SEPA-incassomachtiging: voorbeeld, verplichte gegevens en incasso

Om facturen bij uw klanten via automatische incasso te innen, hebt u vier dingen nodig: een crediteur-identificatienummer (Duits: Gläubiger-Identifikationsnummer) van de Deutsche Bundesbank (online, gratis), een overeenkomst met uw eigen bank over het incasseren, van elke klant een ondertekende SEPA-incassomachtiging en vóór elke incasso een aankondiging met bedrag en datum. De machtiging kunt u zelf opstellen met de voorbeeldtekst verderop. Houd rekening met één ding: uw klant kan een standaardincasso acht weken lang zonder opgave van redenen terughalen. Het geld is dus pas na twee maanden echt van u.

Dit artikel informeert algemeen en vervangt geen juridisch of fiscaal advies. Wat uw bank concreet verlangt, staat in uw incasso-overeenkomst – die gaat voor.

Inhoudsopgave

1. Is automatische incasso zinvol voor mijn bedrijf?
2. Wat u nodig hebt voordat de eerste incasso loopt
3. Crediteur-ID aanvragen: zo werkt het
4. Standaardincasso of bedrijfsincasso?
5. Wat in de machtiging moet – met voorbeeldtekst
6. Handtekening op papier, per e-mail of online?
7. Het machtigingskenmerk: één nummer per klant
8. Vooraankondiging: de klant moet het vooraf weten
9. Indienen bij de bank: termijnen en vervaldatum
10. Storno: wat er gebeurt en wat u mag doorberekenen
11. Hoe lang geldt een machtiging, hoe lang bewaart u die?
12. Veelgestelde vragen

Is automatische incasso zinvol voor mijn bedrijf?

Als u dezelfde klanten regelmatig facturen stuurt, bespaart automatische incasso u het aanmanen. Als u een klant één keer een groot bedrag in rekening brengt, levert incasso weinig op en brengt ze een risico mee.

De reden ligt in het recht op terugboeking. Bij een standaardincasso mag de klant het geld acht weken lang zonder opgave van redenen terughalen (§ 675x BGB). Bij een onderhoudscontract van 49 euro per maand is dat te overzien en gebeurt het praktisch nooit. Bij een eenmalige factuur van 6.000 euro is het een echt risico, want u hebt de prestatie al geleverd.

Automatische incasso past daarom bij:

• abonnementen, onderhouds- en servicecontracten, lidmaatschapsbijdragen, cursusgelden, huur van apparatuur of ruimten
• bedragen die maandelijks of per kwartaal gelijk blijven of binnen een overzichtelijke marge schommelen
• klanten die u kent en met wie u langer samenwerkt

Automatische incasso past niet bij eenmalige, hoge facturen aan nieuwe klanten. Daar zijn vooruitbetaling of een aanbetaling de betere weg.

Uw factuur verandert daarbij nauwelijks. U schrijft die zoals voorheen, alleen de betalingsvoorwaarde luidt anders: in plaats van “te betalen vóór” staat er dat u het bedrag op een bepaalde datum incasseert. Precies die datum heeft de factuur dan nodig als concrete vervaldatum, omdat ze daarmee tegelijk de aankondiging van de incasso is. Wie de betalingsvoorwaarde één keer in het factuurprogramma vastlegt, krijgt die datum op elk document automatisch berekend.

Wat u nodig hebt voordat de eerste incasso loopt

Voordat u de eerste euro incasseert, moeten drie dingen geregeld zijn. Ontbreekt er één, dan weigert uw bank de incasso.

De volgorde is belangrijk: eerst de crediteur-ID, want de bank wil die zien wanneer ze u tot de procedure toelaat. De Bundesbank zegt dat uitdrukkelijk: aan de crediteur-ID is “geen toelating tot het incasseren van incasso's verbonden. Die kan alleen worden verleend door de rekeninghoudende betaaldienstverlener van de aanvrager”. Toelaten betekent: u ondertekent bij uw bank een overeenkomst over het innen van vorderingen via incasso, in Duitsland kort Inkassovereinbarung genoemd. Daarin staan uw plichten, de kosten en vooral de prijs per storno.

