Zahlungsziel auf der Rechnung: Formulierung, Fristen, Verzug

Sie dürfen das Zahlungsziel frei wählen. Üblich sind 14 Tage. Schreiben Sie gar nichts auf die Rechnung, ist der Betrag sofort fällig – aber Ihr Kunde ist damit noch nicht in Verzug. Entscheidend ist, wo die Frist steht. Ein Zahlungsziel, das erst auf der Rechnung auftaucht, ersetzt die Mahnung nicht. Haben Sie die Frist dagegen vorher vereinbart – im Auftrag, im Angebot oder in Ihren Geschäftsbedingungen –, gerät Ihr Kunde nach Ablauf ohne Mahnung in Verzug. Ohne jede Vereinbarung bleibt Ihnen die Mahnung oder die 30-Tage-Regel aus § 286 Abs. 3 BGB, bei Privatkunden nur mit Hinweis in der Rechnung.

Inhalt

• Welche Formulierung gehört auf die Rechnung?
• Muss überhaupt ein Zahlungsziel auf die Rechnung?
• 7, 14 oder 30 Tage: Was ist erlaubt, was ist üblich?
• Ab wann dürfen Sie mahnen?
• So kommen Sie ohne Mahnung zum Verzug
• Gilt das Verbot auch bei Geschäftskunden?
• Der Satz, der bei Privatkunden den Unterschied macht
• Ab welchem Tag läuft die Frist?
• Was der Verzug Ihren Kunden kostet
• Sonderfälle: Handwerk, Kleinunternehmer, Kunden im Ausland
• Häufige Fragen
• Quellen

Welche Formulierung gehört auf die Rechnung?

Ein konkretes Datum wirkt besser als eine Angabe in Tagen. Ihr Kunde muss dann nichts ausrechnen, und es gibt später keinen Streit darüber, wann die Rechnung angekommen ist.

„Ohne Abzug" bedeutet: kein Skonto, keine Kürzung. Lassen Sie den Zusatz weg, wenn Sie Skonto anbieten. Wie Sie die Skontofrist eindeutig formulieren und was bei der Umsatzsteuer zu tun ist, steht in Skonto auf der Rechnung.

Wer Rechnungen in Word schreibt, vergisst diesen Satz erfahrungsgemäß bei jeder dritten Rechnung. In einem Programm für Rechnung und Mahnwesen hinterlegen Sie Ihre Zahlungsziele einmal in den Firmeneinstellungen: Name, Netto-Tage, bis zu zwei Skontostufen und den Text, der auf dem Beleg erscheinen soll. Zehn gängige Vorlagen sind bereits angelegt, eigene können Sie ergänzen. Auf dem Beleg steht danach ein konkretes Fälligkeitsdatum, aus den Netto-Tagen berechnet.

Muss überhaupt ein Zahlungsziel auf die Rechnung?

Nein. Das Zahlungsziel gehört nicht zu den Pflichtangaben einer Rechnung. Welche Angaben Pflicht sind, steht im Beitrag Rechnung schreiben.

Ohne Angabe gilt § 271 Abs. 1 BGB: Der Betrag ist sofort fällig. Sie könnten das Geld theoretisch am Tag der Rechnung verlangen. Praktisch bringt Ihnen das wenig, weil die Fälligkeit allein noch keinen Verzug auslöst und Ihnen deshalb weder Zinsen noch Mahnkosten verschafft.

Es gibt trotzdem gute Gründe, eine Frist zu nennen:

• Ihr Kunde weiß, woran er ist, und legt die Rechnung nicht auf den Stapel „später".
• Sie haben einen Termin, auf den Sie sich in der Mahnung beziehen können.
• Bei Privatkunden können Sie den Hinweis nach § 286 Abs. 3 BGB gleich mit unterbringen.

7, 14 oder 30 Tage: Was ist erlaubt, was ist üblich?

Bei Privatkunden sind Sie in der Wahl frei. Zwischen Unternehmen setzt § 271a BGB Grenzen, allerdings in die andere Richtung als viele vermuten: Die Vorschrift schützt Sie als Rechnungssteller vor überlangen Zahlungszielen.

Üblich im Alltag sind 14 Tage. Kürzer als 7 Tage wirkt bei Privatkunden schnell unhöflich, ohne dass Sie schneller an Ihr Geld kommen. Länger als 30 Tage kostet Sie Liquidität, ohne dass es Ihr Kunde honoriert.

