Как создать XRechnung: что на самом деле требует ведомство – и на чём спотыкается большинство счетов

XRechnung — это не особый шаблон счёта. Это ваш совершенно обычный счёт, только в виде чистого файла данных в формате XML: без логотипа, без вёрстки, без ничего, что можно распечатать. Выглядит как компьютерная тарабарщина, потому что ровно для этого и сделан — программа ведомства должна считать суммы без того, чтобы человек их перенабирал.

Поэтому XRechnung вы не пишете сами, а поручаете его создать. Для этого есть два реальных пути: вы бесплатно вводите счёт в портале заказчика или ваша программа выставления счетов создаёт файл одним нажатием из того счёта, который вы и так выписываете.

На практике дело срывает редко техника. Дело в Leitweg-ID — маршрутном номере, которого на бумажных счетах никогда не было. Заказчик сообщает его при размещении заказа, и без него портал отклоняет счёт ещё до того, как его вообще увидит человек. К этому добавляются три сведения о вас самих, обязательные для XRechnung, но, скорее всего, отсутствующие в вашем нынешнем счёте в PDF: имя контактного лица, номер телефона и адрес электронной почты.

Эта статья описывает правила, действующие в Германии.

Содержание

1. Что такое XRechnung — и чем он не является
2. Два способа создать XRechnung
3. Leitweg-ID: номер, на котором чаще всего всё застревает
4. Эти данные XRechnung требует обязательно
5. Куда уходит готовый файл
6. А обязан ли я вообще? Граница в 1.000 евро и другие исключения
7. „Создать XRechnung из PDF" — почему такой кнопки нет
8. А обычным фирмам? Что принесут 2027 и 2028 годы
9. Если счёт отклонён
10. Могу ли я заранее проверить, всё ли в файле верно?
11. Нужно ли хранить XML-файл — или достаточно распечатки?
12. Какая версия вам нужна — и что скоро изменится

Что такое XRechnung — и чем он не является

XRechnung — это набор данных, о котором договорились федерация, земли и муниципалитеты Германии. Если открыть файл, вы увидите текст в угловых скобках: каждое сведение стоит в собственном поле, чтобы другая сторона точно знала, какое число — сумма без налога, а какое — сам налог.

Три вещи, которые регулярно путают:

Счёт в PDF — это не электронный счёт. В том числе если вы отправляете его по электронной почте. Для ведомства имеет значение только файл данных; один лишь PDF не принимается.

XRechnung и ZUGFeRD — не одно и то же. ZUGFeRD — это счёт в PDF, внутри которого скрыто едет файл данных, то есть вы по-прежнему видите совершенно обычный счёт. XRechnung — голый файл без видимой стороны. Какой из них когда брать, подробно разобрано в нашей статье XRechnung или ZUGFeRD: отличие простыми словами. Как создать счёт ZUGFeRD, показывает статья как создать счёт ZUGFeRD.

Подпись и печать не нужны. Электронная подпись для XRechnung не предписана.

Два способа создать XRechnung

Путь 1: бесплатно набрать в портале

В счётных порталах государственных заказчиков есть так называемый веб-ввод: онлайн-форма, в которую вы набираете свой счёт. Из неё возникает XRechnung, и одновременно он оказывается поданным. Регистрация для тех, кто выставляет счета, бесплатна, и за отдельный счёт там тоже ничего не берут.

Это оправданно, если вы выставляете счета ведомству два-три раза в год. Плата за это: каждую позицию вы набираете второй раз, ведь в вашей собственной бухгалтерии счёт уже есть. И вам придётся заново искать данные для входа в следующий раз — возможно, через восемь месяцев.

Путь 2: экспортировать из программы выставления счетов

Обычный путь, как только речь идёт больше чем о паре счетов в год: вы выписываете счёт как всегда и выбираете в качестве формата вывода XRechnung вместо PDF. Программа собирает файл и заранее сообщает, если не хватает обязательного сведения.

