Factuur schrijven zonder bedrijfsregistratie in Duitsland: toegestaan, met een grens

Ja, u mag in Duitsland een factuur schrijven, ook zonder ondernemingsvergunning (Gewerbeschein). Geen enkele wet koppelt het recht om geld te vragen voor een dienst, en op te schrijven waarvoor, aan een registratie. Wat telt, is een andere vraag: blijft het bij één keer, of herhaalt het zich? Voor een eenmalige dienst geldt een vrijstellingsgrens van 256 euro per jaar; daaronder gebeurt er fiscaal niets. Herhaalt u de activiteit met het doel er geld mee te verdienen, dan moet u zich registreren, ongeacht hoe klein de bedragen zijn.

Dit artikel legt de Duitse regels algemeen uit en vervangt geen fiscaal of juridisch advies. Bij twijfel over uw specifieke situatie raadpleegt u een belastingadviseur (Steuerberater) in Duitsland.

Inhoud

1. Ondernemingsvergunning en belastingplicht zijn twee verschillende dingen
2. Mag ik dit echt, ook zonder ondernemingsvergunning?
3. Eenmalig of regelmatig: de grens van 256 euro beslist
4. Verkoopt u alleen spullen uit uw eigen huishouden?
5. Verkoopt of bemiddelt u via een platform? De melding bij de belastingdienst
6. Vanaf wanneer moet u zich echt registreren?
7. Wat op de bon moet staan zolang u niet geregistreerd bent, met sjabloon
8. En als u over de grens komt?
9. Wat gebeurt er als u zich niet registreert?
10. U heeft al geld ontvangen zonder dat ergens op te geven
11. Veelgestelde vragen

Ondernemingsvergunning en belastingplicht zijn twee verschillende dingen

Hier ontstaat de meeste verwarring, dus eerst dit: bedrijfsregistratie en belastingplicht hebben in Duitsland niets rechtstreeks met elkaar te maken.

• De bedrijfsregistratie (Gewerbeanmeldung) is een verplichting tegenover het bedrijvenloket (Gewerbeamt). Die regelt alleen of u zich daar moet melden.
• De belastingplicht ontstaat tegenover de belastingdienst (Finanzamt) zodra u structureel geld verdient, ongeacht of u bij het bedrijvenloket bent geweest.

Daarom kunnen beide zinnen tegelijk waar zijn: "ik heb geen geregistreerd bedrijf" en "ik ben fiscaal ondernemer". Een zelfstandig beroepsbeoefenaar (Freiberufler) bijvoorbeeld registreert nooit een bedrijf en is toch vanaf de eerste opdracht fiscaal ondernemer. En wie een bedrijfsmatige activiteit start zonder zich te registreren, blijft toch belastingplichtig: de ontbrekende registratie verandert daar niets aan, het is slechts een eigen, extra overtreding.

De rest van het artikel loopt daarom via twee sporen, afhankelijk van welk geval op u van toepassing is:

Mag ik dit echt, ook zonder ondernemingsvergunning?

Ja. Een factuur is geen officieel formulier, maar een overzicht van wat u heeft geleverd en wat het kost. Daarvoor heeft niemand een vergunning nodig.

Zo ontstaat de verwarring: velen denken dat de factuur het moment is waarop een activiteit "officieel" wordt. Dat klopt niet. Een activiteit wordt officieel op het moment dat u begint deze structureel en met winstoogmerk uit te oefenen; of u daarvoor een factuur schrijft of het geld contant aanneemt, maakt niets uit. De factuur maakt de zaak alleen zichtbaar, niet erger.

Er is één uitzondering: zelfstandige beroepen volgens § 18 EStG (de Duitse inkomstenbelastingwet) — bijvoorbeeld lesgeven, schrijven, adviseren of medische beroepen — hebben sowieso nooit een bedrijfsregistratie nodig, ongeacht de omzet. Wie een dienst levert die niet op de lijst van vrije beroepen staat, drijft een bedrijf zodra de activiteit verder gaat dan incidenteel. Hoe u uw situatie moet indelen, legt Zelfstandig beroep of bedrijf? uit (in het Duits).