Daarnaast hebt u een manier nodig om de incasso's in te dienen. Bij de meeste banken gaat dat rechtstreeks in het internetbankieren voor zakelijke klanten of via een bestand dat uw software aanmaakt. Vraag bij de afspraak met de bank welke weg zij aanbiedt.

Crediteur-ID aanvragen: zo werkt het

De crediteur-ID vraagt u in enkele minuten zelf aan bij de Bundesbank. Het kost niets en u hebt daarvoor niemand nodig die u helpt.

De aanvraag loopt uitsluitend online via het portaal van de Deutsche Bundesbank op extranet.bundesbank.de/scp/. Per post of telefoon gaat het niet. Na de aanvraag ontvangt u een e-mail met een bevestigingslink, volgens de Bundesbank “pas na enkele uren of, afhankelijk van het tijdstip van de aanvraag, pas op de volgende werkdag”. Klik binnen tien kalenderdagen op de link, anders verwijdert de Bundesbank de aanvraag.

Twee dingen moet u weten:

• Uw nummer bestaat maar één keer. Elke onderneming, elke persoon krijgt precies één crediteur-ID. Wie meerdere bedrijfsonderdelen wil scheiden, gebruikt daarvoor de drie vrij te kiezen posities in het midden van het nummer, niet een tweede ID.
• Betaal er niets voor. De Bundesbank waarschuwt sinds januari 2026 voor websites van particuliere aanbieders die de aanvraag tegen betaling “overnemen”. Het nummer is bij de Bundesbank zelf gratis.

Zo ziet een Duitse crediteur-ID eruit: DE98ZZZ09999999999 (voorbeeld van de Bundesbank). 18 posities: DE als landcode, twee controlecijfers, dan ZZZ als kenmerk van het bedrijfsonderdeel, dat u later zelf mag wijzigen, en elf posities als uw eigen kenmerk.

Standaardincasso of bedrijfsincasso?

Voor particuliere klanten bestaat alleen de standaardincasso. Voor zakelijke klanten kunt u daarnaast de bedrijfsincasso gebruiken, waarbij de klant het geld niet kan terughalen. De prijs daarvoor: uw klant moet de machtiging ook bij zijn bank registreren, anders wordt de incasso geweigerd.

De bedrijfsincasso klinkt aantrekkelijk, omdat het geld zeker is. In de praktijk mislukt ze vaak doordat de klant de tweede stap vergeet: hij moet zijn bank bevestigen dat hij u een bedrijfsincassomachtiging heeft verleend, en haar de machtigingsgegevens geven. Doet hij dat niet, dan weigert zijn bank de eerste incasso. Voor tien zakelijke klanten met vaste contracten kan het de moeite waard zijn. Voor een gemengd klantenbestand is de standaardincasso de weg met minder wrijving.

Juridisch berust het verschil op § 675e Abs. 4 BGB: met klanten die geen consument zijn, mag u het recht op terugboeking uitsluiten. Met particulieren mag u dat niet.

Wat in de machtiging moet – met voorbeeldtekst

Een machtiging is een blad met twee verklaringen van de klant en een paar verplichte gegevens. U mag het zelf vormgeven, zolang de inhoud klopt. De kop moet het woord “SEPA” bevatten.

De machtiging bevat twee verklaringen: de klant machtigt u om geld van zijn rekening te incasseren, en hij geeft zijn bank opdracht om deze incasso's uit te voeren. Beide staan in de voorbeeldtekst van de Deutsche Kreditwirtschaft (de koepel van de Duitse banken), die de banken in hun incasso-overeenkomsten voorschrijven.

Verplichte gegevens in de machtiging:

• kop “SEPA-Lastschriftmandat” (SEPA-incassomachtiging)
• uw naam en adres als begunstigde
• uw crediteur-identificatienummer
• het machtigingskenmerk (of de vermelding dat u het de klant achteraf meedeelt)
• naam van de klant als rekeninghouder, zijn IBAN
• vermelding of de machtiging geldt voor terugkerende betalingen of voor een eenmalige betaling
• plaats, datum en handtekening van de klant

Voorbeeldtekst voor terugkerende betalingen (standaardincasso):

Hieronder staat de officiële Duitse formulering van de Deutsche Kreditwirtschaft. De machtiging mag in een taal staan die de klant begrijpt; voor Duitse klanten gebruikt u deze Duitse tekst.

