Rechnung schreiben ohne Gewerbe: erlaubt, aber mit einer Grenze

Ja, Sie dürfen eine Rechnung schreiben, auch ohne Gewerbeschein. Kein Gesetz koppelt das Recht, Geld für eine Leistung zu verlangen und aufzuschreiben, wofür, an eine Anmeldung. Entscheidend ist eine andere Frage: Bleibt es bei einer einmaligen Sache, oder wiederholt sich das? Bei einer einmaligen Leistung gilt eine Freigrenze von 256 Euro im Jahr, darunter passiert steuerlich nichts. Wiederholen Sie die Tätigkeit mit der Absicht, damit Geld zu verdienen, müssen Sie sich anmelden – unabhängig davon, wie klein die Beträge sind.

Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Zweifeln zu Ihrem konkreten Fall fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Inhaltsverzeichnis

1. Gewerbeschein und Steuerpflicht sind zwei verschiedene Dinge
2. Darf ich das wirklich – auch ohne Gewerbeschein?
3. Einmalig oder regelmäßig: Die 256-Euro-Grenze entscheidet
4. Verkaufen Sie nur etwas aus dem eigenen Haushalt?
5. Verkaufen oder vermitteln Sie über eine Plattform? Die Meldepflicht ans Finanzamt
6. Ab wann müssen Sie sich wirklich anmelden?
7. Was auf den Beleg gehört, solange Sie nicht angemeldet sind – mit Vorlage
8. Und wenn Sie über die Grenze kommen?
9. Was passiert, wenn Sie es nicht anmelden?
10. Sie haben schon Geld genommen, ohne das irgendwo anzugeben
11. Häufige Fragen

Gewerbeschein und Steuerpflicht sind zwei verschiedene Dinge

Hier entsteht die meiste Verwirrung, deshalb vorweg: Die Gewerbeanmeldung und die Steuerpflicht haben nichts direkt miteinander zu tun.

• Die Gewerbeanmeldung ist eine Pflicht gegenüber dem Gewerbeamt. Sie regelt nur, ob Sie sich dort melden müssen.
• Die Steuerpflicht entsteht gegenüber dem Finanzamt, sobald Sie nachhaltig Geld verdienen – unabhängig davon, ob Sie beim Gewerbeamt waren.

Deshalb können beide Sätze gleichzeitig stimmen: „Ich habe kein Gewerbe" und „Ich bin steuerlich Unternehmer". Ein Freiberufler etwa hat nie ein Gewerbe und ist trotzdem vom ersten Auftrag an Unternehmer im Sinne des Steuerrechts. Und wer eine gewerbliche Tätigkeit aufnimmt, ohne sich anzumelden, bleibt trotzdem steuerpflichtig – die fehlende Anmeldung ändert daran nichts, sie ist nur ein eigener, zusätzlicher Verstoß.

Der Rest des Artikels läuft deshalb zweigleisig, je nachdem, welcher Fall auf Sie zutrifft:

Darf ich das wirklich – auch ohne Gewerbeschein?

Ja. Eine Rechnung ist kein Behördenformular, sondern eine Aufstellung darüber, was Sie geleistet haben und was das kostet. Dafür braucht niemand eine Genehmigung.

Die Verwechslung entsteht so: Viele denken, die Rechnung sei der Moment, in dem eine Tätigkeit „offiziell" wird. Das stimmt nicht. Offiziell wird eine Tätigkeit in dem Moment, in dem Sie anfangen, sie nachhaltig und mit Gewinnabsicht auszuüben – ob Sie dazu eine Rechnung schreiben oder das Geld bar nehmen, ändert daran nichts. Die Rechnung macht die Sache nur sichtbar, nicht schlimmer.

Eine Ausnahme gibt es: Freiberufliche Tätigkeiten nach § 18 EStG – etwa unterrichtende, schriftstellerische, beratende oder heilberufliche Arbeit – brauchen ohnehin nie ein Gewerbe, unabhängig vom Umsatz. Wer dagegen eine Leistung erbringt, die nicht auf der Freiberufler-Liste steht, betreibt ein Gewerbe, sobald die Tätigkeit über das Gelegentliche hinausgeht. Wie Sie Ihren Fall einordnen, erklärt Freiberufler oder Gewerbe?.

Wer die Rechnungen für mehr als eine Gelegenheitstätigkeit schreibt, kommt an einer sauberen Ablage nicht vorbei. Ein Rechnungsprogramm für Einsteiger ohne Gewerbe übernimmt die fortlaufende Nummerierung und den Kleinunternehmer-Hinweis von Anfang an, statt dass Sie das in einer Word-Vorlage von Hand nachhalten.

