Mandato SEPA: modello, dati obbligatori e addebito ai clienti

Per incassare le fatture dai suoi clienti tramite addebito diretto le servono quattro cose: un numero di identificazione del creditore (Gläubiger-Identifikationsnummer) rilasciato dalla Deutsche Bundesbank (online, gratuito), un accordo con la sua banca per l'incasso tramite addebito diretto, un mandato di addebito diretto SEPA firmato da ogni cliente e, prima di ogni addebito, un preavviso con importo e data. Il mandato può redigerlo da sé con il testo modello riportato più avanti. Tenga conto di una cosa: il suo cliente può riprendersi un addebito diretto Core per otto settimane senza indicare alcun motivo. Il denaro è quindi davvero suo solo dopo due mesi.

Questo articolo fornisce informazioni generali e non sostituisce una consulenza legale o fiscale. Ciò che la sua banca richiede concretamente è scritto nel suo accordo di incasso (Inkassovereinbarung), che prevale.

Indice

1. Conviene l'addebito diretto alla mia attività?
2. Cosa le serve prima del primo addebito
3. Richiedere l'ID creditore: come si fa
4. Addebito Core o addebito B2B?
5. Cosa deve contenere il mandato – con testo modello
6. Firma su carta, via e-mail o online?
7. Il riferimento del mandato: un numero per cliente
8. Preavviso: il cliente deve saperlo prima
9. Presentazione alla banca: termini e scadenza
10. Storno: cosa succede e cosa può addebitare
11. Quanto vale un mandato e per quanto tempo va conservato?
12. Domande frequenti

Conviene l'addebito diretto alla mia attività?

Se emette fatture regolarmente agli stessi clienti, l'addebito diretto le risparmia i solleciti. Se addebita a un cliente una sola volta un importo elevato, serve a poco e comporta un rischio.

Il motivo sta nel diritto di rimborso. Con un addebito diretto Core il cliente può riprendersi il denaro per otto settimane senza indicare motivi (§ 675x BGB). Per un contratto di manutenzione da 49 euro al mese è sopportabile e in pratica non accade quasi mai. Per una fattura una tantum da 6.000 euro è un rischio reale, perché la prestazione l'ha già eseguita.

L'addebito diretto è quindi adatto a:

• abbonamenti, contratti di manutenzione e assistenza, quote associative, rette di corsi, canoni di noleggio per attrezzature o locali
• importi che restano uguali ogni mese o trimestre oppure oscillano entro limiti contenuti
• clienti che conosce e con cui collabora da tempo

L'addebito diretto non è adatto a fatture una tantum elevate verso nuovi clienti. In questi casi pagamento anticipato o acconto sono la strada migliore.

La sua fattura cambia poco. La scrive come prima, cambia solo la condizione di pagamento: al posto di «pagabile entro» indica che incasserà l'importo a una data precisa. Proprio questa data serve alla fattura come data di scadenza concreta, perché la fattura è al tempo stesso il preavviso dell'addebito. Chi memorizza una volta la condizione di pagamento nel programma di fatturazione ottiene questa data calcolata automaticamente su ogni documento.

Cosa le serve prima del primo addebito

Prima di incassare il primo euro devono essere pronte tre cose. Se ne manca una, la sua banca rifiuta l'addebito.

L'ordine è importante: prima l'ID creditore, perché la banca vuole vederlo quando la abilita alla procedura. La Bundesbank lo dice espressamente: con l'ID creditore «non è collegata alcuna abilitazione all'incasso di addebiti diretti. Questa può essere concessa solo dal prestatore di servizi di pagamento presso cui il richiedente detiene il conto». Abilitare significa: firma presso la sua banca un accordo sull'incasso di crediti tramite addebiti diretti, spesso chiamato in breve Inkassovereinbarung. Vi sono indicati i suoi obblighi, le commissioni e soprattutto il prezzo per ogni storno.