Так же работает и Easy Invoice в office1.cloud: для каждого счёта вы задаёте, должен ли возникнуть XRechnung или счёт ZUGFeRD. Leitweg-ID вы один раз сохраняете в карточке клиента, чтобы он автоматически подставлялся в каждый следующий счёт тому же ведомству. Если обязательного сведения не хватает, программа перед созданием покажет, какого именно, — но это не заменяет официальную проверку, она происходит только при подаче.

Есть и третий путь: поручить передачу поставщику услуг. Это тема для предприятий со множеством государственных заказчиков и собственной системой учёта, а не для ремесленной мастерской с тремя счетами ведомствам в год.

Leitweg-ID: номер, на котором чаще всего всё застревает

Leitweg-ID — это адрес ведомства внутри системы счетов, его можно сравнить с добавочным телефонным номером. Он следит за тем, чтобы ваш счёт попал не куда-то в здание, а в тот отдел, который разместил заказ.

Собственный Leitweg-ID вам не нужен. Вы получаете номер заказчика. Он сообщает его при заказе — номер стоит в подтверждении заказа, в письме о размещении заказа или в письме с заказом. Если вы его там не находите, спросите контактное лицо до того, как создадите счёт. Это письмо в две строки, а экономит оно две недели.

Номер состоит из трёх частей, разделённых дефисами: грубого адреса длиной до двенадцати цифр, точного адреса до тридцати цифр и двузначного контрольного числа в конце. Контрольное число срабатывает, если вы ошиблись при переписывании. По первому числу вы к тому же поймёте, куда идёт счёт: 991 — это федеральные ведомства и конституционные органы, 992 — учреждения, относящиеся к федерации, но не являющиеся ведомством, например органы социального страхования или федеральные агентства, а 993 — те учреждения, которые ведут собственный приём счетов вместо центральной платформы. У земель и муниципалитетов свои диапазоны номеров.

В счёте Leitweg-ID попадает в поле «ссылка покупателя» (на техническом языке BT-10). Если ваша программа предлагает поле с таким названием, номер относится именно туда — не в тему письма и не в строку примечаний.

Самые частые ошибки невзрачны: лишний пробел, дефис не на том месте, неверно переписанная цифра. Контрольное число это ловит, и платформа отклоняет счёт. Поэтому копируйте номер из письма, а не набирайте вручную.

Эти данные XRechnung требует обязательно

Многое из этого и так есть в вашем счёте. Интересны поля, отсутствия которых в PDF никто не замечает и которые здесь проверяются строго:

• Контактное лицо, номер телефона и адрес электронной почты с вашей стороны. Все три обязательны для XRechnung. Многие шаблоны счетов указывают только адрес фирмы — тогда сразу не хватает трёх полей.
• Электронный адрес отправителя, как правило ваш адрес электронной почты. Это тоже отдельное поле, а не сплошной текст.
• Leitweg-ID заказчика в качестве ссылки покупателя.
• Ваш идентификационный номер плательщика НДС или налоговый номер. Один из двух должен присутствовать.
• Ваш IBAN, если оплата производится переводом.
• Номер счёта, дата счёта, дата или период оказания услуги, а по каждой позиции — наименование, количество, цена за единицу и налоговая ставка.
• Для малых предпринимателей по § 19 UStG дополнительно указание, что вы не начисляете НДС. Без ставки и без обоснования набор данных не пройдёт.

Не каждое отсутствующее поле ведёт к отказу, но перечисленные — ведут, и узнаёте вы об этом только при подаче. Кто один раз аккуратно внесёт эти сведения в свои основные данные, закроет тему навсегда.

Куда уходит готовый файл

Для счетов федерации с сентября 2025 года существует одна центральная платформа: OZG-RE. Прежде отдельная центральная платформа приёма счетов (ZRE) вошла в её состав. Если вы найдёте в сети более старое руководство, объясняющее два портала и советующее завести учётную запись в обоих, — оно устарело.

