Журнал поездок в Германии: шаблон и обязательные данные

Немецкая налоговая инспекция (Finanzamt) признаёт журнал поездок (Fahrtenbuch), только если вы записываете каждую поездку своевременно, без пропусков и так, чтобы задним числом ничего нельзя было незаметно изменить. Для каждой деловой поездки нужны дата, показания одометра в начале и в конце, пункт назначения с адресом, цель и клиент, которого вы посетили. Для личных поездок достаточно километров. Таблица Excel не подходит, а переплетённая тетрадь или приложение, которое блокирует или протоколирует изменения, подходит. Уже несколько грубых ошибок могут привести к тому, что налоговая отклонит журнал за весь год и начислит налог на личное использование по правилу одного процента (Ein-Prozent-Regel).

Содержание

• Шаблон: как выглядит заполненный журнал поездок
• Какие данные обязательны
• Тетрадь, Excel или приложение: что признаётся
• Электронный журнал через приложение или OBD-адаптер
• Когда нужно делать записи
• Самые частые ошибки
• Нужен ли вам вообще журнал поездок?
• Упрощения для некоторых профессий
• Частые вопросы

Шаблон: как выглядит заполненный журнал поездок

Перенесите эти столбцы в переплетённый журнал или проверьте, записывает ли их все ваше приложение. В примере показан один день Элиф Арслан, мастера-электрика с собственной фирмой в Касселе, включая личную поездку вечером.

Три вещи делают этот пример надёжным. Показания одометра в конце одной строки — это начало следующей, пропусков нет. В каждой деловой поездке указаны полный адрес и имя. А личная поездка вечером начинается с новой строки, а не растворяется в последней служебной поездке.

Ведите отдельный журнал для каждого автомобиля, причём за весь календарный год. Переходить посреди года с журнала поездок на правило одного процента для одного и того же автомобиля нельзя. Чеки с заправки и счета из автосервиса вносятся не в журнал, а в бухгалтерию, например в бухгалтерскую программу. Из обоих вместе потом получается доля расходов, приходящаяся на ваши личные поездки.

Какие данные обязательны

Больше всего работы приходится на деловые поездки, личные стоят вам одного числа на запись. Федеральный финансовый суд (Bundesfinanzhof, BFH) требует, чтобы записи были полными и верными и их можно было проверить с разумными усилиями (решение от 1 марта 2012 года, VI R 33/10).

Для пункта назначения одного названия улицы недостаточно. Именно на этом журнал поездок провалился в решении 2012 года: там у большинства поездок стояло только «…straße», без номера дома и без клиента. Названия фирмы тоже недостаточно, если у неё несколько филиалов в городе.

Несколько визитов к клиентам подряд можно объединить в одну строку. Тогда вы указываете всех клиентов в том порядке, в котором их посетили, и показания одометра в конце всего маршрута. Если по пути вы заезжаете куда-то по личным делам, например в магазин, для этого начинается новая строка с показаниями одометра на этот момент.

Тетрадь, Excel или приложение: что признаётся

Решает не носитель, а то, можно ли потом незаметно изменить запись.

Файл Excel не станет признанным и оттого, что вы распечатываете его каждый месяц. Excel годится максимум как образец, чтобы спланировать столбцы для вашей тетради.

Электронный журнал через приложение или OBD-адаптер: это разрешено?

Да, электронный журнал поездок прямо разрешён, будь то приложение на телефоне или адаптер в автомобиле. Федеральное министерство финансов признаёт его, если из него следуют те же сведения, что и из тетради, а последующие изменения технически исключены или по крайней мере документируются (письмо от 3 марта 2022 года, пункт 28). Кроме того, действуют GoBD — правила налоговой для цифровых записей. Официального допуска и печати налоговой для отдельных устройств не существует. Надпись вроде «соответствует требованиям налоговой» в рекламе — это заявление поставщика, а не обещание вашей налоговой инспекции.

Есть два типа. Приложение распознаёт поездки по GPS телефона. OBD-адаптер вставляется в диагностический разъём, который есть почти в каждом автомобиле под приборной панелью, и записывает поездки, как только работает двигатель. В зависимости от устройства и автомобиля он также считывает показания одометра. Оба сами фиксируют дату, маршрут и пункт назначения. Чего они знать не могут, так это цели поездки и того, кого вы посетили. Это вы дописываете сами. Для устройств, которые автоматически фиксируют каждую поездку, запись считается своевременной, если вы добавите цель и клиента в течение семи календарных дней. Поездки без дополнения тогда считаются личными (пункт 29 того же письма, которое регулирует служебные автомобили сотрудников).

Перед покупкой проверьте эти четыре пункта:

• Можно ли сохранённую поездку изменить задним числом только с видимым протоколом изменений?
• Показывает ли журнал общий пробег автомобиля по одометру, а не только пройденное расстояние? Приложение измеряет расстояние по GPS, а спидометр считает иначе. Федеральный финансовый суд требует показания одометра в конце каждой поездки.
• Фиксирует ли устройство каждую поездку, даже если телефон остался дома? Приложение записывает, только если телефон едет с вами. Пропущенные поездки видны по показаниям одометра.
• Можете ли вы передать налоговой весь год в виде файла или распечатки?

