Счёт по правилам GoBD: почему такого не бывает – и что немецкая налоговая проверяет на самом деле

Отдельный счёт не может «соответствовать GoBD». Ведь GoBD вообще ничего не говорят о том, что должно быть указано в счёте, — это записано в немецком законе об НДС. GoBD регулируют другое: как вы работаете. Когда вы фиксируете операцию, как сохраняете документы до этого момента, кто имеет доступ к вашей системе и что происходит, если счёт оказался неверным. Поэтому соответствует правилам всегда ваш рабочий процесс, а не отдельный лист бумаги. Хорошая программа снимает с вас примерно половину — вторая половина остаётся за вами, и никакая покупка этого не изменит. И знака качества для этого не существует: немецкая налоговая служба принципиально не выдаёт свидетельств о бухгалтерских программах, а сертификаты аудиторских фирм её не связывают.

Эта статья носит общий характер и не заменяет налоговую консультацию.

Содержание

1. GoBD и § 14 UStG — что и чем регулируется?
2. Знак GoBD, которого не существует
3. Разделение труда: программа и вы
4. Что программа делает за вас
5. Новое с июля 2025 года: PDF хранить больше не нужно
6. Чего с вас никто не снимет
7. Сколько что хранить
8. Описание процедур — хватит двух страниц
9. Мои счета в Word в папке — это проблема?
10. Что будет, если проверяющий предъявит претензию?
11. Касается ли это малых предприятий?
12. Переход: что делать со старыми счетами?
13. Шесть вопросов поставщику программы

GoBD и § 14 UStG — что и чем регулируется?

GoBD — это сокращение очень длинного официального названия: «Принципы надлежащего ведения и хранения книг, записей и документов в электронной форме, а также доступа к данным». Это не закон, а письмо Федерального министерства финансов Германии — то есть изложение позиции налоговой службы: как она толкует нормы и чего ожидает при проверке. Действующая редакция датирована 28 ноября 2019 года и менялась дважды: в марте 2024 года и в последний раз 14 июля 2025 года.

Для ваших счетов переплетаются два совершенно разных свода правил, и именно отсюда берётся путаница:

Итак, если вам продают «шаблон счёта, соответствующий GoBD», на деле вам продают шаблон с обязательными реквизитами по § 14 UStG. Какие именно — описано в нашем руководстве по составлению счёта. А вот соответствует ли ваш порядок работы GoBD, решается позже — во всём, что вы делаете со счётом после того, как он выписан.

Знак GoBD, которого не существует

Именно здесь реклама многих поставщиков становится нечестной. В маргинальных пунктах со 179 по 181 — так называются пронумерованные абзацы письма — GoBD говорят три вещи совершенно ясно:

• Маргинальный пункт 179: множество информационных систем и различия в их устройстве и сочетании не допускают «никаких общезначимых высказываний налогового органа о соответствии». То есть налоговая в принципе не может одобрить программу в целом.
• Маргинальный пункт 180: подтверждения того, что бухгалтерия в порядке, не выдаются «ни в рамках налоговой проверки, ни в рамках обязывающей справки». Значит, получить это заранее тоже нельзя.
• Маргинальный пункт 181: «сертификаты» или «заключения» третьих лиц не имеют «никакой обязывающей силы» перед налоговым органом. Даже если аудиторская фирма сертифицировала программу, проверяющий не обязан это признавать.

Причина проста, и она важнее самого знака: GoBD обращены к вам, а не к производителю программы. Программа — это инструмент. Ни один производитель не может гарантировать, что вы работаете с ним аккуратно, — поэтому и сертифицировать его он не может.

Разделение труда: программа и вы

Именно здесь кроется недоразумение, которое большинство онлайн-руководств не устраняет: они трактуют GoBD как вопрос программного обеспечения. На деле требования распадаются на две половины.

Правый столбец — это та часть, которую вы не покупаете вместе с программой. И это та часть, которую проверяющий замечает первой: он сразу видит, лежали ли документы месяцами без обработки и не работают ли три человека под одним логином.

