Creditnota in Duitsland: voorbeeld, gegevens en btw

Geef je een klant in Duitsland geld terug – uit coulance, vanwege een retour of een korting achteraf –, dan schrijf je daarvoor een apart document met een eigen doorlopend nummer dat duidelijk naar de oorspronkelijke factuur verwijst. De oude factuur pas je niet aan. Heeft de klant al betaald, dan daalt je btw pas in het tijdvak waarin het geld daadwerkelijk terugvloeit (artikel 17, lid 1 van de Duitse btw-wet, UStG).

Een waarschuwing over het woord: in de Duitse btw-wet betekent „Gutschrift" iets anders, namelijk een factuur die je klant voor jou schrijft. Je coulancedocument mag toch zo heten; alleen de benaming heeft geen fiscale gevolgen. De paragraaf De andere creditnota legt uit wanneer het verschil echt telt.

Dit artikel geeft algemene informatie en vervangt geen belastingadvies.

Inhoud

1. Drie gevallen, drie verschillende documenten
2. Moet het wel een document zijn?
3. Wat er op de creditnota voor je klant hoort
4. Voorbeeld: creditnota voor een coulanceterugbetaling
5. Btw: wanneer die echt daalt
6. Waarvoor je geen creditnota nodig hebt
7. Creditnota of annuleringsfactuur?
8. Creditnota's en de kleineondernemersregeling
9. De andere creditnota: als je klant factureert
10. Veelgestelde vragen

Drie gevallen, drie verschillende documenten

Voor je iets schrijft, beantwoord je één vraag: wat is er eigenlijk gebeurd? Daarvan hangt af welk document je nodig hebt.

Het eerste geval komt verreweg het vaakst voor en vult het grootste deel van dit artikel. Het tweede volgt eigen regels, omdat er een fout moet verdwijnen en niet een bedrag. Het derde overkomt de meeste zelfstandigen nooit.

Zulke documenten maak je met een factuurprogramma voor zelfstandigen rechtstreeks vanuit de oorspronkelijke factuur, met eigen nummer en verwijzing naar het origineel – met de hand gaat het juist daar mis.

Moet het wel een document zijn?

De voor de hand liggende kortere weg: 30 euro overmaken, klaar. Dat loopt spaak, niet op de btw-wet maar op je boekhouding.

Voor de btw is inderdaad geen bepaald document voorgeschreven. De belasting wordt gecorrigeerd omdat de maatstaf van heffing verandert, niet omdat er een papier bestaat (paragraaf 17.1, lid 3a van het Duitse btw-toepassingsbesluit, UStAE). Je hoeft de oorspronkelijke factuur ook niet aan te raken.

Je boekhouding heeft het bewijsstuk toch nodig, want elke transactie moet navolgbaar blijven. Zonder document staat er op je rekening een overboeking van 30 euro die niemand later nog kan verklaren – jijzelf over twee jaar inbegrepen. Wat de Duitse fiscus hier verwacht, staat in het artikel over de GoBD-conforme factuur.

Kortom: geen btw-plicht, in de praktijk geen alternatief.

Wat er op de creditnota voor je klant hoort

Omdat er geen vormvereiste is, bestaat hier geen lijst met verplichte gegevens zoals bij de factuur. Deze inhoud heeft zich bewezen: genoeg voor je boekhouding en genoeg om een zakelijke klant zijn voorbelasting te laten corrigeren.

Over het nummer: je mag een aparte nummerreeks voor creditnota's voeren, bijvoorbeeld CN-2026-0042. Hoeveel reeksen je aanlegt, bepaal je zelf; ze hoeven niet eens aaneengesloten te zijn. Wat telt is dat elk nummer maar één keer wordt uitgegeven en dat duidelijk is bij welke reeks het hoort (paragraaf 14.5, lid 11 UStAE). Gewoon doortellen in je normale factuurreeks mag net zo goed. Wat je niet mag: een nummer twee keer uitgeven. Hoe u uw nummerreeksen in het geheel opbouwt en wat geldt bij een dubbel uitgegeven nummer, staat in het artikel over het factuurnummer.

De benaming is ook aan jou. „Gutschrift" mag, „factuurcorrectie" of „terugbetalingsbewijs" zijn duidelijker. Werk je regelmatig met Duitse zakelijke klanten wier boekhouding beide betekenissen kent, dan besparen de duidelijke woorden je vragen.

Hoe een volledige verkoopfactuur eruitziet, staat in het artikel over een factuur schrijven. Waar de fiscus bij een controle echt naar kijkt, staat in het artikel over de GoBD-conforme factuur.

Voorbeeld: creditnota voor een coulanceterugbetaling

Een klant betaalde 350 euro netto en klaagt. Je betaalt 30 euro terug uit coulance. De bedragen zijn verzonnen, de opbouw niet.

