Angebote schreiben: Was rein muss, damit der Kunde zusagt – und nicht nachverhandelt

Ein Angebot braucht fünf Dinge: eine Leistungsbeschreibung mit Zahlen statt Sammelbegriffen, einen Satz dazu, was nicht enthalten ist, den klar dargestellten Preis, ein Gültigkeitsdatum und die Ansage, wie es weitergeht. Alles andere ist Formsache – denn anders als bei der Rechnung, wo § 14 UStG genau auflistet, was draufstehen muss, schreibt für Angebote kein Gesetz Pflichtangaben vor. Den Aufbau bestimmen Sie also selbst. Entscheidend sind nur zwei Fragen: Sagt der Kunde zu? Und lässt sich in drei Monaten noch eindeutig belegen, was vereinbart war?

Inhaltsverzeichnis

1. Was gehört in ein Angebot?
2. Muster zum Abschreiben
3. Die Leistungsbeschreibung entscheidet, ob nachverhandelt wird
4. Festpreis oder nach Aufwand anbieten?
5. Wie Sie die Positionen anordnen
6. Netto oder brutto? Das hängt davon ab, wer vor Ihnen steht
7. Angebot schreiben als Kleinunternehmer
8. Wie lange soll das Angebot gelten?
9. Die E-Mail zum Angebot
10. Wenn der Kunde sich nicht meldet: nachfassen
11. Angebot online erstellen statt Word-Vorlage

Was gehört in ein Angebot?

Ein Angebot ist kein Steuerdokument. Das Finanzamt interessiert sich nicht dafür, und niemand prüft es auf Vollständigkeit. Es hat nur zwei Aufgaben: Der Kunde soll zusagen, und später soll niemand mehr streiten, was eigentlich vereinbart war. Daraus ergibt sich die Liste:

• Das Wort „Angebot" und eine eigene Nummer. Die Nummer klingt nach Bürokratie, spart aber jedes Mal Zeit, wenn der Kunde anruft und Sie fragen müssten, um welches der drei Angebote es geht.
• Datum – ohne Datum lässt sich später nicht klären, welche Fassung gilt.
• Ihre vollständigen Daten und die des Kunden. Bei einer Firma der genaue Firmenname, nicht der Name des Ansprechpartners. Wer „Herrn Müller" adressiert und später gegen die Müller GmbH mahnen muss, hat ein Problem.
• Die Leistung, so konkret wie möglich – der wichtigste Punkt, dazu gleich mehr.
• Einzelpreise und Gesamtpreis, und ob Umsatzsteuer enthalten ist oder dazukommt.
• Bis wann das Angebot gilt.
• Zahlungsbedingungen: Zahlungsziel, gegebenenfalls Abschlagszahlungen oder eine Anzahlung.
• Ausführungszeitraum oder Lieferzeit – am besten mit dem Zusatz „nach Auftragserteilung", damit sich der Termin nicht verschiebt, während der Kunde drei Wochen überlegt.

Je nach Geschäft kommen dazu: Fahrt- und Anfahrtkosten (getrennt ausweisen, sonst ist es später eine Diskussion), Material, das der Kunde selbst stellt, und was Sie brauchen, um überhaupt arbeiten zu können – Stromanschluss, freie Zufahrt, geräumte Räume. Der letzte Punkt wird am häufigsten vergessen und ist der häufigste Grund, warum ein Termin platzt und Sie einen Tag umsonst eingeplant haben.

Was nicht hineingehört: eine Zahlungsaufforderung. Ein Angebot fordert kein Geld, es schlägt etwas vor. Und es sollte nirgends nach einer Rechnung aussehen. Wer Umsatzsteuer in einem Dokument so ausweist, dass es als Rechnung durchgehen könnte, schuldet dem Finanzamt unter Umständen genau diesen Betrag – auch wenn nie etwas geliefert wurde (§ 14c UStG).