Там счёт можно сдать четырьмя способами: набрать в веб-форме, загрузить готовый файл, отправить его по электронной почте на выделенный вам адрес или передать через Peppol. Peppol — это европейская сеть доставки счетов; представьте себе закрытую почтовую систему, в которой у каждого ведомства есть постоянный адрес. Для неё нужен провайдер, который вас подключит. Для небольшого предприятия реальные пути — веб-форма и загрузка файла.

Для земель и муниципалитетов это не действует автоматически. Каждая земля сама решает, с какого момента и каким путём она принимает электронные счета; одни ведут собственные порталы, другие пользуются федеральным. Поэтому надёжный ответ стоит не в сводной таблице в интернете, а в вашем письме-заказе — там указано, куда должен идти счёт. Если указания нет, спросите.

В качестве формата федерация принимает XRechnung, а также ZUGFeRD в профиле XRECHNUNG, но тогда только чистый файл данных без видимого PDF. Обычный PDF в качестве счёта не принимается.

А обязан ли я вообще? Граница в 1.000 евро и другие исключения

Счета федеральной администрации в принципе должны идти в электронном виде. Однако федеральное постановление об электронном счёте делает исключения, и первое касается многих малых предприятий: при прямых заказах стоимостью до 1.000 евро вы по-прежнему можете выставлять счёт на бумаге. Другие исключения действуют для данных счетов, требующих сохранения тайны, а также для закупок за границей и в дипломатической службе.

Важна разница между «можно» и «хотят»: многие учреждения желают получать счёт в электронном виде и ниже этой границы. А если в заказе указан Leitweg-ID, вопрос всё равно решён.

У земель и муниципалитетов могут действовать иные границы. Это тоже указано в письме-заказе.

„Создать XRechnung из PDF" — почему такой кнопки нет

Это часто ищут, и честный ответ таков: PDF нельзя «превратить» в XRechnung, во всяком случае надёжно.

Причина проста. В PDF нет данных, есть изображение данных. Что «1.428,00» — это сумма с налогом, а не артикул, сам файл не знает: это распознаёт только ваш глаз. Конвертеру приходится угадывать. При аккуратной, всегда одинаковой вёрстке это часто получается; при счёте со строкой скидки, смешанными ставками налога или вычетом аванса он угадывает — причём незаметно.

Два случая охотно путают:

• PDF со встроенным файлом (ZUGFeRD): здесь набор данных уже внутри и извлекается чисто. Это не превращение, а распаковка.
• Обычный PDF: здесь помогает только заново внести счёт как набор данных — в программе или в портале.

Так что если перед вами лежит PDF, который должен стать XRechnung, введите счёт заново. При одной позиции это три минуты — меньше, чем поиск ошибки, если конвертер перепутал вам налоговую ставку.

А обычным фирмам? Что принесут 2027 и 2028 годы

Для счетов между предприятиями внутри Германии действуют собственные сроки, и XRechnung там не предписан: допустим любой формат, соответствующий европейскому стандарту EN 16931. На практике это означает XRechnung или ZUGFeRD — на ваш выбор. Многие предприятия берут ZUGFeRD, потому что получатель тогда по-прежнему видит совершенно обычный счёт.

Сроки коротко:

Исключение составляют, среди прочего, счета на сумму менее 250 евро и проездные документы. Малые предприниматели по § 19 UStG могут по-прежнему выставлять бумагу или PDF, но принимать обязаны всё равно. Что это означает конкретно, написано в статье Электронный счёт для малого предпринимателя, а подробно об этапах — в статье Обязанность по электронным счетам 2027 и 2028. По границе в 250 евро мы собрали обязательные сведения в статье Счёт на малую сумму до 250 евро.

Всё это общая информация, а не юридическая или налоговая консультация; за ваш конкретный случай отвечает ваш налоговый консультант.

