Rozliczenie kosztów podróży w Niemczech 2026: wzór i ryczałty

Rozliczenie kosztów podróży w Niemczech (Reisekostenabrechnung) obejmuje cztery rodzaje kosztów: przejazd, nocleg, wyżywienie i koszty dodatkowe, na przykład parking. Własnym samochodem rozliczasz 0,30 euro za każdy przejechany kilometr, hotel według kwoty na fakturze, a jedzenie tylko jako ryczałt 14 lub 28 euro dziennie. Do tego zapisujesz, kiedy wyjechałeś i wróciłeś, dokąd i w jakim celu. Dla samozatrudnionych rozliczenie jest osobnym dowodem księgowym. Dla pracowników jest podstawą do zwrotu kosztów wolnego od podatku.

Spis treści

• Wzór: co musi zawierać rozliczenie
• Kiedy przejazd liczy się jako podróż służbowa
• Ryczałty na 2026 rok i co jeszcze rozliczasz
• Przykład: dwa dni u klienta w Hamburgu
• Dowody i podatek naliczony
• Refakturowanie kosztów podróży klientowi
• Koszty podróży pracowników
• Gdzie wpisać kwoty w EÜR
• Najczęstsze pytania

Wzór: co musi zawierać rozliczenie

Rozliczenie nie jest obowiązkowe, ale bez niego nie masz żadnego dowodu na kilometry i ryczałty. Urzędowy formularz nie istnieje. Możesz użyć dowolnego arkusza, kartki lub programu, o ile dla każdej podróży znajdą się w nim te dane:

Godziny to nie formalność. Od nich zależy, czy w ogóle przysługuje dieta. Przechowuj rozliczenie razem z dowodami, na papierze lub cyfrowo, na przykład w programie księgowym. Jako dowód księgowy przechowujesz całość przez osiem lat (§ 147 ust. 3 niemieckiej Ordynacji podatkowej, AO).

Kiedy przejazd liczy się jako podróż służbowa

Każdy wyjazd do klienta, na budowę, na targi lub do dostawcy jest podróżą służbową. Codzienny dojazd z domu do własnego warsztatu, sklepu lub biura nią nie jest.

Na ten codzienny dojazd przysługuje ryczałt za odległość (Entfernungspauschale): 0,38 euro za kilometr drogi w jedną stronę, niezależnie od tego, ile razy jeździsz tam i z powrotem. Nie wpisuje się go do rozliczenia kosztów podróży, tylko osobno do EÜR, uproszczonego niemieckiego rachunku zysków. W podróży służbowej liczą się natomiast wszystkie przejechane kilometry, tam i z powrotem.

Trzy przypadki, w których granica leży inaczej, niż wielu sądzi:

• Gabinet w domu nie jest zakładem. Kto pracuje z domu i jeździ do klientów, jest w podróży od progu domu.
• Klient może stać się Twoim zakładem. Jeśli regularnie pracujesz w stałym miejscu u zleceniodawcy, na przykład dwa pełne dni w tygodniu, a zlecenie jest bezterminowe lub zaplanowane na ponad 48 miesięcy, to miejsce liczy się jak Twój warsztat. Za dojazd tam przysługuje wtedy tylko ryczałt za odległość.
• Z warsztatu do klienta to podróż. Nieobecność liczy się od chwili, gdy opuszczasz warsztat.

Dla samozatrudnionych zasady opisuje pismo niemieckiego Federalnego Ministerstwa Finansów z 23 grudnia 2014 roku. W pozostałych kwestiach odsyła ono do zasad dla pracowników.

Ryczałty na 2026 rok i co jeszcze rozliczasz

Za przejazd i wyżywienie rozliczasz stałe kwoty, przy hotelu i kosztach dodatkowych liczy się dowód.

Samochód firmowy. Jeśli auto należy do majątku firmy, paliwo, ubezpieczenie i warsztat i tak księgujesz jako koszt. Stawka 0,30 euro nie przysługuje wtedy dodatkowo, bo ten sam przejazd zostałby odliczony dwa razy. Niemieckie wytyczne do podatku dochodowego dopuszczają ryczałt tylko dla pojazdów prywatnych (R 4.12 ust. 2 EStR). Mimo to zapisz podróż w rozliczeniu ze względu na dietę. Jak udowodnić prywatne użytkowanie samochodu firmowego za pomocą ewidencji przebiegu, wyjaśnia artykuł Ewidencja przebiegu w Niemczech.

Nocleg. Jako samozatrudniony za hotel zawsze rozliczasz kwotę z faktury. Ryczałtu dla Ciebie nie ma. Jeśli śniadanie jest wykazane osobno, pomiń tę pozycję. Jeśli na fakturze jest tylko cena łączna, w Niemczech odejmij 5,60 euro za każde śniadanie.