Muster zum Abschreiben

Mehr braucht es nicht. Der Text funktioniert als PDF und, mit angepasster Formatierung, auch als E-Mail:

Angebot Nr. 2026-0117
Datum: 08.08.2026
Gültig bis: 08.09.2026

Sehr geehrte Frau Roth,

vielen Dank für Ihre Anfrage vom 04.08.2026. Gerne biete ich Ihnen an:

1. Zählerschrank im Kellerraum erneuern, 3-reihig, inkl. FI-Schutzschalter und Material · 1.850,00 €
2. 6 Steckdosen im Wohnzimmer setzen, Unterputz, inkl. Stemm- und Verputzarbeiten · 480,00 €
3. Anfahrt pauschal · 150,00 €

Zwischensumme netto: 2.480,00 €
zzgl. 19 % Umsatzsteuer: 471,20 €
Gesamtbetrag: 2.951,20 €

Optional, nicht in der Summe enthalten:
4. Zusätzliche Außensteckdose Terrasse, inkl. Mauerdurchbruch · 320,00 € netto

Ausführung: innerhalb von 4 Wochen nach Auftragserteilung, nach Terminabsprache, ca. 2 Arbeitstage
Zahlung: 14 Tage nach Rechnungserhalt ohne Abzug

Nicht enthalten sind Malerarbeiten nach dem Verputzen sowie eine eventuell nötige Erneuerung der Hauptleitung; ob diese erforderlich ist, zeigt sich erst nach Öffnen des Schranks. In diesem Fall stimme ich die Mehrkosten vorab mit Ihnen ab.

Für den Ausführungstag benötige ich freien Zugang zum Kellerraum und die Möglichkeit, den Strom für ca. 3 Stunden abzuschalten.

Über Ihre Rückmeldung freue ich mich.

Mit freundlichen Grüßen
Elektro Sander · Inhaber Michael Sander · Ahornweg 12, 12345 Musterstadt · USt-IdNr. DE123456789

Die zwei Absätze vor der Grußformel sind die, die man beim schnellen Schreiben weglässt – und die den größten Unterschied machen. Warum, steht im nächsten Abschnitt.

Bei einer Warenlieferung statt einer Handwerksleistung ersetzen Sie „Ausführung" durch „Lieferung: voraussichtlich KW 38, Versand per Spedition frei Bordsteinkante" und ergänzen bei Bedarf den Eigentumsvorbehalt – die Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung Ihre.

Die Leistungsbeschreibung entscheidet, ob nachverhandelt wird

„Elektroarbeiten im Erdgeschoss – 2.480 €" ist ein Angebot, mit dem Sie verlieren. Nicht weil der Preis falsch wäre, sondern weil dieser Satz drei Monate später alles und nichts bedeuten kann. Der Kunde erinnert sich an vier Steckdosen mehr, Sie erinnern sich an sechs insgesamt. Wer dann recht bekommt, hängt daran, wer es aufgeschrieben hat.

Drei Dinge machen den Unterschied:

Zahlen statt Sammelbegriffe. Nicht „Steckdosen setzen", sondern „6 Steckdosen, Unterputz". Nicht „Wände streichen", sondern „ca. 68 m², zweimal deckend". Nicht „Fliesen verlegen", sondern „Bad ca. 11 m², Format 30 × 60, Material bauseits".

Aufschreiben, was nicht dabei ist. Das fühlt sich beim Schreiben unangenehm an, weil man den Auftrag nicht durch Einschränkungen gefährden will. In der Praxis ist es umgekehrt: Wer vorher sagt „Malerarbeiten sind nicht enthalten", verkauft sie hinterher als Nachtrag. Wer nichts sagt, macht sie am Ende gratis, weil der Kunde sie für selbstverständlich hielt.

Sagen, was passiert, wenn etwas anders kommt. Bei Altbauten, Bädern und allem, was hinter einer Wand liegt, wissen Sie vorher nicht alles. Ein Satz wie „Zeigt sich beim Öffnen, dass die Leitung erneuert werden muss, stimme ich die Mehrkosten vorab mit Ihnen ab" kostet nichts und verhindert die Diskussion, die sonst mit „davon war nie die Rede" beginnt.

Festpreis oder nach Aufwand anbieten?

Diese Entscheidung fällt vor dem ersten Satz, und sie verändert das ganze Angebot.

Festpreis heißt: Sie nennen eine Zahl und stehen dafür ein. Der Kunde weiß, woran er ist – das verkauft sich deutlich besser, besonders bei Privatkunden. Das Risiko liegt bei Ihnen: Dauert es länger als kalkuliert, zahlen Sie drauf. Sinnvoll ist der Festpreis, wenn Sie den Umfang wirklich überblicken – Neubau, sichtbare Flächen, Standardmontage, alles, was Sie hundertmal gemacht haben.

