Gutschrift erstellen: Muster, Pflichtangaben und Umsatzsteuer

Wenn Sie einem Kunden Geld zurückgeben – aus Kulanz, wegen einer Retoure oder eines nachträglichen Rabatts –, schreiben Sie dafür ein eigenes Dokument mit eigener fortlaufender Nummer, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Die alte Rechnung ändern Sie nicht. Hat der Kunde bereits bezahlt, mindert sich Ihre Umsatzsteuer erst in dem Zeitraum, in dem das Geld tatsächlich zurückfließt (§ 17 Absatz 1 UStG).

Eine Warnung zum Wort: Im Umsatzsteuergesetz bedeutet „Gutschrift" etwas anderes, nämlich eine Rechnung, die der Kunde für Sie schreibt. Ihr Kulanzbeleg darf trotzdem „Gutschrift" heißen – das allein löst keine Steuerfolgen aus. Der Abschnitt Die andere Gutschrift erklärt, wann der Unterschied wirklich zählt.

Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Steuerberatung.

Inhaltsverzeichnis

1. Drei Fälle, drei verschiedene Dokumente
2. Muss es überhaupt ein Dokument sein?
3. Was auf die Gutschrift für Ihren Kunden gehört
4. Muster: Gutschrift über eine Kulanzerstattung
5. Umsatzsteuer: Wann sie sich mindert
6. Wofür Sie keine Gutschrift brauchen
7. Gutschrift oder Stornorechnung?
8. Gutschriften und die Kleinunternehmerregelung
9. Die andere Gutschrift: wenn Ihr Kunde abrechnet
10. Häufige Fragen

Drei Fälle, drei verschiedene Dokumente

Bevor Sie etwas schreiben, klären Sie eine Frage: Was ist eigentlich passiert? Davon hängt ab, welches Dokument Sie brauchen.

Der erste Fall ist der häufigste, und ihm gilt der größte Teil dieses Beitrags. Der zweite Fall folgt eigenen Regeln, weil ein Fehler aus der Welt geschafft werden muss statt eines Betrags. Der dritte Fall begegnet den meisten Selbstständigen nie.

Belege dieser Art erzeugen Sie mit einem Rechnungsprogramm für Selbstständige direkt aus der ursprünglichen Rechnung heraus, samt eigener Nummer und Verweis auf das Original – von Hand ist genau das die fehleranfällige Stelle.

Muss es überhaupt ein Dokument sein?

Die naheliegende Abkürzung: 30 Euro überweisen, fertig. Das geht schief, und zwar nicht am Umsatzsteuerrecht, sondern an der Buchführung.

Umsatzsteuerlich ist tatsächlich kein bestimmter Beleg vorgeschrieben. Die Steuer wird berichtigt, weil sich die Bemessungsgrundlage ändert, nicht weil ein Dokument existiert (Abschnitt 17.1 Absatz 3a des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses). Sie müssen dafür auch die ursprüngliche Rechnung nicht anfassen.

Ihre Buchführung braucht den Beleg trotzdem, denn jeder Geschäftsvorfall muss nachvollziehbar sein. Ohne Dokument steht in Ihrem Bankkonto eine Überweisung über 30 Euro, zu der niemand mehr sagen kann, warum sie stattgefunden hat – Sie selbst in zwei Jahren eingeschlossen. Was das Finanzamt an dieser Stelle erwartet, steht im Beitrag zur GoBD-konformen Rechnung.

Kurz: Umsatzsteuerlich kein Zwang, praktisch keine Alternative.

Was auf die Gutschrift für Ihren Kunden gehört

Weil kein Formzwang besteht, gibt es hier keine Pflichtangabenliste wie bei der Rechnung. Bewährt hat sich dieser Inhalt – er reicht für Ihre Buchhaltung und dafür, dass ein Geschäftskunde seinen Vorsteuerabzug berichtigen kann:

Zur Nummer: Sie dürfen einen eigenen Nummernkreis für Gutschriften führen, etwa GS-2026-0042. Wie viele Nummernkreise Sie anlegen, bleibt Ihnen überlassen; sie müssen nicht einmal lückenlos sein. Entscheidend ist, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird und klar erkennbar ist, zu welchem Kreis sie gehört (Abschnitt 14.5 Absatz 11 UStAE). Genauso zulässig ist es, die Gutschrift einfach in Ihrer normalen Rechnungsreihe weiterzuzählen. Was Sie nicht dürfen: eine Nummer zweimal vergeben. Wie Sie Ihre Nummernkreise insgesamt aufbauen und was bei einer doppelt vergebenen Nummer gilt, steht im Beitrag Rechnungsnummer vergeben.

