Factura de reformas a particulares: cómo desglosar la mano de obra – y ahorrar a su cliente hasta 1.200 euros de impuestos

Si trabaja en Alemania para un cliente particular, su factura decide si él recupera dinero de Hacienda. Puede restar el 20 por ciento de la mano de obra directamente de su impuesto, hasta 1.200 euros al año (§ 35a apdo. 3 de la ley alemana del impuesto sobre la renta). Con dos condiciones: la mano de obra figura separada del material en la factura y el cliente ha pagado por transferencia y no en efectivo. Si en su factura solo aparece un importe total, no obtiene nada, y le llamará. A la mano de obra pertenecen también el desplazamiento facturado y los costes de maquinaria, no solo las horas.

Este artículo ofrece información general y no sustituye el asesoramiento fiscal.

Índice

1. Qué obtiene el cliente – y qué pierde
2. Cómo desglosar la mano de obra en la factura
3. Qué cuenta como mano de obra y qué no
4. Plantilla: factura de reformas a un particular
5. Por qué pagar en efectivo cuesta la deducción
6. Los datos obligatorios – y la frase que casi todos olvidan
7. ¿Hasta cuándo hay que emitir la factura?
8. Cuando no funciona: obra nueva
9. ¿Factura ya enviada y falta la mano de obra?

Qué obtiene el cliente – y qué pierde

La norma se llama reducción fiscal por servicios de oficios. Lo importante es la diferencia con todo lo que se suele llamar „desgravar": el importe no se resta de los ingresos, sino directamente del impuesto que el cliente debe pagar. 600 euros de reducción son, por tanto, 600 euros menos de impuesto, no 600 euros menos de base imponible.

El cálculo: 20 por ciento de la mano de obra incluido el IVA correspondiente, con un tope de 1.200 euros al año por hogar. El tope se alcanza en torno a 6.000 euros de mano de obra, así que en trabajos grandes repartirlos entre dos ejercicios le da más al cliente. Es, por cierto, un argumento que funciona en la conversación de venta cuando alguien duda.

Un ejemplo de una factura de alicatado: 1.234 euros netos de trabajo y desplazamiento, más IVA, son 1.468,46 euros. El 20 por ciento son 293,69 euros menos de impuesto para el cliente. Si en su factura solo pone „alicatado del baño, 2.967,86 euros", son cero. Hacienda no estima ni calcula nada por su cuenta: necesita la cifra por escrito.

Lo que se deriva de ahí para usted es poco espectacular, pero decide las llamadas: una línea más en la factura, y la llamada de febrero no llega.

Cómo desglosar la mano de obra en la factura

Hay dos caminos, y ambos son válidos.

Camino 1 – partidas separadas. Presenta material y trabajo como líneas distintas. Es la variante más limpia, porque el cliente ve enseguida qué se ha cobrado por cada cosa.

Camino 2 – una línea final bajo la factura. Factura como siempre y añade una frase debajo del importe bruto:

Costes de mano de obra incluidos en esta factura (trabajo, maquinaria y desplazamiento), IVA incluido: 1.468,46 €

Esa frase puede copiarla literalmente. Dice las dos cosas: el importe y el hecho de que el IVA ya está incluido, que es exactamente lo que necesita la oficina tributaria del cliente.

Si trabaja con precios cerrados y no ha calculado con exactitud la parte de mano de obra, puede estimarla y repartirla por porcentaje. El reparto debe ser justificable; una cifra inventada no lo es. En la práctica: quien ha empleado 30 horas no puede declarar el 90 por ciento de la factura como mano de obra solo porque le venga bien al cliente.

Qué cuenta como mano de obra y qué no

Aquí es donde la mayoría de los profesionales regala algo: normalmente el desplazamiento, que colocan junto al material o no desglosan en absoluto.

La regla práctica: todo lo que cuesta su tiempo, su viaje y su máquina puede aplicárselo el cliente. Todo lo que ha comprado en el almacén y ha repercutido, no. La frontera no pasa, por tanto, entre „factura" y „recibo", sino entre servicio y mercancía.

