Betalingstermijn op de factuur: formulering, termijnen, verzuim

U kiest de betalingstermijn zelf. Gebruikelijk zijn 14 dagen. Zet u niets op de factuur, dan is het bedrag direct opeisbaar, maar uw klant is daarmee nog niet in verzuim. Bepalend is waar de termijn staat. Een betalingstermijn die pas op de factuur opduikt, vervangt de aanmaning niet. Heeft u de termijn vooraf afgesproken – in de opdracht, de offerte of uw algemene voorwaarden –, dan raakt uw klant na afloop zonder aanmaning in verzuim. Zonder enige afspraak blijven de aanmaning of de 30-dagenregel uit § 286 lid 3 van het Duitse Burgerlijk Wetboek (BGB) over; bij particuliere klanten alleen als u dat op de factuur vermeldt.

Deze gids gaat over Duits recht. Hij is voor u van belang als u factureert aan klanten in Duitsland, waar uw bedrijf ook gevestigd is.

Inhoud

• Welke formulering hoort op de factuur?
• Moet er überhaupt een betalingstermijn op de factuur?
• 7, 14 of 30 dagen: wat mag en wat is gebruikelijk?
• Vanaf wanneer mag u aanmanen?
• Zo komt u zonder aanmaning tot verzuim
• Geldt het verbod ook bij zakelijke klanten?
• De zin die bij particulieren het verschil maakt
• Vanaf welke dag loopt de termijn?
• Wat verzuim uw klant kost
• Bijzondere gevallen: ambacht, kleine ondernemer, klanten in het buitenland
• Veelgestelde vragen
• Bronnen

Welke formulering hoort op de factuur?

Een concrete datum werkt beter dan een aantal dagen. Uw klant hoeft niets te rekenen en er ontstaat later geen discussie over wanneer de factuur is aangekomen.

„Zonder aftrek" betekent: geen korting, geen vermindering. Laat de toevoeging weg als u een betalingskorting geeft. Hoe u de kortingstermijn eenduidig formuleert en wat u met de btw moet doen, staat in Betalingskorting op de factuur.

Wie facturen in Word schrijft, vergeet deze zin ongeveer bij elke derde factuur. In een programma voor facturatie en aanmaningen legt u uw betalingstermijnen één keer vast in de bedrijfsinstellingen: naam, nettodagen, tot twee kortingsniveaus en de tekst die op het document moet komen. Tien gangbare sjablonen staan er al, eigen sjablonen kunt u toevoegen. Op het document staat daarna een concrete vervaldatum, berekend uit de nettodagen.

Moet er überhaupt een betalingstermijn op de factuur?

Nee. De betalingstermijn hoort niet bij de verplichte gegevens van een factuur. Welke gegevens verplicht zijn, staat in Een factuur schrijven.

Zonder vermelding geldt § 271 lid 1 BGB: het bedrag is direct opeisbaar. In theorie zou u het geld op de dag van de factuur kunnen vorderen. In de praktijk levert dat weinig op, omdat opeisbaarheid alleen geen verzuim veroorzaakt en u dus geen rente of aanmaningskosten oplevert.

Toch zijn er goede redenen om een termijn te noemen:

• Uw klant weet waar hij aan toe is en legt de factuur niet op de stapel „later".
• U heeft een datum waarnaar u in de aanmaning kunt verwijzen.
• Bij particulieren kunt u de vermelding uit § 286 lid 3 BGB meteen meenemen.

7, 14 of 30 dagen: wat mag en wat is gebruikelijk?

Bij particulieren bent u vrij. Tussen ondernemingen stelt § 271a BGB grenzen, maar in de andere richting dan velen denken: de bepaling beschermt u als opsteller van de factuur tegen te lange betalingstermijnen.

In de praktijk zijn 14 dagen gangbaar. Korter dan 7 dagen komt bij particulieren snel onbeleefd over, zonder dat u sneller uw geld krijgt. Langer dan 30 dagen kost u liquiditeit zonder dat uw klant het waardeert.

Een punt dat velen over het hoofd zien: in de normale regeling draagt u de btw af in de maand waarin u presteerde, niet pas als het geld binnen is. Bij 60 dagen betalingstermijn schiet u de btw dus uit eigen zak voor. Bij de kasstelsel-regeling van § 20 van de Duitse btw-wet ontstaat de belasting pas bij ontvangst van het geld.