Ein Punkt, den viele übersehen: Wenn Sie der Regelbesteuerung unterliegen, führen Sie die Umsatzsteuer in dem Monat ab, in dem Sie geleistet haben – nicht erst, wenn das Geld da ist. Bei 60 Tagen Zahlungsziel strecken Sie die Umsatzsteuer also aus eigener Tasche vor. Bei der Ist-Versteuerung nach § 20 UStG entsteht die Steuer dagegen erst mit dem Geldeingang.

Ab wann dürfen Sie mahnen?

Mahnen dürfen Sie, sobald die Forderung fällig ist. Das ist ohne Vereinbarung sofort nach der Rechnung, mit Zahlungsziel nach dessen Ablauf.

Wichtiger ist die zweite Frage: Ab wann ist Ihr Kunde in Verzug? Erst dann können Sie Zinsen und Kosten verlangen. Verzug tritt in drei Fällen ein:

1. Sie haben gemahnt. Die Mahnung nach Fälligkeit setzt den Kunden in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB). Das ist der sichere Weg.
2. Die Zahlungszeit war vertraglich festgelegt. Steht im Angebot, im Auftrag oder in Ihren Geschäftsbedingungen, wann gezahlt werden muss, ist keine Mahnung nötig (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 und Nr. 2 BGB). Wie das geht, steht im Abschnitt So kommen Sie ohne Mahnung zum Verzug.
3. Die 30-Tage-Regel greift. Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ist Ihr Kunde in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB).

Und hier die Stelle, an der sich der Aufwand entscheidet: Ein Zahlungsziel, das Sie einseitig auf die Rechnung schreiben, fällt nicht unter Fall 2. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass die einseitige Bestimmung eines Zahlungsziels durch den Gläubiger für den Verzugseintritt nach § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB nicht genügt (Urteil vom 25. Oktober 2007, III ZR 91/07). Die Zahlungszeit muss durch Rechtsgeschäft, Gesetz oder Urteil bestimmt sein – ein Satz auf Ihrer Rechnung ist keines davon.

Praktisch heißt das: Wenn Sie „zahlbar in 14 Tagen" auf die Rechnung schreiben und der Kunde nach 20 Tagen nicht gezahlt hat, ist er noch nicht in Verzug. Sie müssen mahnen oder die 30 Tage abwarten.

Nutzlos ist das Zahlungsziel deshalb nicht. Es sagt Ihrem Kunden, wann Sie das Geld erwarten, und die meisten halten sich daran. Es ersetzt nur die Mahnung nicht.

Wie eine Mahnung aufgebaut ist, steht im Beitrag Mahnung schreiben. Wenn auch das nichts bringt, hilft Kunde zahlt nicht – was tun? weiter.

Der Aufwand hält sich in Grenzen, wenn Ihr Programm mitzählt. In office1.cloud rufen Sie zu einem Stichtag ab, welche Belege zu mahnen sind, und verschicken die Mahnungen in einem Durchgang per E-Mail – mit eigenem Mahnschreiben und der ursprünglichen Rechnung im Anhang. Wie viele Mahnstufen Sie durchlaufen, legen Sie selbst fest, voreingestellt sind drei.

So kommen Sie ohne Mahnung zum Verzug

Sie müssen sich mit der Mahnung nicht abfinden. Der Weg dorthin führt über den Vertrag, nicht über die Rechnung: Wird die Zahlungsfrist vor oder bei Vertragsschluss vereinbart, tritt der Verzug nach Fristablauf von selbst ein. Dafür gibt es zwei Orte.

Im Angebot oder im Auftrag. Der einfachste Weg für Betriebe ohne eigene Geschäftsbedingungen. Ein Satz im Angebot genügt, das der Kunde unterschreibt:

Zahlung innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Rechnung ohne Abzug.

In den Geschäftsbedingungen (AGB). Wenn Sie AGB haben, gehört die Frist dorthin. Sie gilt dann für jeden Auftrag, ohne dass Sie daran denken müssen.

Damit das trägt, müssen drei Dinge stimmen:

Der dritte Punkt ist die Falle, in die viele Muster aus dem Netz laufen. Der Unterschied liegt in der Formulierung:

Der Unterschied wirkt spitzfindig, entscheidet aber im Streit über Ihre Zinsen. Zusätzlich ist „nach Rechnungsdatum" ungünstiger als „nach Zugang der Rechnung", weil Sie das Rechnungsdatum selbst setzen.

Gilt das Verbot auch bei Geschäftskunden?

Nicht unmittelbar. Die Klauselverbote aus § 309 BGB gelten laut § 310 Abs. 1 BGB nicht für Geschäftsbedingungen gegenüber Unternehmern. Geprüft wird dort nur nach § 307 BGB, und dabei ist auf die Gebräuche des Handelsverkehrs Rücksicht zu nehmen.