En una simple entrega de material sin instalación, el desglose no aporta nada al cliente, porque no hay parte de trabajo. Al revés: si solo factura horas, cuenta la factura entera; entonces basta una frase que indique que la factura contiene exclusivamente mano de obra.

En partidas que no son ni una cosa ni otra —retirada de escombros, andamio o material fungible, por ejemplo— conviene una consulta rápida a su asesoría antes de contarlas como trabajo. Las oficinas tributarias valoran esos gastos accesorios de forma distinta según se atribuyan al trabajo o a la mercancía.

Plantilla: factura de reformas a un particular

La plantilla contiene todo lo que debe figurar. Las cifras son inventadas, la estructura puede reutilizarla:

Alicatados Sander · Titular Michael Sander · Ringstrasse 12, 34567 Musterstadt
Número fiscal: 123/456/78901

Sra. Anja Weber
Lindenweg 8, 34567 Musterstadt

Factura n.º 2026-0184
Fecha de factura: 14/08/2026
Periodo de la prestación: 03/08–07/08/2026
Su confirmación de pedido: n.º 2026-0151 de 22/07/2026

| Pos. | Descripción | Cant. | Precio unit. | Total |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Azulejo de pared 30 × 60 cm, serie „Nova gris", baño | 30 m² | 42,00 € | 1.260,00 € |
| 2 | Colocación incl. preparación del soporte y rejuntado | 22 h | 52,00 € | 1.144,00 € |
| 3 | Desplazamiento de ida y vuelta (5 días) | 1 | 90,00 € | 90,00 € |

Base imponible: 2.494,00 €
más 19 % de IVA: 473,86 €
Importe de la factura: 2.967,86 €

Costes de mano de obra incluidos en esta factura (trabajo, maquinaria y desplazamiento), IVA incluido: 1.468,46 € (posiciones 2 y 3).

Pagadero hasta el 28/08/2026 sin descuento en la cuenta DE00 0000 0000 0000 0000 00.
Le rogamos que abone el importe por transferencia; un pago en efectivo no puede tenerse en cuenta.

Advertencia conforme al § 14 apdo. 4 n.º 9 de la ley alemana del IVA: está obligado a conservar esta factura durante dos años.

La advertencia sobre la transferencia no es obligatoria, pero le ahorra la discusión en la puerta. Y la referencia a la confirmación de pedido hace que el cliente ubique la factura sin preguntar.

Si está acogido al régimen de pequeña empresa, la línea del IVA desaparece y la frase sobre la mano de obra indica simplemente el importe sin IVA – cómo queda se explica en Factura sin IVA. La reducción fiscal del cliente funciona igualmente, solo que resulta menor porque no se añade IVA.

Cómo calcular la tarifa horaria de la posición 2 es un tema aparte: Calcular la tarifa horaria.

Por qué pagar en efectivo cuesta la deducción

La ley exige que el pago llegue a su cuenta (§ 35a apdo. 5 de la ley alemana del impuesto sobre la renta). Transferencia, orden permanente, banca electrónica: todo correcto. El efectivo no, y sigue sin serlo aunque usted emita un recibo en regla y el cliente lo presente. El motivo de la regla es conocido: pretende hacer poco atractivo el trabajo no declarado. En consecuencia, el margen en la práctica es escaso.

Para usted significa: si un cliente particular quiere pagar en efectivo y sabe que pretende deducir la factura, dígaselo antes. De lo contrario pierde hasta 1.200 euros, y la discusión acaba con usted y no con Hacienda.

Con pago por tarjeta el dinero llega igualmente a su cuenta; lo decisivo es que el cliente pueda acreditar el pago con su extracto bancario.

