Электронный счёт для малого бизнеса: заблуждение «меня это не касается» — и как обстоит дело на самом деле

«Я же малый бизнес, электронный счёт меня не касается» — вот фраза, которая сейчас чаще всего звучит на форумах и в налоговых группах. И верна она лишь наполовину. Верно то, что как представитель малого бизнеса вы, как правило, не обязаны выставлять электронный счёт. Ошибочен обратный вывод, будто вам поэтому вообще ничего не нужно делать.

Ведь одно правило действует с 1 января 2025 года практически для любого предприятия в Германии — в том числе для малого бизнеса согласно § 19 UStG: вы должны иметь возможность принимать и хранить электронные счета от ваших деловых партнёров. Эта статья отвечает на вопросы, которые при этом действительно возникают на практике: как вообще распознать электронный счёт? Достаточно ли моего почтового ящика? Что делать с этим файлом XML? Можно ли его просто распечатать и подшить? И что вообще произойдёт, если я сделаю что-то не так?

Замечание для начала: эта статья носит общий информационный характер и не заменяет налоговую или юридическую консультацию. В случае сомнений и в особых ситуациях обратитесь в налоговую инспекцию или к своему налоговому консультанту.

Содержание

1. Краткий ответ
2. «Я не выставляю электронные счета — нужно ли мне всё равно что-то делать?»
3. Как вообще распознать, что счёт является электронным?
4. Действительно ли это касается всех документов — даже квитанции на 12 евро?
5. Что значит «уметь принимать»? Достаточно ли моего почтового ящика?
6. Я получил файл XML — как его открыть?
7. Достаточно ли распечатать счёт и подшить?
8. Как правильно хранить электронный счёт?
9. Что произойдёт, если я сделаю это неправильно?
10. До какого момента я ещё буду получать обычные PDF-счета?
11. Обязан ли я как малый бизнес сам выставлять электронные счета?
12. XRechnung или ZUGFeRD — в чём разница?
13. Открыть и проверить электронный счёт бесплатно
14. Чек-лист: держим электронные счета под контролем как малый бизнес

Краткий ответ

• Принимать: да. С 1.1.2025 каждое предприятие — в том числе малый бизнес — должно уметь принимать и хранить электронные счета. Для этого достаточно обычного почтового ящика.
• Выставлять: как правило, нет. Малый бизнес бессрочно освобождён от обязанности отправлять структурированные электронные счета. Вы можете и дальше выписывать счета на бумаге или в PDF.
• Хранить: считается оригинал. У электронного счёта оригиналом является файл XML. Подшить только распечатку или созданный из неё PDF недостаточно для соблюдения правил хранения (GoBD).
• Льгота на PDF заканчивается. Классический PDF-счёт с точки зрения НДС больше не является электронным счётом. В переходный период вам ещё разрешено получать такие PDF — но только с согласия и только временно.

Детали — и прежде всего подводные камни — следуют дальше.

«Я не выставляю электронные счета — нужно ли мне всё равно что-то делать?»

Здесь кроется недоразумение, которое сейчас вызывает больше всего вопросов. Обязанность по электронным счетам имеет две стороны, которые нужно чётко разделять:

• Выставление (отправка): тот, кто выписывает счета в сфере B2B, должен постепенно выставлять их как электронные — с 2027 года для более крупных предприятий, с 2028 года в принципе для всех. Малый бизнес от этого освобождён и может и дальше отправлять бумагу или PDF.
• Приём: эта обязанность действует уже с 1 января 2025 года и без исключения для малого бизнеса. Как только деловой партнёр пришлёт вам электронный счёт, вы должны уметь его принять и заархивировать в оригинале.

Иначе говоря: не вы сами решаете, имеете ли вы дело с электронными счетами. Это решает тот, кто присылает вам счёт. А многие поставщики, оптовики инструментов, поставщики программного обеспечения или маркетплейсы давно переходят на XRechnung или ZUGFeRD. Как только первый такой файл окажется в вашем почтовом ящике, вы обязаны действовать — независимо от того, что сами вы выписываете лишь счета на малые суммы на бумаге.

Как вообще распознать, что счёт является электронным?

