Factura a un cliente de la UE: ¿con o sin IVA? Y qué pasa sin número de IVA

Si su cliente es una empresa de otro país de la UE y le facilita su número de identificación a efectos del IVA, usted emite la factura sin IVA alemán. En la factura constan entonces ambos números – el suyo y el del cliente – y la frase „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (inversión del sujeto pasivo). Su cliente declara el impuesto en su propio país. Después, la operación se comunica todavía a la Oficina Federal Central de Impuestos alemana; esa comunicación se llama Zusammenfassende Meldung, el estado recapitulativo.

Dos casos funcionan de otra manera y ambos son más frecuentes de lo que parece: los clientes particulares en la UE y los trabajos realizados sobre un edificio in situ. Cada uno tiene su apartado más abajo.

Índice

1. El caso normal: cliente empresarial en la UE
2. Tres preguntas y sabrá cuál es su caso
3. Qué debe figurar en la factura
4. El número de IVA: cómo obtenerlo y cómo comprobar el del cliente
5. Si el número falta o es incorrecto: ¿quién paga?
6. Después de la factura: el estado recapitulativo
7. Caso especial de la construcción: trabajos en un edificio en el extranjero
8. Clientes particulares en la UE
9. Cliente en Suiza o en otro país tercero
10. Si está acogido al régimen alemán de pequeñas empresas
11. Cómo funciona en Easy Invoice

El caso normal: cliente empresarial en la UE

Usted presta un servicio a una empresa en Austria, los Países Bajos o Francia. Entonces rige lo siguiente: el lugar de la prestación es donde está establecido su cliente, no donde está usted (§ 3a apdo. 2 de la ley alemana del IVA, UStG). Para usted eso tiene una consecuencia sencilla. La prestación no se grava en Alemania, así que no repercute IVA alemán.

El impuesto no desaparece por ello. Simplemente pasa al cliente. En su país aplica el tipo local a su importe, lo declara a su administración tributaria y se lo deduce en la misma declaración. Sobre el papel, para él es una operación a coste cero. Ese cambio se llama inversión del sujeto pasivo, en inglés reverse charge.

En concreto: usted indica el importe neto, ninguna línea de impuesto y una mención de que el impuesto lo adeuda el cliente. Lo que no hace: calcular el tipo austriaco. Eso no le corresponde.

No lo confunda con la regla para las obras de construcción dentro de Alemania. También allí se factura sin IVA y también allí figura una mención, pero es un caso distinto con requisitos distintos, explicado en el artículo sobre la inversión del sujeto pasivo en construcción según el § 13b UStG.

Tres preguntas y sabrá cuál es su caso

Antes de escribir nada, aclare tres cosas. Después, la respuesta queda fijada.

Pregunta 1: ¿empresa o particular? Reconocerá a una empresa porque puede facilitarle un número de identificación a efectos del IVA. Si no puede, trate el encargo, en caso de duda, como el de un cliente particular, con las consecuencias descritas más abajo.

Pregunta 2: ¿mercancía o servicio? ¿Vende un objeto que se transporta a través de la frontera o realiza un trabajo? Ambos llevan a una factura sin IVA alemán, pero los requisitos son distintos. En las mercancías la ley habla de entrega intracomunitaria (§ 4 n.º 1 letra b en relación con el § 6a UStG); allí necesita además la prueba de que la mercancía llegó efectivamente al extranjero: en la práctica, normalmente la llamada Gelangensbestätigung, el certificado de llegada, o un documento de transporte. Sin esa prueba decae la exención, aunque todo lo demás sea correcto.

Pregunta 3: ¿trabaja sobre un edificio o un terreno? Si es así, la regla básica de la pregunta 1 ya no se aplica. Es el caso que la mayoría de las guías se salta, por eso tiene su propio apartado más abajo.

Qué debe figurar en la factura

Además de todo lo que corresponde de por sí a cualquier factura (los datos obligatorios están reunidos en la guía para redactar una factura), necesita tres cosas:

• Su propio número de IVA. No el número fiscal de la oficina de Hacienda: son dos números distintos.
• El número de IVA de su cliente. Completo, con el prefijo de país, por ejemplo ATU12345678.
• La mención sobre el sujeto pasivo. La ley exige la indicación „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (§ 14a apdo. 1 UStG). Para el cliente extranjero puede añadir „Reverse charge", pero lo que cuenta es la formulación alemana.

Y ninguna línea de impuesto. Nada de „0 % IVA" ni de „19 % = 0,00 EUR". Solo el importe neto como total de la factura.