Die Bezeichnung ist Ihnen ebenfalls überlassen. „Gutschrift" ist zulässig, „Rechnungskorrektur" oder „Erstattungsbeleg" sind eindeutiger. Wenn Sie regelmäßig mit Geschäftskunden arbeiten, deren Buchhaltung beide Bedeutungen kennt, ersparen die klareren Wörter Ihnen Rückfragen.

Wie eine vollständige Ausgangsrechnung aussieht, auf die sich die Gutschrift bezieht, steht im Beitrag Rechnung schreiben. Was das Finanzamt bei einer Prüfung tatsächlich sehen will, klärt der Beitrag zur GoBD-konformen Rechnung.

Muster: Gutschrift über eine Kulanzerstattung

Ein Kunde hat 350 Euro netto bezahlt und reklamiert. Sie erstatten 30 Euro aus Kulanz. Die Beträge sind erfunden, der Aufbau nicht.

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An
Muster GmbH
Beispielweg 4
30159 Hannover

GUTSCHRIFT

Gutschriftsnummer: GS-2026-0042        (eigene fortlaufende Nummer)
Datum: 8. September 2026

Wir schreiben Ihnen den folgenden Betrag gut.
Bezug: Rechnung R-2026-0187 vom 21. August 2026

Pos.  Grund                                              Netto
1     Kulanzerstattung wegen verzögerter Lieferung      30,00 €

                                    Nettobetrag        30,00 €
                                    zzgl. 19 % USt      5,70 €
                                    Gesamtbetrag       35,70 €

Der Betrag wird bis zum 15. September 2026 auf Ihr Konto überwiesen.

Zwei Details entscheiden über die Qualität dieses Belegs. Erstens die Zeile mit dem Bezug: Ohne Rechnungsnummer und Datum weiß später niemand mehr, wozu die 30 Euro gehörten. Zweitens der ausgewiesene Steuerbetrag: Ihr Kunde braucht ihn, um seinen Vorsteuerabzug um genau diese 5,70 Euro zu kürzen.

Ob die Beträge auf der Gutschrift positiv oder mit Minuszeichen stehen, ist keine Rechtsfrage, sondern eine Frage der Klarheit. Wichtig ist, dass aus dem Dokument hervorgeht, in welche Richtung das Geld fließt.

Umsatzsteuer: Wann sie sich mindert

Das ist der Punkt, an dem in der Praxis am häufigsten falsch gebucht wird. Der Grundsatz steht in § 17 Absatz 1 Satz 8 UStG: Die Berichtigung gehört in den Zeitraum, in dem die Änderung der Bemessungsgrundlage eintritt. Wann das ist, hängt davon ab, ob der Kunde die Rechnung schon bezahlt hat.

Der Kunde hat bereits gezahlt und bekommt Geld zurück

Dann mindert sich die Bemessungsgrundlage nur, soweit das Entgelt tatsächlich zurückgezahlt wird, und zwar in dem Zeitraum, in dem die Rückzahlung erfolgt (Abschnitt 17.1 Absatz 2 UStAE, zuletzt bestätigt durch das Urteil des Bundesfinanzhofs vom 13. November 2024, XI R 5/23). Konkret:

• Sie schreiben die Gutschrift im August, überweisen im September. Die Minderung gehört in die Voranmeldung für September.
• Sie schreiben die Gutschrift, zahlen aber nie aus, weil der Kunde das Guthaben nicht abruft. Dann ist die Bemessungsgrundlage nicht gemindert. Die Umsatzsteuer aus der ursprünglichen Rechnung bleibt in voller Höhe geschuldet.
• Rückwirkend korrigieren Sie nichts. Die Voranmeldung des Monats, in dem die ursprüngliche Rechnung stand, bleibt unangetastet.

Bei einer Verrechnung mit der nächsten Rechnung statt einer Überweisung kommt es auf den Einzelfall an, wann die Rückgewähr als erfolgt gilt. Wenn Sie regelmäßig mit Kundenguthaben arbeiten, klären Sie diesen Punkt einmal mit Ihrer Steuerkanzlei und behandeln danach alle Fälle gleich.