Frei ist man deshalb nicht. Der Bundesgerichtshof gibt den Verbotskatalogen eine Indizwirkung: „Den Klauselverboten kommt im Rahmen der Inhaltskontrolle somit Indizwirkung für die Unwirksamkeit der Klausel auch im unternehmerischen Geschäftsverkehr zu" (BGHZ 174, 1). Fällt Ihre Klausel unter § 309 Nr. 4, wird sie also zunächst als unangemessen vermutet. Wirksam bleibt sie nur, wenn sich diese Vermutung im Einzelfall mit den Besonderheiten des kaufmännischen Verkehrs widerlegen lässt. Ob das gelingt, entscheidet ein Gericht – nicht Sie beim Schreiben der Klausel.

Praktisch bringt Ihnen die Verzugsklausel gegenüber Geschäftskunden ohnehin nichts, was Sie nicht sicherer haben können:

• Die Klausel zur Zahlungszeit führt zum selben Ergebnis und steht nicht unter Verdacht.
• Ohne jede Klausel ist Ihr Geschäftskunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang in Verzug, ganz ohne Hinweis (§ 286 Abs. 3 BGB).

Sie riskieren also einen Streit über die Klausel für einen Vorteil, den Sie auf zwei anderen Wegen sicher bekommen.

AGB sind kein Textbaustein, den man einmal kopiert. Lassen Sie Ihre Bedingungen von einem Anwalt prüfen, bevor Sie sie einsetzen – eine unwirksame Klausel bringt Sie schlechter als gar keine.

Der Satz, der bei Privatkunden den Unterschied macht

Die 30-Tage-Regel aus § 286 Abs. 3 BGB gilt gegenüber Privatkunden nur, wenn Sie in der Rechnung besonders auf diese Folge hingewiesen haben. Fehlt der Hinweis, bleibt Ihnen nur die Mahnung – auch nach 30, 60 oder 90 Tagen.

Bei Geschäftskunden brauchen Sie den Hinweis nicht. Die 30 Tage laufen dort automatisch.

Für Sie heißt das: Wenn Sie viel an Privatkunden fakturieren, nehmen Sie den Hinweis in Ihre Rechnungsvorlage auf. Er kostet eine Zeile und spart Ihnen im Streitfall eine Mahnung.

Ab welchem Tag läuft die Frist?

Für die 30-Tage-Regel zählt der Zugang der Rechnung, nicht das Rechnungsdatum. Datieren Sie eine Rechnung auf den 1. September und verschicken sie am 8. September, beginnen die 30 Tage am 8. September.

Dazu muss die Forderung fällig sein. Beides zusammen entscheidet:

Für Handwerksbetriebe ist die zweite Zeile wichtig: Ohne Abnahme wird Ihre Vergütung nicht fällig, und ohne Fälligkeit läuft keine Frist. Ein Kunde, der die Abnahme hinauszögert, schiebt damit auch den Verzug hinaus.

Sie brauchen für die Frist einen Nachweis, wann die Rechnung angekommen ist. Bei E-Mail ist das der Sendezeitpunkt, bei Post gilt sie üblicherweise nach wenigen Tagen als zugegangen. Wer auf den Tag genau argumentieren muss, sollte das mit einem Anwalt klären – der Zugangsnachweis ist im Streit regelmäßig der Knackpunkt.

Was der Verzug Ihren Kunden kostet

Ab Verzug dürfen Sie Zinsen verlangen. Die Höhe hängt vom Basiszinssatz nach § 247 BGB ab, den die Deutsche Bundesbank zum 1. Januar und 1. Juli festsetzt. Seit dem 1. Juli 2026 beträgt er 1,52 Prozent.

Bei Geschäftskunden kommt eine Pauschale von 40 Euro je Forderung hinzu (§ 288 Abs. 5 BGB). Gegenüber Privatkunden gibt es diese Pauschale nicht. Die 40 Euro werden auf einen Schadensersatz angerechnet, der auf Kosten der Rechtsverfolgung beruht.

Rechenbeispiel: 3.000 Euro offen, Geschäftskunde, 30 Tage im Verzug. 3.000 × 10,52 % × 30/365 ergibt rund 25,94 Euro Zinsen, dazu 40 Euro Pauschale.