También hay un plazo que casi nadie conoce: en estas operaciones la factura debe estar emitida como muy tarde el día 15 del mes siguiente a la prestación (§ 14a apdo. 1 UStG). En el mercado interior dispone de seis meses; aquí, no.

Así se ve el final de una factura de este tipo:

Subtotal neto                  4.200,00 EUR
Total factura                  4.200,00 EUR

Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge).
Su número de IVA: ATU12345678
Nuestro número de IVA: DE123456789

El número de IVA: cómo obtenerlo y cómo comprobar el del cliente

El número de identificación a efectos del IVA es un segundo número junto a su número fiscal habitual. Existe únicamente para operaciones transfronterizas. Se solicita gratuitamente a la Oficina Federal Central de Impuestos, en línea a través del formulario de asignación. Si todavía no tiene uno, ese es el primer paso: sin número propio, todo el procedimiento no funciona.

El número de su cliente conviene comprobarlo antes de emitir la factura. También se encarga la Oficina Federal Central de Impuestos, igualmente gratis, bajo el epígrafe confirmación de números de IVA extranjeros (§ 18e UStG). Hay dos niveles:

• La confirmación simple solo dice si el número es válido.
• La confirmación cualificada comprueba además si el nombre y la dirección corresponden a ese número, y recibe una confirmación por escrito.

Elija la cualificada y conserve el resultado. Es su prueba de haber actuado con diligencia. Con clientes para los que trabaja de forma continuada compensa repetir la consulta de vez en cuando: las empresas se disuelven, los números caducan y nadie se lo comunica.

Si el número falta o es incorrecto: ¿quién paga?

Esa es la verdadera preocupación detrás de toda la cuestión, así que con claridad: paga usted.

Si más adelante resulta que no se cumplían los requisitos – ningún número válido, ninguna prueba del recorrido de la mercancía –, su prestación fue una operación interior corriente. Hacienda extrae entonces el IVA del importe que usted cobró. De 4.200 euros quedan 3.529,41 euros netos y 670,59 euros de impuesto. Esos 670,59 euros los debe usted. Su cliente extranjero no tiene nada que ver, y la probabilidad de que pague voluntariamente medio año después es escasa.

Por tanto: comprobar antes el número y conservar la prueba. Son cinco minutos frente a un riesgo de casi el 16 por ciento del importe facturado.

Si un cliente empresarial no tiene número de IVA o no quiere facilitárselo, la vía segura es facturar normalmente con IVA alemán. Es incómodo para el cliente, pero de lo contrario es su dinero el que está en juego.

Después de la factura: el estado recapitulativo

Con la factura no termina el asunto. Cada operación que haya facturado sin IVA a un cliente empresarial de la UE se comunica a la Oficina Federal Central de Impuestos, con el número de IVA del cliente y el importe. Es el estado recapitulativo, Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG).

Lo esencial en tres frases: se presenta por vía electrónica, no en papel. El plazo es el día 25 siguiente al final del período de declaración; con presentación trimestral, por tanto, el 25 de abril, julio, octubre y enero. Que sea trimestral o mensual depende del volumen de sus entregas de bienes; quien solo factura servicios suele estar en el ritmo trimestral.

La declaración no es pagar el impuesto por segunda vez. Es el control con el que las administraciones comprueban si su cliente declaró la operación por su parte. Olvidarla cuesta igualmente: el retraso o la omisión pueden sancionarse como infracción administrativa.

Caso especial de la construcción: trabajos en un edificio en el extranjero

Ahora el caso que desplaza la regla básica. Si su trabajo se refiere a un edificio o terreno concreto – monta una cocina en una sucursal de Salzburgo, tiende cables, reforma un baño –, no cuenta dónde está el cliente, sino dónde está el edificio (§ 3a apdo. 3 n.º 1 UStG). Rige incluso si su comitente está en Alemania y el edificio en el extranjero.

Para usted se derivan tres consecuencias:

1. Hacienda alemana no tiene nada que ver con esta operación. En el texto legal se dice „no sujeta" y significa sencillamente que Alemania no puede exigir impuesto sobre ese importe. Tampoco aquí, por tanto, repercute IVA alemán.
2. Que el cliente asuma el impuesto lo decide el país donde se construye. Austria, por ejemplo, aplica una regla de inversión amplia a los empresarios extranjeros. Otros países son más estrictos: allí puede ocurrir que deba registrarse localmente a efectos del IVA. No es un trámite menor y es el punto en el que una llamada al asesor fiscal se rentabiliza, antes incluso de presentar el presupuesto.
3. Estas operaciones, por regla general, no van en el estado recapitulativo. Ese estado recoge las entregas intracomunitarias y los servicios sujetos a la regla básica; los trabajos sobre un edificio no entran ahí.

