Carnet kilométrique en Allemagne : modèle et mentions obligatoires

Le centre des impôts allemand (Finanzamt) n'accepte un carnet kilométrique (Fahrtenbuch) que si vous notez chaque trajet rapidement, sans lacune et de façon à ce que rien ne puisse être modifié après coup sans que cela se voie. Pour chaque trajet professionnel, vous notez la date, le kilométrage au départ et à l'arrivée, la destination avec son adresse, le motif et le client visité. Pour les trajets privés, les kilomètres suffisent. Un tableau Excel ne suffit pas ; un carnet relié ou une appli qui verrouille ou journalise les modifications, si. Quelques erreurs graves suffisent pour que le centre des impôts rejette toute l'année et impose l'usage privé selon la règle du un pour cent (Ein-Prozent-Regel).

Sommaire

• Modèle : à quoi ressemble un carnet kilométrique rempli
• Quelles mentions sont obligatoires
• Carnet, Excel ou appli : ce qui est accepté
• Carnet kilométrique électronique par appli ou boîtier OBD
• Quand vous devez noter
• Les erreurs les plus fréquentes
• Avez-vous vraiment besoin d'un carnet kilométrique ?
• Allègements pour certaines professions
• Questions fréquentes

Modèle : à quoi ressemble un carnet kilométrique rempli

Reprenez ces colonnes dans un carnet kilométrique relié ou vérifiez que votre appli les enregistre toutes. L'exemple montre une journée d'Elif Arslan, maître électricienne avec une entreprise à Kassel, avec un trajet privé le soir.

Trois éléments rendent cet exemple solide. Le kilométrage en fin de ligne est le départ de la ligne suivante, il n'y a aucune lacune. Chaque trajet professionnel indique une adresse complète et un nom. Et le trajet privé du soir commence sur une nouvelle ligne, au lieu de se fondre dans le dernier trajet professionnel.

Tenez un carnet kilométrique distinct pour chaque voiture, et pour toute l'année civile. Pour une même voiture, il est interdit de passer en cours d'année du carnet kilométrique à la règle du un pour cent. Les tickets de carburant et les factures de garage ne vont pas dans le carnet kilométrique, mais dans la comptabilité, par exemple dans un logiciel de comptabilité. Des deux ensemble découle ensuite la part des coûts qui revient à vos trajets privés.

Quelles mentions sont obligatoires

L'essentiel du travail concerne les trajets professionnels ; les trajets privés ne vous coûtent qu'un chiffre par ligne. La Cour fédérale des finances (Bundesfinanzhof) exige que les enregistrements soient complets et exacts et qu'ils puissent être contrôlés avec un effort raisonnable (arrêt du 1er mars 2012, VI R 33/10).

Pour la destination, le nom de la rue seul ne suffit pas. C'est précisément là-dessus que le carnet kilométrique de l'arrêt de 2012 a échoué : pour la plupart des trajets, il n'y avait que « …straße », sans numéro et sans client. Le nom d'une entreprise ne suffit pas non plus si elle a plusieurs succursales dans la ville.

Vous pouvez regrouper sur une ligne plusieurs visites de clients à la suite. Vous indiquez alors tous les clients dans l'ordre de vos visites et le kilométrage à la fin de toute la tournée. Si vous faites un détour privé en chemin, par exemple pour des courses, une nouvelle ligne commence avec le kilométrage de ce moment-là.

Carnet, Excel ou appli : ce qui est accepté

Ce qui compte n'est pas le support, mais la possibilité de modifier une ligne après coup sans que cela se voie.

Un fichier Excel n'est pas non plus accepté parce que vous l'imprimez chaque mois. Excel sert tout au plus de modèle pour prévoir les colonnes de votre carnet.

Carnet kilométrique électronique par appli ou boîtier OBD : est-ce autorisé ?