Wie facturen schrijft voor meer dan een eenmalige gunst, ontkomt niet aan een nette administratie. Een factuurprogramma voor beginners zonder bedrijf regelt vanaf dag één de doorlopende nummering en de vermelding voor de kleineondernemersregeling, in plaats van dat u dit handmatig in een Word-sjabloon bijhoudt.

Eenmalig of regelmatig: de grens van 256 euro beslist

Het eenmalige geval. U heeft de buurman één keer geholpen met een verhuizing en daarvoor 150 euro gekregen. Dat is een enkele dienst. Voor dit soort inkomsten geldt in § 22 Nr. 3 EStG een regel: blijven ze in het kalenderjaar onder 256 euro, dan zijn ze niet inkomstenbelastingplichtig.

Let op het woord grens. Het is geen vrijstelling waarbij alleen het bedrag daarboven telt, maar een harde grens:

Eén euro meer, en het hele bedrag telt. Bepalend is wanneer het geld bij u binnenkomt, niet wanneer u de dienst heeft geleverd: twee betalingen van elk 150 euro in hetzelfde jaar tellen samen.

Het regelmatige geval. U geeft meerdere keren per maand bijles, maakt er reclame voor, of heeft vaste leerlingen die steeds terugkomen. Dan is het geen incidentele dienst meer, maar een zelfstandige activiteit. De grens van 256 euro geldt dan niet. U bent belastingplichtig vanaf de eerste euro winst en moet de activiteit bij de belastingdienst aanmelden.

De grens tussen beide is geen getal, maar een totaalbeeld: herhaalt u dit? Wilt u er geld mee verdienen? Treedt u daarvoor naar buiten, bijvoorbeeld met een advertentie of een bordje? Drie keer "ja" betekent doorgaans: zelfstandig, niet meer incidenteel. Of de opdrachtgever een vreemde is of een bekende, speelt hierbij geen rol: bepalend is de activiteit, niet de relatie met de klant.

En als ik structureel verlies maak? Dan kan de belastingdienst de activiteit als hobby (Liebhaberei) aanmerken, een duur tijdverdrijf. Verliezen worden dan niet erkend, dus u kunt ook niets aftrekken.

Verkoopt u alleen spullen uit uw eigen huishouden?

Een ander geval, dat vaak met het bovenstaande wordt verward: u ruimt een kelder op en verkoopt een oude fiets of meubels die u zelf heeft gebruikt. Dat is geen geval van de grens van 256 euro, maar privévermogensbeheer: u verkoopt iets dat van u is, geen winst uit een activiteit. Zulke verkopen zijn in principe belastingvrij, zolang het daarbij blijft.

Ook hier ligt de grens bij herhaling: wie regelmatig inkoopt om met winst door te verkopen — kleding of elektronica op grote schaal, bijvoorbeeld — drijft handel en heeft daarvoor een bedrijfsregistratie nodig, ongeacht de herkomst van de goederen. Voor losse, zelf gebruikte spullen uit uw eigen huishouden geldt dat niet.

Verkoopt of bemiddelt u via een platform? De melding bij de belastingdienst

Dit geldt alleen als er een platform bij betrokken is: eBay, eBay Kleinanzeigen (de Duitse marktplaats), Vinted, Etsy of een bemiddelingsplatform voor diensten. De directe afspraak met de buurman valt hier niet onder.

Sinds 1 januari 2023 verplicht de Duitse wet op de fiscale transparantie van platforms (Plattformen-Steuertransparenzgesetz, PStTG) zulke platforms om jaarlijks vóór eind januari de gegevens van hun gebruikers te melden bij het Federaal Centraal Belastingkantoor (Bundeszentralamt für Steuern): naam, adres, vaak het belastingnummer, plus het aantal en het totaalbedrag van de transacties.

Hoeveel er gemeld wordt, hangt af van wat u aanbiedt:

Voor bijles, tuinhulp of vergelijkbare diensten die u via een bemiddelingsplatform aanbiedt, geldt dus: ook de eerste, kleinste opdracht wordt gemeld. Alleen verkoop van goederen heeft de drempelwaarde.

