Кредит-нота в Германии: образец, реквизиты и НДС

Если вы возвращаете клиенту в Германии деньги – из вежливости, из-за возврата товара или задним числом предоставленной скидки –, вы оформляете отдельный документ с собственным порядковым номером, который однозначно ссылается на первоначальный счёт. Старый счёт вы не меняете. Если клиент уже заплатил, ваш НДС уменьшается только в том периоде, в котором деньги действительно возвращаются (§ 17 абз. 1 Закона Германии об НДС, UStG).

Предупреждение о самом слове: в немецком законе „Gutschrift" означает другое – счёт, который выставляет вам ваш клиент. Ваш документ о возврате всё равно может так называться; одно лишь название не влечёт налоговых последствий. Раздел Другая кредит-нота объясняет, когда разница действительно важна.

Эта статья носит общий характер и не заменяет налоговую консультацию.

Содержание

1. Три случая, три разных документа
2. Нужен ли вообще документ?
3. Что должно быть в кредит-ноте для клиента
4. Образец: кредит-нота на возврат из вежливости
5. НДС: когда он действительно уменьшается
6. Когда кредит-нота не нужна
7. Кредит-нота или аннулирующий счёт?
8. Кредит-ноты и режим малого предпринимателя
9. Другая кредит-нота: когда рассчитывается клиент
10. Частые вопросы

Три случая, три разных документа

Прежде чем что-то писать, ответьте на один вопрос: что именно произошло? От этого зависит нужный документ.

Первый случай встречается чаще всего, и ему посвящена бо́льшая часть статьи. Второй подчиняется своим правилам, потому что исчезнуть должна ошибка, а не сумма. Третий у большинства самозанятых не встречается никогда.

Такие документы вы создаёте в программе выставления счетов для самозанятых прямо из первоначального счёта, с собственным номером и ссылкой на оригинал – именно вручную здесь и возникают ошибки.

Нужен ли вообще документ?

Очевидный короткий путь: перевести 30 евро и забыть. Он не работает, и не из-за закона об НДС, а из-за бухгалтерии.

С точки зрения НДС конкретный документ действительно не предписан. Налог корректируется потому, что меняется налоговая база, а не потому, что существует бумага (раздел 17.1 абз. 3a Инструкции по применению НДС Германии, UStAE). Первоначальный счёт трогать тоже не нужно.

Вашей бухгалтерии документ нужен всё равно, потому что каждая хозяйственная операция должна прослеживаться. Без него в выписке стоит перевод на 30 евро, который позже никто не объяснит – включая вас через два года. Что ожидает в этом месте немецкая налоговая, объясняет статья о счёте, соответствующем GoBD.

Коротко: по НДС принуждения нет, на практике альтернативы нет.

Что должно быть в кредит-ноте для клиента

Поскольку форма не предписана, здесь нет списка обязательных реквизитов, как у счёта. Это содержание себя оправдало – его хватает вашей бухгалтерии и позволяет корпоративному клиенту скорректировать входной НДС:

О номере: вы вправе вести отдельную серию номеров для кредит-нот, например KN-2026-0042. Сколько серий заводить, решаете вы; они даже не обязаны быть без пропусков. Важно, чтобы каждый номер присваивался только один раз и было ясно, к какой серии он относится (раздел 14.5 абз. 11 UStAE). Столь же допустимо просто продолжать обычную нумерацию счетов. Чего делать нельзя: присваивать номер дважды. Как выстроить серии нумерации в целом и что действует при дважды присвоенном номере, объясняет статья о номере счёта.

Название тоже на ваше усмотрение. „Gutschrift" допустимо, «корректировка счёта» или «документ о возврате» яснее. Если вы регулярно работаете с немецкими компаниями, чья бухгалтерия знает оба значения, ясные слова избавят вас от вопросов.

Как выглядит полный счёт на продажу, объясняет статья о выставлении счёта. На что налоговая действительно смотрит при проверке, разъясняет статья о счёте, соответствующем GoBD.