Einmalig oder regelmäßig: Die 256-Euro-Grenze entscheidet

Der einmalige Fall. Sie haben dem Nachbarn einmal beim Umzug geholfen und dafür 150 Euro bekommen. Das ist eine einzelne Leistung. Für solche Einkünfte gibt es in § 22 Nr. 3 EStG eine Regel: Bleiben sie im Kalenderjahr unter 256 Euro, sind sie nicht einkommensteuerpflichtig.

Achten Sie auf das Wort Grenze. Es ist kein Freibetrag, bei dem nur der übersteigende Teil zählt, sondern eine Freigrenze:

Ein Euro mehr, und der ganze Betrag zählt. Maßgeblich ist, wann das Geld bei Ihnen ankommt, nicht wann Sie die Leistung erbracht haben – zwei Zahlungen von je 150 Euro im selben Jahr zählen zusammen.

Der regelmäßige Fall. Sie geben mehrmals im Monat Nachhilfe, machen dafür Werbung oder haben feste Schüler, die immer wiederkommen. Dann ist es keine gelegentliche Leistung mehr, sondern eine selbstständige Tätigkeit. Die 256-Euro-Grenze gilt dann nicht. Steuerpflichtig sind Sie ab dem ersten Euro Gewinn, und Sie müssen die Tätigkeit beim Finanzamt anmelden.

Die Grenze zwischen beidem ist keine Zahl, sondern ein Gesamtbild: Wiederholen Sie das? Wollen Sie damit Geld verdienen? Treten Sie dafür nach außen auf, etwa mit einer Anzeige oder einem Aushang? Drei Mal „ja" bedeutet in aller Regel: selbstständig, nicht mehr gelegentlich. Ob der Auftraggeber ein Fremder ist oder ein Bekannter, spielt dabei keine Rolle – entscheidend ist die Tätigkeit, nicht die Beziehung zum Kunden.

Und wenn ich dauerhaft draufzahle? Dann kann das Finanzamt die Tätigkeit als Liebhaberei einstufen – ein teures Hobby. Verluste erkennt es dann nicht an, Sie können also auch nichts absetzen.

Verkaufen Sie nur etwas aus dem eigenen Haushalt?

Ein anderer Fall, der oft mit dem obigen verwechselt wird: Sie räumen den Keller aus und verkaufen ein altes Fahrrad oder Möbelstücke, die Sie selbst genutzt haben. Das ist kein Fall der 256-Euro-Grenze, sondern private Vermögensverwaltung – Sie verkaufen etwas, das Ihnen gehört, kein Gewinn aus einer Tätigkeit. Solche Verkäufe sind grundsätzlich steuerfrei, solange es dabei bleibt.

Die Grenze liegt auch hier bei der Wiederholung: Wer regelmäßig einkauft, um mit Gewinn weiterzuverkaufen – etwa Kleidung oder Elektronik im großen Stil –, betreibt einen Handel und braucht dafür ein Gewerbe, ganz unabhängig von der Herkunft der Ware. Für einzelne, selbst genutzte Gegenstände aus dem eigenen Haushalt gilt das nicht.

Verkaufen oder vermitteln Sie über eine Plattform? Die Meldepflicht ans Finanzamt

Das betrifft Sie nur, wenn eine Plattform im Spiel ist – eBay, eBay Kleinanzeigen, Vinted, Etsy oder ein Vermittlungsportal für Dienstleistungen. Der direkte Handschlag mit dem Nachbarn fällt nicht darunter.

Seit dem 1. Januar 2023 verpflichtet das Plattformen-Steuertransparenzgesetz (PStTG) solche Plattformen, die Daten ihrer Nutzer jährlich bis Ende Januar an das Bundeszentralamt für Steuern zu melden: Name, Anschrift, oft die Steuer-ID, dazu Anzahl und Gesamtbetrag der Transaktionen.

Wie viel gemeldet wird, hängt davon ab, was Sie anbieten:

Für Nachhilfe, Gartenhilfe oder ähnliche Dienstleistungen, die Sie über ein Vermittlungsportal anbieten, gilt also: Auch die erste, kleinste vermittelte Leistung wird gemeldet. Nur der Warenverkauf hat die Bagatellgrenze.