Der Kunde hat noch nicht gezahlt und zahlt weniger

Hier wird es zum ersten Mal wichtig, wie Sie versteuern:

• Ist-Versteuerung nach § 20 UStG (vereinnahmte Entgelte). Ihre Steuer entsteht ohnehin erst, wenn Geld eingeht, und nur auf den Betrag, der eingeht (§ 13 Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe b UStG). Zahlt der Kunde nach der Gutschrift den geminderten Betrag, versteuern Sie diesen. Es gibt nichts zu berichtigen.
• Soll-Versteuerung (vereinbarte Entgelte). Ihre Steuer ist bereits mit der Ausführung der Leistung entstanden, unabhängig von der Zahlung (§ 13 Absatz 1 Nummer 1 Buchstabe a UStG). Die Minderung berichtigen Sie deshalb in dem Voranmeldungszeitraum, in dem sie eintritt.

Für den zuerst beschriebenen Fall – Geld ist geflossen und kommt zurück – macht die Besteuerungsart dagegen keinen Unterschied. In beiden Fällen ist die Steuer entstanden, und in beiden Fällen zählt die tatsächliche Rückzahlung.

Spiegelbildlich muss ein Geschäftskunde seinen Vorsteuerabzug im selben Zeitraum berichtigen (§ 17 Absatz 1 Satz 2 UStG). Deshalb ist der ausgewiesene Steuerbetrag auf dem Beleg kein Zierrat.

Und wenn der Kunde eine Privatperson ist?

An Ihrer Seite ändert sich nichts. Ihre Umsatzsteuer mindert sich genauso, nach denselben Regeln und zum selben Zeitpunkt – die Pflicht zur Berichtigung trifft Sie als leistenden Unternehmer, unabhängig davon, wer Ihr Kunde ist (§ 17 Absatz 1 Satz 1 UStG).

Der Unterschied liegt auf der anderen Seite: Ein Privatkunde hat keinen Vorsteuerabzug, den er berichtigen müsste. Für ihn ist der Beleg nur die Bestätigung, dass er Geld zurückbekommt. Sie schreiben die Gutschrift dann in erster Linie für Ihre eigene Buchführung – und weil ein Kunde, der 30 Euro zurückbekommt, gern schwarz auf weiß liest, wofür.

Wofür Sie keine Gutschrift brauchen

Nicht jede Minderung braucht ein eigenes Dokument. Bei einer Änderung der Bemessungsgrundlage ist keine Rechnungsberichtigung erforderlich (Abschnitt 14.11 Absatz 4 UStAE). Das gilt ausdrücklich für:

• Skonto. Zieht der Kunde vereinbarte 2 Prozent ab, schreiben Sie keine Gutschrift. Sie buchen den Skontobetrag und berichtigen die Steuer. Die Rechnung bleibt, wie sie ist.
• Nachlässe wegen einer Mängelrüge, solange sich an der abgerechneten Leistung nichts ändert.
• Die Rückgängigmachung einer Leistung nach § 17 Absatz 2 Nummer 3 UStG, etwa eine Retoure.

Anders liegt es, wenn sich der Leistungsumfang ändert, zum Beispiel bei einer korrigierten Aufmaßmenge in einer Bauleistung. Dann stimmt die Leistungsbeschreibung nicht mehr, und die Rechnung muss berichtigt werden.

Der Beleg über eine Erstattung ist also eine Frage der Buchführung und der Klarheit gegenüber dem Kunden, nicht eine Pflicht aus dem Umsatzsteuerrecht. Wer bei jedem gezogenen Skonto ein Dokument erzeugt, macht sich unnötig Arbeit.

Gutschrift oder Stornorechnung?

Beide Dokumente nehmen Geld aus einer Rechnung heraus. Der Unterschied liegt darin, ob die ursprüngliche Rechnung richtig war.

• Die Rechnung war richtig, die Geschäftsbeziehung ändert sich nachträglich. Retoure, Kulanz, Bonus, Mängelrüge: Das ist eine Entgeltminderung. Die Rechnung bleibt bestehen, ein Beleg über die Minderung ist sinnvoll.
• Die Rechnung war falsch. Falscher Betrag, falscher Empfänger, falscher Steuersatz, doppelt gestellt: Hier muss der Fehler weg. Sie stornieren die Rechnung vollständig und schreiben bei Bedarf eine neue.