Прежде чем правильно обращаться с электронным счётом, вы должны сначала распознать его как таковой — и именно на этом спотыкается большинство. Есть два случая, и один из них коварен:

• XRechnung легко распознать: во вложении лежит файл с расширением .xml. Двойной щелчок показывает не красивый счёт, а код. Самое позднее тогда вы понимаете: это электронный счёт.
• Счёт ZUGFeRD — это ловушка: он выглядит как совершенно обычный PDF-счёт и точно так же открывается. Особенность скрыта внутри незаметно — встроенный файл XML с теми же данными. Снаружи по PDF это часто не видно.

Для вас как непрофессионала это на практике означает: вы не всегда можете невооружённым глазом уверенно сказать, «просто PDF» это или электронный счёт ZUGFeRD. Помогут два простых ориентира:

1. Обратите внимание на пометку в PDF. Многие счета ZUGFeRD где-нибудь содержат пометку «ZUGFeRD», «Factur-X» или «содержит структурированные данные счёта». Это явный сигнал.
2. В случае сомнений быстро проверьте. Просто перетащите PDF в просмотрщик электронных счетов (см. ниже). Если он распознает в нём данные, значит это электронный счёт — и вы должны сохранить файл в оригинале.

В случае сомнений действует простое эмпирическое правило: файл сохранить, не удалять. Тот, кто сохраняет оригинальный файл, не делает ничего плохого — даже если позже выяснится, что это был «всего лишь» PDF.

Действительно ли это касается всех документов — даже квитанции на 12 евро?

Нет — и это во многом снимает для малого бизнеса всю пугающую сторону темы. Не каждый документ должен приходить как электронный счёт. Бессрочно исключены, среди прочего:

• Счета на малые суммы до 250 евро брутто (§ 33 UStDV) — их и дальше можно выставлять как бумажный или простой PDF-счёт. Это касается большей части типичных мелких документов: канцелярия, заправка, небольшие закупки материалов.
• Проездные документы для пассажирских перевозок (§ 34 UStDV) — билеты на поезд, автобус или городской транспорт не считаются классическим счётом, независимо от суммы.

Для вашей повседневной работы это означает: заметная часть ваших входящих документов может и дальше приходить к вам совершенно обычным образом на бумаге или в PDF. Электронный счёт в строгом смысле касается прежде всего более крупных счетов от деловых партнёров, которые сами уже перешли.

Что значит «уметь принимать»? Достаточно ли моего почтового ящика?

Да. Для чистого приёма, по мнению налогового ведомства, достаточно совершенно обычного почтового ящика. Вам не нужен ни специальный портал, ни дорогое программное обеспечение только для того, чтобы принимать электронные счета. Достаточно, чтобы ваш деловой партнёр мог прислать вам файл по электронной почте и чтобы он до вас дошёл.

Важно разграничение: «уметь принимать» означает не только, что письмо технически доходит. Это означает также, что вы затем можете прочитать и сохранить в оригинале вложенный файл. Именно здесь возникает загвоздка на практике — не при приёме, а в двух последующих шагах: открытие и архивирование.

Практический совет из множества вопросов на форумах: лучше всего заведите фиксированное место, куда попадают и остаются электронные счета — например, выделенный адрес электронной почты (напр. rechnung@ваш-домен) или чёткую папку для хранения. Так ни один файл XML не потеряется среди рассылок и предложений.

Я получил файл XML — как его открыть?

Это вопрос, который задают чаще всего, как только приходит первый электронный счёт: во вложении лежит файл с расширением .xml, а двойной щелчок открывает либо браузер, либо текстовый редактор с сотнями строк кода. Сумма счёта, срок оплаты и отправитель скрыты где-то глубоко в этой структуре — в таком виде это не прочитать.

Причина: XRechnung — это чистый формат данных. Он создан для того, чтобы бухгалтерские программы автоматически его считывали — а не для того, чтобы человек читал его на экране. Со счётом ZUGFeRD вам немного проще: это PDF-файл, который видимо отображает счёт и дополнительно незаметно содержит встроенные данные XML. Его вы можете открыть обычным образом — только не выбрасывайте, ведь встроенные данные являются частью оригинала.

Чтобы сделать чистый XML-счёт читаемым, вам нужен так называемый просмотрщик (Viewer) — инструмент, который переводит файл в наглядный, читаемый человеком счёт. Такой бесплатный инструмент мы представляем ниже (к разделу).

Достаточно ли распечатать счёт и подшить?