Wichtig: Die Meldung selbst ist keine Steuer. Das Finanzamt bekommt lediglich die Zahlen. Ob daraus eine Steuerpflicht folgt, entscheidet sich weiter nach den Regeln aus diesem Artikel: Verkaufen Sie eigene, selbst genutzte Gegenstände ohne Wiederholungsabsicht, bleibt das steuerfrei – gemeldet oder nicht. Ist Ihre Tätigkeit dagegen regelmäßig, ändert die Meldung nichts an der Steuerpflicht, die ohnehin schon bestand. Sie macht sie nur sichtbarer.

Ab wann müssen Sie sich wirklich anmelden?

Hier liegt der Punkt, an dem sich die meisten verschätzen: Es gibt keine Euro-Grenze für die Anmeldepflicht selbst. § 14 der Gewerbeordnung verlangt die Anmeldung, sobald eine Tätigkeit gewerblich ist – „der zeitliche Umfang oder der finanzielle Ertrag sind dafür gleichgültig", wie es in der Kommentierung heißt. Die 256-Euro-Grenze aus dem vorigen Abschnitt ist eine Frage des Steuerrechts für gelegentliche Leistungen. Sobald eine Tätigkeit nachhaltig wird, spielt sie keine Rolle mehr, und die Anmeldung ist fällig – auch wenn die ersten Einnahmen nur 30 Euro betragen.

Ausgenommen sind:

• Freiberufliche Tätigkeiten nach § 18 EStG (siehe oben) – hier gibt es überhaupt keine Gewerbeanmeldung, unabhängig vom Umsatz.
• Die Verwaltung eigenen Vermögens, etwa die Vermietung einer Wohnung, die Ihnen gehört.
• Land- und Forstwirtschaft.

Alles andere, was Sie regelmäßig und mit Gewinnabsicht anbieten, ist ein Gewerbe – von der Nähstube bis zur Gartenhilfe. Die Anmeldung ist sofort bei Aufnahme der Tätigkeit fällig, nicht erst, wenn genug zusammengekommen ist. Wie der Fragebogen beim Gewerbeamt und beim Finanzamt abläuft, steht in Gewerbe anmelden und Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Was auf den Beleg gehört, solange Sie nicht angemeldet sind – mit Vorlage

Solange Sie in Fall 1 sind – wirklich einmalig, unter 256 Euro –, sind Sie kein Unternehmer. Die Pflichtangaben aus § 14 UStG gelten für Sie nicht, Sie brauchen weder Steuernummer noch einen Umsatzsteuer-Hinweis. Sinnvoll ist trotzdem ein einfacher Beleg, damit beide Seiten schwarz auf weiß haben, was vereinbart war:

Sabine Berger · Ahornstraße 12 · 50667 Köln

Beleg über eine Nachhilfestunde

An: Familie Kowalski
Datum: 15.09.2026

Nachhilfeunterricht Mathematik, 6 Stunden à 25,00 Euro
Betrag erhalten: 150,00 EUR

Sabine Berger

Das reicht: Ihr Name und Ihre Anschrift, was Sie geleistet haben, der Betrag, das Datum. Keine Rechnungsnummer, keine Steuernummer, kein Steuersatz – die gehören erst in eine Rechnung im Sinne des § 14 UStG, und die schreiben Sie in diesem Fall gar nicht.

Verlangt der Kunde ausdrücklich eine „richtige" Rechnung mit Steuernummer, etwa weil er ein Unternehmen ist und die Ausgabe absetzen will? Dann ist er in Wahrheit kein Fall für eine Gefälligkeit mehr, sondern Sie beginnen eine geschäftliche Beziehung, in der Sie als Unternehmer auftreten müssen – damit sind Sie in Fall 2, siehe unten.

Und wenn Sie über die Grenze kommen?

Sobald Sie Fall 2 erreichen – die Tätigkeit wird regelmäßig, oder Sie sind von Anfang an freiberuflich tätig –, ändert sich einiges auf einen Schlag. Kurz zusammengefasst, was dann gilt:

• Ihre Rechnungen brauchen die vollständigen Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, die Leistung, das Entgelt und den Steuersatz oder den Hinweis auf die Steuerbefreiung.
• Eine Steuernummer haben Sie bei der allerersten Rechnung meist noch nicht – das ist normal. Sie reichen den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER ein und liefern die Nummer nach, sobald sie da ist.
• Für den Anfang gilt fast immer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: Bis 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr schreiben Sie keine Umsatzsteuer auf die Rechnung.