Образец: кредит-нота на возврат из вежливости

Клиент заплатил 350 евро нетто и предъявил претензию. Вы возвращаете 30 евро из вежливости. Цифры выдуманы, структура – нет.

Aylin Kaya Webdesign · Musterstraße 12 · 50667 Köln

Кому
Muster GmbH
Beispielweg 4
30159 Hannover

GUTSCHRIFT (кредит-нота)

Номер кредит-ноты: KN-2026-0042         (собственный порядковый номер)
Дата: 8 сентября 2026

Мы зачисляем Вам следующую сумму.
Основание: счёт R-2026-0187 от 21 августа 2026

Поз.  Причина                                          Нетто
1     Возврат из вежливости за задержку поставки     30,00 €

                                    Сумма нетто       30,00 €
                                    плюс 19 % НДС      5,70 €
                                    Итого             35,70 €

Сумма будет перечислена на Ваш счёт до 15 сентября 2026.

Качество документа решают две детали. Во-первых, строка с основанием: без номера и даты счёта позже никто не вспомнит, к чему относились эти 30 евро. Во-вторых, указанная сумма налога: клиенту она нужна, чтобы уменьшить входной НДС ровно на эти 5,70 евро.

Стоят ли суммы со знаком плюс или минус – вопрос не права, а ясности. Важно, чтобы из документа было видно, в какую сторону движутся деньги.

НДС: когда он действительно уменьшается

Здесь на практике чаще всего ошибаются в проводках. Принцип закреплён в § 17 абз. 1 предл. 8 UStG: корректировка относится к периоду, в котором произошло изменение налоговой базы. Когда это происходит, зависит от того, заплатил ли клиент.

Клиент уже заплатил и получает деньги обратно

Тогда налоговая база уменьшается только в той мере, в какой вознаграждение фактически возвращено, и в том периоде, в котором происходит возврат (раздел 17.1 абз. 2 UStAE, подтверждено решением Федерального финансового суда Германии от 13 ноября 2024, XI R 5/23). Конкретно:

• Вы оформляете кредит-ноту в августе, переводите в сентябре. Уменьшение относится к декларации за сентябрь.
• Вы оформляете кредит-ноту, но никогда не выплачиваете, потому что клиент не востребует остаток. Тогда налоговая база не уменьшена. НДС из первоначального счёта остаётся к уплате полностью.
• Задним числом вы ничего не корректируете. Декларация за месяц первоначального счёта остаётся нетронутой.

Если вместо перевода вы засчитываете сумму в следующий счёт, момент, когда возврат считается состоявшимся, зависит от конкретного случая. Если вы регулярно работаете с остатками клиентов, выясните этот вопрос один раз со своим налоговым консультантом и потом обрабатывайте все случаи одинаково.

Клиент ещё не заплатил и платит меньше

Здесь впервые важно, как вы исчисляете налог:

• Кассовый метод по § 20 UStG (полученные суммы). Ваш налог возникает только при поступлении денег и лишь с поступившей суммы (§ 13 абз. 1 п. 1 подп. b UStG). Если после кредит-ноты клиент платит уменьшенную сумму, с неё вы и платите налог. Корректировать нечего.
• Метод начисления (согласованные суммы). Ваш налог возник уже при выполнении услуги, независимо от оплаты (§ 13 абз. 1 п. 1 подп. a UStG). Поэтому уменьшение вы корректируете в том периоде, в котором оно наступает.

Для первого случая – деньги ушли и возвращаются – метод исчисления ничего не меняет. В обоих случаях налог возник, и в обоих считается фактический возврат.

Зеркально корпоративный клиент должен скорректировать входной НДС в том же периоде (§ 17 абз. 1 предл. 2 UStG). Поэтому указанная в документе сумма налога – не украшение.

А если клиент – частное лицо?

На вашей стороне ничего не меняется. Ваш НДС уменьшается так же, по тем же правилам и в тот же момент: обязанность корректировки лежит на вас как на исполнителе, независимо от того, кто ваш клиент (§ 17 абз. 1 предл. 1 UStG).

