. Limity i ich skutki opisuje Zwolnienie dla małych przedsiębiorców.

Adnotacja należy do faktury. Na fakturze zaliczkowej widnieje to samo zdanie co zawsze: że zgodnie z § 19 UStG nie nalicza się VAT. Sformułowania znajdują się w Faktura bez VAT.

Jak wysoka może być zaliczka?

Ogólnego ustawowego limitu nie ma. To, co może Pan uzgodnić, zależy od tego, jak to uzgadnia i z kim.

W umowie negocjowanej indywidualnie ma Pan swobodę. 30 procent, 50 procent albo pełna kwota: jeśli obie strony się zgadzają, to obowiązuje.

W umowie budowlanej z konsumentem ustawa stawia granicę. Zgodnie z § 650m ust. 1 BGB płatności częściowe nie mogą łącznie przekroczyć 90 procent uzgodnionego wynagrodzenia całkowitego. § 650m ust. 2 BGB dodaje, że przy pierwszej płatności częściowej konsumentowi należy udzielić „zabezpieczenia terminowego wykonania dzieła bez istotnych wad w wysokości 5 procent uzgodnionego wynagrodzenia całkowitego". Przepisy te dotyczą umów z konsumentem o budowę nowego budynku albo o istotne przebudowy. Czy Pana zlecenie się do nich zalicza, zależy od konkretnego przypadku – przy większych robotach budowlanych dla klientów prywatnych warto zapytać adwokata.

W Pana ogólnych warunkach umów sprawa robi się delikatna niezależnie od kwoty. Zobacz następny rozdział.

Poza prawem decyduje branża. Przy wyrobach na zamówienie i materiale, który trzeba kupić, 30 do 50 procent jest powszechne. Przy towarze standardowym wobec stałych klientów już sama zaliczka czyta się jak wotum nieufności. Zdanie, które rozstrzyga oba przypadki: zaliczka pokrywa Pana ryzyko świadczenia jako pierwszy, nie Pana zysk.

Przedpłata w ogólnych warunkach umów

Klauzula w Pana ogólnych warunkach zobowiązująca klienta do zapłaty przed świadczeniem podlega ocenie według § 307 BGB. I tam napotyka trudności, ponieważ ustawa wychodzi od odwrotnej kolejności.

Niemiecki Trybunał Federalny uznał 7 marca 2013 roku za nieważną klauzulę dostawcy kuchni, według której cena była płatna „najpóźniej przy dostawie bez potrąceń" (BGH, wyrok z 07.03.2013 – VII ZR 162/12). Uzasadnienie: klauzula zobowiązuje klienta do świadczenia jako pierwszy, choć nie może on sprawdzić świadczenia wzajemnego.

Ważne jest, czego to nie oznacza. Oferowanie przedpłaty jako jednej z kilku form płatności, między którymi klient wybiera, to co innego niż klauzula narzucająca mu świadczenie uprzednie. A w umowie negocjowanej indywidualnie i tak obowiązuje to, co obie strony ustaliły.

Gdzie dokładnie przebiega granica, zależy od sformułowania i od modelu biznesowego. To teren adwokata, nie poradnika: jeśli chce Pan wpisać przedpłatę na stałe do swoich warunków, proszę zlecić sprawdzenie klauzuli, zanim przyjdzie pierwsze wezwanie. Do uzgodnienia w konkretnym przypadku – oferta, potwierdzenie zlecenia, podpisana umowa – nie jest to potrzebne.

Zlecenie upada: zwrot pieniędzy i korekta faktury

Klient się wycofuje, Pan zwraca zaliczkę. Handlowo sprawa jest zamknięta, podatkowo jeszcze nie.

VAT od zaliczki został już odprowadzony. Odzyskać go można przez § 17 ust. 2 pkt 2 UStG: przepis o korekcie stosuje się odpowiednio, gdy „za uzgodnioną dostawę lub inne świadczenie uiszczono wynagrodzenie, lecz dostawa lub inne świadczenie nie zostało wykonane". Korekta należy do okresu rozliczeniowego, w którym zwrócił Pan pieniądze – nie wstecz do tego, w którym wpłynęły.

Do tego dochodzi korekta faktury zaliczkowej. Jak to wygląda formalnie, opisuje Korekta faktury.

Jeśli wolno Panu zatrzymać pieniądze, na przykład jako uzgodnioną opłatę za odstąpienie, sprawa wygląda inaczej. Trzeba wtedy ustalić, czy zatrzymana kwota jest prawdziwym odszkodowaniem, czy wynagrodzeniem za świadczenie – od tego zależy, czy jest od niej VAT. To rozróżnienie rozstrzyga się w konkretnym przypadku i regularnie wychodzi źle, gdy robi się je samemu. Tu proszę zapytać doradcę podatkowego.

Przypadek szczególny: odstąpienie przy sprzedaży na odległość. Jeśli konsument zamawia przez internet i płaci z góry, ma z reguły czternaście dni na odstąpienie. Gdy odstąpi, musi Pan zwrócić pełną kwotę wraz ze standardowymi kosztami dostawy. Przedpłata chroni więc przed brakiem zapłaty, nie przed odstąpieniem.

