Ewidencja przebiegu pojazdu w Niemczech: wzór, dane obowiązkowe

Niemiecki urząd skarbowy (Finanzamt) uznaje ewidencję przebiegu pojazdu (Fahrtenbuch) tylko wtedy, gdy wpisujesz każdą jazdę na bieżąco, bez luk i tak, że niczego nie da się później niepostrzeżenie zmienić. Przy każdej jeździe służbowej wpisujesz datę, stan licznika na początku i na końcu, cel z adresem, powód jazdy i odwiedzonego klienta. Przy jazdach prywatnych wystarczą kilometry. Arkusz Excel nie wystarczy, a zszyty zeszyt lub aplikacja, która blokuje albo rejestruje zmiany, już tak. Już kilka poważnych błędów może sprawić, że urząd skarbowy odrzuci cały rok i opodatkuje użytek prywatny według zasady jednego procenta (Ein-Prozent-Regel).

Spis treści

• Wzór: tak wygląda wypełniona ewidencja przebiegu
• Jakie dane są obowiązkowe
• Zeszyt, Excel czy aplikacja: co jest uznawane
• Elektroniczna ewidencja przez aplikację lub wtyczkę OBD
• Kiedy musisz robić wpisy
• Najczęstsze błędy
• Czy w ogóle potrzebujesz ewidencji przebiegu?
• Ułatwienia dla niektórych zawodów
• Najczęstsze pytania

Wzór: tak wygląda wypełniona ewidencja przebiegu

Przenieś te kolumny do zszytej ewidencji albo sprawdź, czy Twoja aplikacja rejestruje je wszystkie. Przykład pokazuje jeden dzień Elif Arslan, mistrzyni elektryki z firmą w Kassel, z jazdą prywatną wieczorem.

Trzy rzeczy sprawiają, że ten przykład jest wiarygodny. Stan licznika na końcu jednego wiersza jest początkiem następnego, nie ma żadnej luki. Każda jazda służbowa podaje pełny adres i nazwisko. A wieczorna jazda prywatna zaczyna się w nowym wierszu, zamiast ginąć w ostatniej jeździe służbowej.

Prowadź osobną ewidencję dla każdego samochodu, i to przez cały rok kalendarzowy. Dla tego samego samochodu nie wolno w połowie roku przejść z ewidencji przebiegu na zasadę jednego procenta ani odwrotnie. Rachunki za paliwo i faktury z warsztatu nie trafiają do ewidencji, tylko do księgowości, na przykład do programu księgowego. Z obu razem wynika później udział kosztów, który przypada na Twoje jazdy prywatne.

Jakie dane są obowiązkowe

Najwięcej pracy wymagają jazdy służbowe, prywatne kosztują Cię jedną liczbę na wpis. Federalny Trybunał Finansowy (Bundesfinanzhof) wymaga, aby zapisy były kompletne i prawidłowe oraz dały się sprawdzić rozsądnym nakładem pracy (wyrok z 1 marca 2012, VI R 33/10).

Przy celu sama nazwa ulicy nie wystarczy. Właśnie na tym poległa ewidencja w wyroku z 2012 roku: przy większości jazd widniało tylko „…straße", bez numeru domu i bez klienta. Sama nazwa firmy też nie wystarczy, jeśli firma ma w mieście kilka oddziałów.

Kilka kolejnych wizyt u klientów możesz połączyć w jednym wierszu. Wtedy podajesz wszystkich klientów w kolejności, w jakiej ich odwiedziłeś, i stan licznika na końcu całej trasy. Jeśli po drodze zboczysz w celach prywatnych, na przykład na zakupy, zaczynasz na to nowy wiersz ze stanem licznika z tej chwili.

Zeszyt, Excel czy aplikacja: co jest uznawane

Liczy się nie nośnik, lecz to, czy wpis da się później niepostrzeżenie zmienić.

Plik Excel nie zostanie uznany także wtedy, gdy co miesiąc go drukujesz. Excel nadaje się co najwyżej jako szablon do zaplanowania kolumn w zeszycie.

Elektroniczna ewidencja przez aplikację lub wtyczkę OBD: czy to dozwolone?