Нет — и это одно из самых дорогих заблуждений. У электронного счёта оригиналом является структурированный файл XML. Если вы лишь откроете этот файл, распечатаете и подошьёте бумажную распечатку, а файл XML потом удалите, вы уничтожили оригинал. Это не соответствует принципам надлежащего ведения бухгалтерии (GoBD).

Распечатка как дополнительное средство для чтения совершенно допустима. Но она не заменяет обязанность хранить оригинальный файл в неизменном виде. Для проверки налоговой инспекцией считается структурированный набор данных, а не лист бумаги.

То же самое действует по смыслу, если вы пропускаете XRechnung через просмотрщик и создаёте из неё красивый PDF: этот PDF вы можете оставить — но исходный файл XML вы также должны сохранить.

Как правильно хранить электронный счёт?

Решающими являются три пункта, и ни один из них не требует дорогого специального решения:

1. Сохранить оригинал в оригинальном формате. Файл XML (или PDF ZUGFeRD с его встроенными данными) должен оставаться неизменным. Не «пересохранять» в другой формат, который теряет структурированные данные.
2. Хранить в неизменяемом виде — и притом не только в почтовом ящике. Здесь самая частая ошибка мышления: принимать электронный счёт по электронной почте разрешено, но просто оставить его затем лежать в почтовом ящике в качестве хранения, как правило, недостаточно. Обычный почтовый ящик обычно не считается неизменяемым (защищённым от изменений, ревизионно-надёжным) хранилищем — письма можно перемещать, изменять или удалять. Поэтому вам следует извлечь файл из письма и разместить его в надёжном месте, где он не может незаметно измениться задним числом и остаётся находимым в любой момент.
3. Соблюдать срок хранения. Для счетов с 2025 года действует, как правило, срок восемь лет (раньше десять). Электронный счёт должен оставаться читаемым и доступным в оригинале в течение этого периода.

Тому, кто и так работает с программой для выставления счетов или бухгалтерии, здесь проще: такие программы обычно автоматически сохраняют входящие электронные счета в ревизионно-надёжном виде. Но для чистого приёма это не обязательно — решающим является то, чтобы оригинал был надёжно сохранён, а не просто оставлен в почтовом ящике.

Что произойдёт, если я сделаю это неправильно?

Это вопрос, который многие гуглят по ночам — и честный ответ успокаивает, не преуменьшая тему.

Прежде всего: для вас как малого бизнеса на кону стоит меньше, чем для других фирм. Самый большой риск неправильно обработанного входящего счёта у обычных предприятий — это утраченный вычет НДС по входящим операциям (Vorsteuerabzug) — а его у вас как малого бизнеса всё равно нет. Эта забота вас, стало быть, не касается.

Что остаётся — это формальная обязанность надлежащего хранения. Тот, кто не хранит документы аккуратно и в оригинале, рискует при выездной проверке получить замечания — в неблагоприятном случае налоговая инспекция может признать записи ненадлежащими и оценить обороты расчётным путём. Именно поэтому считается оригинал, а не распечатка. Однако автоматический штраф лишь за то, что вы отложили отдельный файл XML «только как PDF», не является правилом — решающим является то, чтобы ваше хранение в целом было прослеживаемым и полным.

И ещё одно успокоение по частому вопросу: вы ничего не обязаны подтверждать отправителю электронного счёта и не должны активно «соглашаться», чтобы иметь право его принять. Вы принимаете файл как любой другой счёт — разница лишь в открытии и хранении.

Короче: нет причин для паники, но есть хороший повод один раз аккуратно настроить обращение, прежде чем файлы начнут накапливаться.

До какого момента я ещё буду получать обычные PDF-счета?

Это тоже вызывает неуверенность, потому что путаются две вещи. Важно различие:

• Простой PDF-счёт с точки зрения НДС с 2025 года больше не считается электронным счётом, а «прочим счётом».
• Может ли деловой партнёр ещё присылать вам такой PDF, зависит от переходных правил: в начальной фазе это ещё допустимо — но в принципе только с вашего согласия и на ограниченный срок. С 2027 года это сужается дальше, с 2028 года электронный счёт в B2B в принципе становится стандартом.

Для вас как получателя это на практике означает: не рассчитывайте на то, что будете получать PDF постоянно. Доля настоящих электронных счетов в вашем почтовом ящике в ближайшие два года будет расти — поэтому стоит уже сейчас один раз аккуратно настроить обращение с ними, а не впадать в панику при первом вложении XML.