Когда нужно делать записи

Записывайте каждую поездку в тот же день, но не позже, чем вы потеряете общую картину. Закон не устанавливает фиксированного срока, Федеральный финансовый суд требует записей «своевременно» (zeitnah). Журнал, который вы в конце года переписываете из календаря, не является своевременным, даже если каждая цифра верна.

Для приложений и адаптеров, которые сами фиксируют каждую поездку, действует срок в семь календарных дней для цели и клиента, см. электронный журнал.

Самые частые ошибки

Не каждая мелкая ошибка губит журнал поездок. Федеральный финансовый суд признаёт его несмотря на мелкие недочёты, пока он в целом остаётся надёжным. Но у кого одни и те же пробелы повторяются постоянно, тот теряет его полностью.

• В качестве пункта назначения только город или улица, без номера дома и без клиента.
• Показания одометра, которые не продолжают друг друга.
• Личные поездки, которые «едут заодно» в служебной поездке без собственной строки.
• Данные, которые дополняются позже в отдельном списке. Обязательные данные должны стоять в самом журнале, представленный позже перечень его не спасает (BFH, VI R 33/10).
• Показания одометра, которые не совпадают со счетами автосервиса, где указан пробег.
• Журнал поездок только за несколько месяцев.

Если налоговая отклоняет журнал, она начисляет налог на личное использование по правилу одного процента. Для самозанятых это действует, только если автомобиль более чем наполовину используется для бизнеса. Иначе налоговая оценивает личную долю сама.

Нужен ли вам вообще журнал поездок?

Нет, закон не обязывает вести журнал поездок. Это способ доказать фактическое личное использование вместо уплаты паушальной суммы. Без журнала для служебного автомобиля, который вы преимущественно используете для бизнеса, действует правило одного процента: каждый месяц вы облагаете налогом 1 процент брутто-цены по прейскуранту как личное использование, для электромобилей меньше.

Окупается ли журнал поездок, зависит прежде всего от того, сколько вы ездите по личным делам и сколько автомобиль стоил новым. Кто мало ездит лично или ездит на дорогом, но уже не новом автомобиле, часто экономит на налогах с журналом. Цена — ежедневная писанина и риск, что журнал с ошибками в итоге не будет учтён.

Если же вы используете личный автомобиль для отдельных деловых поездок, журнал поездок вам не нужен. Тогда вы записываете отдельные поездки и указываете паушальную сумму за каждый километр, как описано в статье Командировочные расходы в Германии.

К журналу поездок полиции всё это не имеет отношения. Это обязательство вести журнал (Fahrtenbuchauflage) назначает транспортное ведомство после нарушения правил дорожного движения, если водителя не удалось установить. Оно подчиняется другим правилам.

Упрощения для некоторых профессий

Кто ежедневно объезжает много клиентов, не обязан обосновывать каждый отрезок отдельно. Федеральное министерство финансов называет торговых представителей, курьеров, поставщиков торговых автоматов, сервисных монтёров и службы ухода. Им достаточно указать, каких клиентов и в каком месте они посетили. Маршрут нужен, только если он заметно длиннее прямого пути. Для поездок такси в зоне обязательного обслуживания достаточно показаний одометра в начале и в конце дня с пометкой «Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet», для инструкторов по вождению — пометки «Lehrfahrten» (письмо от 3 марта 2022 года, пункт 30).

Дата и показания одометра и в этих профессиях остаются обязательными.

Частые вопросы

Как долго нужно вести журнал поездок? За весь календарный год и для каждого автомобиля отдельно. Переходить между журналом поездок и правилом одного процента можно только на целый год, а не посреди года.

Нужно ли подавать журнал поездок в налоговую? Нет. Вы храните его и предъявляете, когда налоговая его запросит, обычно при налоговой проверке.

Можно ли использовать сокращения? Да, если понятно, что имеется в виду. В решении 2012 года Федеральный финансовый суд принял «F» для собственной фирмы как начальной точки. Для клиентов, которых вы часто посещаете, можно вложить в начало тетради список сокращений с полными адресами.

Действует ли журнал поездок и для фургона? Если вы ездите на фургоне и по личным делам, действуют те же правила. Относится ли к этому вообще чисто рабочий автомобиль, на котором вы никогда не ездите лично, уточните у своего налогового консультанта.

Что будет, если я забыл записать поездку? Допишите её и обозначьте дополнение как таковое, в тетради, например, с датой дополнения. Примет ли налоговая одно дополнение как мелкий недочёт, зависит от конкретного случая. Кто дописывает много поездок задним числом, ставит под угрозу весь журнал.

Источники

• Федеральный финансовый суд, решение от 1 марта 2012 года, VI R 33/10: минимальные требования к надлежащему журналу поездок
• Федеральное министерство финансов: предоставление служебного автомобиля сотрудникам, письмо от 3 марта 2022 года (копия IHK)
• § 6 EStG, оценка (абз. 1 № 4)
• § 8 EStG, доходы (абз. 2)
• Торговая палата Гамбурга: служебные и корпоративные автомобили

Попробуйте Easy Invoice бесплатно 10 дней — без платёжных данных, пробный период заканчивается сам.