Что программа делает за вас

Задним числом уже ничего не изменить

Это ключевое требование. Однажды выписанный счёт должен храниться так, чтобы никто не мог потом незаметно его изменить, — а если что-то всё же изменено, впоследствии должно быть видно, что было раньше и кто это изменил. На официальном языке это называется «неизменяемость».

Причина проста: если бы вы могли задним числом уменьшить счёт на 3000 евро до 300 евро так, чтобы этого никто не заметил, вся бухгалтерия не стоила бы ничего. Именно поэтому проверяющие смотрят сюда в первую очередь.

Программа для выставления счетов решает это, «фиксируя» счёт при выдаче: с момента, когда вы скачиваете PDF или отправляете счёт по электронной почте, документ уже нельзя ни редактировать, ни удалить.

Ни один счёт не должен пропасть

Номера ваших счетов должны быть последовательными и уникальными (§ 14 абз. 4 п. 4 UStG), и ни один счёт не должен исчезнуть из массива. Пропуск в нумерации — классический вопрос любой проверки: «Где 2026-0147?»

Частое заблуждение: пропуск возникает не оттого, что вы отказались от черновика. Хорошие программы присваивают номер лишь тогда, когда счёт действительно выдаётся, — тот, кто удалит недоделанный черновик, не пробьёт дыру в нумерации. Если пропуск всё же возник из-за сторнирования счёта, это не проблема, пока документ сторно остаётся видимым и ситуация тем самым объяснима.

Новое с июля 2025 года: PDF хранить больше не нужно

Это изменение прошло мимо почти всех онлайн-руководств, но экономит реальную работу. Письмом от 14 июля 2025 года маргинальный пункт 76 GoBD был изложен в новой редакции.

Суть: PDF исходящего счёта хранить постоянно не требуется, если вы в любой момент можете создать «идентичный по содержанию экземпляр» счёта. «Экземпляр» — это канцелярское обозначение для: тот же счёт ещё раз, слово в слово и цифра в цифру. Именно так обстоит дело, когда вы используете программу, которая одним нажатием выдаёт счёт заново в неизменном виде.

На практике это значит: тому, кто работает с программой, не нужно дополнительно копировать каждый PDF счёта в папку. А вот тот, кто пишет счета в Word, сослаться на это не может: Word не создаёт идентичный экземпляр из проверенного массива данных, а открывает файл, который тем временем мог измениться.

Для электронных счетов параллельно разъяснили, что является собственно документом: хранить нужно машиночитаемый файл, который содержится в XRechnung или в счёте ZUGFeRD, — в ZUGFeRD он невидимо находится внутри PDF. Читаемое представление нужно сохранять дополнительно только тогда, когда в нём есть сведения, отсутствующие в файле или расходящиеся с ним. В чём разница между этими двумя форматами, мы объясняем в статьях о XRechnung и о счёте ZUGFeRD.

Чего с вас никто не снимет

Теперь о части, которой нет в большинстве руководств. Эти шесть пунктов касаются вашего рабочего дня, а не программы.

1. Когда нужно зафиксировать операцию

Оставлять документы лежать сколь угодно долго нельзя. GoBD называют конкретные сроки:

• Наличные — ежедневно. Поступления и выплаты наличными фиксируются ежедневно (§ 146 абз. 1 предл. 2 AO). Кто принимает наличные, этого не обойдёт.
• Всё безналичное — в течение десяти дней. Фиксация безналичных операций в течение десяти дней считается безупречной (маргинальный пункт 47).
• Ежемесячное проведение допускается — но лишь при одном условии (маргинальный пункт 50): операции должны быть заранее своевременно записаны, и вы должны организационными мерами обеспечить, чтобы до окончательной фиксации ничего не потерялось.

Именно здесь распространённая практика даёт сбой: складывать документы в коробку до визита к налоговому консультанту требованию маргинального пункта 50 не отвечает. Не потому, что складывать запрещено, а потому, что в промежутке ничего не было записано и ничего не было сохранено.