Aylin Kaya Webdesign · Musterstraße 12 · 50667 Köln

Aan
Muster GmbH
Beispielweg 4
30159 Hannover

GUTSCHRIFT (creditnota)

Creditnotanummer: CN-2026-0042          (eigen doorlopend nummer)
Datum: 8 september 2026

Wij crediteren u het volgende bedrag.
Referentie: factuur R-2026-0187 van 21 augustus 2026

Pos.  Reden                                             Netto
1     Coulanceterugbetaling wegens late levering      30,00 €

                                    Nettobedrag       30,00 €
                                    plus 19 % btw      5,70 €
                                    Totaal            35,70 €

Het bedrag wordt uiterlijk 15 september 2026 op uw rekening gestort.

Twee details bepalen de kwaliteit van dit stuk. Ten eerste de referentieregel: zonder factuurnummer en datum weet later niemand meer waar die 30 euro bij hoorden. Ten tweede het vermelde btw-bedrag: je klant heeft het nodig om zijn voorbelasting met precies die 5,70 euro te verlagen.

Of de bedragen positief of met een minteken staan, is geen juridische vraag maar een kwestie van duidelijkheid. Het gaat erom dat uit het document blijkt welke kant het geld op gaat.

Btw: wanneer die echt daalt

Dit is het punt waar in de praktijk het vaakst verkeerd wordt geboekt. Het uitgangspunt staat in artikel 17, lid 1, zin 8 UStG: de correctie hoort in het tijdvak waarin de wijziging van de maatstaf van heffing plaatsvindt. Wanneer dat is, hangt ervan af of de klant al betaald heeft.

De klant heeft al betaald en krijgt geld terug

Dan daalt de maatstaf van heffing alleen voor zover de vergoeding werkelijk wordt terugbetaald, en wel in het tijdvak waarin de terugbetaling plaatsvindt (paragraaf 17.1, lid 2 UStAE, bevestigd door het arrest van het Duitse Bundesfinanzhof van 13 november 2024, XI R 5/23). Concreet:

• Je schrijft de creditnota in augustus en maakt in september over. De verlaging hoort in de aangifte over september.
• Je schrijft de creditnota maar betaalt nooit uit, omdat de klant het saldo niet opvraagt. Dan is de maatstaf van heffing niet verlaagd. De btw uit de oorspronkelijke factuur blijft volledig verschuldigd.
• Met terugwerkende kracht corrigeer je niets. De aangifte van de maand van de oorspronkelijke factuur blijft ongemoeid.

Verreken je het bedrag met de volgende factuur in plaats van het over te maken, dan hangt het van het geval af wanneer de terugbetaling als verricht geldt. Werk je vaker met klantsaldi, bespreek dit punt dan één keer met je accountant en behandel daarna alle gevallen gelijk.

De klant heeft nog niet betaald en betaalt minder

Hier telt voor het eerst hoe je heft:

• Kasstelsel volgens artikel 20 UStG (ontvangen vergoedingen). Je belasting ontstaat pas als er geld binnenkomt, en alleen over het bedrag dat binnenkomt (artikel 13, lid 1, nr. 1, letter b UStG). Betaalt de klant na de creditnota het verlaagde bedrag, dan geef je dat aan. Er valt niets te corrigeren.
• Factuurstelsel (overeengekomen vergoedingen). Je belasting is al ontstaan bij het verrichten van de prestatie, los van de betaling (artikel 13, lid 1, nr. 1, letter a UStG). Je corrigeert de verlaging dus in het tijdvak waarin die optreedt.

Voor het eerste geval – het geld is weg en komt terug – maakt het stelsel geen verschil. In beide gevallen is de belasting ontstaan en in beide gevallen telt de werkelijke terugbetaling.

Spiegelbeeldig moet een zakelijke klant zijn voorbelasting in hetzelfde tijdvak corrigeren (artikel 17, lid 1, zin 2 UStG). Daarom is het vermelde btw-bedrag op het stuk geen versiering.

En als de klant een particulier is?

Aan jouw kant verandert er niets. Je btw daalt op dezelfde manier, volgens dezelfde regels en op hetzelfde moment: de plicht tot correctie ligt bij jou als presterende ondernemer, ongeacht wie je klant is (artikel 17, lid 1, zin 1 UStG).

Het verschil zit aan de andere kant: een particulier heeft geen voorbelasting om te corrigeren. Voor hem is het stuk alleen de bevestiging dat hij geld terugkrijgt. Je schrijft de creditnota dus vooral voor je eigen boekhouding – en omdat een klant die 30 euro terugkrijgt graag zwart op wit leest waarvoor.