Tak, elektroniczna ewidencja przebiegu jest wyraźnie dozwolona, zarówno jako aplikacja w telefonie, jak i jako wtyczka w samochodzie. Federalne Ministerstwo Finansów uznaje ją, jeśli wynikają z niej te same informacje co z zeszytu, a późniejsze zmiany są technicznie wykluczone lub przynajmniej udokumentowane (pismo z 3 marca 2022, numer marginesowy 28). Do tego obowiązują zasady GoBD, czyli reguły niemieckiego fiskusa dla zapisów cyfrowych. Nie istnieje urzędowe dopuszczenie ani znak kontrolny urzędu skarbowego dla poszczególnych urządzeń. Hasło w reklamie typu „zgodne z wymogami urzędu skarbowego" (finanzamtkonform) to deklaracja dostawcy, a nie zobowiązanie Twojego urzędu skarbowego.

Są dwa rodzaje. Aplikacja rozpoznaje jazdy przez GPS telefonu. Wtyczkę OBD wkłada się do gniazda diagnostycznego, które prawie każdy samochód ma pod deską rozdzielczą, i rejestruje jazdy, gdy tylko pracuje silnik. W zależności od urządzenia i samochodu odczytuje przy tym także stan licznika. Oba rozwiązania same zapisują datę, trasę i cel. Czego nie mogą wiedzieć, to powód jazdy i kogo odwiedziłeś. To uzupełniasz sam. Dla urządzeń, które automatycznie rejestrują każdą jazdę, wpis uważa się za bieżący, jeśli uzupełnisz powód i klienta w ciągu siedmiu dni kalendarzowych. Jazdy bez uzupełnienia są wtedy traktowane jako prywatne (numer marginesowy 29 tego samego pisma, które reguluje samochody służbowe pracowników).

Przed zakupem sprawdź te cztery punkty:

• Czy zapisaną jazdę da się później edytować tylko z widocznym rejestrem zmian?
• Czy ewidencja pokazuje całkowity stan licznika samochodu, a nie tylko przejechaną trasę? Aplikacja mierzy trasę przez GPS, licznik liczy inaczej. Federalny Trybunał Finansowy wymaga stanu licznika na końcu każdej jazdy.
• Czy urządzenie rejestruje każdą jazdę, także gdy telefon zostaje w domu? Aplikacja nagrywa tylko wtedy, gdy telefon jedzie z Tobą. Brakujące jazdy wychodzą na jaw przy stanie licznika.
• Czy możesz przekazać urzędowi skarbowemu cały rok jako plik lub wydruk?

Kiedy musisz robić wpisy

Wpisuj każdą jazdę tego samego dnia, najpóźniej jednak zanim stracisz orientację. Ustawa nie podaje stałego terminu, Federalny Trybunał Finansowy wymaga wpisów „na bieżąco" (zeitnah). Ewidencja, którą pod koniec roku odtwarzasz z kalendarza, nie jest prowadzona na bieżąco, nawet jeśli każda liczba się zgadza.

Dla aplikacji i wtyczek, które same rejestrują każdą jazdę, obowiązuje termin siedmiu dni kalendarzowych na powód i klienta, zobacz elektroniczna ewidencja.

Najczęstsze błędy

Nie każdy drobny błąd przekreśla ewidencję. Federalny Trybunał Finansowy uznaje ją mimo drobnych usterek, dopóki jako całość pozostaje wiarygodna. Kto jednak stale ma te same luki, traci ją całkowicie.

• Jako cel tylko miejscowość lub ulica, bez numeru domu i bez klienta.
• Stany licznika, które nie łączą się ze sobą.
• Jazdy prywatne, które „przejeżdżają" w ramach jazdy służbowej, bez własnego wiersza.
• Dane uzupełnione dopiero później na osobnej liście. Dane obowiązkowe muszą być w samej ewidencji, dostarczone później zestawienie jej nie ratuje (BFH, VI R 33/10).
• Stany licznika, które nie pasują do faktur z warsztatu, na których widnieje stan licznika.
• Ewidencja prowadzona tylko przez kilka miesięcy.

Jeśli urząd skarbowy odrzuci ewidencję, opodatkuje użytek prywatny według zasady jednego procenta. Dla samozatrudnionych dotyczy to tylko sytuacji, gdy samochód jest używany służbowo w ponad połowie. W przeciwnym razie urząd skarbowy szacuje udział prywatny.

Czy w ogóle potrzebujesz ewidencji przebiegu?