Belangrijk: de melding zelf is geen belasting. De belastingdienst krijgt alleen de cijfers. Of daaruit daadwerkelijk een belastingplicht volgt, hangt nog steeds af van de regels elders in dit artikel: verkoopt u eigen, zelf gebruikte spullen zonder herhalingsbedoeling, dan blijft dat belastingvrij, gemeld of niet. Is uw activiteit daarentegen regelmatig, dan verandert de melding niets aan de belastingplicht die er al was. Ze maakt die alleen zichtbaarder.

Vanaf wanneer moet u zich echt registreren?

Hier zit het punt waarop de meesten zich verkijken: er is geen eurogrens voor de registratieplicht zelf. § 14 van de Duitse bedrijvenwet (Gewerbeordnung) vereist registratie zodra een activiteit bedrijfsmatig is — "de tijdsomvang of de financiële opbrengst zijn daarvoor irrelevant", zoals het in het commentaar staat. De grens van 256 euro uit de vorige paragraaf is een kwestie van belastingrecht voor incidentele diensten. Zodra een activiteit structureel wordt, speelt die grens geen rol meer, en is registratie verplicht, ook al bedragen de eerste inkomsten maar 30 euro.

Uitgezonderd zijn:

• Zelfstandige beroepen volgens § 18 EStG (zie boven) — hier is helemaal geen bedrijfsregistratie nodig, ongeacht de omzet.
• Het beheer van eigen vermogen, zoals het verhuren van een woning die van u is.
• Land- en bosbouw.

Al het andere dat u regelmatig en met winstoogmerk aanbiedt, is een bedrijf, van naaiwerk tot tuinhulp. De registratie is direct bij aanvang van de activiteit verplicht, niet pas als er genoeg bij elkaar is verdiend. Hoe het formulier bij het bedrijvenloket en de belastingdienst verloopt, staat in Bedrijf registreren en het fiscale registratieformulier (in het Duits).

Wat op de bon moet staan zolang u niet geregistreerd bent, met sjabloon

Zolang u in Geval 1 zit — echt eenmalig, onder 256 euro —, bent u geen ondernemer. De verplichte gegevens uit § 14 UStG (de Duitse btw-wet) gelden niet voor u; u heeft geen belastingnummer en geen btw-vermelding nodig. Toch is een eenvoudige bon zinvol, zodat beide partijen zwart op wit hebben wat is afgesproken:

Sabine Berger · Ahornstraße 12 · 50667 Köln

Bon voor een uur bijles

Aan: familie Kowalski
Datum: 15 september 2026

Bijles wiskunde, 6 uur à 25,00 euro
Bedrag ontvangen: 150,00 EUR

Sabine Berger

Dat is genoeg: uw naam en adres, wat u heeft geleverd, het bedrag, de datum. Geen factuurnummer, geen belastingnummer, geen btw-tarief — die horen bij een factuur in de zin van § 14 UStG, en in dit geval schrijft u die helemaal niet.

Vraagt de klant uitdrukkelijk om een "echte" factuur met belastingnummer, bijvoorbeeld omdat het een bedrijf is dat de uitgave wil aftrekken? Dan gaat het eigenlijk niet meer om een gunst: u begint een zakelijke relatie waarin u als ondernemer moet optreden — daarmee zit u in Geval 2, hieronder.

En als u over de grens komt?

Zodra u Geval 2 bereikt — de activiteit wordt regelmatig, of u bent vanaf het begin zelfstandig beroepsbeoefenaar —, verandert er in één keer het nodige. Kort samengevat geldt dan het volgende:

• Uw facturen hebben de volledige verplichte gegevens uit § 14 lid 4 UStG nodig: naam en adres van beide partijen, belastingnummer, factuurdatum, doorlopend factuurnummer, de dienst, het bedrag en het btw-tarief of de vermelding van de vrijstelling.
• Bij uw allereerste factuur heeft u meestal nog geen belastingnummer: dat is normaal. U dient het fiscale registratieformulier in via ELSTER (het Duitse belastingportaal) en vult het nummer aan zodra het er is.
• Voor de start geldt bijna altijd de kleineondernemersregeling volgens § 19 UStG: tot 25.000 euro omzet in het voorgaande jaar en 100.000 euro in het lopende jaar schrijft u geen btw op de factuur.