Los datos obligatorios – y la frase que casi todos olvidan

Al margen de la reducción fiscal, toda factura necesita los datos del § 14 apdo. 4 de la ley alemana del IVA: su nombre y dirección, el nombre y la dirección del cliente, su número fiscal o número de identificación a efectos del IVA, la fecha de la factura, un número correlativo, la cantidad y el tipo de prestación, la fecha de la prestación y la base imponible desglosada por tipos con la cuota correspondiente. La lista completa con explicaciones está en Redactar una factura: la guía definitiva. Hasta 250 euros brutos basta una factura simplificada con menos datos.

Con clientes particulares se añade un dato obligatorio que falta en la mayoría de las facturas del gremio: la advertencia sobre la obligación de conservación. Si trabaja en un inmueble —vivienda, casa, terreno, jardín—, el cliente particular debe conservar la factura dos años (§ 14b apdo. 1 frase 5 de la ley alemana del IVA), y usted debe advertírselo en la factura (§ 14 apdo. 4 n.º 9). Basta una frase, véase la plantilla anterior.

Para el cliente no es una formalidad: quien no conserva el documento durante dos años comete una infracción sancionable con una multa de hasta 1.000 euros (§ 26a apdo. 2 n.º 3 y apdo. 3 de la ley alemana del IVA).

¿Hasta cuándo hay que emitir la factura?

Seis meses después de ejecutada la prestación, y en obras este plazo se aplica expresamente también frente a clientes particulares. El texto legal habla de „una entrega de obra sujeta o de otra prestación en relación con un inmueble" (§ 14 apdo. 2 frase 2 n.º 3 de la ley alemana del IVA). Eso alcanza prácticamente a todos los oficios de la construcción: pintura, alicatado, calefacción, electricidad, tejado, ventanas, jardinería.

Quien deja pasar el plazo se expone a una multa de hasta 5.000 euros (§ 26a apdo. 2 n.º 1 y apdo. 3). En la práctica rara vez ocurre a propósito: lo habitual es que la factura se quede parada por una discusión sobre defectos. Es mejor facturar igualmente y resolver los puntos discutidos por separado.

En obras grandes que se alargan meses conviene trabajar con anticipos en lugar de emitirlo todo al final; cómo hacerlo sin duplicar el IVA se explica en Anticipo, factura parcial, factura final.

Cuando no funciona: obra nueva

La reducción fiscal solo se aplica a una vivienda ya existente. Todo lo que forma parte de levantar un edificio hasta su terminación queda fuera. Reformar un baño en una casa de 30 años cuenta; instalar ese mismo baño en una estructura en bruto, no.

Dígaselo con calma y por adelantado a quien está construyendo. De lo contrario incluirá la cifra en su declaración, se la tacharán y volverá a usted. Separar mano de obra y material no perjudica en ningún caso: en la primera reparación tras la mudanza vuelve a contar.

Otro caso es el cliente empresa: se deduce la factura completa como gasto y no necesita el desglose. Y si factura una obra a otra empresa constructora rige una regla completamente distinta, la inversión del sujeto pasivo, explicada en Inversión del sujeto pasivo en construcción.

¿Factura ya enviada y falta la mano de obra?

Nada grave. Puede rectificar una factura incluso meses después. No anula la anterior, sino que emite un documento rectificativo que remite de forma inequívoca al número de la factura original y añade el dato que falta. El cliente presenta ambos juntos. Cómo se hace formalmente se describe en Corregir una factura.

Lo único decisivo es el momento desde el punto de vista del cliente: necesita la factura rectificada antes de presentar su declaración; de lo contrario tendrá que pedir la modificación de la liquidación, lo que da trabajo y no siempre sale bien.

Quien trabaja sobre todo para particulares debería incorporar una sola vez la línea de la mano de obra y la advertencia de conservación en su plantilla de factura, tanto en office1.cloud como en un archivo de Word. Así aparecen en cada factura y nadie tiene que acordarse.

Al final es una línea de texto la que decide unos cientos de euros para el cliente, y también si le recomienda o si le llama en febrero porque Hacienda le ha tachado los gastos del gremio.