Если счёт отклонён

Существуют два совершенно разных отказа, и различие определяет, что вам делать.

Отклоняет платформа. Это происходит сразу при подаче, обычно с сообщением об ошибке вида „BR-DE-…" и названием поля. Такой счёт до получателя никогда не дошёл. На практике это значит: сторнирующий счёт не нужен, вы устраняете ошибку и подаёте тот же счёт с тем же номером ещё раз.

Ведомство возражает по существу, например потому что позиция не была заказана. Тогда счёт доставлен, и вы исправляете его обычным путём — как сделать это аккуратно, написано в статье Исправление счёта: сторно и корректировка.

Практический момент о сроке оплаты: счёт, застрявший в портале, никакого срока не запустил. Кто лишь через четыре недели заметит, что подача не удалась, соответственно дольше ждёт своих денег. Поэтому в первый раз проверьте в тот же день, подтверждена ли подача как успешная.

Могу ли я заранее проверить, всё ли в файле верно?

Отчасти. Обязательная проверка происходит при подаче — только там работает официальная проверяющая программа, и лишь её вердикт имеет значение.

До этого можно сделать две вещи. Первое: почти любая программа выставления счетов проверяет обязательные поля до создания файла и называет недостающие. Второе: вы можете заглянуть внутрь созданного файла, не читая XML. Для этого есть наш бесплатный просмотрщик электронных счетов — вы загружаете файл и видите его содержимое как читаемый счёт. Так вы сразу заметите, если Leitweg-ID отсутствует или сумма стоит не в том поле. Однако он не скажет вам, выполняет ли файл все официальные правила, — это решает только проверка при подаче.

Совет из практики для самого первого XRechnung: подайте его, как только он готов, а не в последний день. В первый раз почти всегда чего-то мелкого не хватает, и вам захочется спокойно это дополнить.

Нужно ли хранить XML-файл — или достаточно распечатки?

Файл. Распечатки недостаточно.

У электронного счёта оригиналом является структурированная часть — именно тот XML-файл, который вы создали. Он должен храниться в неизменном виде, причём восемь лет; § 14b UStG требует этого для каждого входящего и исходящего счёта. Дополнительный PDF нужно хранить только тогда, когда на нём есть сведения, отсутствующие в файле и значимые для налогообложения, например отметка о проводке.

На практике это означает: если вы набираете счёт в портале заказчика, скачайте затем созданный файл и положите его в архив. Не рассчитывайте, что портал будет хранить его для вас восемь лет. Кто работает из программы выставления счетов, решил это автоматически — там файл остаётся прикреплён к документу.

Какая версия вам нужна — и что скоро изменится

Сейчас действует XRechnung версии 3.0.2; последний выпуск — пакет исправлений от 31 января 2026 года. Для вас это обычно не выбор: портал и программа выставления счетов создают действующую версию, вы ничего не настраиваете.

Объявлена версия XRechnung 4.0. Она реализует переработанный европейский стандарт EN 16931-1:2026 и, по данным ответственного координационного органа, должна выйти в середине или конце 2026 года — срок зависит от публикации стандарта и назван прямо предварительным. Для перехода запланирован постепенный порядок, обязательных крайних дат пока нет. На практике: если ваше программное обеспечение поддерживается, новая версия придёт к вам как обновление, и делать ничего не придётся.

На что в ближайшие месяцы стоит обратить внимание скорее, так это на 1 января 2027 года. До этой даты бумажный счёт в обороте между предприятиями остаётся допустимым — после неё уже не для всех. Кто сегодня создаёт XRechnung для государственного заказчика, ту самую неприятную часть в любом случае прошёл.

Официальные источники: Электронный счёт федерации: вопросы и ответы, Leitweg-ID · XRechnung — версии и пакеты (KoSIT) · Федеральное постановление об электронном счёте · § 14b UStG — хранение счетов