SEPA-Lastschriftmandat

Zahlungsempfänger: [Ihr Firmenname, Straße, PLZ Ort]
Gläubiger-Identifikationsnummer: [DE00ZZZ00000000000]
Mandatsreferenz: [wird separat mitgeteilt / Ihre Nummer]

Ich ermächtige (Wir ermächtigen) [Ihr Firmenname], Zahlungen von meinem (unserem) Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein (weisen wir unser) Kreditinstitut an, die von [Ihr Firmenname] auf mein (unser) Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.

Hinweis: Ich kann (Wir können) innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem (unserem) Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.

Zahlungsart: wiederkehrende Zahlung

Kontoinhaber: [Vorname Nachname / Firma]
IBAN: [DE __ ____ ____ ____ ____ __]

[Ort, Datum] [Unterschrift des Kontoinhabers]

Vertaald betekent dit ongeveer het volgende. Eerste verklaring: de klant machtigt uw bedrijf om betalingen van zijn rekening via incasso te innen. Tweede verklaring: hij geeft tegelijk zijn bank opdracht om de incasso's die uw bedrijf op zijn rekening trekt, uit te voeren. Toelichting: de klant kan binnen acht weken, te rekenen vanaf de datum van afschrijving, terugbetaling van het afgeschreven bedrag verlangen; daarbij gelden de voorwaarden die hij met zijn bank heeft afgesproken. De velden erboven en eronder zijn: begunstigde (uw bedrijfsnaam, straat, postcode en plaats), crediteur-identificatienummer, machtigingskenmerk (wordt apart meegedeeld of uw nummer), betalingswijze (terugkerende betaling), rekeninghouder, IBAN, plaats, datum en handtekening van de rekeninghouder.

Voor een eenmalige incasso vervangt u in de eerste zin “Zahlungen” door “einmalig eine Zahlung” en vult u bij betalingswijze (Zahlungsart) “einmalige Zahlung” in.

Bij een bedrijfsincasso luidt de toelichting anders. In plaats van de acht weken staat er dat de machtiging alleen dient voor incasso van rekeningen van ondernemingen, dat de klant na de uitvoering geen terugbetaling kan verlangen en dat hij zijn bank tot de vervaldatum opdracht mag geven de incasso niet uit te voeren. De exacte formulering krijgt u van uw bank.

Twee regels over de taal: de machtiging moet in een taal staan die de klant begrijpt of die uw contractstaal is. Voor klanten in het buitenland met wie u in het Engels onderhandelt, gebruikt u een Engelse machtiging.

Handtekening op papier, per e-mail of online?

Juridisch mag u de machtiging ook online verkrijgen. Of uw bank dat accepteert, beslist zij alleen, en bij een geschil moet u bewijzen dat de klant de machtiging werkelijk heeft verleend. Wie geen risico wil lopen, laat op papier ondertekenen.

De Bundesbank formuleert het zo: in Duitsland bestaan “geen bijzondere wettelijke voorschriften over de wijze waarop incassomachtigingen worden verleend”, machtigingen kunnen “in principe ook via internet worden verleend”. De verlening richt zich “uitsluitend naar de contractuele afspraken, in het bijzonder naar de incasso-overeenkomst” met uw bank. En: u draagt “de stelplicht en bewijslast voor het bestaan van een door de betaler geautoriseerde machtiging”.

Dat betekent voor de praktijk:

• Papier met handtekening is de standaard die de model-incasso-overeenkomst van de Duitse banken verlangt (“schriftelijk en door de betalingsplichtige ondertekend”). Ingescand volstaat om te bewaren, het origineel hoeft niet in de la te liggen.
• Online of per klik gaat alleen als uw bank het in de incasso-overeenkomst toestaat. Vraag dat bij de afspraak uitdrukkelijk. Zonder die toezegging loopt u het risico dat de bank een machtiging bij navraag niet erkent.
• Een e-mail met “ja, incasseer maar” is geen machtiging. De verplichte gegevens en de handtekening ontbreken.