Quien monta con regularidad al otro lado de la frontera debería aclarar esto una vez a fondo para sus países de destino. Es la diferencia entre un encargo con beneficio y un encargo con una liquidación complementaria.

Clientes particulares en la UE

Con los particulares no hay nadie a quien pueda trasladarse el impuesto. Se queda, por tanto, con usted; la única pregunta es a qué país corresponde.

Mientras sus ventas a particulares en la UE se mantengan por debajo de 10.000 euros al año, factura simplemente con IVA alemán, como a un cliente de Hamburgo. El límite se aplica al conjunto de los países de la UE, no país por país.

Por encima, la operación tributa en el país del cliente al tipo local. Para no tener que registrarse en cada país por separado existe el procedimiento One-Stop-Shop: declara todo de forma agrupada ante la Oficina Federal Central de Impuestos, que se encarga del reparto. Aun así hay que darse de alta, y la declaración es una declaración propia y adicional.

Con franqueza: es un tema en sí mismo, y quien supere ese umbral debería repasarlo una vez con su asesor fiscal. Para los servicios a particulares rigen además reglas propias según el tipo de servicio: un curso en línea se trata de forma distinta a una reparación in situ.

Cliente en Suiza o en otro país tercero

Fuera de la UE la cosa se vuelve, sorprendentemente, más sencilla, porque decaen las obligaciones de declaración europeas.

Servicio a una empresa: el lugar de la prestación está en el cliente, Alemania no puede gravarla. Factura sin IVA alemán y con una breve mención de que el servicio se presta y se grava en el extranjero. El término „reverse charge" no es aquí, en rigor, el correcto – es un procedimiento de la UE –, pero muchos clientes lo conocen y no se detienen en ello. No hay estado recapitulativo.

Entrega de bienes: es una exportación y está exenta (§ 4 n.º 1 letra a en relación con el § 6 UStG), pero solo con la prueba de exportación de la aduana. Sin ese documento vale lo mismo que arriba: Hacienda extrae el impuesto de su importe.

Si está acogido al régimen alemán de pequeñas empresas

Aquí la materia se enreda, así que solo el núcleo, con honestidad: como Kleinunternehmer conforme al § 19 UStG usted no repercute IVA en el mercado interior, pero eso no significa que las operaciones con el extranjero sean automáticamente inocuas. En cuanto trabaje para una empresa de la UE utilizando un número de IVA, pueden surgir obligaciones de declaración y registro que no existen en el ámbito interno. A la inversa, comprar en otro país de la UE puede obligarle a ingresar IVA a Hacienda aunque usted mismo no lo repercuta.

No es motivo para rechazar clientes extranjeros. Es motivo para repasar el primer caso con el asesor fiscal antes de emitir la factura. Lo que rige para usted en el mercado interior está en nuestro artículo sobre la factura sin IVA según el § 19 UStG.

Cómo funciona en Easy Invoice

En la ficha del cliente registra el país y su número de IVA. Al redactar la factura, el software reconoce el caso a partir de esos datos, no aplica IVA e imprime en el documento la mención obligatoria „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge)". Lo mismo vale para las entregas intracomunitarias, las exportaciones y los servicios a empresas de países terceros, cada vez con el texto y el motivo que corresponden. Si genera una factura XRechnung o ZUGFeRD, el motivo de exención se traslada también allí al campo correcto: muchos destinatarios lo comprueban automáticamente y, de lo contrario, rechazan la factura.

Para el estado recapitulativo hay un informe propio que reúne las operaciones afectadas por cliente y período y las exporta en PDF. La presentación en sí la realiza ante la Oficina Federal Central de Impuestos, donde copia las cifras. La comprobación del número del cliente tampoco la sustituye el software: la consulta de confirmación la hace ante la Oficina Federal Central de Impuestos.

Este artículo explica las reglas en términos generales y no sustituye al asesoramiento fiscal. Si tiene delante el primer encargo del extranjero, dos cosas son decisivas: comprobar el número de IVA de su cliente antes de que salga la factura y aclarar de antemano si su trabajo se refiere a un edificio. En esos dos puntos se decide si la factura seguirá siendo la que usted escribió.