Разница на другой стороне: у частного лица нет входного НДС, который нужно корректировать. Для него документ – лишь подтверждение того, что деньги вернутся. Кредит-ноту вы пишете прежде всего для собственной бухгалтерии – и потому, что клиент, получающий 30 евро, охотно читает чёрным по белому, за что.

Когда кредит-нота не нужна

Не всякое уменьшение требует отдельного документа. При изменении налоговой базы корректировка счёта не требуется (раздел 14.11 абз. 4 UStAE). Это прямо касается:

• Сконто. Если клиент вычитает согласованные 2 процента, кредит-нота не нужна. Вы проводите скидку и корректируете налог. Счёт остаётся как есть.
• Скидок после рекламации, пока не меняется сама выставленная в счёт услуга.
• Отмены операции по § 17 абз. 2 п. 3 UStG, например возврата товара.

Иначе обстоит дело, когда меняется объём услуги, например исправленный обмер в строительном счёте. Тогда описание услуги больше не соответствует, и счёт нужно скорректировать.

Документ о возврате – это, следовательно, вопрос бухгалтерии и ясности перед клиентом, а не обязанность из закона об НДС. Кто оформляет документ на каждое сконто, создаёт себе лишнюю работу.

Кредит-нота или аннулирующий счёт?

Оба документа забирают деньги из счёта. Разница в том, был ли первоначальный счёт верным.

• Счёт был верным, а отношения меняются позже. Возврат товара, вежливость, бонус, рекламация: это уменьшение налоговой базы. Счёт остаётся в силе, документ об уменьшении разумен.
• Счёт был неверным. Неверная сумма, получатель, ставка, выставлен дважды: здесь ошибка должна исчезнуть. Вы полностью аннулируете счёт и при необходимости выставляете новый.

Практическая разница: после уменьшения рядом стоят два действительных документа, которые вместе дают верную сумму. После аннулирования первый счёт экономически закрыт. Как проходит аннулирование и что действует при неверно указанном НДС, объясняет статья о корректировке счёта.

Частый пограничный случай: клиент возвращает половину заказа. Это не неверный счёт, а частичная отмена поставки – то есть случай кредит-ноты (§ 17 абз. 2 п. 3 UStG).

Кредит-ноты и режим малого предпринимателя

Как малый предприниматель по § 19 UStG вы не указываете НДС в счетах. С кредит-нотой то же самое: только сумма нетто, без налога и без ставки. Вопрос о том, когда уменьшается НДС, вас не касается – он не возникал.

И наоборот: если заказчик рассчитывается с малым предпринимателем через „Gutschrift", НДС там тоже стоять не должен. Если заказчик всё же его указал, а малый предприниматель не возразил, последний должен указанную сумму немецкой налоговой (§ 14c UStG). Кто получает такие расчёты, проверяет их сразу.

Как выглядит расчёт без НДС, показывает статья о счёте без НДС для малых предпринимателей.

Другая кредит-нота: когда рассчитывается клиент

Теперь о случае, который немецкий закон имеет в виду под словом „Gutschrift": счёт выставляет не продавец, а клиент (§ 14 абз. 2 предл. 5 UStG). Причина практическая – иногда только покупатель знает, что нужно посчитать. Комиссия зависит от оборотов в системе заказчика, объём закупки определяется только после взвешивания.

Понять, касается ли это вас, легко: если вы участвуете в партнёрских программах, получаете комиссии или поставляете обществам по управлению правами, расчёты часто приходят с той стороны. Если вы продаёте услуги мастерской или товар – практически никогда.

Три правила, если вы получаете или оформляете такой документ:

• Договориться заранее. Обе стороны должны согласовать это до расчёта. Соглашение не связано формой и может следовать из договора (раздел 14.3 абз. 2 UStAE).
• Обозначить. Документ должен содержать слово „Gutschrift"; это обязательный реквизит (§ 14 абз. 4 предл. 1 п. 10 UStG). Признаются и формулировки на других официальных языках, например „self-billing". Налоговый номер в нём – номер исполнителя, а не составителя, а порядковый номер берётся из серии составителя.
• Проверить и при необходимости возразить. С возражением документ теряет силу счёта (§ 14 абз. 2 предл. 6 UStG). Если в нём указан НДС, который вы не вправе начислять, возразить нужно незамедлительно, иначе вы должны эту сумму (§ 14c абз. 2 UStG).