Betwist een klant dat hij de machtiging heeft verleend, dan vraagt uw bank die bij u op. De model-incasso-overeenkomst geeft u daarvoor zeven werkdagen. Kunt u die niet overleggen, dan geldt de incasso als niet geautoriseerd, en de klant kan die 13 maanden lang terughalen.

Het machtigingskenmerk: één nummer per klant

Elke machtiging krijgt van u een eigen nummer, het machtigingskenmerk (Duits: Mandatsreferenz). Het mag maximaal 35 tekens lang zijn, letters en cijfers, en mag maar één keer worden uitgegeven. Het eenvoudigst neemt u uw klantnummer, bij meerdere machtigingen per klant met een volgnummer erachter.

Het machtigingskenmerk en uw crediteur-ID samen identificeren de machtiging eenduidig. Beide verschijnen later op het rekeningafschrift van uw klant en bij elke incasso die u indient. U mag het kenmerk al in de machtiging zetten of het de klant achteraf meedelen, bijvoorbeeld met de eerste factuur.

Geef het kenmerk nooit dubbel uit en wijzig het niet achteraf. Uw bank en de bank van de klant herkennen daaraan of een incasso bij een bekende machtiging hoort.

Vooraankondiging: de klant moet het vooraf weten

Voordat u incasseert, moet de klant weten wanneer u welk bedrag afschrijft. De standaardtermijn is 14 kalenderdagen vóór de vervaldatum. U mag met de klant een kortere termijn afspreken, en u mag de aankondiging gewoon op de factuur zetten.

Deze aankondiging heet vooraankondiging of pre-notification (Duits: Vorabankündigung). Ze heeft volgens de Bundesbank twee gegevens nodig: “de vervaldatum en het exacte bedrag”. Elke mededeling is daarvoor geschikt, “bijv. factuur, polis, contract”. Een aparte brief is niet nodig.

Eén zin op de factuur volstaat:

Het bedrag van 149,00 euro incasseren wij op 15 oktober 2026 via SEPA-incasso van uw rekening (crediteur-ID DE00ZZZ00000000000, machtigingskenmerk K-1234).

Crediteur-ID en machtigingskenmerk zijn in de aankondiging niet verplicht, maar gebruikelijk en nuttig, omdat de klant de afschrijving daaraan op zijn rekeningafschrift herkent.

De 14 dagen mag u verkorten als u dat met de klant afspreekt, bijvoorbeeld in de machtiging of in het contract. De regelgeving noemt geen ondergrens, ze zegt alleen: een “andere termijn” is mogelijk. Gebruikelijk is een zin als “De termijn voor de vooraankondiging wordt verkort tot drie dagen”. Zonder afspraak gelden de 14 dagen.

Voor vaste bedragen die altijd gelijk zijn, gaat het nog eenvoudiger: bij terugkerende incasso's “met gelijke of vaststaande incassobedragen” volstaat één kennisgeving vóór de eerste incasso met alle vervaldata. Een onderhoudscontract van 49 euro op de 1e van elke maand heeft dus maar één aankondiging nodig, geen twaalf.

Indienen bij de bank: termijnen en vervaldatum

De incasso moet uiterlijk één werkdag vóór de vervaldatum bij de bank van de klant zijn. Uw eigen bank heeft daarvoor aanlooptijd nodig en noemt u in de incasso-overeenkomst een tijdstip. Dien dus twee werkdagen vóór de vervaldatum in, dan zit u goed.

Sinds 21 november 2016 geldt in heel Europa dezelfde termijn voor alle incasso's: één werkdag vóór de vervaldatum, of het nu een eerste of een terugkerende incasso is, een standaard- of een bedrijfsincasso. De vroegere termijnen van vijf en twee dagen zijn volgens de Bundesbank “vervallen”. Eerder dan 14 kalenderdagen vóór de vervaldatum mag u een incasso niet indienen.

Wat u bij het indienen opgeeft:

De vervaldatum is de dag waarop de rekening van de klant wordt belast. Valt die op een weekend of een feestdag, dan verschuift uw bank die naar de volgende werkdag. Het geld staat in de regel dezelfde dag op uw rekening, maar onder voorbehoud: komt de incasso terug, dan boekt de bank de bijschrijving weer af.