Wyżywienie. Rachunki z restauracji nie mają znaczenia podatkowego, liczy się tylko ryczałt. Który dzień daje jaką kwotę, kiedy śniadanie w hotelu obniża dietę i co obowiązuje za granicą, wyjaśnia artykuł Diety w Niemczech 2026.

Przykład: dwa dni u klienta w Hamburgu

Jonas Weber jest samozatrudnionym technikiem instalacji w Kassel i pracuje ze swojego gabinetu w domu. Jedzie prywatnym samochodem do klienta w Hamburgu, nocuje tam raz i wraca następnego wieczoru. Może odliczać podatek naliczony, dlatego liczy w kwotach netto.

VAT z faktury za hotel i parking odzyskuje dodatkowo jako podatek naliczony. Od 183 euro kosztów przejazdu i 28 euro diet nie ma podatku naliczonego, bo nie istnieje na nie faktura.

Gdyby pojechał pociągiem, zamiast 183 euro w rozliczeniu byłaby cena biletu. Gdyby wrócił tego samego dnia, nie byłoby hotelu i tylko jedna dieta 14 euro, bo był poza domem ponad 8 godzin.

Dowody i podatek naliczony

Na każdą kwotę według faktury potrzebujesz dowodu: faktury hotelowej, biletu, biletu parkingowego, pokwitowania za taksówkę. Dla ryczałtów wystarczy samo rozliczenie, czyli cel, powód i godziny. Przy kilometrach zapisz miejsce wyjazdu, cel i przejechaną trasę. Ze stanem licznika przy wyjeździe i powrocie dane najłatwiej sprawdzić.

Podatek naliczony. VAT od hotelu, pociągu, taksówki i parkingu odliczasz jako podatek naliczony, chyba że korzystasz z niemieckiego zwolnienia dla małych przedsiębiorców (Kleinunternehmer). Bierz kwoty, które są na fakturze. Faktury hotelowe często zawierają dwie stawki: 7 procent na nocleg, 19 procent na przykład na parking lub napoje.

Nazwisko na fakturze. Do 250 euro wystarczy faktura uproszczona bez Twojego nazwiska, co obejmuje większość biletów i dowodów parkingowych. Powyżej 250 euro faktura musi zawierać Twoje nazwisko i adres jako odbiorcy (§ 14 ust. 4 niemieckiej ustawy o VAT, UStG). Przy zameldowaniu w hotelu podaj więc adres firmy, a nie tylko nazwisko.

Refakturowanie kosztów podróży klientowi

Koszty podróży, które przenosisz na klienta, wpisujesz na fakturze jako osobną pozycję, netto i z tą samą stawką VAT co Twoja właściwa praca. Najczęściej jest to 19 procent, nawet jeśli hotel naliczył tylko 7 procent.

Powód: hotel i przejazd zarezerwowałeś we własnym imieniu. Koszty należą więc do ceny Twojej usługi (§ 10 ust. 1 UStG). Tylko kwoty, które płacisz wyraźnie w imieniu i na rachunek klienta, są pozycją przejściową (durchlaufender Posten) bez VAT. Przy kosztach podróży zdarza się to rzadko. Dojazd jest świadczeniem pomocniczym i według niemieckiego zarządzenia wykonawczego do VAT otrzymuje stawkę świadczenia głównego (punkt 3.10 ust. 5 UStAE).

Przykład Jonasa Webera, który uzgodnił z klientem 0,50 euro za kilometr:

Ile liczysz za kilometr, uzgadniasz swobodnie z klientem. Dla Twojego własnego podatku pozostaje 0,30 euro. To, co płaci klient, jest zwykłym przychodem firmy, a koszty podróży pozostają kosztem. Jako Kleinunternehmer fakturujesz koszty podróży bez VAT, tak jak wszystko inne.

Koszty podróży pracowników

Pracownikom zwracasz koszty podróży bez podatku i składek społecznych, dopóki nie płacisz więcej, niż mogliby sami odliczyć jako koszty uzyskania przychodu (§ 3 nr 16 niemieckiej ustawy o podatku dochodowym, EStG). W tym celu pracownik składa rozliczenie według wzoru, a Ty przechowujesz je z dowodami przy dokumentacji płacowej.

20 euro za noc bez dowodu możesz wypłacić tylko pracownikowi, nie sobie. Nie obowiązuje też, jeśli sam zapłaciłeś za hotel albo pracownik nocuje w pojeździe (R 9.7 ust. 3 niemieckich wytycznych do podatku od wynagrodzeń, LStR). Jeśli płacisz więcej diet niż ryczałt, istnieje próg z ryczałtowym podatkiem od wynagrodzeń 25 procent. Szczegóły opisuje artykuł Diety w Niemczech 2026.

