Счёт от Freiberufler: шаблон, обязательные реквизиты и НДС

Как Freiberufler, то есть представитель свободной профессии, вы выставляете счета так же, как любое другое предприятие, а регистрировать промысел (Gewerbe) для этого не нужно. В счёте должны быть обязательные реквизиты из Закона об НДС (Umsatzsteuergesetz), в том числе ваш налоговый номер (Steuernummer) и понятное описание вашей услуги. Начислять ли НДС (Umsatzsteuer), решают два вопроса: пользуетесь ли вы режимом малого предпринимателя (Kleinunternehmerregelung) и освобождена ли ваша услуга от налога, например как у медицинских профессий? Для каждого из трёх случаев ниже есть шаблон.

Содержание

1. Что должно быть в счёте?
2. С НДС или без: какой у вас случай?
3. Шаблон: счёт от Freiberufler
4. Без Gewerbe, без налогового номера: так можно?
5. Когда вы обязаны выставить счёт
6. Должны ли Freiberufler выставлять электронные счета?
7. Клиенты за границей
8. После счёта: номер, хранение, НДС
9. Частые вопросы

Что должно быть в счёте?

Какие реквизиты требует закон, зависит от того, начисляете ли вы НДС. У малого предпринимателя (Kleinunternehmer) их меньше. Таблица показывает оба случая рядом.

Номера счёта и даты оказания услуги в § 34a UStDV нет. Федеральное министерство финансов (Bundesfinanzministerium, BMF) подтверждает, что счетам малых предпринимателей нужны только перечисленные там реквизиты (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE, Umsatzsteuer-Anwendungserlass — разъяснения по применению Закона об НДС). Тем не менее оба полезны: по номеру клиент снова найдёт счёт, когда будет платить, а вы сами сохраните обзор. Как только вы выходите из режима малого предпринимателя, оба становятся обязательными. Кто нумерует счета с самого начала, тому потом ничего не придётся перестраивать. Как построить систему нумерации, описано в статье Как присвоить номер счёта. Как указать период оказания услуги, например за целый месяц консультаций, объясняет статья Дата оказания услуги в счёте.

Одного реквизита в таблице нет, потому что закон его не требует: срока оплаты (Zahlungsziel). Без даты клиент не знает, до какого числа нужно заплатить. В программе для выставления счетов office1.cloud вы один раз сохраняете свои сроки оплаты как шаблон. Программа рассчитывает по ним дату платежа и ставит её в счёт. Если клиент не платит вовремя, помогут шаблоны из статьи Как написать напоминание об оплате.

При небольших суммах до 250 евро брутто закон допускает меньше реквизитов, например без налогового номера и без адреса клиента. Чего тогда достаточно, описано в статье Счёт на малую сумму до 250 евро.

С НДС или без: какой у вас случай?

Большинство Freiberufler относятся к одному из трёх случаев. От случая зависит, что стоит в строке с суммой.

Малый предприниматель. Режим действует, если ваш оборот в предыдущем году составил не более 25 000 евро, а в текущем году не превышает 100 000 евро (§ 19 Abs. 1 UStG). Для пометки, по мнению Федерального министерства финансов, достаточно формулировки на обычном языке, например «steuerfreier Kleinunternehmer» (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE). Подходит ли вам этот режим, разбирает статья Малый предприниматель: да или нет?.

Освобождённые от налога услуги. Некоторые свободные профессии освобождены от НДС независимо от размера оборота. Закон называет, например, лечебные услуги врачей, стоматологов, натуропатов (Heilpraktiker), физиотерапевтов и акушерок (§ 4 Nr. 14 Buchst. a UStG), а также определённые услуги по обучению, которые оказывают самостоятельные преподаватели (§ 4 Nr. 21 UStG). Подпадает ли под это ваша деятельность, зависит от конкретного случая. Лучше всего выясните это с вашим налоговым консультантом (Steuerkanzlei), прежде чем выставить первый счёт без НДС.

Дорогая путаница. Если вы указываете в счёте НДС, хотя не вправе его начислять, вы всё равно должны уплатить указанную сумму по § 14c Abs. 2 UStG. Так может случиться, например, если малый предприниматель пользуется шаблоном, рассчитанным на общий режим налогообложения. Как этого избежать и как это исправить, описано в статье Как выставить счёт без НДС.

Шаблон: счёт от Freiberufler

Шаблон показывает счёт с НДС. Для двух других случаев вы меняете только блок с суммами. Имена, адреса и номера вымышлены.

Aylin Demir · Переводы
Lindenstraße 14 · 50674 Köln
Налоговый номер: 214/5678/1234

Muster GmbH
господину Max Mustermann
Hafenweg 3
20457 Hamburg

Счёт № 2026-014
Дата счёта: 9 октября 2026 г.
Период оказания услуг: с 1 по 30 сентября 2026 г.

Услуга                                            Сумма
Перевод руководства пользователя с английского
на немецкий, 42 нормостраницы по 38,00 евро   1.596,00 €

Сумма нетто                                   1.596,00 €
НДС 19 %                                        303,24 €
Итого                                         1.899,24 €

Просим перечислить сумму до 23 октября 2026 г.
на счёт IBAN DE12 3456 1111 11111 1111 11.