Oui, un carnet kilométrique électronique est expressément autorisé, que ce soit une appli sur le téléphone ou un boîtier dans la voiture. Le ministère fédéral des Finances (Bundesfinanzministerium) l'accepte s'il fournit les mêmes informations qu'un carnet et si les modifications ultérieures sont techniquement exclues ou au moins documentées (circulaire du 3 mars 2022, numéro marginal 28). S'y ajoutent les GoBD, les règles du fisc pour les enregistrements numériques. Il n'existe aucune homologation officielle ni label du centre des impôts pour des appareils précis. Une mention comme « finanzamtkonform » (conforme au fisc) dans la publicité est une affirmation du fournisseur, pas un engagement de votre centre des impôts.

Il en existe deux types. Une appli détecte les trajets par le GPS du téléphone. Un boîtier OBD se branche sur la prise de diagnostic que presque toutes les voitures ont sous le tableau de bord et enregistre les trajets dès que le moteur tourne. Selon l'appareil et la voiture, il lit aussi le kilométrage. Tous deux enregistrent eux-mêmes la date, l'itinéraire et la destination. Ce qu'ils ne peuvent pas savoir, c'est le motif du trajet et qui vous avez visité. Vous le complétez vous-même. Pour les appareils qui enregistrent chaque trajet automatiquement, la saisie est considérée comme rapide si vous complétez le motif et le client dans un délai de sept jours calendaires. Les trajets non complétés sont alors considérés comme privés (numéro marginal 29 de la même circulaire, qui encadre les voitures de fonction des salariés).

Avant l'achat, vérifiez ces quatre points :

• Un trajet enregistré ne peut-il être modifié qu'avec un historique des modifications visible ?
• Le carnet kilométrique affiche-t-il le kilométrage total de la voiture, et pas seulement la distance parcourue ? Une appli mesure la distance par GPS, le compteur compte autrement. La Cour fédérale des finances exige le kilométrage à la fin de chaque trajet.
• L'appareil enregistre-t-il chaque trajet, même si le téléphone reste à la maison ? Une appli n'enregistre que si le téléphone est dans la voiture. Les trajets manquants se remarquent au kilométrage.
• Pouvez-vous remettre toute l'année au centre des impôts sous forme de fichier ou d'impression ?

Quand vous devez noter

Notez chaque trajet le jour même, et au plus tard avant d'en perdre le fil. La loi ne fixe pas de délai précis ; la Cour fédérale des finances exige une saisie « rapide » (zeitnah). Un carnet kilométrique que vous rédigez en fin d'année à partir de votre agenda n'est pas rapide, même si chaque chiffre est exact.

Pour les applis et les boîtiers qui enregistrent chaque trajet eux-mêmes, un délai de sept jours calendaires s'applique pour le motif et le client ; voir carnet kilométrique électronique.

Les erreurs les plus fréquentes

Toute petite erreur ne fait pas tomber le carnet kilométrique. La Cour fédérale des finances l'accepte malgré des défauts mineurs, tant qu'il reste fiable dans l'ensemble. Mais si les mêmes lacunes reviennent sans cesse, vous le perdez entièrement.

• Seulement la localité ou la rue comme destination, sans numéro et sans client.
• Des kilométrages qui ne se suivent pas.
• Des trajets privés qui « se glissent » dans un trajet professionnel, sans ligne propre.
• Des indications complétées plus tard dans une liste séparée. Les mentions obligatoires doivent figurer dans le carnet kilométrique lui-même ; un relevé fourni après coup ne le sauve pas (BFH, VI R 33/10).
• Des kilométrages qui ne correspondent pas aux factures de garage, sur lesquelles figure le compteur.
• Un carnet kilométrique tenu seulement quelques mois.

Si le centre des impôts rejette le carnet kilométrique, il impose l'usage privé selon la règle du un pour cent. Pour les indépendants, cela ne s'applique que si la voiture est utilisée à plus de la moitié pour l'entreprise. Sinon, le centre des impôts estime la part privée.

Avez-vous vraiment besoin d'un carnet kilométrique ?

Non, la loi n'impose pas de carnet kilométrique. C'est le moyen de prouver l'usage privé réel au lieu de payer le forfait. Sans carnet kilométrique, pour une voiture de société que vous utilisez surtout pour l'entreprise, la règle du un pour cent s'applique : chaque mois, vous êtes imposé sur 1 pour cent du prix catalogue brut au titre de l'usage privé, moins pour les voitures électriques.

