Fahrtenbuch richtig führen: Vorlage, Pflichtangaben, Finanzamt

Ein Fahrtenbuch erkennt das Finanzamt nur an, wenn Sie jede Fahrt zeitnah, lückenlos und so eintragen, dass sich nachträglich nichts unbemerkt ändern lässt. Für jede betriebliche Fahrt gehören Datum, Kilometerstand bei Start und Ende, das Ziel mit Adresse, der Zweck und der besuchte Kunde hinein. Für Privatfahrten genügen die Kilometer. Eine Excel-Tabelle reicht nicht, ein gebundenes Heft oder eine App, die Änderungen sperrt oder protokolliert, schon. Schon wenige grobe Fehler können dazu führen, dass das Finanzamt das ganze Jahr verwirft und die Privatnutzung nach der Ein-Prozent-Regel ansetzt.

Inhalt

• Vorlage: So sieht ein ausgefülltes Fahrtenbuch aus
• Welche Angaben Pflicht sind
• Heft, Excel oder App: was anerkannt wird
• Elektronisches Fahrtenbuch per App oder OBD-Stecker
• Wann Sie eintragen müssen
• Die häufigsten Fehler
• Brauchen Sie überhaupt ein Fahrtenbuch?
• Erleichterungen für bestimmte Berufe
• Häufige Fragen

Vorlage: So sieht ein ausgefülltes Fahrtenbuch aus

Übernehmen Sie diese Spalten in ein gebundenes Fahrtenbuch oder prüfen Sie, ob Ihre App sie alle erfasst. Das Beispiel zeigt einen Tag von Elif Arslan, Elektromeisterin mit Betrieb in Kassel, mit einer Privatfahrt am Abend.

Drei Dinge machen dieses Beispiel belastbar. Der Kilometerstand am Ende einer Zeile ist der Start der nächsten, es gibt keine Lücke. Jede betriebliche Fahrt nennt eine vollständige Adresse und einen Namen. Und die Privatfahrt am Abend beginnt mit einer neuen Zeile, statt in der letzten Dienstfahrt aufzugehen.

Führen Sie für jedes Auto ein eigenes Fahrtenbuch, und zwar für das ganze Kalenderjahr. Ein Wechsel mitten im Jahr zwischen Fahrtenbuch und Ein-Prozent-Regel ist für dasselbe Auto nicht erlaubt. Die Tankbelege und Werkstattrechnungen gehören nicht ins Fahrtenbuch, sondern in die Buchhaltung, etwa in eine Buchhaltungssoftware. Aus beidem zusammen ergibt sich später der Anteil der Kosten, der auf Ihre Privatfahrten fällt.

Welche Angaben Pflicht sind

Die meiste Arbeit machen die betrieblichen Fahrten, die privaten kosten Sie je Eintrag eine Zahl. Der Bundesfinanzhof verlangt, dass die Aufzeichnungen vollständig und richtig sind und sich mit vertretbarem Aufwand prüfen lassen (Urteil vom 1. März 2012, VI R 33/10).

Beim Ziel reicht der Straßenname allein nicht. Genau daran ist das Fahrtenbuch im Urteil von 2012 gescheitert: Dort stand bei den meisten Fahrten nur „…straße", ohne Hausnummer und ohne Kunden. Auch ein Firmenname genügt nicht, wenn die Firma mehrere Filialen in der Stadt hat.

Mehrere Kundenbesuche am Stück dürfen Sie in einer Zeile zusammenfassen. Dann nennen Sie alle Kunden in der Reihenfolge, in der Sie sie besucht haben, und den Kilometerstand am Ende der ganzen Tour. Machen Sie unterwegs einen privaten Abstecher, etwa zum Einkaufen, beginnt dafür eine neue Zeile mit dem Kilometerstand von diesem Moment an.

Heft, Excel oder App: was anerkannt wird

Entscheidend ist nicht das Medium, sondern ob sich ein Eintrag später unbemerkt ändern lässt.

Eine Excel-Datei wird auch nicht dadurch anerkannt, dass Sie sie jeden Monat ausdrucken. Excel taugt höchstens als Muster, um die Spalten für Ihr Heft zu planen.

Elektronisches Fahrtenbuch per App oder OBD-Stecker: Ist das erlaubt?