Hoe zo'n factuur er precies uitziet, welke bewaartermijnen gelden en waar u bij de kleineondernemersvermelding op moet letten, staat uitgebreid uitgelegd in Factuur zonder btw schrijven (in het Duits).

Wat gebeurt er als u zich niet registreert?

Wie registratieplichtig is en dit niet doet, riskeert volgens § 146 GewO een boete; het wettelijke kader loopt op tot 1.000 euro. In de praktijk hangt het van het individuele geval en de bevoegde instantie af of en hoeveel er daadwerkelijk wordt opgelegd; een recht op coulance bestaat echter niet. Het gaat om een administratieve overtreding, geen strafbaar feit: dit leidt niet tot een aantekening in een strafblad.

Daar komt bij: de activiteit was sowieso al belastbaar, geregistreerd of niet. De belastingdienst kan belasting met terugwerkende kracht navorderen, inclusief rente. Hoe langer een bedrijfsmatige activiteit ongeregistreerd doorloopt, hoe duurder een latere afhandeling wordt — de boete is daarbij meestal het kleinere deel.

U heeft al geld ontvangen zonder dat ergens op te geven

Dit komt vaak voor, en het is zelden zo dramatisch als het aanvoelt.

Bepalend is of de inkomsten überhaupt belastbaar waren. Bleven ze onder de grens van 256 euro voor een echt eenmalige zaak, dan hoeft u niets te doen. Was het meer, of was de activiteit vanaf het begin regelmatig, dan horen de inkomsten in uw belastingaangifte.

1. Verzamel wat er is gebeurd. Zet alle inkomsten van het jaar op een rij, met datum, opdrachtgever en bedrag. Bankafschriften helpen daarbij. Ook de kosten die daarbij zijn gemaakt: die verminderen de winst.
2. Registratie alsnog doen. Het fiscale registratieformulier wordt via ELSTER ingevuld; daarin geeft u aan sinds wanneer u actief bent. Een datum in het verleden is daarbij uitdrukkelijk voorzien.
3. In de belastingaangifte opnemen. Voor het lopende jaar volstaat dat meestal. Is de aangifte van dat jaar al ingediend, dan wordt het een correctie — op dat moment loont een belastingadviseur, zodat de correctie formeel juist verloopt.

Belangrijk is alleen om niet te wachten tot dit vanzelf overwaait. Het wordt elk jaar groter.

Veelgestelde vragen

Heb ik voor één enkele factuur al een belastingnummer nodig?

Alleen als de dienst überhaupt belastbaar is — dus boven de grens van 256 euro ligt of vanaf het begin regelmatig was. Voor een echt eenmalige gunst onder die grens volstaat een informele bon zonder belastingnummer.

Mag ik als werknemer ernaast een factuur zonder bedrijf schrijven?

Fiscaal en bedrijfsmatig gelden voor u dezelfde regels als voor iedereen: bij herhaling moet u zich registreren, ongeacht uw hoofdbaan. Of uw arbeidscontract nevenactiviteiten beperkt of een meldplicht aan uw werkgever voorschrijft, is een aparte, onafhankelijke vraag: dat staat in het contract, niet in het belastingrecht.

Wat is het verschil tussen een factuur en een bon?

De factuur somt op wat u heeft geleverd en wat het kost — deze wordt meestal vóór of in plaats van de betaling opgesteld. De bon bevestigt alleen dat een betaling is ontvangen. Voor een zakelijke klant die de uitgave wil aftrekken, telt de factuur met de verplichte gegevens, niet de bon.

Telt een onkostenvergoeding ook mee voor de 256 euro?

Als deze werkelijk alleen gemaakte kosten compenseert — bijvoorbeeld de reis naar de klant —, is het geen winst en telt het niet mee. Bevat de vergoeding een overschot boven de kosten, dan hoort dat deel bij de inkomsten.

Bronnen

• § 14 GewO
• § 146 GewO
• § 4 PStTG
• § 5 PStTG
• § 14 UStG
• § 19 UStG
• § 15 EStG
• § 18 EStG
• § 22 EStG
• § 23 EStG

Komt u over de grens van 256 euro? Probeer Easy Invoice gratis – de doorlopende nummering en de kleineondernemersvermelding verschijnen dan automatisch op elke factuur.