Que le carnet kilométrique soit rentable dépend surtout de vos kilomètres privés et du prix de la voiture neuve. Si vous roulez peu à titre privé ou si vous conduisez une voiture chère déjà ancienne, le carnet kilométrique vous fait souvent économiser des impôts. Le prix à payer, c'est la saisie quotidienne et le risque qu'un carnet erroné ne compte finalement pas.

Si, en revanche, vous utilisez votre voiture personnelle pour quelques déplacements professionnels, vous n'avez pas besoin de carnet kilométrique. Vous notez alors chaque trajet et déclarez un forfait par kilomètre, comme décrit dans l'article Note de frais de déplacement.

Tout cela n'a rien à voir avec le carnet de bord imposé par la police. Cette obligation (Fahrtenbuchauflage) est prononcée par l'autorité de la circulation après une infraction, lorsque le conducteur n'a pas pu être identifié. Elle obéit à d'autres règles.

Allègements pour certaines professions

Si vous vous rendez chez de nombreux clients chaque jour, vous n'avez pas à justifier chaque itinéraire séparément. Le ministère fédéral des Finances cite les représentants de commerce, les coursiers, les fournisseurs de distributeurs automatiques, les techniciens de service après-vente et les services de soins à domicile. Il leur suffit d'indiquer quels clients ils ont visités et à quel endroit. L'itinéraire n'est nécessaire que s'il est nettement plus long que le trajet direct. Pour les courses de taxi dans la zone de desserte obligatoire, le kilométrage en début et en fin de journée suffit avec la mention « Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet » (courses de taxi dans la zone de desserte obligatoire), et pour les moniteurs d'auto-école la mention « Lehrfahrten » (leçons de conduite) (circulaire du 3 mars 2022, numéro marginal 30).

La date et les kilométrages restent obligatoires dans ces professions aussi.

Questions fréquentes

Pendant combien de temps dois-je tenir un carnet kilométrique ? Pendant toute l'année civile et pour chaque voiture séparément. Vous ne pouvez passer du carnet kilométrique à la règle du un pour cent que pour une année entière, pas en cours d'année.

Dois-je remettre le carnet kilométrique au centre des impôts ? Non. Vous le conservez et le présentez si le centre des impôts le demande, le plus souvent lors d'un contrôle fiscal.

Puis-je utiliser des abréviations ? Oui, si leur sens est clair. Dans l'arrêt de 2012, la Cour fédérale des finances a accepté « F » pour sa propre entreprise comme point de départ. Pour les clients que vous visitez souvent, vous pouvez placer en début de carnet une liste d'abréviations avec les adresses complètes.

Un carnet kilométrique vaut-il aussi pour une camionnette ? Si vous utilisez aussi la camionnette à titre privé, les mêmes règles s'appliquent. Si un véhicule purement utilitaire, que vous n'utilisez jamais à titre privé, entre même dans ce cadre, voyez-le avec votre cabinet d'expertise comptable.

Que se passe-t-il si j'ai oublié un trajet ? Ajoutez-le après coup et signalez l'ajout comme tel, dans le carnet par exemple avec la date de l'ajout. Que le centre des impôts accepte un ajout isolé comme défaut mineur dépend du cas particulier. Si vous ajoutez de nombreux trajets après coup, vous mettez en danger tout le carnet kilométrique.

Sources

• Cour fédérale des finances, arrêt du 1er mars 2012, VI R 33/10 : exigences minimales pour un carnet kilométrique régulier
• Ministère fédéral des Finances : mise à disposition d'un véhicule de société aux salariés, circulaire du 3 mars 2022 (copie de l'IHK)
• § 6 EStG, évaluation (alinéa 1, numéro 4)
• § 8 EStG, recettes (alinéa 2)
• Chambre de commerce de Hambourg : véhicules professionnels et voitures de société

Essayez Easy Invoice gratuitement pendant 10 jours – sans données de paiement, l'essai prend fin de lui-même.