2. Сохранять документы до их фиксации

Между «счёт поступил» и «счёт проведён» есть разрыв, который вы должны закрыть сами. Требуется, чтобы за это время документы не могли потеряться.

В малом предприятии для этого нужно немного, важно лишь, чтобы порядок был установлен и всегда одинаков: постоянная папка для входящих, сквозной номер или штамп с датой на каждом бумажном документе, отдельная папка для писем с входящими счетами. Решает не метод, а то, что он есть и все его соблюдают. Как аккуратно выстроить это на стороне закупок, описано в статье управление входящими счетами.

3. Сканировать бумагу и выбрасывать — только с письменной инструкцией

Тот, кто сканирует бумажные документы, а оригинал затем уничтожает, должен заранее описать порядок письменно (маргинальный пункт 136). Эта организационная инструкция отвечает на четыре вопроса:

• Кто имеет право сканировать?
• Когда сканируется — при поступлении, еженедельно, ежемесячно?
• Что сканируется, а что нет?
• Как проверяется, что скан полон и читаем, — и что происходит, если это не так?

Звучит бюрократично, но пишется за десять минут. И это разница между «оцифровано» и «документ уничтожен, хотя правил никто не знает». Кстати, тот, кто фотографирует телефоном, подпадает под то же правило: это прямо разрешено, но точно так же подлежит документированию.

4. Кто может войти в систему?

GoBD требуют системы внутреннего контроля и прямо называют контроль доступа и полномочий, разделение функций и меры защиты от искажения данных (маргинальный пункт 100). Эти меры контроля должны быть введены, применяться и документироваться.

В переводе на повседневность предприятия это означает:

• Каждый сотрудник получает собственный доступ. Общий пароль, который ходит по офису, обесценивает любое протоколирование: потом никто не скажет, кто что сделал.
• Права по задачам: тому, кто пишет только коммерческие предложения, доступ к платежам и бухгалтерии не нужен.
• Когда кто-то уходит, доступ отзывается. Сразу, а не когда-нибудь.
• Раз в год просматривать, у кого вообще ещё есть доступ. Это и есть тот «контроль», который следует задокументировать, — достаточно датированной заметки.

Программа предоставляет управление правами. Пользоваться ли им или позволить всем работать под общим доступом — решаете вы.

5. Резервное копирование

Ваши данные должны быть защищены от потери. Если резервной копии нет, это самостоятельный недостаток — независимо от того, насколько хороша ваша программа.

При облачной программе техническое резервирование берёт на себя поставщик; при программе на собственном компьютере — вы сами. В обоих случаях одна задача остаётся за вами: время от времени проверять, что копирование действительно выполняется и что копию можно восстановить. Резервная копия, которую ни разу не восстанавливали, — это непроверенная копия.

6. Не выписывать заново, а сторнировать

Это самое частое повседневное нарушение, и связано оно не с программой, а с привычкой. Клиент звонит, цена не сходится — и счёт «просто делают заново», а старый выбрасывают.

Тем самым существуют две разные версии одного и того же номера счёта: одна у клиента, другая у вас. Именно это запрещает § 146 абз. 4 AO: запись нельзя изменить так, чтобы её первоначальное содержание уже нельзя было установить.

Чистый путь всегда один и тот же: создать документ сторно со ссылкой на исходный счёт, а затем выписать исправленный счёт с новым номером. Оба документа сохраняются и остаются видимыми. Хорошая программа навязывает этот путь. В Word думать об этом приходится вам самим — и в текучке как раз это часто не происходит. Когда вместо сторно достаточно корректировочного счёта, описано в статье исправление счёта.

Сколько что хранить

Здесь во многих руководствах до сих пор стоит старая цифра. Для счетов раньше действовали десять лет — с 1 января 2025 года их восемь. И в зависимости от вида документа действуют три разных срока:

Срок всегда начинается только с окончания календарного года, в котором счёт был выставлен или письмо получено. Счёт от марта 2026 года можно, таким образом, выбросить с начала 2035 года.