Vanaf wanneer mag u aanmanen?

Aanmanen mag zodra de vordering opeisbaar is. Zonder afspraak is dat direct na de factuur, met een betalingstermijn na afloop daarvan.

Belangrijker is de tweede vraag: vanaf wanneer is uw klant in verzuim? Pas dan kunt u rente en kosten vorderen. Verzuim treedt in drie gevallen in:

1. U heeft aangemaand. De aanmaning na de vervaldatum brengt de klant in verzuim (§ 286 lid 1 BGB). Dat is de veilige weg.
2. Het betaalmoment was contractueel vastgelegd. Staat in de offerte, de opdracht of uw algemene voorwaarden wanneer betaald moet worden, dan is geen aanmaning nodig (§ 286 lid 2 nr. 1 en nr. 2 BGB). Hoe dat gaat, staat in Zo komt u zonder aanmaning tot verzuim.
3. De 30-dagenregel grijpt in. Uiterlijk 30 dagen na de vervaldatum en de ontvangst van de factuur is uw klant in verzuim (§ 286 lid 3 BGB).

En hier wordt uw werklast beslist: een betalingstermijn die u eenzijdig op de factuur zet, valt niet onder geval 2. Het Duitse Bundesgerichtshof heeft geoordeeld dat de eenzijdige vaststelling van een betalingstermijn door de schuldeiser niet volstaat voor verzuim volgens § 286 lid 2 nr. 1 BGB (arrest van 25 oktober 2007, III ZR 91/07). Het betaalmoment moet zijn bepaald door rechtshandeling, wet of vonnis – een zin op uw factuur is geen van drieën.

In de praktijk: schrijft u „betaalbaar binnen 14 dagen" op de factuur en heeft de klant na 20 dagen niet betaald, dan is hij nog niet in verzuim. U moet aanmanen of de 30 dagen afwachten.

Nutteloos is de betalingstermijn daarmee niet. Hij vertelt uw klant wanneer u het geld verwacht, en de meesten houden zich eraan. Hij vervangt alleen de aanmaning niet.

Hoe een aanmaning is opgebouwd, staat in Een aanmaning schrijven. Helpt ook dat niet, dan biedt Klant betaalt niet – wat nu? uitkomst.

De inspanning blijft beperkt als uw programma meetelt. In office1.cloud haalt u op een peildatum op welke documenten aangemaand moeten worden en verstuurt u de aanmaningen in één keer per e-mail, met een eigen aanmaningsbrief en de oorspronkelijke factuur als bijlage. Hoeveel aanmaningsniveaus u doorloopt, bepaalt u zelf; standaard staan er drie ingesteld.

Zo komt u zonder aanmaning tot verzuim

U hoeft zich niet bij de aanmaning neer te leggen. De weg loopt via het contract, niet via de factuur: wordt de betalingstermijn voor of bij het sluiten van de overeenkomst afgesproken, dan treedt het verzuim na afloop vanzelf in. Daarvoor zijn er twee plekken.

In de offerte of de opdracht. De eenvoudigste weg voor bedrijven zonder eigen algemene voorwaarden. Eén zin in de offerte die de klant ondertekent volstaat:

Betaling binnen 14 dagen na ontvangst van de factuur, zonder aftrek.

In de algemene voorwaarden. Heeft u algemene voorwaarden, dan hoort de termijn daar thuis. Hij geldt dan voor elke opdracht zonder dat u eraan hoeft te denken.

Daarvoor moeten drie dingen kloppen:

Het derde punt is de valkuil waarin veel modellen van internet lopen. Het verschil zit in de formulering:

Het verschil oogt haarkloverij, maar beslist bij een geschil over uw rente. Bovendien is „na factuurdatum" ongunstiger dan „na ontvangst van de factuur", omdat u de factuurdatum zelf bepaalt.

Geldt het verbod ook bij zakelijke klanten?

Niet rechtstreeks. Volgens § 310 lid 1 BGB gelden de verboden bedingen van § 309 BGB niet voor voorwaarden jegens ondernemers. Daar wordt alleen getoetst aan § 307 BGB, waarbij rekening wordt gehouden met handelsgebruiken.