Le serve inoltre un modo per presentare gli addebiti. Presso la maggior parte delle banche è possibile direttamente nell'online banking per clienti business oppure tramite un file generato dal suo software. All'appuntamento con la banca chieda quale via offre.

Richiedere l'ID creditore: come si fa

L'ID creditore lo richiede da sé in pochi minuti presso la Bundesbank. Non costa nulla e non le serve nessuno che la aiuti.

La richiesta avviene esclusivamente online tramite il portale della Deutsche Bundesbank all'indirizzo extranet.bundesbank.de/scp/. Per posta o telefono non è possibile. Dopo la richiesta riceve un'e-mail con un link di conferma, secondo la Bundesbank «solo dopo alcune ore oppure, a seconda del momento della richiesta, solo il giorno lavorativo successivo». Clicchi il link entro dieci giorni di calendario, altrimenti la Bundesbank cancella la richiesta.

Due cose da sapere:

• Il suo numero esiste una sola volta. Ogni impresa, ogni persona riceve esattamente un ID creditore. Chi vuole separare più rami di attività usa le tre posizioni a scelta libera al centro del numero, non un secondo ID.
• Non paghi nulla. Dal gennaio 2026 la Bundesbank mette in guardia da siti internet di operatori privati che «si occupano» della richiesta a pagamento. Presso la Bundesbank stessa il numero è gratuito.

Ecco come appare un ID creditore tedesco: DE98ZZZ09999999999 (esempio della Bundesbank). 18 posizioni: DE come codice paese, due cifre di controllo, poi ZZZ come identificativo del ramo di attività, che potrà modificare in seguito da sé, e undici posizioni come suo identificativo.

Addebito Core o addebito B2B?

Per i clienti privati esiste solo l'addebito diretto Core (Basislastschrift). Con i clienti business può usare in aggiunta l'addebito diretto B2B (Firmenlastschrift), con cui il cliente non può riprendersi il denaro. Il prezzo: il suo cliente deve depositare il mandato anche presso la propria banca, altrimenti l'addebito viene rifiutato.

L'addebito B2B suona attraente perché il denaro non può tornare indietro. Nella pratica fallisce spesso perché il cliente dimentica il secondo passaggio: deve confermare alla propria banca di averle rilasciato un mandato B2B e trasmetterle i dati del mandato. Se non lo fa, la sua banca respinge il primo addebito. Con dieci clienti business con contratti fissi può convenire. Con una clientela eterogenea l'addebito Core è la via con meno attriti.

Dal punto di vista giuridico la differenza si fonda sul § 675e comma 4 BGB: con clienti che non sono consumatori può escludere il diritto di rimborso. Con le persone private non può.

Cosa deve contenere il mandato – con testo modello

Un mandato è un foglio con due dichiarazioni del cliente e alcuni dati obbligatori. Può impostarlo come preferisce, purché il contenuto sia corretto. L'intestazione deve contenere la parola «SEPA».

Il mandato contiene due dichiarazioni: il cliente la autorizza a prelevare denaro dal suo conto e dà istruzione alla propria banca di eseguire questi addebiti. Entrambe sono nel testo modello della Deutsche Kreditwirtschaft (l'associazione del settore bancario tedesco), che le banche prescrivono nei loro accordi di incasso.

Dati obbligatori nel mandato:

• intestazione «SEPA-Lastschriftmandat» (mandato di addebito diretto SEPA)
• il suo nome e il suo indirizzo come beneficiario
• il suo numero di identificazione del creditore
• il riferimento del mandato (o l'indicazione che lo comunicherà al cliente in seguito)
• nome del cliente come titolare del conto, il suo IBAN
• indicazione se il mandato vale per pagamenti ricorrenti o per un pagamento singolo
• luogo, data e firma del cliente

Testo modello per pagamenti ricorrenti (addebito Core):

Quello che segue è il testo ufficiale tedesco della Deutsche Kreditwirtschaft e resta qui nella formulazione originale. Il mandato può essere redatto in una lingua che il cliente comprende; una traduzione indicativa segue dopo il testo.