Storno: wat er gebeurt en wat u mag doorberekenen

Komt een incasso terug (Duits: Rücklastschrift), dan haalt uw bank het geld weer van uw rekening en brengt u kosten in rekening. De bankkosten mag u de klant als schade doorberekenen als hij de terugboeking heeft veroorzaakt. Een extra “administratievergoeding” voor uw eigen werk mag u niet vragen.

De meest voorkomende redenen voor een storno:

• De rekening van de klant heeft onvoldoende saldo.
• De klant maakt bezwaar bij zijn bank of haalt het geld binnen de acht weken terug.
• De rekening is opgeheven of de IBAN klopt niet.
• De rekening laat geen incasso's toe.
• Er is geen geldige machtiging (terugboekingsreden “no valid mandate”).

De bank van de klant mag een standaardincasso tot vijf werkdagen na de afschrijving terugboeken, een bedrijfsincasso tot drie. Daar komt bij de standaardincasso het recht van de klant bij om het geld acht weken lang terug te halen. Daarna is het geld zeker, mits er een geldige machtiging is.

Wat u de klant mag doorberekenen: het Bundesgerichtshof (de hoogste Duitse rechter in civiele zaken) heeft in 2009 beslist dat een vast bedrag van 50 euro per storno in algemene voorwaarden ongeldig is (BGH, arrest van 17 september 2009, Xa ZR 40/08). De reden: vergoeding is er alleen voor de schade die door de storno ontstaat, dus de kosten die uw bank u in rekening brengt. Uw eigen werktijd voor het nabellen is geen schade, maar inspanning voor de afwikkeling van het contract. Van wie geen saldo aanhoudt, “kan de schuldeiser vergoeding van de daaruit ontstane schade verlangen”, niet meer. Zet daarom geen vast bedrag in uw algemene voorwaarden, maar bereken de werkelijke bankkosten door met bewijsstuk.

Komt een incasso terug met de reden “no valid mandate”, dan mag u op die machtiging geen verdere incasso trekken. Klaar de zaak op met de klant en vraag een nieuwe machtiging.

Na een storno is de factuur open zoals elke andere. Hoe u dan verdergaat, staat in het artikel Klant betaalt niet: wat te doen.

Hoe lang geldt een machtiging, hoe lang bewaart u die?

Een machtiging geldt onbeperkt, zolang u ze gebruikt. Liggen er tussen twee incasso's meer dan 36 maanden, dan vervalt ze en hebt u een nieuwe nodig. Bewaren moet u de machtiging minstens 14 maanden na de laatste incasso, en daarnaast volgens de algemene bewaartermijnen voor bedrijfsadministratie.

De 36 maanden tellen vanaf de laatste ingediende incasso, ook als die terugkwam. De banken controleren dat niet, het is uw plicht. Een klant die drie jaar heeft gepauzeerd, krijgt vóór de volgende incasso een nieuwe machtiging voorgelegd.

Bij het bewaren gelden twee termijnen naast elkaar. De model-incasso-overeenkomst verlangt dat u de machtiging na het vervallen “nog gedurende een periode van minstens 14 maanden, gerekend vanaf de indieningsdatum van de laatste geïncasseerde incasso” bewaart. Dat dekt de 13 maanden waarin de klant een incasso zonder machtiging zou kunnen terughalen. Daarnaast gelden de bewaartermijnen volgens § 257 HGB en § 147 AO voor bedrijfsadministratie. Als wat de machtiging daar moet worden ingedeeld, legt geen officiële instantie vast. Wie ze samen met de facturen van de klant bewaart, zit aan de veilige kant. Een scan volstaat, het origineel hoeft volgens de Bundesbank niet te worden bewaard.

Zegt de klant de machtiging op, dan mag hij dat op elk moment bij u of bij zijn bank. Vanaf dan incasseert u niets meer. Stuur hem de nog openstaande facturen met een normale betalingstermijn.

Veelgestelde vragen

Kan ik als particulier of vereniging incasso's innen?