Sformułowania do oferty i faktury

Cztery zdania do przejęcia. Decydujące należy do oferty, nie do faktury.

W ofercie albo potwierdzeniu zlecenia:

Warunki płatności: 30 % wartości zlecenia jest wymagalne przed rozpoczęciem prac, reszta po odbiorze w ciągu 14 dni bez potrąceń.

Przy pełnej przedpłacie:

Warunek płatności: płatność przed wysyłką. Wysyłamy po wpływie kwoty z faktury.

Na fakturze zaliczkowej:

Ta faktura dotyczy uzgodnionej zaliczki. Świadczenie nie zostało jeszcze wykonane. Za kwotę pozostałą otrzyma Pan po zakończeniu fakturę końcową, w której ta zaliczka zostanie odliczona.

Na fakturze końcowej:

Minus faktura zaliczkowa nr 2026-0184 z 15.09.2026: 3 600,00 EUR netto, 684,00 EUR VAT.

Uwaga co do słownictwa: „przedpłata" i „płatność z góry" znaczą to samo i oba są w użyciu. Proszę trzymać się jednego słowa w obrębie jednego dokumentu, inaczej powstanie wrażenie, że chodzi o różne rzeczy.

Jeśli nie chce Pan wpisywać warunków płatności przy każdej fakturze od nowa, proszę zapisać je raz w programie do fakturowania; termin płatności pojawi się potem jako konkretna data na dokumencie, zamiast formuły, którą klient musi sam przeliczyć.

Częste pytania

Czy mogę żądać przedpłaty, jeśli oferta nic o niej nie mówi?

Nie. Bez uzgodnienia obowiązuje kolejność ustawowa: Pan świadczy, potem klient płaci. Może Pan zapytać go później, czy wpłaci zaliczkę, ale żądać jej nie może.

Czy muszę wystawić fakturę za zaliczkę?

Dla odliczenia VAT przez Pana klienta będącego firmą – tak. Może on odliczyć podatek z zaliczki zgodnie z § 15 ust. 1 zdanie 1 pkt 1 UStG dopiero wtedy, „gdy faktura jest dostępna i płatność została dokonana". Bez faktury brakuje mu połowy przesłanki. Pan natomiast musi odprowadzić VAT niezależnie od tego, czy wystawił fakturę – wywołuje go wpływ pieniędzy.

Od kiedy mogę upominać się o zaliczkę?

Gdy tylko minie uzgodniona data, zaliczkę traktuje się jak każdą inną wierzytelność. Terminy i przebieg opisują Termin płatności na fakturze oraz Jak napisać wezwanie do zapłaty. Prostszą drogą jest zwykle nierozpoczynanie pracy – Pana dźwignią jest świadczenie, które wciąż pozostaje do wykonania.

Jak księgować otrzymaną zaliczkę?

Otrzymane zaliczki nie idą przez zwykłe konto przychodów, lecz przez osobne konto otrzymanych zaliczek; VAT od nich ujmuje się oddzielnie. Jaki to numer konta w Pana planie kont i jak księguje się rozliczenie przy fakturze końcowej, proszę ustalić z doradcą podatkowym. Zgadywanie liczb kosztuje tu potem więcej czasu, niż pytanie jest warte.

Czy zaliczka liczy się w roku wpływu przy uproszczonej księgowości?

W rozliczeniu nadwyżki przychodów nad kosztami obowiązuje zasada wpływu i wypływu z § 11 EStG: liczy się to, co jest na koncie. Zaliczka, która wpłynie w grudniu, należy więc do starego roku, nawet jeśli świadczenie nastąpi w nowym. Jak sporządza się to rozliczenie, opisuje Samodzielne rozliczenie nadwyżki przychodów.

Czy mogę żądać przedpłaty i mimo to oferować skonto?

Technicznie tak, ekonomicznie rzadko ma to sens. Skonto jest ceną za wczesną zapłatę, a przy przedpłacie klient i tak płaci pierwszy. Ile ten rabat naprawdę kosztuje, wylicza Skonto na fakturze.

Kto regularnie korzysta z zaliczek, potrzebuje przede wszystkim przeglądu, jakie kwoty pozostają otwarte wobec faktury końcowej. Proszę wypróbować Easy Invoice za darmo – warunki płatności są tam gotowe jako szablon, a pozycje otwarte pokazują się na wybrany dzień.

Źródła

• § 13 UStG – Powstanie obowiązku podatkowego
• § 14 UStG – Wystawianie faktur
• § 14c UStG – Nieprawidłowe lub nieuprawnione wykazanie podatku
• § 15 UStG – Odliczenie podatku naliczonego
• § 17 UStG – Zmiana podstawy opodatkowania
• § 19 UStG – Opodatkowanie małych przedsiębiorców
• § 20 UStG – Obliczanie podatku od wynagrodzeń pobranych
• § 632a BGB – Płatności częściowe
• § 650m BGB – Płatności częściowe i zabezpieczenie roszczenia o wynagrodzenie
• § 307 BGB – Kontrola treści ogólnych warunków umów
• § 11 EStG – Wpływy i wydatki
• § 355 BGB – Prawo odstąpienia w umowach konsumenckich
• BGH, wyrok z 07.03.2013 – VII ZR 162/12