SEPA-Lastschriftmandat

Zahlungsempfänger: [Ihr Firmenname, Straße, PLZ Ort]
Gläubiger-Identifikationsnummer: [DE00ZZZ00000000000]
Mandatsreferenz: [wird separat mitgeteilt / Ihre Nummer]

Ich ermächtige (Wir ermächtigen) [Ihr Firmenname], Zahlungen von meinem (unserem) Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein (weisen wir unser) Kreditinstitut an, die von [Ihr Firmenname] auf mein (unser) Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.

Hinweis: Ich kann (Wir können) innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem (unserem) Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.

Zahlungsart: wiederkehrende Zahlung

Kontoinhaber: [Vorname Nachname / Firma]
IBAN: [DE __ ____ ____ ____ ____ __]

[Ort, Datum] [Unterschrift des Kontoinhabers]

Traduzione indicativa: con la prima dichiarazione il cliente autorizza [il suo nome aziendale] a incassare pagamenti dal proprio conto tramite addebito diretto. Con la seconda dà istruzione al proprio istituto di credito di eseguire gli addebiti che [il suo nome aziendale] presenta sul suo conto. L'avvertenza dice che il cliente può chiedere il rimborso dell'importo addebitato entro otto settimane a partire dalla data dell'addebito e che valgono le condizioni concordate con il proprio istituto di credito. Seguono il tipo di pagamento (pagamento ricorrente), il titolare del conto, l'IBAN, luogo, data e firma del titolare del conto.

Per un addebito singolo sostituisca nella prima frase «Zahlungen» (pagamenti) con «einmalig eine Zahlung» (un solo pagamento) e indichi come tipo di pagamento «einmalige Zahlung» (pagamento singolo).

Con un addebito B2B l'avvertenza è diversa. Al posto delle otto settimane vi è scritto che il mandato serve solo all'incasso da conti di imprese, che il cliente non può chiedere alcun rimborso dopo l'esecuzione e che può dare istruzione alla propria banca, fino al giorno di scadenza, di non eseguire l'addebito. La formulazione esatta la prescrive la sua banca.

Due regole sulla lingua: il mandato deve essere redatto in una lingua che il cliente comprende o che è la lingua del suo contratto. Per clienti all'estero con cui tratta in inglese usi un mandato in inglese.

Firma su carta, via e-mail o online?

Dal punto di vista giuridico può raccogliere il mandato anche online. Se la sua banca lo accetta, lo decide la banca da sola, e in caso di controversia deve dimostrare che il cliente ha davvero rilasciato il mandato. Chi vuole evitare rischi fa firmare su carta.

La Bundesbank lo formula così: in Germania non esistono «particolari disposizioni di legge riguardo alle modalità di rilascio dei mandati di addebito diretto», i mandati possono «in linea di principio essere rilasciati anche via internet». Il rilascio dipende «esclusivamente dagli accordi contrattuali, in particolare dall'accordo di incasso» con la sua banca. E: lei ha «l'onere di allegazione e di prova dell'esistenza di un mandato autorizzato dal pagatore».

Nella pratica quotidiana significa:

• Carta con firma è lo standard richiesto dall'accordo di incasso modello del settore bancario («in forma scritta e firmato dal debitore»). Per la conservazione basta una scansione, non serve tenere l'originale nel cassetto.
• Online o con un clic è possibile solo se la sua banca lo ammette nell'accordo di incasso. Lo chieda espressamente all'appuntamento. Senza questa conferma rischia che la banca non riconosca un mandato in caso di verifica.
• Un'e-mail con «sì, addebitate pure» non è un mandato. Mancano i dati obbligatori e la firma.