Ja. De Bundesbank geeft de crediteur-ID ook af aan natuurlijke personen en personenverenigingen met zetel in Duitsland. Verenigingen innen zo al jaren hun lidmaatschapsbijdragen. De weg is dezelfde als voor bedrijven: crediteur-ID, incasso-overeenkomst met de bank, machtiging per lid.

Wat gebeurt er als ik vergeet de incasso aan te kondigen?

De incasso is daardoor niet ongeldig, maar u schendt uw plicht uit de incasso-overeenkomst, en de klant heeft een reden meer om het geld terug te halen. De aankondiging kost niets als ze op de factuur staat. Maak er een gewoonte van.

Moet ik de overstap van factuur naar incasso met elke klant opnieuw afspreken?

Ja, elke klant moet een machtiging ondertekenen. Een clausule in uw algemene voorwaarden vervangt dat niet. Het eenvoudigst voegt u de machtiging bij het contract of bij de eerste factuur en blijft u overschrijving aanbieden tot ze terug is.

Kan ik ook bij klanten in het buitenland incasseren?

Ja, binnen de SEPA-zone. Daartoe behoren alle EU-landen en enkele andere, zoals Zwitserland en Noorwegen. De machtiging moet dan in een taal staan die de klant begrijpt; bij twijfel in het Engels.

Verandert er iets aan btw of boekhouding?

Nee. De factuur schrijft u zoals voorheen met alle verplichte gegevens, de incasso is alleen een andere weg waarlangs het geld bij u komt. De betaling boekt u zoals een overschrijving. Komt een incasso terug, dan boekt u de terugboeking en de bankkosten als aparte posten.

Geldt de controle van de naam van de ontvanger sinds oktober 2025 ook voor incasso's?

Nee. De controle of naam en IBAN bij elkaar passen, geldt sinds 9 oktober 2025 voor overschrijvingen en instantoverschrijvingen. Incasso's vallen er niet onder.

Verandert er in 2026 iets aan de regels?

Niets wat u in de praktijk merkt. De huidige regelgeving geldt sinds 5 oktober 2025. De volgende versie verschijnt in november 2026 en geldt pas vanaf november 2027. Daarin wordt onder meer besproken of incasso's in de toekomst nog op de vervaldatum zelf mogen worden ingediend. Besloten is dat niet.

Wie regelmatig incasseert, heeft vooral overzicht nodig: welke factuur hoort bij welke incasso en wat kwam er terug. Easy Invoice gratis proberen – betalingsvoorwaarden staan daar als sjabloon klaar, de vervaldatum staat als datum op het document.

Bronnen

• Deutsche Bundesbank: Crediteur-identificatienummer – aanvraag en uitgifte
• Deutsche Bundesbank: In 10 stappen naar uw crediteur-identificatienummer
• Deutsche Bundesbank: Waarschuwing bij de aanvraag van het crediteur-identificatienummer (januari 2026)
• Deutsche Bundesbank: Procedurebeschrijving voor de toekenning van het crediteur-identificatienummer (PDF)
• Deutsche Bundesbank: Vragen en antwoorden over SEPA
• Deutsche Bundesbank: Procedureregels SEPA-incasso, geldig vanaf 5 oktober 2025 (PDF)
• European Payments Council: SEPA Direct Debit Core Rulebook 2025, versie 1.1 (PDF)
• European Payments Council: SEPA Direct Debit B2B Rulebook 2025, versie 1.1 (PDF)
• Die Deutsche Kreditwirtschaft: Voorbeeldformulieren SEPA-bedrijfsincassomachtiging (PDF)
• § 675x BGB – Recht op terugbetaling bij geautoriseerde incasso
• § 676b BGB – Melding van niet-geautoriseerde betalingstransacties
• § 675e BGB – Afwijkende afspraken
• § 309 Nr. 5 BGB – Forfaitaire schadevergoeding
• BGH, arrest van 17 september 2009, Xa ZR 40/08 (PDF)
• § 257 HGB – Bewaren van documenten
• § 147 AO – Voorschriften voor het bewaren van documenten
• Deutsche Bundesbank: Vragen en antwoorden over instantoverschrijvingen en controle van de ontvanger
• European Payments Council: Openbare raadpleging over de wijzigingsverzoeken 2026, SDD Core (PDF)