Vrij bent u daarmee niet. Het Bundesgerichtshof kent de verbodslijsten een indicatiewerking toe: aan de verboden „komt in het kader van de inhoudstoetsing indicatiewerking toe voor de ongeldigheid van het beding, ook in het handelsverkeer tussen ondernemers" (BGHZ 174, 1). Valt uw beding onder § 309 nr. 4, dan wordt het dus om te beginnen als onredelijk vermoed. Het blijft alleen geldig als dat vermoeden in het concrete geval door de bijzonderheden van het handelsverkeer wordt weerlegd. Of dat lukt, beslist een rechter – niet u bij het opstellen van het beding.

In de praktijk levert het verzuimbeding u jegens zakelijke klanten niets op wat u niet veiliger kunt krijgen:

• Het beding over het betaalmoment leidt tot hetzelfde resultaat en staat niet onder verdenking.
• Zonder enig beding is uw zakelijke klant uiterlijk 30 dagen na vervaldatum en ontvangst van de factuur in verzuim, geheel zonder vermelding (§ 286 lid 3 BGB).

U riskeert dus een geschil over het beding voor een voordeel dat u langs twee andere wegen zeker krijgt.

Algemene voorwaarden zijn geen tekstblok dat u één keer kopieert. Laat uw voorwaarden door een advocaat toetsen voordat u ze gebruikt – een ongeldig beding laat u slechter achter dan helemaal geen beding.

De zin die bij particulieren het verschil maakt

De 30-dagenregel uit § 286 lid 3 BGB geldt jegens particuliere klanten alleen als u dit gevolg uitdrukkelijk op de factuur heeft vermeld. Ontbreekt de vermelding, dan blijft alleen de aanmaning over – ook na 30, 60 of 90 dagen.

Bij zakelijke klanten heeft u de vermelding niet nodig. Daar lopen de 30 dagen automatisch.

Voor u betekent dat: factureert u veel aan particulieren, neem de vermelding dan op in uw factuursjabloon. Hij kost één regel en bespaart u bij een geschil een aanmaning.

Vanaf welke dag loopt de termijn?

Voor de 30-dagenregel telt de ontvangst van de factuur, niet de factuurdatum. Dateert u een factuur op 1 september en verstuurt u hem op 8 september, dan beginnen de 30 dagen op 8 september.

Daarnaast moet de vordering opeisbaar zijn. Beide samen zijn beslissend:

Voor ambachtsbedrijven telt de tweede regel: zonder oplevering wordt uw vergoeding niet opeisbaar, en zonder opeisbaarheid loopt geen termijn. Een klant die de oplevering uitstelt, schuift daarmee ook het verzuim vooruit.

U heeft bewijs nodig van wanneer de factuur is aangekomen. Bij e-mail is dat het moment van verzenden, per post geldt zij doorgaans na enkele dagen als ontvangen. Wie op de dag nauwkeurig moet argumenteren, bespreekt dat beter met een advocaat: het bewijs van ontvangst is bij een geschil regelmatig het knelpunt.

Wat verzuim uw klant kost

Vanaf verzuim mag u rente vorderen. De hoogte hangt af van het basisrentetarief uit § 247 BGB, dat de Deutsche Bundesbank per 1 januari en 1 juli vaststelt. Sinds 1 juli 2026 bedraagt het 1,52 procent.

Bij zakelijke klanten komt daar een vast bedrag van 40 euro per vordering bij (§ 288 lid 5 BGB). Jegens particulieren bestaat dat bedrag niet. De 40 euro worden verrekend met schadevergoeding die op invorderingskosten berust.

Rekenvoorbeeld: 3.000 euro openstaand, zakelijke klant, 30 dagen in verzuim. 3.000 × 10,52 % × 30/365 geeft ongeveer 25,94 euro rente, plus het vaste bedrag van 40 euro.

Bijzondere gevallen: ambacht, kleine ondernemer, klanten in het buitenland

Bouwwerkzaamheden volgens VOB/B. De VOB/B geldt niet vanzelf, alleen als u haar bent overeengekomen. Is dat het geval, dan gelden voor termijn- en eindfacturen eigen termijnen die afwijken van de BGB-regels. Controleer dan uw contract in plaats van op de gegevens hier af te gaan.