Se un cliente contesta di aver rilasciato il mandato, la sua banca glielo richiede. L'accordo di incasso modello le concede sette giorni lavorativi. Se non può presentarlo, l'addebito è considerato non autorizzato e il cliente può riprenderselo per 13 mesi.

Il riferimento del mandato: un numero per cliente

Ogni mandato riceve da lei un proprio numero, il riferimento del mandato (Mandatsreferenz). Può avere fino a 35 caratteri, lettere e cifre, e può essere assegnato una sola volta. La cosa più semplice è usare il suo numero cliente, con un numero progressivo in coda se un cliente ha più mandati.

Il riferimento del mandato e il suo ID creditore insieme identificano il mandato in modo univoco. Entrambi compaiono in seguito sull'estratto conto del suo cliente e in ogni addebito che presenta. Può scrivere il riferimento già nel mandato oppure comunicarlo al cliente in seguito, per esempio con la prima fattura.

Non assegni mai due volte lo stesso riferimento e non lo modifichi in seguito. La sua banca e quella del cliente riconoscono da questo se un addebito appartiene a un mandato noto.

Preavviso: il cliente deve saperlo prima

Prima di addebitare, il cliente deve sapere quando preleverà quale importo. Il termine ordinario è di 14 giorni di calendario prima della scadenza. Può concordare con il cliente un termine più breve e può scrivere il preavviso direttamente sulla fattura.

Questo avviso si chiama preavviso o pre-notification (Vorabankündigung). Secondo la Bundesbank richiede due indicazioni: «la data di scadenza e l'importo esatto». È adatta qualsiasi comunicazione, «ad esempio fattura, polizza, contratto». Non serve una lettera a parte.

Basta una frase sulla fattura:

L'importo di 149,00 euro sarà addebitato sul suo conto il 15 ottobre 2026 tramite addebito diretto SEPA (ID creditore DE00ZZZ00000000000, riferimento del mandato K-1234).

ID creditore e riferimento del mandato non sono obbligatori nel preavviso, ma sono usuali e utili, perché il cliente riconosce così l'addebito sul proprio estratto conto.

I 14 giorni possono essere ridotti se lo concorda con il cliente, per esempio nel mandato o nel contratto. I regolamenti non indicano un limite minimo, dicono solo che è possibile «un termine diverso». È usuale una frase come «Il termine per il preavviso è ridotto a tre giorni». Senza accordo valgono i 14 giorni.

Per importi fissi sempre uguali è ancora più semplice: per addebiti ricorrenti «con importi uguali o prestabiliti» basta una comunicazione unica prima del primo addebito con tutte le date di scadenza. Un contratto di manutenzione da 49 euro il 1° di ogni mese richiede quindi un solo preavviso, non dodici.

Presentazione alla banca: termini e scadenza

L'addebito deve arrivare alla banca del cliente al più tardi un giorno lavorativo prima del giorno di scadenza. La sua banca ha bisogno di tempo per l'elaborazione e le indica un orario nell'accordo di incasso. Presenti quindi l'addebito due giorni lavorativi prima della scadenza e sarà nei tempi.

Dal 21 novembre 2016 vale in tutta Europa lo stesso termine per tutti gli addebiti: un giorno lavorativo prima della scadenza, che si tratti del primo addebito o di uno ricorrente, Core o B2B. I termini precedenti di cinque e due giorni sono secondo la Bundesbank «decaduti». Non può presentare un addebito prima di 14 giorni di calendario dal giorno di scadenza.

Cosa indica al momento della presentazione:

La data di scadenza è il giorno in cui il conto del cliente viene addebitato. Se cade in un fine settimana o in un giorno festivo, la sua banca la sposta al giorno lavorativo successivo. Il denaro di norma è sul suo conto lo stesso giorno, però con riserva: se l'addebito torna indietro, la banca storna l'accredito.

