Abschlagsrechnung, Teilrechnung, Schlussrechnung: Der Unterschied – und welche Sie wann schreiben

Abschlagsrechnung: eine Zwischenzahlung, während der Auftrag noch läuft. Sie wird am Ende in der Schlussrechnung wieder abgezogen. Teilrechnung: die endgültige Rechnung über einen Teil des Auftrags, der fertig und abgenommen ist. Sie wird später nicht mehr abgezogen. Schlussrechnung: die Abrechnung am Ende, in der alle Abschläge abgezogen werden. Der wichtige Unterschied steckt aber nicht im Namen, sondern in der Folge: Bei einer Teilrechnung ist dieser Teil der Arbeit abgeschlossen – die Frist für Mängelansprüche läuft ab der Abnahme, und Sie können nichts mehr nachschieben. Bei Abschlägen bleibt bis zur Schlussrechnung alles offen und korrigierbar.

Inhaltsverzeichnis

1. Die drei im direkten Vergleich
2. Abschlagsrechnung: die Standardlösung für laufende Aufträge
3. Teilrechnung: die Voraussetzung, die fast immer fehlt
4. Schlussrechnung: was hier zusammenläuft
5. Der Umsatzsteuer-Unterschied, den kaum jemand erklärt
6. Die drei häufigsten Fehler
7. Drei Fragen aus der Praxis
8. Was für Kleinunternehmer davon übrig bleibt

Die drei im direkten Vergleich

Merksatz: Abschlag = Vorschuss auf Unfertiges. Teilrechnung = fertig und abgehakt. Schlussrechnung = Kassensturz.

Abschlagsrechnung: die Standardlösung für laufende Aufträge

Für die allermeisten Fälle ist die Abschlagsrechnung das richtige Werkzeug. Sie dürfen Abschläge in Höhe des Werts verlangen, den Sie bereits geleistet haben – das steht in § 632a BGB und gilt ohne besondere Vereinbarung.

Drei Dinge sollten Sie dabei kennen:

• Sie müssen nachweisen, was Sie geleistet haben. Das Gesetz verlangt eine Aufstellung, die eine „rasche und sichere Beurteilung" erlaubt. Praktisch: Positionen wie im Angebot, mit Mengen und Stand – nicht „Abschlag 1: 5.000 €".
• Bei Mängeln darf der Kunde kürzen. Ist das Geleistete nicht vertragsgemäß, kann er einen angemessenen Teil zurückhalten. Bis zur Abnahme müssen Sie beweisen, dass Ihre Arbeit in Ordnung war – nicht der Kunde das Gegenteil.
• Wenn die VOB/B vereinbart ist, wird der Abschlag 21 Tage nach Zugang Ihrer Aufstellung fällig. Ohne VOB/B gilt, was im Vertrag steht.

Der große Vorteil: Nichts davon ist endgültig. Rechnen Sie einen Abschlag zu hoch oder zu niedrig an, wird das in der Schlussrechnung geradegezogen.

Wie so eine Rechnung im Detail aufgebaut ist, steht im Beitrag Abschlagsrechnung schreiben.

Teilrechnung: die Voraussetzung, die fast immer fehlt

Eine Teilrechnung ist keine „größere Abschlagsrechnung". Sie setzt voraus, dass ein Teil des Auftrags vertraglich als eigener Teil vereinbart wurde – mit eigenem Preis – und dass dieser Teil abgenommen wurde. Nach VOB/B können in sich abgeschlossene Teile der Leistung nach einer Teilabnahme endgültig festgestellt und bezahlt werden, unabhängig davon, wie es mit dem Rest weitergeht.

Genau daran scheitert es in der Praxis meistens: Im Vertrag steht eine Gesamtsumme, es gab keine Teilabnahme – dann ist es eine Abschlagsrechnung, auch wenn „Teilrechnung" draufsteht.