Waarvoor je geen creditnota nodig hebt

Niet elke verlaging vraagt om een apart document. Bij een wijziging van de maatstaf van heffing is geen factuurcorrectie nodig (paragraaf 14.11, lid 4 UStAE). Dat geldt uitdrukkelijk voor:

• Betalingskorting. Trekt de klant de afgesproken 2 procent af, dan schrijf je geen creditnota. Je boekt de korting en corrigeert de belasting. De factuur blijft zoals hij is.
• Kortingen na een klacht over gebreken, zolang de gefactureerde prestatie niet verandert.
• Het ongedaan maken van een prestatie volgens artikel 17, lid 2, nr. 3 UStG, bijvoorbeeld een retour.

Anders ligt het als de omvang van de prestatie verandert, bijvoorbeeld een gecorrigeerde hoeveelheid in een bouwfactuur. Dan klopt de omschrijving niet meer en moet de factuur worden gecorrigeerd.

Het bewijsstuk van een terugbetaling is dus een kwestie van boekhouding en duidelijkheid richting de klant, geen btw-plicht. Wie voor elke betalingskorting een document maakt, geeft zichzelf onnodig werk.

Creditnota of annuleringsfactuur?

Beide documenten halen geld uit een factuur. Het verschil zit in de vraag of de oorspronkelijke factuur klopte.

• De factuur klopte en de relatie verandert achteraf. Retour, coulance, bonus, klacht over gebreken: dat is een verlaging van de maatstaf van heffing. De factuur blijft staan, een bewijsstuk van de verlaging is verstandig.
• De factuur was fout. Verkeerd bedrag, verkeerde ontvanger, verkeerd tarief, dubbel verstuurd: hier moet de fout weg. Je annuleert de factuur volledig en schrijft zo nodig een nieuwe.

Praktisch verschil: na een verlaging staan er twee geldige documenten naast elkaar die samen het juiste bedrag geven. Na een annulering is de eerste factuur economisch afgedaan. Hoe de annulering verloopt en wat geldt bij verkeerd vermelde btw, staat in het artikel over een factuur corrigeren.

Een veelvoorkomend twijfelgeval: de klant stuurt de helft van de bestelling terug. Dat is geen foute factuur maar het gedeeltelijk ongedaan maken van de levering – dus het creditnotageval (artikel 17, lid 2, nr. 3 UStG).

Creditnota's en de kleineondernemersregeling

Als kleine ondernemer volgens artikel 19 UStG vermeld je geen btw op je facturen. Voor de creditnota geldt hetzelfde: alleen het nettobedrag, geen btw-bedrag, geen tarief. De vraag wanneer de btw daalt, speelt voor jou niet – er is er geen ontstaan.

Andersom geldt: rekent een opdrachtgever met een kleine ondernemer af via „Gutschrift", dan mag daar evenmin btw op staan. Vermeldt hij die toch en maakt de kleine ondernemer geen bezwaar, dan is deze het vermelde bedrag verschuldigd aan de Duitse fiscus (artikel 14c UStG). Krijg je zulke afrekeningen, controleer ze dan meteen.

Hoe een afrekening zonder btw eruitziet, laat het artikel over de factuur zonder btw voor kleine ondernemers zien.

De andere creditnota: als je klant factureert

Nu het geval dat de Duitse btw-wet bedoelt met „Gutschrift": niet de verkoper stelt de factuur op, maar de klant (artikel 14, lid 2, zin 5 UStG). De reden is praktisch – soms weet alleen de koper wat er af te rekenen valt. Een provisie hangt af van omzet in het systeem van de opdrachtgever; een inkoophoeveelheid staat pas na weging vast.

Je merkt vanzelf of het jou raakt: neem je deel aan partnerprogramma's, ontvang je provisies of lever je aan collectieve beheersorganisaties, dan komen afrekeningen vaak uit die hoek. Verkoop je werkplaatsdiensten of handelswaar, dan vrijwel nooit.

Drie regels als je zo'n document ontvangt of opstelt:

• Vooraf afspreken. Beide partijen moeten het vóór de afrekening eens zijn. De afspraak is vormvrij en kan uit een contract volgen (paragraaf 14.3, lid 2 UStAE).
• Aanduiden. Het document moet het woord „Gutschrift" dragen; dat is een verplicht gegeven (artikel 14, lid 4, zin 1, nr. 10 UStG). Ook formuleringen uit andere officiële talen, zoals „self-billing", worden erkend. Het fiscale nummer erin is dat van de presterende ondernemer, niet van de opsteller, en het doorlopende nummer komt uit de reeks van de opsteller.
• Controleren en zo nodig bezwaar maken. Met bezwaar verliest het stuk zijn werking als factuur (artikel 14, lid 2, zin 6 UStG). Staat er btw op die je niet mag berekenen, dan moet je onverwijld bezwaar maken, anders ben je het bedrag verschuldigd (artikel 14c, lid 2 UStG).