Ustawa nie wyznacza pracownikom sektora prywatnego terminu na rozliczenie podróży. Ustal go w firmie, na przykład do końca następnego miesiąca. Sześciomiesięczny termin zawity, o którym często można przeczytać, dotyczy urzędników federalnych na podstawie federalnej ustawy o kosztach podróży (BRKG).

Gdzie wpisać kwoty w EÜR

Koszty podróży trafiają do kilku wierszy Anlage EÜR, a nie do jednej sumy. W formularzu na 2026 rok wiersze przesunęły się o jeden w porównaniu z 2025:

Podróż Jonasa Webera z października 2026 roku należy do formularza na 2026 rok: 183,00 euro w wierszu 72, 116,40 euro w wierszu 45 i 28,00 euro w wierszu 65. Jak zbudowane jest całe rozliczenie, pokazuje artykuł EÜR samodzielnie.

Najczęstsze pytania

Czy istnieje wzór rozliczenia kosztów podróży?

Urzędowy formularz nie istnieje. Tabela w części Wzór zawiera wszystkie pola, których oczekuje urząd skarbowy. Możesz ją odtworzyć w Excelu lub na papierze.

Ile wynosi stawka za kilometr w podróży służbowej w Niemczech w 2026 roku?

0,30 euro za każdy przejechany samochodem kilometr, liczony tam i z powrotem. Nowe od 2026 roku 0,38 euro dotyczy tylko codziennego dojazdu do pracy i tylko za kilometr drogi w jedną stronę.

Czy mogę odliczyć koszty podróży, jeśli płaci za nie klient?

Tak. Jako samozatrudniony odliczasz swoje koszty, a to, co płaci klient, jest przychodem. Jedno i drugie trafia do EÜR. Inaczej u pracownika: tego, co zwracasz mu bez podatku, nie może ponownie odliczyć w swoim zeznaniu.

Co obowiązuje przy kosztach podróży za granicą?

Przejazd, hotel i koszty dodatkowe rozliczasz tak samo jak w Niemczech: 0,30 euro za kilometr własnym autem, w innym razie kwota według dowodu. Tylko wyżywienie ma własne stawki dla każdego kraju, podane w artykule Diety w Niemczech 2026. Zagranicznego VAT z faktury hotelowej nie odliczasz w niemieckiej deklaracji VAT. Z innych krajów UE odzyskujesz go przez portal internetowy Federalnego Centralnego Urzędu Podatkowego (BZSt). Wniosek musi tam wpłynąć do 30 września następnego roku.

A obiad biznesowy w trakcie podróży?

Jeśli zapraszasz klienta na posiłek, jest to wydatek reprezentacyjny, a nie wyżywienie. Odliczasz 70 procent rachunku (§ 4 ust. 5 zd. 1 nr 2 EStG) i potrzebujesz wypełnionego dowodu poczęstunku, zobacz Jak wypełnić dowód poczęstunku. Twoja dieta za ten dzień nie jest obniżana.

Zgubiłem dowód. Co teraz?

Sporządź dowód własny (Eigenbeleg) z datą, kwotą, powodem i wyjaśnieniem, dlaczego brakuje oryginału. Jak to zrobić, opisuje artykuł Jak sporządzić dowód własny. Z dowodu własnego nie odliczysz podatku naliczonego.

Źródła

• § 9 EStG, koszty uzyskania przychodu (ust. 1 nr 4 i 4a, ust. 4 i 4a)
• § 3 EStG, przychody wolne od podatku (nr 16)
• § 5 federalnej ustawy o kosztach podróży, zwrot za kilometry
• § 3 federalnej ustawy o kosztach podróży, roszczenie i termin zawity
• § 10 UStG, podstawa opodatkowania i pozycje przejściowe
• § 12 UStG, stawki VAT (ust. 2 nr 10 i 11)
• § 14 UStG, obowiązkowe elementy faktury (ust. 4)
• § 4 EStG, pojęcie zysku (ust. 5 zd. 1 nr 2, reprezentacja)
• Federalny Centralny Urząd Podatkowy: zwrot VAT dla niemieckich przedsiębiorców
• § 147 AO, okresy przechowywania
• Federalne Ministerstwo Finansów: koszty podróży przy ustalaniu zysku, pismo z 23 grudnia 2014 (kopia IHK Monachium)
• Federalne Ministerstwo Finansów: Anlage EÜR 2025 z instrukcją
• Federalne Ministerstwo Finansów: Anlage EÜR 2026 z instrukcją

Wypróbuj Easy Invoice przez 10 dni za darmo — bez danych płatniczych, test kończy się sam.