Nach Aufwand heißt: Stundensatz mal Zeit plus Material. Das Risiko liegt beim Kunden, und genau deshalb ist er skeptisch. Sinnvoll ist es, wenn der Umfang ehrlich nicht absehbar ist: Fehlersuche, Altbau, Wasserschaden, alles hinter einer geschlossenen Wand. Wenn Sie so anbieten, gehören vier Angaben hinein, sonst wird jede Rechnung zur Diskussion:

• der Stundensatz, getrennt nach Meister/Geselle, falls unterschiedlich
• der Abrechnungstakt – etwa „angefangene 15 Minuten"
• wie Anfahrt und Fahrzeit berechnet werden
• wie Material abgerechnet wird, mit oder ohne Aufschlag

Die Mischform ist meist die beste Lösung: Festpreis für den kalkulierbaren Teil, Aufwand für das Unklare. Im Beispiel oben wäre das ein Festpreis für Zählerschrank und Steckdosen plus der Satz „Sollte die Hauptleitung erneuert werden müssen, berechne ich diese Arbeiten nach Aufwand zu 68 €/Std. zzgl. Material, nach vorheriger Abstimmung."

Ein Angebot ist nur so gut wie die Kalkulation dahinter – wer den Stundensatz aus dem Bauch nimmt, verkauft irgendwann Aufträge, an denen er nichts verdient. Wie Sie ihn sauber durchrechnen, steht in Stundensatz Handwerker berechnen.

Und noch eine Abgrenzung, weil sie ständig durcheinandergeht: Ein Kostenvoranschlag ist rechtlich nicht dasselbe wie ein Angebot und darf unter bestimmten Voraussetzungen überschritten werden.

Damit hängt die Frage zusammen, die sich vor allem bei aufwendigen Aufmaßen stellt: Darf ich für das Angebot Geld verlangen? Grundsätzlich nein – die Erstellung gehört zur Vertragsanbahnung, und für den Kostenanschlag sagt das Gesetz sogar ausdrücklich: „Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten" (§ 632 Abs. 3 BGB). Möglich ist es trotzdem, aber nur, wenn Sie es vorher ausdrücklich vereinbaren – am besten mit dem Zusatz, dass Sie den Betrag bei Auftragserteilung verrechnen. Beides ausführlich in Ist ein Angebot verbindlich?.

Wie Sie die Positionen anordnen

Nummerieren Sie. Dann können Sie am Telefon „Position 3" sagen, statt zu beschreiben, welche Zeile Sie meinen. Bei Nachträgen und in der späteren Rechnung zahlt sich das noch einmal aus.

In der Reihenfolge der Arbeit, nicht nach Preis. Der Kunde liest das Angebot als Ablauf: erst Demontage, dann Installation, dann Verputzen. Wer nach Betrag sortiert, zwingt ihn, den Ablauf selbst zusammenzusetzen.

Nicht zu kleinteilig. Wer jede Schraube einzeln aufführt, liefert eine Streichliste – der Kunde geht sie durch und sucht sich heraus, was er weglassen kann. Fünf bis zwölf Positionen sind meist die richtige Auflösung: fein genug, dass klar wird, wofür das Geld ist, grob genug, dass nichts einzeln verhandelbar wirkt.

Optionen sichtbar trennen. Alles, was der Kunde dazunehmen kann, gehört unter die Gesamtsumme und ausdrücklich nicht hinein. Der häufigste Fehler ist, das Zusatzangebot in die Hauptsumme zu rechnen: Der Kunde sieht eine Zahl, die höher ist als erwartet, und antwortet gar nicht mehr. Steht die Option darunter, wirkt sie als Angebot – und wird erstaunlich oft mitbestellt.

Netto oder brutto? Das hängt davon ab, wer vor Ihnen steht

Hier machen viele denselben Fehler und schicken jedem dasselbe Nettoangebot. Die Regel ist aber unterschiedlich:

An eine Firma rechnen Sie netto. Der Betrieb zieht die Umsatzsteuer als Vorsteuer wieder ab, für ihn ist der Nettobetrag die eigentliche Zahl. Sie weisen die Umsatzsteuer trotzdem aus, aber die Netto-Darstellung ist üblich.