Важная оговорка: срок не истекает, пока документы имеют значение для налогов, срок начисления которых ещё не прошёл. Если у вас идёт проверка или открыто производство, всё остаётся на месте — включая то, что по расчёту давно могло бы быть уничтожено.

А как быть с электронными письмами? Для этого есть практичное правило (маргинальный пункт 121): письмо, которое лишь доставляет счёт и само по себе больше ничего не содержит, подобно конверту — хранить его не нужно. Хранить нужно вложение. Если же письмо само содержит нечто деловое — обещание цены, согласованный срок, ответ на рекламацию, — это деловое письмо, и его следует сохранить. Сомневаетесь — сохраните письмо, это ничего не стоит.

Описание процедур — хватит двух страниц

Это скоба, соединяющая обе половины, и пункт, который почти все пропускают. Имеется в виду письменное описание вашего порядка работы: чем вы выписываете счета? Куда попадают входящие документы? У кого есть доступ? Как часто делается резервная копия? Когда сканируется и кто выбрасывает бумагу?

Оно состоит из двух частей. Техническую часть — как устроена работа используемой программы изнутри — даёт поставщик программы; серьёзные поставщики держат для этого описание системы, которое вы можете предъявить проверяющему. Вторую часть вы пишете сами, и она может быть короткой. Для небольшой мастерской с одним работником хватит двух страниц, если они охватывают шесть пунктов выше. С датой и подписью, а при изменениях сохраняйте старую редакцию — ведь проверяющий хочет знать, какие правила действовали тогда, а не какие действуют сегодня.

Никакой проверяющий не ждёт руководства. Но если на вопрос «как это устроено у вас?» вы можете лишь пожать плечами, разговор начинается хуже.

Мои счета в Word в папке — это проблема?

Честный ответ: это не запрещено. Но это именно тот порядок работы, который сам по себе не выполняет первое требование.

Файл Word или Excel можно в любой момент открыть, изменить и снова сохранить, причём потом по файлу не видно, что что-то менялось. Экспортированный PDF в папке Windows тоже помогает лишь отчасти: его можно удалить, заменить или перезаписать, а сама папка ничего из этого не протоколирует. С точки зрения налоговой службы обычное хранение файлов поэтому не является достаточной защитой от последующих изменений.

Это можно компенсировать дополнительными мерами — например, архивной системой, которая хранит файлы с защитой от записи и с протоколом, плюс описанием процедур, точно поясняющим, как это работает. Так делать разрешено, но это работа, и вы должны уметь её подтвердить. Подробный разбор — в статье писать счета в Word или Excel — разрешено ли это?.

Что будет, если проверяющий предъявит претензию?

Здесь помогает трезвый взгляд, потому что эту тему часто продают с изрядной долей страха.

Не всякая формальная ошибка ведёт к тому, что вашу бухгалтерию отвергнут. Согласно судебной практике значение имеет не формальный смысл недостатка, а его материальный вес: формальные недостатки дают налоговой право на расчётное определение лишь тогда, когда они дают повод усомниться в материальной правильности цифр. Отсутствие описания процедур при том, что обороты, документы и платежи сходятся без пробелов, — это совсем не то же самое, что бухгалтерия с пропусками в нумерации, изменёнными задним числом суммами и документами, к которым три месяца никто не притрагивался.

Расчётное определение означает: налоговая сама устанавливает оборот и прибыль, если не может корректно вывести их из ваших документов (§ 162 AO). И чем тяжелее недостатки, тем грубее ей позволено действовать. Вот в чём состоит настоящий финансовый ущерб, а вовсе не в штрафе за отсутствующий сертификат, которого и так не существует.

И наоборот: цель — не безошибочность, а объяснимость. Тот, кто работает прослеживаемо и может обосновать свои цифры, выглядит на проверке достойно даже при неидеальном хранении.