Обязан ли я как малый бизнес сам выставлять электронные счета?

Как правило, нет. Малый бизнес согласно § 19 UStG бессрочно освобождён от обязанности создавать структурированные электронные счета. Вы можете и дальше выставлять своим клиентам счета на бумаге или в PDF.

Две вещи вам всё же стоит держать в поле зрения:

• Если ваш клиент требует электронный счёт, в зависимости от ситуации может иметь смысл пойти ему навстречу — например, если вы поставляете более крупным фирмам или государственным заказчикам, которые внутри обрабатывают только электронные счета. «Не обязаны» не означает «не должны уметь».
• Добровольно выставлять разрешено. Если вы сами хотите отправлять XRechnung или ZUGFeRD, вам для этого нужна программа, которая создаёт этот формат. Чем различаются два формата и когда какой подходит, читайте в нашей статье XRechnung или ZUGFeRD — разница объяснена просто.

Какие обязанности и с какого момента действуют для какого размера предприятия, мы, кроме того, обобщили в статье Обязательность электронного счёта для малых предприятий.

XRechnung или ZUGFeRD — в чём разница?

Кратко и без канцелярита, потому что оба понятия постоянно всплывают при приёме:

• XRechnung — это чистый формат XML — только структурированные данные, нечитаемые для человеческого глаза без просмотрщика. Он требуется прежде всего в обороте с ведомствами.
• ZUGFeRD (и почти такой же французский Factur-X) — это гибрид: видимый PDF-счёт, в который дополнительно встроены те же данные в виде XML. Вы можете смотреть его совершенно обычным образом, а бухгалтерская программа параллельно считывает данные.

Для хранения в обоих случаях действует одно и то же: структурированные данные являются частью оригинала и должны сохраняться.

Открыть и проверить электронный счёт бесплатно

Именно для самой частой проблемы — «я получил XML-счёт и не могу его прочитать» — мы предоставили бесплатный просмотрщик электронных счетов. Вы можете открыть его без регистрации по адресу www.office1.cloud/ru/e-rechnung-viewer.

Вот как он работает:

• Загрузить файл — перетаскиванием или через кнопку выбора. Просмотрщик автоматически распознаёт, идёт ли речь о XRechnung (XML) или о счёте ZUGFeRD/Factur-X (PDF со встроенными данными).
• Все данные счёта читаемы — эмитент, получатель, номер и дата счёта, позиции, суммы, НДС и платёжные данные представлены наглядно, а не в виде XML-кода.
• Проверка структуры и схемы — просмотрщик проверяет, соответствует ли файл технически официальной структуре (официальной XML-схеме). Это проверка формата и структуры, а не официальная нормативная валидация всех бизнес-правил — то есть она не заменяет содержательную проверку вашей бухгалтерии.
• Без риска для данных — ваш счёт обрабатывается исключительно в оперативной памяти и при этом не сохраняется и не протоколируется. Логин не требуется, а инструмент бесплатен.

С его помощью вы можете быстро открыть полученный электронный счёт, проверить, что в нём написано, и создать распечатку как средство для чтения — оригинальный файл XML вы дополнительно храните, как описано выше.

Чек-лист: держим электронные счета под контролем как малый бизнес

1. Обеспечить приём — достаточно доступного почтового ящика; в идеале фиксированный адрес или фиксированная папка для счетов.
2. Распознать электронный счёт — вложение .xml однозначно; PDF может быть счётом ZUGFeRD, хотя этого не видно. В случае сомнений: файл сохранить, не удалять.
3. Малые суммы — без напряжения — документы до 250 € и проездные документы могут и дальше быть бумагой/PDF.
4. Сделать XML читаемым — для открытия используйте просмотрщик, а не ищите цифры в самом файле.
5. Никогда не удалять оригинал — файл XML (или PDF ZUGFeRD) является оригиналом и сохраняется в неизменном виде.
6. Распечатка — лишь средство для чтения — она не заменяет хранение оригинала.
7. Не оставлять только в почтовом ящике — файл размещать упорядоченно и в неизменяемом виде, держать читаемым около восьми лет.
8. Не полагаться на PDF — переходный срок для простых PDF-счетов заканчивается; доля настоящих электронных счетов растёт.
9. Самостоятельное выставление остаётся добровольным — как малый бизнес вы можете и дальше выписывать бумагу или PDF; уметь нужно только принимать и хранить.