Как малый предприниматель вы заменяете блок с суммами на:

Итого                                         1.596,00 €

Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.

Пометка остаётся на немецком, потому что счёт получает клиент в Германии. Перевод: «Освобождённый от налога малый предприниматель согласно § 19 UStG».

При освобождённой от налога услуге, здесь на примере физиотерапевта:

Итого                                           360,00 €

Steuerfreie Heilbehandlung gemäß § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG.

Перевод: «Освобождённое от налога лечение согласно § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG».

Подписи Закон об НДС в § 14 Abs. 4 не требует. Счёт в формате PDF по электронной почте возможен, если клиент согласен (§ 14 Abs. 1 UStG). Для корпоративных клиентов с 2027 года в игру вступает электронный счёт (E-Rechnung), см. Должны ли Freiberufler выставлять электронные счета?

Без Gewerbe, без налогового номера: так можно?

Без Gewerbe: да. Как Freiberufler вы не регистрируете промысел (Gewerbeanmeldung), а сообщаете налоговой инспекции (Finanzamt), что начинаете деятельность (§ 138 Abs. 1 Satz 3 AO). Это делается через анкету для постановки на налоговый учёт (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) в ELSTER (онлайн-портал налоговой администрации Германии). Считается ли ваша деятельность свободной профессией или всё же промыслом, разбирает статья Freiberufler или Gewerbe?. Кто лишь изредка выставляет счета, не будучи зарегистрированным в налоговой инспекции, найдёт границы в статье Счёт без регистрации промысла.

Без налогового номера: тогда счёт неполный. § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG требует налоговый номер или USt-IdNr. Корпоративный клиент, как правило, не может принять к вычету входной НДС (Vorsteuer) по неполному счёту, потому что для этого ему нужен счёт по § 14 UStG (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Если номер ещё идёт по почте, у вас два варианта:

• Вы ждёте со счётом, пока номер не придёт. Срок для этого составляет шесть месяцев, см. Когда вы обязаны выставить счёт.
• Вы отправляете счёт сразу и дополняете номер позже. Счёт, в котором не хватает обязательных реквизитов, можно исправить по § 31 Abs. 5 UStDV.

Как быстрее получить номер через ELSTER, описано в статье Как получить налоговый номер через ELSTER. Ваш личный налоговый идентификационный номер (Steuer-ID) из налога на заработную плату (Lohnsteuer) — это не тот же номер. Какой номер для чего, показывает статья USt-IdNr.: как получить и проверить.

Когда вы обязаны выставить счёт

Если вы работаете для предприятия в Германии, закон требует счёт в течение шести месяцев после оказания услуги (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Для корпоративных клиентов в других странах ЕС действует более короткий срок, см. Клиенты за границей. То же самое касается объединений (Verein) и других юридических лиц, которые не являются предприятием (Nr. 2).

Частным клиентам вы можете выставить счёт, но Закон об НДС, как правило, вас к этому не обязывает. Исключение — услуги, связанные с земельным участком, например услуги архитектора для конкретного здания (Nr. 3, Abschnitt 3a.3 Abs. 8 UStAE). Для вашей собственной бухгалтерии документ по каждому поступлению всё равно полезен, в том числе при частных клиентах.

Для освобождённых от налога услуг по § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, то есть и для лечебных услуг, и для освобождённого обучения, обязанность из § 14 Abs. 2 не действует. Профессиональные правила, например тарифные положения (Gebührenordnungen), всё же могут требовать счёт.

Должны ли Freiberufler выставлять электронные счета?

До конца 2026 года ещё нет. Частным клиентам и в режиме малого предпринимателя — и позже нет. Электронный счёт (E-Rechnung) — это файл в установленном формате, который программы могут читать автоматически. PDF к нему не относится.

Основание — § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 и переходное правило в § 27 Abs. 38 UStG. Что подготовить до этого момента, описано в статье Обязанность выставлять электронные счета в 2027 и 2028 годах. Независимо от этого поставщики уже сейчас могут присылать вам электронные счета. Что это значит для малых предпринимателей, объясняет статья Электронный счёт для малого предпринимателя.

Клиенты за границей

Если вы работаете для фирмы в другой стране ЕС, вы, как правило, выставляете счёт без немецкого НДС, а клиент облагает услугу налогом в своей стране. Для этого в счёт вносятся ваш собственный USt-IdNr. и номер клиента, а также пометка «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers» (налог уплачивает получатель услуги). Срок короче, чем внутри страны: счёт нужно выставить до 15-го числа месяца, следующего за месяцем оказания услуги (§ 14a Abs. 1 UStG). Подробности — в статье Счёт в другую страну ЕС. Как получить USt-IdNr. и проверить номер клиента, объясняет статья USt-IdNr.: как получить и проверить.

Для малых предпринимателей действуют особые правила: § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG освобождает вас, среди прочего, от обязанности указывать USt-IdNr. в определённых счетах за границу. Поэтому при заказах из-за рубежа стоит коротко уточнить у вашего налогового консультанта.