Касается ли это малых предприятий?

Да. GoBD не зависят ни от размера предприятия, ни от того, составляете ли вы баланс. Они действуют для всех налогово значимых записей — в том числе если вы определяете прибыль простым методом учёта доходов и расходов и если как малое предприятие не начисляете НДС.

Объём, разумеется, другой. Тому, кто выписывает 120 счетов в год, не нужна ни система документооборота, ни многостраничная инструкция. Но пункты выше остаются теми же, только меньше: наличные ежедневно, документы в постоянном месте, отдельный доступ на каждого человека, сторно вместо повторной выписки, две страницы описания процедур. Что ещё действует для счетов малых предприятий, описано в статье счёт без НДС.

Переход: что делать со старыми счетами?

Если вы переходите с Word на программу, сразу возникает следующий вопрос: что делать со счетами прошлых лет?

Сначала самое важное правило — не вбивайте старые счета в новую программу, чтобы они выглядели «прилично». При этом возникают документы с прошедшей датой выставления, которых в таком виде никогда не существовало. Это заметно хуже, чем несовершенное хранение, потому что выглядит как бухгалтерия, сконструированная задним числом.

Прошлое нельзя сделать неизменяемым задним числом. То, что вы можете сделать вместо этого, невелико по объёму:

• Оставить имеющийся массив как есть и полностью его сохранить — лучше всего с защитой от записи и с копией во втором месте.
• Установить дату отсечения, начиная с которой все новые счета выходят из программы.
• Зафиксировать именно этот переход в описании процедур: до какого момента Word, с какого момента программа, где лежат старые файлы. Достаточно датированного абзаца.

Прошлое этим не исправлено, но объяснено — а объяснимость и есть то, что важно.

Шесть вопросов поставщику программы

Поскольку знак качества ничего не стоит, единственная разумная проверка — спрашивать. Эти шесть вопросов отделяют надёжные программы от красиво оформленных генераторов счетов.

1. Могу ли я ещё отредактировать или удалить уже выданный счёт? Правильный ответ — однозначное «нет».
2. С какого момента номер счёта зафиксирован — при создании или при выдаче? При выдаче. Иначе каждый отброшенный черновик создаёт пропуск.
3. Как я исправляю ошибочный счёт? Через документ сторно, который остаётся связанным с оригиналом. Не перезаписью.
4. Могу ли я дать каждому сотруднику собственный доступ с собственными правами — и вижу ли я, кто что и когда изменил? Без этого выполнить пункт о контроле доступа вообще невозможно.
5. Как я получу свои данные, если проверяющий потребует их в машиночитаемом виде? Нужен настоящий экспорт, обычно в формате DATEV, плюс сами документы.
6. Есть ли описание системы, которое я могу приложить к своему описанию процедур? Если нет, техническую часть придётся писать вам самим — а вы этого не сможете, потому что не знаете, как программа работает изнутри.

В office1.cloud мы строили именно вдоль этих пунктов: счета фиксируются при первой выдаче и после этого их нельзя ни изменить, ни удалить, номер присваивается только при выдаче, исправления идут исключительно через связанные документы сторно, каждый сотрудник получает собственный доступ с разграниченными правами, изменения попадают в журнал, который вы можете сами просмотреть и выгрузить файлом, а на случай проверки есть экспорт в формате DATEV. Для технической части вашего описания процедур мы предоставляем подробное описание системы и процедур, которое вы можете предъявить своему налоговому консультанту или проверяющему.

Чего мы сознательно не утверждаем: что вы благодаря этому автоматически соответствуете GoBD. Половина требований лежит на вас — когда вы фиксируете, как сохраняете документы, у кого есть доступ. Ни одна программа в мире не может снять это с вас, а тот, кто обещает иное, GoBD не читал.

Если у вас предстоит проверка или в хранении документов за прошлые годы есть пробелы, поговорите со своим налоговым консультантом, прежде чем начинать наводить порядок.