An einen Privatkunden muss der Endpreis inklusive Umsatzsteuer erkennbar sein. § 3 der Preisangabenverordnung verlangt bei Angeboten an Verbraucher die Angabe des Gesamtpreises, und weiter: „Wird ein Preis aufgegliedert, ist der Gesamtpreis hervorzuheben." Sie dürfen also Nettopositionen auflisten – der Bruttobetrag muss am Ende nur deutlich dastehen und nicht kleiner gedruckt sein als der Nettopreis.

Der praktische Grund ist noch wichtiger als der rechtliche: Ein Privatkunde, der „2.480 €" liest und am Ende 2.951,20 € zahlen soll, fühlt sich getäuscht – auch wenn Sie formal nichts falsch gemacht haben. Das kostet Sie den Auftrag oder eine unangenehme Diskussion.

Wenn Sie nicht wissen, ob Sie einen Verbraucher oder einen Unternehmer vor sich haben – etwa bei einem Vermieter, der eine Wohnung modernisieren lässt –, nennen Sie beide Beträge. Damit liegen Sie in jedem Fall richtig.

Angebot schreiben als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Im Angebot ersetzen Sie den Preisblock durch eine einzige Zeile plus Hinweis:

Gesamtbetrag: 2.480,00 €
Im Betrag ist keine Umsatzsteuer enthalten (Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG).

Der Hinweis ist im Angebot nicht vorgeschrieben – auf der späteren Rechnung schon. Trotzdem gehört er hin, und zwar aus einem praktischen Grund: Ein gewerblicher Kunde rechnet automatisch damit, dass zu Ihrem Preis noch 19 % kommen, die er sich vom Finanzamt zurückholt. Fehlt der Hinweis, vergleicht er Ihr Angebot mit dem eines Wettbewerbers und rechnet Ihres falsch. Mit dem Hinweis sieht er sofort, dass 2.480 € auch 2.480 € bleiben.

Wie die spätere Rechnung dann aussehen muss, steht in Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben.

Wie lange soll das Angebot gelten?

Schreiben Sie ein konkretes Datum hin. Ohne Angabe sind Sie nicht etwa frei – Sie sind an Ihren Antrag gebunden, und zwar so lange, wie Sie „unter regelmäßigen Umständen" mit einer Antwort rechnen durften (§ 147 Abs. 2 BGB). Was das im Einzelfall heißt, entscheidet im Zweifel ein Gericht. Mit „Gültig bis 08.09.2026" entscheiden Sie es selbst.

Wie lange, hängt vom Geschäft ab. Bei stabilen Preisen sind vier Wochen üblich. Wenn Ihr Preis an Materialkosten hängt, die sich bewegen, sind zwei Wochen ehrlicher als vier – oder Sie nehmen einen Vorbehalt für Materialpreisänderungen auf. Die Gültigkeit ist außerdem ein Steuerungsmittel: Ein Angebot mit Enddatum wird eher beantwortet als eines ohne, und es gibt Ihnen einen natürlichen Anlass zum Nachfassen.

Ob Sie ein Angebot noch zurückziehen können, was „freibleibend" und „unverbindlich" wirklich bewirken und was gilt, wenn Sie sich verkalkuliert haben und der Kunde schon zugesagt hat, steht ausführlich in Ist ein Angebot verbindlich?.

Die E-Mail zum Angebot

Das beste Angebot nützt nichts, wenn die Mail danach aussieht, als wäre sie aus Versehen abgeschickt worden. Vier Zeilen reichen:

Betreff: Angebot 2026-0117 – Zählerschrank und Steckdosen, Ahornweg

Sehr geehrte Frau Roth,

wie am Montag besprochen, sende ich Ihnen mein Angebot als PDF im Anhang. Es umfasst den Zählerschrank, sechs Steckdosen im Wohnzimmer und die Anfahrt; die Außensteckdose habe ich als Option darunter aufgeführt.

Das Angebot gilt bis zum 08.09.2026. Wenn Sie einverstanden sind, genügt eine kurze Antwort per E-Mail – ich melde mich dann wegen des Termins. Bei Rückfragen erreichen Sie mich unter 01234 56789.

Mit freundlichen Grüßen

Drei Dinge machen den Unterschied: Der Betreff enthält die Nummer und ein Stichwort, damit der Kunde die Mail in vier Wochen wiederfindet. Der Text sagt konkret, was der nächste Schritt ist – „eine kurze Antwort genügt" ist eine niedrigere Hürde als „ich freue mich auf Ihre Rückmeldung". Und das Angebot geht als PDF raus, nicht als Word-Datei: Ein PDF sieht bei jedem gleich aus und lässt sich nicht versehentlich (oder absichtlich) verändern.