Praktischer Unterschied: Nach einer Entgeltminderung stehen zwei gültige Dokumente nebeneinander, die zusammen den richtigen Betrag ergeben. Nach einem Storno ist die erste Rechnung wirtschaftlich erledigt. Wie das Storno abläuft und was bei falsch ausgewiesener Umsatzsteuer gilt, steht im Beitrag Rechnung korrigieren.

Ein häufiger Zweifelsfall: Der Kunde schickt die halbe Bestellung zurück. Das ist keine falsche Rechnung, sondern eine Rückgängigmachung eines Teils der Lieferung – also der Gutschrift-Fall (§ 17 Absatz 2 Nummer 3 UStG).

Gutschriften und die Kleinunternehmerregelung

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Für die Gutschrift gilt dasselbe: nur der Nettobetrag, kein Steuerbetrag, kein Steuersatz. Die Frage, wann sich die Umsatzsteuer mindert, stellt sich für Sie nicht – es ist keine entstanden.

Umgekehrt gilt: Rechnet ein Auftraggeber per Gutschrift mit einem Kleinunternehmer ab, darf auch dort keine Umsatzsteuer stehen. Weist der Auftraggeber trotzdem welche aus und der Kleinunternehmer widerspricht nicht, schuldet dieser den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt (§ 14c UStG). Wer als Kleinunternehmer solche Abrechnungen bekommt, prüft sie deshalb sofort.

Wie eine Abrechnung ohne Umsatzsteuer aussieht, zeigt der Beitrag zur Rechnung ohne Umsatzsteuer als Kleinunternehmer.

Die andere Gutschrift: wenn Ihr Kunde abrechnet

Jetzt zu dem Fall, den das Umsatzsteuergesetz meint, wenn es „Gutschrift" schreibt: Nicht der Verkäufer stellt die Rechnung aus, sondern der Kunde (§ 14 Absatz 2 Satz 5 UStG). Der Grund ist praktisch – manchmal weiß nur der Käufer, was abzurechnen ist. Eine Provision hängt von Umsätzen im System des Auftraggebers ab, eine Ankaufsmenge steht erst nach dem Wiegen fest.

Wer damit zu tun hat, merkt es: Wenn Sie an Partnerprogrammen teilnehmen, Provisionen erhalten oder an Verwertungsgesellschaften liefern, kommen Abrechnungen häufig aus dieser Richtung. Wenn Sie Werkstattleistungen oder Handelsware verkaufen, praktisch nie.

Drei Regeln, falls Sie ein solches Dokument bekommen oder ausstellen:

• Vorher vereinbaren. Beide Seiten müssen sich vor der Abrechnung einig sein. Die Vereinbarung ist formfrei und kann sich aus einem Vertrag ergeben (Abschnitt 14.3 Absatz 2 UStAE).
• Kennzeichnen. Das Dokument muss das Wort „Gutschrift" tragen, das ist Pflichtangabe (§ 14 Absatz 4 Satz 1 Nummer 10 UStG). Die Steuernummer darin ist die des leistenden Unternehmers, nicht die des Ausstellers, und die fortlaufende Nummer stammt aus der Nummernreihe des Ausstellers.
• Prüfen und notfalls widersprechen. Mit einem Widerspruch verliert die Gutschrift die Wirkung einer Rechnung (§ 14 Absatz 2 Satz 6 UStG). Steht darin Umsatzsteuer, die Sie nicht ausweisen dürfen, müssen Sie unverzüglich widersprechen, sonst schulden Sie den Betrag (§ 14c Absatz 2 UStG).

Und der Grund, warum dieser Abschnitt überhaupt in einem Beitrag über Kulanzerstattungen steht: Die Kennzeichnungspflicht sorgt seit ihrer Einführung für Verunsicherung. Die Finanzverwaltung hat deshalb klargestellt, dass allein die Bezeichnung „Gutschrift" für eine kaufmännische Gutschrift nicht dazu führt, dass § 14c UStG greift (Abschnitt 14c.1 Absatz 3 UStAE). Ihre Kulanzgutschrift darf also heißen, wie sie immer hieß.