Ja, ein elektronisches Fahrtenbuch ist ausdrücklich erlaubt, egal ob als App auf dem Handy oder als Stecker im Auto. Das Bundesfinanzministerium erkennt es an, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse ergeben wie aus einem Heft und nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen oder zumindest dokumentiert sind (Schreiben vom 3. März 2022, Randnummer 28). Dazu gelten die GoBD, die Regeln des Finanzamts für digitale Aufzeichnungen. Es gibt keine amtliche Zulassung und kein Prüfsiegel des Finanzamts für einzelne Geräte. Ein Hinweis wie „finanzamtkonform" in der Werbung ist die Aussage des Anbieters, keine Zusage Ihres Finanzamts.

Es gibt zwei Bauarten. Eine App erkennt Fahrten über das GPS des Handys. Ein OBD-Stecker steckt in der Diagnosebuchse, die fast jedes Auto unter dem Armaturenbrett hat, und zeichnet die Fahrten auf, sobald der Motor läuft. Je nach Gerät und Auto liest er dabei auch den Kilometerstand aus. Beide erfassen Datum, Strecke und Ziel selbst. Was sie nicht wissen können, ist der Zweck der Fahrt und wen Sie besucht haben. Das tragen Sie nach. Für Geräte, die jede Fahrt automatisch erfassen, gilt der Eintrag als zeitnah, wenn Sie Zweck und Kunden innerhalb von sieben Kalendertagen ergänzen. Fahrten ohne Nachtrag gelten dann als privat (Randnummer 29 desselben Schreibens, das Firmenwagen von Mitarbeitern regelt).

Prüfen Sie vor dem Kauf diese vier Punkte:

• Lässt sich eine gespeicherte Fahrt nachträglich nur mit sichtbarem Änderungsprotokoll bearbeiten?
• Zeigt das Fahrtenbuch den Gesamtkilometerstand des Autos, nicht nur die gefahrene Strecke? Eine App misst die Strecke per GPS, der Tacho zählt anders. Der Bundesfinanzhof verlangt den Kilometerstand am Ende jeder Fahrt.
• Erfasst das Gerät jede Fahrt, auch wenn das Handy zu Hause liegt? Eine App zeichnet nur auf, wenn das Handy mitfährt. Fehlende Fahrten fallen am Kilometerstand auf.
• Können Sie das ganze Jahr als Datei oder Ausdruck an das Finanzamt geben?

Wann Sie eintragen müssen

Tragen Sie jede Fahrt am selben Tag ein, spätestens aber bevor Sie den Überblick verlieren. Das Gesetz nennt keine feste Frist, der Bundesfinanzhof verlangt „zeitnah". Ein Fahrtenbuch, das Sie am Jahresende aus dem Kalender nachschreiben, ist nicht zeitnah, auch wenn jede Zahl stimmt.

Für Apps und Stecker, die jede Fahrt selbst erfassen, gilt eine Frist von sieben Kalendertagen für Zweck und Kunden, siehe elektronisches Fahrtenbuch.

Die häufigsten Fehler

Nicht jeder kleine Fehler kippt das Fahrtenbuch. Der Bundesfinanzhof erkennt es trotz kleinerer Mängel an, solange es insgesamt verlässlich bleibt. Wer aber durchgehend dieselben Lücken hat, verliert es ganz.

• Nur der Ort oder die Straße als Ziel, ohne Hausnummer und ohne Kunden.
• Kilometerstände, die nicht aneinander anschließen.
• Privatfahrten, die in einer Dienstfahrt „mitlaufen", ohne eigene Zeile.
• Angaben, die erst später in einer eigenen Liste ergänzt werden. Die Pflichtangaben müssen im Fahrtenbuch selbst stehen, eine nachgereichte Aufstellung rettet es nicht (BFH, VI R 33/10).
• Kilometerstände, die nicht zu den Werkstattrechnungen passen, auf denen der Tachostand steht.
• Ein Fahrtenbuch nur für einige Monate.

Verwirft das Finanzamt das Fahrtenbuch, setzt es die Privatnutzung nach der Ein-Prozent-Regel an. Für Selbstständige gilt das nur, wenn das Auto zu mehr als der Hälfte betrieblich genutzt wird. Sonst schätzt das Finanzamt den privaten Anteil.

Brauchen Sie überhaupt ein Fahrtenbuch?