Sonderfälle: Handwerk, Kleinunternehmer, Kunden im Ausland

Bauleistungen nach VOB/B. Die VOB/B gilt nicht von selbst, sondern nur, wenn Sie sie vereinbart haben. Ist sie vereinbart, gelten für Abschlags- und Schlussrechnungen eigene Fristen, die von den BGB-Regeln abweichen. Prüfen Sie in diesem Fall Ihren Vertrag, statt sich auf die Angaben hier zu verlassen.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Für Zahlungsziel, Verzug und Verzugszinsen ändert sich nichts. Sie weisen nur keine Umsatzsteuer aus. Der Vorteil: Sie müssen keine Umsatzsteuer vorstrecken, wenn ein Kunde lange braucht.

Kunden im EU-Ausland. Die deutschen Regeln zum Zahlungsverzug setzen die EU-Richtlinie 2011/7/EU um, ähnliche Regeln gelten deshalb in allen Mitgliedstaaten. Welches Recht auf Ihren Vertrag anwendbar ist, hängt aber vom Einzelfall ab. Bei größeren Auslandsaufträgen gehört eine Rechtswahl in den Vertrag.

Angekündigt, aber nicht in Kraft. Die EU-Kommission hat 2023 eine Verordnung vorgeschlagen, die die Richtlinie ablösen und Zahlungsfristen im Geschäftsverkehr strenger begrenzen soll. Das Verfahren läuft, Kommission und Parlament vertreten unterschiedliche Fassungen. Bis zu einer Einigung gilt die heutige Rechtslage unverändert.

Häufige Fragen

Darf ich „zahlbar sofort" auf die Rechnung schreiben?

Ja. Das entspricht der gesetzlichen Grundregel aus § 271 Abs. 1 BGB. Es beschleunigt den Verzug aber nicht: Auch bei „sofort" brauchen Sie eine Mahnung oder müssen die 30 Tage abwarten.

Zählt das Rechnungsdatum oder der Tag, an dem der Kunde die Rechnung bekommt?

Für die 30-Tage-Regel zählt der Zugang. Wenn Sie ein festes Datum auf die Rechnung schreiben, sollten Sie den Postweg einkalkulieren und nicht knapp datieren.

Kann ich das Zahlungsziel nachträglich verkürzen?

Einseitig nicht. Haben Sie 30 Tage genannt, ist Ihr Kunde daran nicht gebunden im Sinne einer Vereinbarung – er darf sich aber darauf verlassen, dass Sie vorher nicht mahnen. Wollen Sie kürzere Fristen, ändern Sie die Vorlage für künftige Rechnungen.

Gilt ein Zahlungsziel auch für Abschlagsrechnungen?

Ja, sofern die Abschlagszahlung vereinbart und fällig ist. Bei Werkverträgen richtet sich die Fälligkeit nach dem Vertrag oder nach § 632a BGB. Ob Ihr konkreter Abschlag fällig ist, klären Sie im Zweifel mit einem Anwalt.

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungsziel und Zahlungsfrist?

Im Alltag dasselbe. Beide Wörter meinen den Zeitraum, den Ihr Kunde bis zur Zahlung hat.

Muss ich auf Verzugszinsen und Mahngebühren Umsatzsteuer aufschlagen?

Nein. Die Finanzverwaltung behandelt Verzugszinsen und Mahngebühren als echten Schadensersatz. Dafür gibt es keine Gegenleistung, deshalb fällt keine Umsatzsteuer an (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 1.3). Sie stellen den Betrag ohne Umsatzsteuer in Rechnung.

Mein Kunde zahlt nur einen Teil. Was gilt für den Rest?

Der offene Restbetrag bleibt fällig, und der Verzug läuft für diesen Rest weiter. Zinsen berechnen Sie ab dem Tag der Teilzahlung nur noch auf den Rest.

Quellen

• § 271 BGB – Leistungszeit
• § 271a BGB – Vereinbarungen über Zahlungs-, Überprüfungs- oder Abnahmefristen
• § 286 BGB – Verzug des Schuldners
• § 288 BGB – Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden
• § 305 BGB – Einbeziehung Allgemeiner Geschäftsbedingungen in den Vertrag
• § 308 BGB – Klauselverbote mit Wertungsmöglichkeit
• § 309 BGB – Klauselverbote ohne Wertungsmöglichkeit
• § 310 BGB – Anwendungsbereich
• § 641 BGB – Fälligkeit der Vergütung
• Deutsche Bundesbank: Basiszinssatz nach § 247 BGB
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 1.3 Schadensersatz

Bittet ein Kunde um mehr Zeit, als Ihr Zahlungsziel hergibt, halten Sie das in einer Ratenzahlungsvereinbarung fest – dort steht auch, warum die Umsatzsteuer trotzdem sofort in voller Höhe fällig wird.

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