Häufige Fragen

Was muss auf einer Gutschrift drauf stehen? Für den Beleg über eine nachträgliche Erstattung schreibt das Gesetz keine feste Form vor. Sinnvoll sind: beide Anschriften, eine eigene fortlaufende Nummer, das Datum, der Bezug auf die ursprüngliche Rechnung, der Grund und der Betrag getrennt nach Netto und Steuer.

Gutschrift oder Stornorechnung – was ist der Unterschied? War die Rechnung richtig und Sie geben nachträglich Geld zurück, ist es eine Gutschrift. War die Rechnung falsch, muss sie storniert werden. Im ersten Fall bleiben beide Dokumente gültig, im zweiten hebt das Storno die Rechnung auf.

Wann darf ich die Umsatzsteuer aus einer Gutschrift abziehen? Hat der Kunde schon bezahlt, in dem Zeitraum, in dem Sie das Geld tatsächlich zurückzahlen – nicht in dem, in dem Sie die Gutschrift schreiben. Zahlen Sie nie aus, bleibt die Umsatzsteuer in voller Höhe geschuldet.

Macht es einen Unterschied, ob ich nach Soll oder nach Ist versteuere? Für eine Erstattung an einen Kunden, der bereits gezahlt hat, nicht. Anders liegt es, wenn die Rechnung noch offen ist: Bei der Ist-Versteuerung entsteht die Steuer ohnehin nur auf den Betrag, der eingeht. Bei der Soll-Versteuerung ist sie schon entstanden und wird berichtigt.

Muss ich die ursprüngliche Rechnung ändern? Nein. Die Berichtigung der Steuer hängt nicht davon ab, dass Sie den Steuerbetrag in der alten Rechnung ändern.

Darf ich das Dokument überhaupt „Gutschrift" nennen? Ja. Im Umsatzsteuerrecht bezeichnet das Wort zwar die Abrechnung durch den Leistungsempfänger, aber die bloße Bezeichnung einer kaufmännischen Gutschrift als „Gutschrift" hat keine steuerlichen Folgen.

Braucht die Gutschrift eine eigene Nummer? Ja. Sie dürfen dafür einen eigenen Nummernkreis führen, etwa GS-2026-0042, oder in Ihrer normalen Rechnungsreihe weiterzählen. Beides ist zulässig. Die Nummer der ursprünglichen Rechnung darf kein zweites Mal vergeben werden.

Muss die Gutschrift eine E-Rechnung sein? Für den reinen Beleg über eine Erstattung nicht – dafür ist gar keine Rechnung vorgeschrieben. Anders bei einer echten Rechnungsberichtigung: Bestand für den Umsatz eine Pflicht zur E-Rechnung, muss auch die Berichtigung in dieser Form erfolgen, mit dem passenden Rechnungstyp.

Wie lange muss ich die Gutschrift aufbewahren? Behandeln Sie sie wie eine Rechnung: acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem Sie sie ausgestellt haben (§ 14b Absatz 1 UStG).

Gilt das alles auch bei Privatkunden? Für Sie ja. Ihre Umsatzsteuer mindert sich nach denselben Regeln. Nur Ihr Kunde muss nichts berichtigen, weil er keinen Vorsteuerabzug hat.

Gutschriften ohne Nummernchaos

Der Aufwand bei Gutschriften steckt nicht im Text, sondern in der Buchführung drumherum: eigene Nummer, Bezug zum Original, saubere Zuordnung der Steuer. In office1.cloud erzeugen Sie den Beleg direkt aus der bestehenden Rechnung, mit fortlaufender Nummer und Verweis auf das Original, dazu XRechnung und ZUGFeRD aus demselben Vorgang.

Was das Programm nicht entscheidet: ob Ihr Fall eine Gutschrift oder ein Storno ist. Diese Frage beantwortet der Abschnitt Gutschrift oder Stornorechnung – im Zweifel Ihre Steuerkanzlei. Easy Invoice kostenlos testen.

Quellen

• § 14 Umsatzsteuergesetz – Ausstellung von Rechnungen
• § 14c Umsatzsteuergesetz – Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
• § 17 Umsatzsteuergesetz – Änderung der Bemessungsgrundlage
• § 19 Umsatzsteuergesetz – Besteuerung der Kleinunternehmer
• § 31 UStDV – Angaben in der Rechnung
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitte 14.3, 14.5, 14c.1 und 17.1 (Bundesfinanzministerium)