En de reden dat deze paragraaf in een artikel over coulanceterugbetalingen staat: de aanduidingsplicht zorgt sinds haar invoering voor onzekerheid. De fiscus heeft daarom verduidelijkt dat alleen het benoemen van een commerciële creditnota als „Gutschrift" artikel 14c UStG niet in werking zet (paragraaf 14c.1, lid 3 UStAE). Je coulancenota mag dus heten zoals ze altijd heette.

Veelgestelde vragen

Wat moet er op een creditnota staan? Voor het bewijsstuk van een latere terugbetaling schrijft de wet geen vaste vorm voor. Verstandig zijn: beide adressen, een eigen doorlopend nummer, de datum, de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur, de reden en het bedrag gesplitst in netto en btw.

Creditnota of annuleringsfactuur – wat is het verschil? Klopte de factuur en geef je achteraf geld terug, dan is het een creditnota. Was de factuur fout, dan moet hij worden geannuleerd. In het eerste geval blijven beide stukken geldig, in het tweede haalt de annulering de factuur weg.

Wanneer mag ik de btw uit een creditnota verlagen? Heeft de klant al betaald, in het tijdvak waarin je het geld werkelijk terugbetaalt – niet in het tijdvak waarin je de creditnota schrijft. Betaal je nooit uit, dan blijft de btw volledig verschuldigd.

Maakt het uit of ik het kasstelsel of het factuurstelsel gebruik? Voor een terugbetaling aan een klant die al betaald heeft, niet. Anders ligt het als de factuur nog openstaat: bij het kasstelsel ontstaat de belasting alleen over het binnenkomende bedrag, bij het factuurstelsel is ze al ontstaan en wordt ze gecorrigeerd.

Moet ik de oorspronkelijke factuur aanpassen? Nee. De correctie van de belasting hangt er niet van af dat je het btw-bedrag in de oude factuur wijzigt.

Mag ik dit document „Gutschrift" noemen? Ja. In het Duitse btw-recht duidt het woord op afrekening door de afnemer, maar een commerciële creditnota zo noemen heeft geen fiscale gevolgen.

Heeft de creditnota een eigen nummer nodig? Ja. Je mag er een aparte reeks voor voeren, bijvoorbeeld CN-2026-0042, of doortellen in je normale factuurreeks. Beide mag. Het nummer van de oorspronkelijke factuur mag geen tweede keer worden uitgegeven.

Moet de creditnota een e-factuur zijn? Voor het enkele bewijsstuk van een terugbetaling niet – daarvoor is helemaal geen factuur voorgeschreven. Anders bij een echte factuurcorrectie: gold voor de transactie de e-factuurplicht, dan moet ook de correctie die vorm hebben, met het passende documenttype.

Hoe lang moet ik de creditnota bewaren? Behandel haar als een factuur: acht jaar, gerekend vanaf het einde van het kalenderjaar waarin je haar hebt opgesteld (artikel 14b, lid 1 UStG).

Geldt dit alles ook bij particuliere klanten? Voor jou wel. Je btw daalt volgens dezelfde regels. Alleen je klant hoeft niets te corrigeren, omdat hij geen voorbelasting aftrekt.

Creditnota's zonder nummerchaos

Het werk bij creditnota's zit niet in de tekst, maar in de boekhouding eromheen: eigen nummer, verwijzing naar het origineel, nette toewijzing van de btw. In office1.cloud maak je het stuk rechtstreeks vanuit de bestaande factuur, met doorlopend nummer en verwijzing naar het origineel, plus XRechnung en ZUGFeRD uit dezelfde transactie.

Wat het programma niet beslist: of jouw geval om een creditnota of een annulering vraagt. Die vraag beantwoordt de paragraaf Creditnota of annuleringsfactuur? – en bij twijfel je accountant. Easy Invoice gratis proberen.

Bronnen

• Artikel 14 Duitse btw-wet – uitreiken van facturen
• Artikel 14c Duitse btw-wet – onjuist of onbevoegd vermelde btw
• Artikel 17 Duitse btw-wet – wijziging van de maatstaf van heffing
• Artikel 19 Duitse btw-wet – kleineondernemersregeling
• Artikel 31 UStDV – gegevens in de factuur
• Duits btw-toepassingsbesluit, paragrafen 14.3, 14.5, 14c.1 en 17.1 (Bondsministerie van Financiën) Een factuurprogramma schrijft facturen met alle verplichte gegevens in enkele minuten.