Besonders oft falsch eingeordnet wird die Ratenzahlung: Raten sind keine Teilleistungen. Führen Sie einen einzelnen Auftrag aus und der Kunde zahlt ihn in drei Raten, bleibt es eine einmalige Leistung – egal, wie die Raten im Vertrag stehen. Der Bundesfinanzhof hat das mit Urteil vom 1. Februar 2022 klargestellt: Eine Teilleistung setzt eine Leistung mit fortlaufendem oder wiederkehrendem Charakter voraus. Bei einem Bauauftrag, der in abgenommenen Abschnitten läuft, ist das erfüllt – bei einer einmaligen Lieferung auf Raten nicht.

Wo es wirklich passt: Ein Auftrag umfasst Bad und Küche, beides ist getrennt beauftragt und getrennt bepreist. Das Bad ist fertig und abgenommen, an der Küche wird noch gearbeitet. Das Bad können Sie endgültig abrechnen.

Das sollten Sie vorher wissen, denn eine Teilabnahme hat Folgen:

• Die Verjährung für Mängel beginnt sofort – bei Bauwerken sind das fünf Jahre, gerechnet ab der Abnahme dieses Teils. Nicht ab dem Ende des Gesamtauftrags.
• Die Gefahr geht über. Wird das abgenommene Bad später auf der Baustelle beschädigt, ist das nicht mehr automatisch Ihr Problem.
• Der Betrag ist raus aus der Verrechnung. Er taucht in der Schlussrechnung nicht mehr im Abzugsblock auf.

Für Sie kann das gut sein: Die Gewährleistung läuft früher ab, das Geld ist endgültig verdient. Für den Kunden ist es eher unattraktiv – deshalb kommen echte Teilabnahmen selten von allein zustande. Wenn Sie eine wollen, muss sie in den Vertrag.

Schlussrechnung: was hier zusammenläuft

Die Schlussrechnung weist die gesamte Leistung aus und zieht davon die bereits gestellten Abschläge ab – jeweils den Nettobetrag und die darauf entfallende Umsatzsteuer. Werden die Steuerbeträge weggelassen, schulden Sie die Umsatzsteuer aus der Schlussrechnung noch einmal komplett. Wie der Abzug korrekt aussieht, mit Rechenbeispiel und Muster, steht im Beitrag Schlussrechnung mit Abzug der Abschläge.

Ist die VOB/B vereinbart, gelten zusätzlich Fristen: Die Schlusszahlung wird spätestens 30 Tage nach Zugang der prüfbaren Schlussrechnung fällig; nur wenn es sachlich begründet und ausdrücklich vereinbart ist, dürfen es bis zu 60 Tage sein. Zahlt der Kunde weniger als gefordert, muss ein Vorbehalt innerhalb von 28 Tagen nach der Mitteilung über die Schlusszahlung erklärt werden – und innerhalb weiterer 28 Tage begründet, sonst ist er hinfällig. Wer diese Fristen verpasst, verliert Nachforderungen, nicht nur Zeit.

Der Umsatzsteuer-Unterschied, den kaum jemand erklärt

Hier trennen sich Abschlag und Teilrechnung wirklich – und das betrifft Ihr Konto.

Beim Abschlag entsteht die Umsatzsteuer erst, wenn das Geld da ist. Sie melden sie in dem Zeitraum an, in dem die Zahlung eingegangen ist. Schreiben Sie im Juni einen Abschlag und der Kunde zahlt im August, gehört die Steuer in den August.

Bei einer echten Teilleistung entsteht die Umsatzsteuer mit der Ausführung – also wenn der Teil fertig und abgenommen ist. Ob der Kunde schon gezahlt hat, spielt keine Rolle.

Der Unterschied in der Praxis: Sie nehmen im Juni einen abgegrenzten Bauabschnitt für 20.000 Euro ab und stellen eine Teilrechnung. Der Kunde zahlt erst im September. Die 3.800 Euro Umsatzsteuer müssen Sie trotzdem für Juni anmelden und aus dem eigenen Geld vorstrecken. Bei einer Abschlagsrechnung wäre das nicht passiert.

Wer knapp bei Kasse ist, fährt mit Abschlägen deshalb ruhiger.