Storno: cosa succede e cosa può addebitare

Se un addebito torna indietro, la sua banca preleva di nuovo il denaro dal suo conto e le addebita una commissione. La commissione bancaria può riaddebitarla al cliente come danno, se è stato lui a causare la restituzione. Un ulteriore «forfait di gestione» per il suo lavoro non può pretenderlo.

I motivi più frequenti di uno storno:

• Il conto del cliente non ha copertura.
• Il cliente si oppone presso la propria banca o si riprende il denaro entro le otto settimane.
• Il conto è stato chiuso o l'IBAN non è corretto.
• Il conto non ammette addebiti diretti.
• Non esiste un mandato valido (motivo di restituzione «no valid mandate»).

La banca del cliente può restituire un addebito Core fino a cinque giorni lavorativi dopo l'addebito sul conto, un addebito B2B fino a tre. Per l'addebito Core si aggiunge il diritto di rimborso del cliente di otto settimane. Dopo, il denaro non può più tornare indietro, purché esista un mandato valido.

Cosa può addebitare al cliente: la Corte federale di giustizia tedesca (Bundesgerichtshof) ha stabilito nel 2009 che un forfait di 50 euro per ogni storno nelle condizioni generali di contratto è inefficace (BGH, sentenza del 17 settembre 2009, Xa ZR 40/08). Il motivo: il risarcimento spetta solo per il danno causato dallo storno, cioè la commissione che la sua banca le addebita. Il suo tempo di lavoro per i solleciti non è un danno, ma un onere di gestione del contratto. Se il cliente non mantiene la copertura, «il creditore può chiedere il risarcimento del danno che ne deriva», non di più. Non scriva quindi nelle sue condizioni generali un forfait fisso, ma addebiti la commissione bancaria effettiva con giustificativo.

Se un addebito torna con il motivo «no valid mandate», non può presentare altri addebiti su questo mandato. Chiarisca il caso con il cliente e raccolga un nuovo mandato.

Dopo uno storno la fattura è aperta come ogni altra. Come procedere è spiegato nell'articolo Il cliente non paga: cosa fare.

Quanto vale un mandato e per quanto tempo va conservato?

Un mandato vale senza limiti di tempo finché lo usa. Se tra due addebiti passano più di 36 mesi, si estingue e le serve un nuovo mandato. Deve conservare il mandato per almeno 14 mesi dopo l'ultimo addebito, e inoltre secondo i termini generali di conservazione dei documenti aziendali.

I 36 mesi si contano dall'ultimo addebito presentato, anche se è tornato indietro. Le banche non lo verificano, è un suo obbligo. A un cliente che ha fatto una pausa di tre anni va presentato un nuovo mandato prima del prossimo addebito.

Per la conservazione valgono due termini in parallelo. L'accordo di incasso modello richiede di conservare il mandato dopo l'estinzione «ancora per un periodo di almeno 14 mesi, calcolato dalla data di presentazione dell'ultimo addebito incassato». Questo copre i 13 mesi in cui il cliente potrebbe riprendersi un addebito senza mandato. Accanto valgono i termini di conservazione dei documenti aziendali secondo il § 257 HGB e il § 147 AO. Come classificare il mandato in quel contesto non lo stabilisce alcun ente ufficiale. Chi lo conserva insieme alle fatture del cliente è al riparo da sorprese. Basta una scansione, secondo la Bundesbank l'originale non deve essere conservato.

Se il cliente revoca il mandato, può farlo in qualsiasi momento presso di lei o presso la propria banca. Da quel momento non addebita più nulla. Gli invii le fatture ancora aperte con un normale termine di pagamento.

Domande frequenti

Posso incassare addebiti diretti come persona privata o associazione?

Sì. La Bundesbank rilascia l'ID creditore anche a persone fisiche e associazioni di persone con sede in Germania. Le associazioni incassano così le quote associative da anni. La strada è la stessa delle imprese: ID creditore, accordo di incasso con la banca, mandato per ogni socio.