Kleine ondernemer volgens § 19 van de Duitse btw-wet. Voor betalingstermijn, verzuim en verzuimrente verandert er niets. U vermeldt alleen geen btw. Het voordeel: u hoeft geen btw voor te schieten als een klant er lang over doet.

Klanten elders in de EU. De Duitse regels over betalingsachterstand voeren richtlijn 2011/7/EU uit, dus gelden vergelijkbare regels in alle lidstaten. Welk recht op uw contract van toepassing is, hangt van het geval af. Bij grotere buitenlandse opdrachten hoort een rechtskeuze in het contract.

Aangekondigd, maar niet in werking. De Europese Commissie heeft in 2023 een verordening voorgesteld die de richtlijn moet vervangen en betalingstermijnen in het handelsverkeer strenger begrenst. De procedure loopt, en Commissie en Parlement hanteren verschillende versies. Tot een akkoord blijft de huidige rechtssituatie ongewijzigd.

Veelgestelde vragen

Mag ik „direct betaalbaar" op de factuur zetten?

Ja. Dat komt overeen met de wettelijke basisregel uit § 271 lid 1 BGB. Het versnelt het verzuim echter niet: ook bij „direct" heeft u een aanmaning nodig of moet u de 30 dagen afwachten.

Telt de factuurdatum of de dag waarop de klant de factuur ontvangt?

Voor de 30-dagenregel telt de ontvangst. Zet u een vaste datum op de factuur, houd dan rekening met de postbezorging en dateer niet te krap.

Kan ik de betalingstermijn achteraf verkorten?

Eenzijdig niet. Heeft u 30 dagen genoemd, dan is uw klant daar niet aan gebonden als aan een afspraak – maar hij mag erop vertrouwen dat u niet eerder aanmaant. Wilt u kortere termijnen, pas dan het sjabloon aan voor toekomstige facturen.

Geldt een betalingstermijn ook voor termijnfacturen?

Ja, mits de termijnbetaling is afgesproken en opeisbaar. Bij aannemingsovereenkomsten volgt de opeisbaarheid uit het contract of uit § 632a BGB. Of uw concrete termijn opeisbaar is, bespreekt u bij twijfel met een advocaat.

Wat is het verschil tussen betalingstermijn en betaaltermijn?

In het dagelijks gebruik niets. Beide woorden duiden de periode aan die uw klant heeft om te betalen.

Moet ik btw rekenen over verzuimrente en aanmaningskosten?

Nee. De belastingdienst behandelt verzuimrente en aanmaningskosten als echte schadevergoeding. Daar staat geen prestatie tegenover, dus ontstaat geen btw (btw-toepassingsbesluit, onderdeel 1.3). U factureert het bedrag zonder btw.

Mijn klant betaalt maar een deel. Wat geldt voor de rest?

Het openstaande restant blijft opeisbaar en het verzuim loopt daarvoor door. Vanaf de dag van de deelbetaling berekent u rente alleen nog over het restant.

Bronnen

• § 271 BGB – Tijd van de prestatie
• § 271a BGB – Afspraken over betalings-, controle- of opleveringstermijnen
• § 286 BGB – Verzuim van de schuldenaar
• § 288 BGB – Verzuimrente en overige verzuimschade
• § 305 BGB – Toepasselijkheid van algemene voorwaarden
• § 308 BGB – Verboden bedingen met beoordelingsruimte
• § 309 BGB – Verboden bedingen zonder beoordelingsruimte
• § 310 BGB – Toepassingsgebied
• § 641 BGB – Opeisbaarheid van de vergoeding
• Deutsche Bundesbank: basisrentetarief volgens § 247 BGB
• Btw-toepassingsbesluit, onderdeel 1.3 Schadevergoeding

Vraagt een klant om meer tijd dan uw betaaltermijn toelaat, leg dat dan vast in een betalingsregeling – daar staat ook waarom de btw toch meteen volledig verschuldigd wordt.

Lopen uw facturen nog via een Word-sjabloon? Probeer Easy Invoice gratis – de vervaldatum staat dan op elk document, openstaande posten vindt u terug op de peildatum die u kiest, en de aanmaningsniveaus volgen uw instellingen. Een automatisch aanmaningsproces houdt openstaande posten en termijnen in de gaten.