Nein, das Gesetz schreibt kein Fahrtenbuch vor. Es ist der Weg, mit dem Sie die tatsächliche Privatnutzung nachweisen, statt die Pauschale zu zahlen. Ohne Fahrtenbuch gilt bei einem Firmenwagen, den Sie überwiegend betrieblich fahren, die Ein-Prozent-Regel: Jeden Monat versteuern Sie 1 Prozent des Bruttolistenpreises als private Nutzung, bei Elektroautos weniger.

Ob sich das Fahrtenbuch lohnt, hängt vor allem davon ab, wie viel Sie privat fahren und wie teuer das Auto neu war. Wer wenig privat fährt oder einen teuren, schon älteren Wagen fährt, spart mit dem Fahrtenbuch oft Steuern. Der Preis ist die tägliche Schreibarbeit und das Risiko, dass ein fehlerhaftes Fahrtenbuch am Ende nicht zählt.

Nutzen Sie dagegen Ihr privates Auto für einzelne Geschäftsfahrten, brauchen Sie kein Fahrtenbuch. Dann notieren Sie die einzelnen Fahrten und setzen je Kilometer eine Pauschale an, wie im Beitrag Reisekostenabrechnung beschrieben.

Mit dem Fahrtenbuch der Polizei hat all das nichts zu tun. Diese Fahrtenbuchauflage verhängt die Verkehrsbehörde nach einem Verkehrsverstoß, wenn der Fahrer nicht ermittelt werden konnte. Sie folgt anderen Regeln.

Erleichterungen für bestimmte Berufe

Wer täglich viele Kunden anfährt, muss nicht jede Strecke einzeln begründen. Das Bundesfinanzministerium nennt Handelsvertreter, Kurierfahrer, Automatenlieferanten, Kundendienstmonteure und Pflegedienste. Bei ihnen reicht es, welche Kunden sie an welchem Ort besucht haben. Die Route braucht es nur, wenn sie deutlich länger ist als der direkte Weg. Für Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet genügt der Kilometerstand zu Beginn und Ende des Tages mit dem Vermerk „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet", für Fahrlehrer der Vermerk „Lehrfahrten" (Schreiben vom 3. März 2022, Randnummer 30).

Datum und Kilometerstände bleiben auch in diesen Berufen Pflicht.

Häufige Fragen

Wie lange muss ich ein Fahrtenbuch führen? Für das ganze Kalenderjahr und für jedes Auto einzeln. Wechseln dürfen Sie zwischen Fahrtenbuch und Ein-Prozent-Regel nur für ein ganzes Jahr, nicht mitten im Jahr.

Muss ich das Fahrtenbuch beim Finanzamt einreichen? Nein. Sie bewahren es auf und legen es vor, wenn das Finanzamt danach fragt, meist bei einer Betriebsprüfung.

Darf ich Abkürzungen benutzen? Ja, wenn klar ist, was gemeint ist. Im Urteil von 2012 akzeptierte der Bundesfinanzhof „F" für den eigenen Betrieb als Startpunkt. Für Kunden, die Sie oft besuchen, können Sie eine Liste mit Kürzeln und vollständigen Adressen vorn ins Heft legen.

Gilt ein Fahrtenbuch auch für einen Transporter? Wenn Sie den Transporter auch privat fahren, gelten dieselben Regeln. Ob ein reines Werkstattfahrzeug, das Sie nie privat fahren, überhaupt darunter fällt, klären Sie mit Ihrer Steuerkanzlei.

Was passiert, wenn ich eine Fahrt vergessen habe? Tragen Sie sie nach und machen Sie den Nachtrag als solchen kenntlich, im Heft etwa mit Datum des Nachtrags. Ob das Finanzamt einen einzelnen Nachtrag als kleineren Mangel hinnimmt, hängt vom Einzelfall ab. Wer viele Fahrten nachträgt, gefährdet das ganze Fahrtenbuch.

Quellen

• Bundesfinanzhof, Urteil vom 1. März 2012, VI R 33/10: Mindestanforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
• Bundesfinanzministerium: Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer, Schreiben vom 3. März 2022 (Kopie der IHK)
• § 6 EStG, Bewertung (Absatz 1 Nummer 4)
• § 8 EStG, Einnahmen (Absatz 2)
• Handelskammer Hamburg: Geschäftswagen und Firmenwagen

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