Cosa succede se dimentico di preavvisare l'addebito?

L'addebito non è per questo invalido, ma lei viola il suo obbligo derivante dall'accordo di incasso e il cliente ha un motivo in più per riprendersi il denaro. Il preavviso non costa nulla se sta sulla fattura. Ne faccia un'abitudine.

Devo concordare di nuovo con ogni cliente il passaggio da fattura ad addebito diretto?

Sì, ogni cliente deve firmare un mandato. Una clausola nelle sue condizioni generali non lo sostituisce. La cosa più semplice è allegare il mandato al contratto o alla prima fattura e continuare a offrire il bonifico finché non torna firmato.

Posso incassare anche da clienti all'estero?

Sì, all'interno dell'area SEPA. Ne fanno parte tutti i paesi UE e alcuni altri, per esempio Svizzera e Norvegia. Il mandato deve allora essere redatto in una lingua che il cliente comprende; in caso di dubbio in inglese.

Cambia qualcosa per l'IVA o la contabilità?

No. La fattura la scrive come prima con tutti i dati obbligatori, l'addebito diretto è solo un altro modo con cui il denaro arriva a lei. L'incasso si registra come un bonifico. Se un addebito torna indietro, registra il riaddebito e la commissione bancaria come operazioni separate.

La verifica del beneficiario in vigore da ottobre 2025 vale anche per gli addebiti diretti?

No. La verifica della corrispondenza tra nome e IBAN vale dal 9 ottobre 2025 per i bonifici e i bonifici istantanei. Gli addebiti diretti non sono interessati.

Cambia qualcosa nelle regole nel 2026?

Nulla che noterà nella pratica quotidiana. I regolamenti attuali sono in vigore dal 5 ottobre 2025. La prossima versione esce nel novembre 2026 e vale solo da novembre 2027. Vi si discute tra l'altro se in futuro gli addebiti potranno essere presentati ancora il giorno stesso della scadenza. Non è stato deciso.

Chi incassa regolarmente ha bisogno soprattutto di una visione d'insieme: quale fattura appartiene a quale addebito e cosa è tornato indietro. Provi Easy Invoice gratuitamente – le condizioni di pagamento sono lì pronte come modello, la data di scadenza compare come data sul documento.

Fonti

• Deutsche Bundesbank: numero di identificazione del creditore – richiesta e rilascio
• Deutsche Bundesbank: in 10 passi al suo numero di identificazione del creditore
• Deutsche Bundesbank: avviso sulla richiesta del numero di identificazione del creditore (gennaio 2026)
• Deutsche Bundesbank: descrizione della procedura di assegnazione del numero di identificazione del creditore (PDF)
• Deutsche Bundesbank: domande e risposte sulla SEPA
• Deutsche Bundesbank: regole procedurali per l'addebito diretto SEPA, in vigore dal 5 ottobre 2025 (PDF)
• European Payments Council: SEPA Direct Debit Core Rulebook 2025, versione 1.1 (PDF)
• European Payments Council: SEPA Direct Debit B2B Rulebook 2025, versione 1.1 (PDF)
• Die Deutsche Kreditwirtschaft: moduli di esempio per il mandato di addebito diretto SEPA B2B (PDF)
• § 675x BGB – diritto al rimborso in caso di addebito diretto autorizzato
• § 676b BGB – comunicazione di operazioni di pagamento non autorizzate
• § 675e BGB – accordi in deroga
• § 309 n. 5 BGB – forfettizzazione delle pretese di risarcimento
• BGH, sentenza del 17 settembre 2009, Xa ZR 40/08 (PDF)
• § 257 HGB – conservazione dei documenti
• § 147 AO – disposizioni sulla conservazione dei documenti
• Deutsche Bundesbank: domande e risposte sui bonifici istantanei e sulla verifica del beneficiario
• European Payments Council: consultazione pubblica sulle richieste di modifica 2026, SDD Core (PDF)