Wie eine solche Rechnung konkret aussieht, welche Fristen für die Aufbewahrung gelten und worauf Sie beim Kleinunternehmer-Hinweis achten müssen, steht ausführlich in Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben.

Was passiert, wenn Sie es nicht anmelden?

Wer anmeldepflichtig ist und es nicht macht, riskiert nach § 146 GewO ein Bußgeld – der gesetzliche Rahmen reicht bis 1.000 Euro. In der Praxis hängt es vom Einzelfall und der zuständigen Behörde ab, ob und in welcher Höhe tatsächlich etwas fällig wird; ein Anspruch auf Kulanz besteht aber nicht. Es handelt sich um eine Ordnungswidrigkeit, keine Straftat – ein Eintrag ins Führungszeugnis ist damit nicht verbunden.

Dazu kommt: Die Tätigkeit war ja trotzdem steuerpflichtig, ob angemeldet oder nicht. Das Finanzamt kann Steuern rückwirkend nachfordern, inklusive Zinsen. Je länger eine gewerbliche Tätigkeit unangemeldet läuft, desto teurer wird eine spätere Aufarbeitung – das Bußgeld ist dabei meist der kleinere Posten.

Sie haben schon Geld genommen, ohne das irgendwo anzugeben

Das ist ein häufiger Fall, und er ist selten so dramatisch, wie er sich anfühlt.

Entscheidend ist, ob die Einnahmen überhaupt steuerpflichtig waren. Blieben sie unter der 256-Euro-Grenze aus einer wirklich einmaligen Sache, ist nichts zu tun. Waren es mehr, oder war die Tätigkeit von Anfang an regelmäßig, gehören die Einnahmen in Ihre Steuererklärung.

1. Zusammenstellen, was war. Alle Einnahmen des Jahres auflisten, mit Datum, Auftraggeber und Betrag. Kontoauszüge helfen dabei. Ebenso die Ausgaben, die dafür angefallen sind – sie mindern den Gewinn.
2. Anmeldung nachholen. Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung wird über ELSTER ausgefüllt; darin geben Sie an, seit wann Sie tätig sind. Ein zurückliegendes Datum ist dort ausdrücklich vorgesehen.
3. In die Steuererklärung aufnehmen. Für das laufende Jahr genügt das im Normalfall. Ist das Jahr bereits abgegeben, wird es eine Berichtigung – hier lohnt sich eine Steuerberatung, damit die Korrektur formal richtig läuft.

Wichtig ist nur, nicht darauf zu warten, dass sich das von selbst löst. Es wird mit jedem Jahr größer.

Häufige Fragen

Brauche ich für eine einzige Rechnung schon eine Steuernummer?

Nur, wenn die Leistung überhaupt steuerpflichtig ist – also über der 256-Euro-Grenze liegt oder von Anfang an regelmäßig war. Für eine wirklich einmalige Gefälligkeit unter dieser Grenze reicht ein formloser Beleg ohne Steuernummer.

Darf ich als Angestellter nebenbei eine Rechnung ohne Gewerbe schreiben?

Steuerlich und gewerberechtlich gilt für Sie dasselbe wie für jeden anderen: Bei Wiederholung müssen Sie sich anmelden, unabhängig vom Hauptjob. Ob Ihr Arbeitsvertrag Nebentätigkeiten einschränkt oder eine Mitteilungspflicht an den Arbeitgeber vorsieht, ist eine zweite, unabhängige Frage – das steht im Vertrag, nicht im Steuerrecht.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?

Die Rechnung listet auf, was Sie geleistet haben und was es kostet – sie wird meist vor oder statt der Zahlung ausgestellt. Die Quittung bestätigt nur, dass eine Zahlung eingegangen ist. Für einen Firmenkunden, der die Ausgabe absetzen will, zählt die Rechnung mit den Pflichtangaben, nicht die Quittung.

Zählt eine Aufwandsentschädigung auch zu den 256 Euro?

Wenn sie tatsächlich nur entstandene Kosten ausgleicht – etwa die Fahrt zum Kunden –, ist sie kein Gewinn und zählt nicht mit. Enthält sie einen Überschuss, der über den Aufwand hinausgeht, gehört dieser Teil zu den Einnahmen.

Quellen

• § 14 GewO
• § 146 GewO
• § 4 PStTG
• § 5 PStTG
• § 14 UStG
• § 19 UStG
• § 15 EStG
• § 18 EStG
• § 22 EStG
• § 23 EStG

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