Nie, ustawa nie nakazuje prowadzenia ewidencji przebiegu. To sposób, by wykazać rzeczywisty użytek prywatny, zamiast płacić ryczałt. Bez ewidencji przy samochodzie firmowym, którym jeździsz głównie służbowo, obowiązuje zasada jednego procenta: co miesiąc opodatkowujesz jako użytek prywatny 1 procent cennikowej ceny brutto, przy samochodach elektrycznych mniej.

To, czy ewidencja się opłaca, zależy przede wszystkim od tego, ile jeździsz prywatnie i ile samochód kosztował jako nowy. Kto mało jeździ prywatnie albo ma drogi, ale już starszy samochód, często oszczędza na podatkach dzięki ewidencji. Ceną jest codzienne pisanie i ryzyko, że błędna ewidencja ostatecznie nie zostanie uznana.

Jeśli natomiast używasz prywatnego samochodu do pojedynczych jazd służbowych, nie potrzebujesz ewidencji przebiegu. Wtedy zapisujesz poszczególne jazdy i rozliczasz ryczałt za kilometr, jak opisano w artykule Rozliczenie kosztów podróży.

Z ewidencją nakładaną przez policję nie ma to wszystko nic wspólnego. Ten obowiązek prowadzenia ewidencji (Fahrtenbuchauflage) nakłada urząd ds. ruchu drogowego po wykroczeniu drogowym, jeśli nie udało się ustalić kierowcy. Rządzi się on innymi zasadami.

Ułatwienia dla niektórych zawodów

Kto codziennie dojeżdża do wielu klientów, nie musi uzasadniać każdej trasy osobno. Federalne Ministerstwo Finansów wymienia przedstawicieli handlowych, kurierów, dostawców automatów, monterów serwisu klienta i usługi opiekuńczo-pielęgniarskie. U nich wystarczy podać, których klientów i w jakim miejscu odwiedzili. Trasa jest potrzebna tylko wtedy, gdy jest wyraźnie dłuższa niż droga bezpośrednia. Przy kursach taksówką w obowiązkowym obszarze przewozów wystarczy stan licznika na początku i na końcu dnia z adnotacją „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet" (kursy taksówką w obowiązkowym obszarze przewozów), a u instruktorów nauki jazdy adnotacja „Lehrfahrten" (jazdy szkoleniowe) (pismo z 3 marca 2022, numer marginesowy 30).

Data i stany licznika pozostają obowiązkowe także w tych zawodach.

Najczęstsze pytania

Jak długo muszę prowadzić ewidencję przebiegu? Przez cały rok kalendarzowy i dla każdego samochodu osobno. Między ewidencją a zasadą jednego procenta możesz przechodzić tylko na cały rok, nie w jego trakcie.

Czy muszę składać ewidencję w urzędzie skarbowym? Nie. Przechowujesz ją i przedstawiasz, gdy urząd skarbowy o nią poprosi, zwykle podczas kontroli podatkowej.

Czy mogę używać skrótów? Tak, jeśli jest jasne, co oznaczają. W wyroku z 2012 roku Federalny Trybunał Finansowy zaakceptował „F" dla własnej firmy jako punktu początkowego. Dla klientów, których często odwiedzasz, możesz umieścić na początku zeszytu listę ze skrótami i pełnymi adresami.

Czy ewidencja przebiegu dotyczy też samochodu dostawczego? Jeśli jeździsz samochodem dostawczym także prywatnie, obowiązują te same zasady. Czy czysto warsztatowy pojazd, którym nigdy nie jeździsz prywatnie, w ogóle się do tego zalicza, wyjaśnij ze swoim doradcą podatkowym.

Co się stanie, jeśli zapomnę o jakiejś jeździe? Dopisz ją i oznacz dopisek jako taki, w zeszycie na przykład datą dopisania. Czy urząd skarbowy zaakceptuje pojedynczy dopisek jako drobną usterkę, zależy od konkretnego przypadku. Kto dopisuje wiele jazd, naraża całą ewidencję.

Źródła

• Federalny Trybunał Finansowy, wyrok z 1 marca 2012, VI R 33/10: minimalne wymogi prawidłowej ewidencji przebiegu
• Federalne Ministerstwo Finansów: udostępnienie pracownikom pojazdu firmowego, pismo z 3 marca 2022 (kopia IHK)
• § 6 EStG, wycena (ustęp 1 punkt 4)
• § 8 EStG, przychody (ustęp 2)
• Izba Handlowa w Hamburgu: samochody służbowe i firmowe

Wypróbuj Easy Invoice przez 10 dni za darmo — bez danych płatniczych, test kończy się sam.