Wenn der Kunde sich nicht meldet: nachfassen

Keine Antwort heißt meistens nicht „nein", sondern „liegt noch auf dem Stapel". Trotzdem trauen sich viele nicht nachzufragen, weil es aufdringlich wirken könnte. Der Ton entscheidet:

Nach etwa einer Woche eine kurze Nachricht, die eine Frage stellt statt Druck zu machen:

Sehr geehrte Frau Roth,

ich wollte kurz nachhören, ob mein Angebot von letzter Woche so weit verständlich war oder ob noch etwas offen ist. Falls Sie etwas anders brauchen – anderer Umfang, anderer Termin –, passe ich das gerne an.

Der Unterschied zu „Haben Sie sich schon entschieden?" ist größer, als er aussieht: Die eine Frage verlangt eine Entscheidung, die andere bietet Hilfe an – und liefert Ihnen nebenbei den echten Grund für das Zögern.

Kurz vor Ablauf der Gültigkeit haben Sie einen zweiten, völlig natürlichen Anlass: „Mein Angebot läuft am 08.09. aus. Soll ich es verlängern?" Das ist keine Drohung, sondern ein Service – und in der Praxis der Anruf, bei dem die meisten Zusagen kommen.

Bei einer Absage fragen Sie nach dem Grund. Preis, Termin, Umfang oder einfach ein anderer Betrieb – die Antwort kostet den Kunden zehn Sekunden und verrät Ihnen, ob Sie zu teuer waren oder nur zu spät. Wer das ein Jahr lang notiert, kalkuliert danach anders.

Unterschreiben muss der Kunde übrigens nicht. Ein Angebot ist kein Formular, das gegengezeichnet wird – die Zusage ist formfrei, eine E-Mail mit „passt so" genügt und ist im Streitfall sogar besser auffindbar als ein Blatt Papier. Umgekehrt gilt aber auch: Schweigen ist kein Ja. Wer nicht antwortet, hat nicht zugestimmt.

Sagt der Kunde zu, ist der nächste Schritt die Bestätigung – besonders wichtig, wenn er abweichend zusagt, also nur zwei von drei Positionen will oder einen anderen Termin nennt. Dann ist das rechtlich keine Annahme, sondern ein neues Angebot des Kunden, dem Sie erst zustimmen müssen. Wie das geht, steht in Auftragsbestätigung.

Angebot online erstellen statt Word-Vorlage

Für das erste Angebot reicht Word. Wer regelmäßig Angebote schreibt, kennt das Problem ab dem zwanzigsten: Sie öffnen das letzte Angebot, speichern es unter neuem Namen, überschreiben Kundenname, Positionen und Datum – und übersehen die eine Zeile, die vom Vorgänger stehen geblieben ist. Meistens ist es die Nummer oder das Gültigkeitsdatum, manchmal der Name des vorherigen Kunden. Dazu kommt, dass später jede Position noch einmal abgetippt wird: einmal in die Auftragsbestätigung, einmal in die Rechnung. Bei jedem Abtippen kann sich eine Zahl ändern, und auffallen tut das erst, wenn der Kunde die Rechnung mit dem Angebot vergleicht.

Ein Angebot online zu erstellen löst genau diese zwei Punkte. In office1.cloud kommen Kundendaten und Artikel aus den Stammdaten, die Angebotsnummer wird fortlaufend vergeben, und aus dem Angebot wird per Klick der Auftrag und daraus die Rechnung – die Positionen wandern mit, statt neu getippt zu werden.

Beim Angebot selbst ist Word übrigens unkritisch, es ist kein steuerlich relevantes Dokument. Bei der späteren Rechnung sieht das anders aus, und dort wird es tatsächlich heikel: Rechnungen mit Word oder Excel schreiben.

Wenn Sie an Ihrer Art, Angebote zu schreiben, nur eine Sache ändern wollen, dann die Leistungsbeschreibung: Zahlen statt Sammelbegriffe, und ein Satz dazu, was nicht enthalten ist. Das entscheidet später darüber, ob Sie Mehraufwand berechnen können oder verschenken. Und wenn Sie eine zweite ändern wollen: Fassen Sie nach. Die meisten Angebote werden nicht abgelehnt, sie werden vergessen.