И причина, по которой этот раздел вообще стоит в статье о возвратах из вежливости: обязанность обозначения с момента введения порождает неуверенность. Поэтому администрация разъяснила, что одно лишь наименование коммерческой кредит-ноты словом „Gutschrift" не запускает § 14c UStG (раздел 14c.1 абз. 3 UStAE). Ваша кредит-нота может называться так, как называлась всегда.

Частые вопросы

Что должно быть указано в кредит-ноте? Для документа о последующем возврате закон не предписывает формы. Разумно указать: оба адреса, собственный порядковый номер, дату, ссылку на первоначальный счёт, причину и сумму с разбивкой на нетто и налог.

Кредит-нота или аннулирующий счёт – в чём разница? Если счёт был верным и вы возвращаете деньги позже, это кредит-нота. Если счёт был неверным, его нужно аннулировать. В первом случае оба документа остаются действительными, во втором аннулирование убирает счёт.

Когда я могу уменьшить НДС по кредит-ноте? Если клиент уже заплатил – в периоде, в котором вы фактически возвращаете деньги, а не в том, когда оформляете кредит-ноту. Если выплаты не будет, НДС остаётся к уплате полностью.

Есть ли разница между кассовым методом и методом начисления? Для возврата клиенту, который уже заплатил, нет. Иначе, если счёт ещё не оплачен: при кассовом методе налог возникает только с поступившей суммы, при методе начисления он уже возник и подлежит корректировке.

Нужно ли менять первоначальный счёт? Нет. Корректировка налога не зависит от изменения суммы налога в старом счёте.

Можно ли вообще называть этот документ „Gutschrift"? Да. В немецком праве это слово обозначает расчёт со стороны получателя услуги, но такое название коммерческой кредит-ноты не влечёт налоговых последствий.

Нужен ли кредит-ноте собственный номер? Да. Вы вправе вести для неё отдельную серию, например KN-2026-0042, или продолжать обычную нумерацию счетов. Допустимо и то, и другое. Номер первоначального счёта нельзя присвоить второй раз.

Должна ли кредит-нота быть электронным счётом? Для простого документа о возврате – нет, для него счёт вообще не предписан. Иначе при настоящей корректировке счёта: если для операции действовала обязанность электронного счёта, корректировка должна иметь ту же форму, с соответствующим типом документа.

Сколько хранить кредит-ноту? Обращайтесь с ней как со счётом: восемь лет, считая с конца календарного года, в котором вы её оформили (§ 14b абз. 1 UStG).

Всё это касается и частных клиентов? Для вас – да. Ваш НДС уменьшается по тем же правилам. Только вашему клиенту корректировать нечего, поскольку он не принимает НДС к вычету.

Кредит-ноты без хаоса в нумерации

Трудоёмкость кредит-нот не в тексте, а в бухгалтерии вокруг: собственный номер, ссылка на оригинал, аккуратное отнесение налога. В office1.cloud вы создаёте документ прямо из существующего счёта, с порядковым номером и ссылкой на оригинал, а также XRechnung и ZUGFeRD из той же операции.

Чего программа не решает: нужна ли в вашем случае кредит-нота или аннулирование. На этот вопрос отвечает раздел Кредит-нота или аннулирующий счёт? – а в сомнительных случаях ваш налоговый консультант. Попробовать Easy Invoice бесплатно.

Источники

• § 14 Закона Германии об НДС – выставление счетов
• § 14c Закона Германии об НДС – неверно или необоснованно указанный налог
• § 17 Закона Германии об НДС – изменение налоговой базы
• § 19 Закона Германии об НДС – налогообложение малых предпринимателей
• § 31 UStDV – реквизиты счёта
• Инструкция по применению НДС Германии, разделы 14.3, 14.5, 14c.1 и 17.1 (Федеральное министерство финансов) Программа для счетов выставляет счета со всеми обязательными реквизитами за пару минут.