После счёта: номер, хранение, НДС

Номер. Каждый номер счёта по § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG присваивается один раз. Если счёт уже у клиента и содержит ошибку, его исправляют документом, который однозначно на него ссылается (§ 31 Abs. 5 UStDV). Как это сделать, описано в статье Как исправить или сторнировать счёт.

Хранение. Копию каждого выставленного вами счёта вы храните восемь лет. Срок начинается в конце года, в котором вы выставили счёт (§ 14b Abs. 1 UStG). Что действует для других документов, описано в статье Сроки хранения документов 2026.

НДС только после оплаты. Если вы начисляете НДС, вы как Freiberufler можете подать в налоговую инспекцию заявление, чтобы перечислять налог только тогда, когда клиент заплатил (§ 20 Satz 1 Nr. 3 UStG). Это называется налогообложением по фактически полученной оплате (Ist-Versteuerung). Без него налог возникает за период, в котором вы оказали услугу, даже если деньги ещё не поступили (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG).

Прибыль. Если вы определяете прибыль методом превышения доходов над расходами (Einnahmenüberschussrechnung), счёт считается доходом только тогда, когда деньги поступили к вам (§ 4 Abs. 3, § 11 Abs. 1 EStG). Как это сделать, описано в статье Einnahmenüberschussrechnung своими силами.

Частые вопросы

Можно ли Freiberufler выставлять счёт без регистрации Gewerbe?

Да. Freiberufler не регистрируют промысел. Для счёта вам нужен налоговый номер, который налоговая инспекция присваивает вам после анкеты для постановки на налоговый учёт.

Что малому предпринимателю писать в счёте?

Общую сумму без НДС и пометку о режиме малого предпринимателя, например «Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG» (освобождённый от налога малый предприниматель согласно § 19 UStG). Ставка и сумма налога в счёте не указываются.

Должен ли я как Freiberufler выставлять электронные счета?

До конца 2026 года нет. Потом это зависит от вашего оборота и ваших клиентов: с 2027 года при обороте за предыдущий год более 800 000 евро, иначе с 2028 года, в обоих случаях только предприятиям внутри страны. Малые предприниматели и счета частным клиентам — исключение.

Касается ли это и фрилансеров?

«Фрилансер» (Freelancer) — не понятие налогового права. Для счёта действуют те же обязательные реквизиты. Являетесь ли вы для налоговых целей Freiberufler или ведёте промысел (Gewerbe), зависит от вашей деятельности (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG). От этого зависит, нужно ли вам регистрировать промысел.

Обязан ли я выставлять счета частным клиентам?

По Закону об НДС, как правило, нет, за исключением услуг, связанных с земельным участком. Для вашей бухгалтерии документ по каждому поступлению всё равно полезен.

Попробуйте Easy Invoice бесплатно 10 дней — без платёжных данных, пробный период заканчивается сам.

Источники

• § 14 UStG, выставление счетов (Ausstellung von Rechnungen), на немецком языке
• § 14b UStG, хранение счетов (Aufbewahrung von Rechnungen), на немецком языке
• § 15 UStG, вычет входного НДС (Vorsteuerabzug), на немецком языке
• § 19 UStG, налогообложение малых предпринимателей (Besteuerung der Kleinunternehmer), на немецком языке
• § 20 UStG, расчёт налога по полученной оплате (Berechnung der Steuer nach vereinnahmten Entgelten), на немецком языке
• § 4 UStG, освобождения от налога (Steuerbefreiungen), на немецком языке
• § 12 UStG, ставки налога (Steuersätze), на немецком языке
• § 27 UStG, общие переходные положения (Allgemeine Übergangsvorschriften), на немецком языке
• § 31 UStDV, реквизиты счёта (Angaben in der Rechnung), на немецком языке
• § 33 UStDV, счета на малые суммы (Rechnungen über Kleinbeträge), на немецком языке
• § 34a UStDV, счета малых предпринимателей (Rechnungen für Kleinunternehmer), на немецком языке
• § 138 AO, уведомления о начале деятельности (Anzeigen über die Erwerbstätigkeit), на немецком языке
• § 13 UStG, возникновение налога (Entstehung der Steuer), на немецком языке
• § 14c UStG, неправильное или неправомерное указание налога (Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis), на немецком языке
• § 4 EStG, понятие прибыли в целом (Gewinnbegriff im Allgemeinen), на немецком языке
• § 11 EStG, получение доходов и осуществление расходов (Vereinnahmung und Verausgabung), на немецком языке
• § 18 EStG, самостоятельная работа (Selbständige Arbeit), на немецком языке
• § 14a UStG, дополнительные обязанности при выставлении счетов в особых случаях (Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen), на немецком языке
• § 3a UStG, место оказания прочих услуг (Ort der sonstigen Leistung), на немецком языке
• Письмо BMF от 18 марта 2025 года: особые правила для малых предпринимателей (Sonderregelung für Kleinunternehmer), на немецком языке
• Разъяснения по применению Закона об НДС, редакция на 31 декабря 2025 года (Umsatzsteuer-Anwendungserlass), на немецком языке