Eine Ausnahme betrifft das Baugewerbe: Arbeiten Sie für einen anderen Baubetrieb, schuldet nicht Sie die Umsatzsteuer, sondern Ihr Auftraggeber – auch bei Abschlägen. Wann das gilt, steht im Beitrag § 13b UStG Bauleistungen.

Die drei häufigsten Fehler

„Teilrechnung" draufschreiben, Abschlag meinen. Der häufigste Fall. Solange kein eigener Leistungsteil vereinbart und abgenommen wurde, ist es ein Abschlag. Nennen Sie es dann auch so – sonst streiten Sie später darüber, ab wann die Gewährleistung läuft.

Die Teilrechnung in der Schlussrechnung noch einmal abziehen. Abgezogen werden nur Abschläge, also Zahlungen auf noch nicht ausgeführte Leistungen. Eine abgerechnete Teilleistung ist erledigt und versteuert. Am Ende rechnen Sie nur noch ab, was übrig ist.

Abschläge ohne Aufstellung. Eine Zeile „Abschlag 2" ohne Leistungsstand ist nicht prüfbar. Der Kunde darf die Zahlung zurückhalten, und bei der VOB/B beginnt die 21-Tage-Frist erst gar nicht zu laufen.

Drei Fragen aus der Praxis

Wie viele Abschläge darf ich stellen? Es gibt keine feste Zahl. Maßstab ist der Wert dessen, was Sie bereits geleistet haben – nach VOB/B sind Abschläge sogar „in kurzen Zeitabständen" zu gewähren, wenn Sie sie anfordern. Praktisch koppeln Sie sie an Bauabschnitte oder Monate. Wichtig: Jede Abschlagsrechnung braucht eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer, sonst wird der Abzug in der Schlussrechnung unübersichtlich.

Muss der Kunde Abschläge überhaupt akzeptieren? Ja. Das Recht auf Abschlagszahlungen steht im Gesetz und gilt auch dann, wenn im Vertrag nichts dazu steht. Der Kunde darf allerdings einen angemessenen Teil zurückhalten, wenn das Geleistete Mängel hat – und bis zur Abnahme müssen Sie beweisen, dass Ihre Arbeit in Ordnung war.

Ist eine Anzahlung dasselbe wie ein Abschlag? Im Alltag nicht: Eine Anzahlung fließt, bevor überhaupt gearbeitet wurde – etwa als Sicherheit für Material. Ein Abschlag setzt voraus, dass ein Teil der Arbeit schon erledigt ist. Umsatzsteuerlich werden beide gleich behandelt: Die Steuer entsteht mit dem Geldeingang, und beide werden in der Schlussrechnung abgezogen.

Was für Kleinunternehmer davon übrig bleibt

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Der ganze Abschnitt zur Steuer entfällt für Sie – und damit auch die teuerste Falle. Was bleibt, ist trotzdem wichtig:

• Abschläge dürfen Sie genauso verlangen. § 632a BGB gilt unabhängig von der Umsatzsteuer.
• Die Aufstellung über den Leistungsstand brauchen Sie genauso.
• Und die Teilabnahme hat für Sie dieselbe Folge: Die Frist für Mängelansprüche beginnt sofort zu laufen.

Wenn Sie unsicher sind, welche der drei Rechnungen passt: Fragen Sie sich, ob der Kunde diesen Teil bereits abgenommen hat. Nein? Dann ist es ein Abschlag.

Dieser Beitrag erklärt, welche Rechnung wann passt – nicht, wie sie gebucht wird. Wer auch die Buchhaltungsseite braucht, also wie Anzahlungen verbucht und mit der Schlussrechnung wieder aufgelöst werden, findet das bei DATEV im Kompaktwissen Anzahlungen richtig buchen (Stand Februar 2026, kostenpflichtig). Das ist für Buchhaltung und Steuerberatung geschrieben und geht deutlich weiter ins Detail.

Quellen: § 632a BGB · § 634a BGB · § 13 Abs. 1 Nr. 1 UStG · § 14 Abs. 5 UStG · § 16 VOB/B · Umsatzsteuer-Anwendungserlass 13.4 (Teilleistungen) · DATEV magazin: Steuerentstehung bei Teilleistungen

_Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung._