Libro de kilometraje en Alemania: plantilla y datos obligatorios

La oficina tributaria alemana (Finanzamt) solo acepta un libro de kilometraje (Fahrtenbuch) si usted anota cada trayecto a tiempo, sin huecos y de forma que después no se pueda cambiar nada sin que se note. En cada trayecto profesional anota la fecha, el cuentakilómetros al inicio y al final, el destino con su dirección, el motivo y el cliente visitado. En los trayectos privados bastan los kilómetros. Una hoja de Excel no basta; un cuaderno encuadernado o una app que bloquea o registra los cambios, sí. Unos pocos errores graves pueden hacer que la oficina tributaria rechace el año entero y grave el uso privado según la regla del uno por ciento (Ein-Prozent-Regel).

Contenido

• Plantilla: así es un libro de kilometraje rellenado
• Qué datos son obligatorios
• Cuaderno, Excel o app: qué se acepta
• Libro de kilometraje electrónico por app o conector OBD
• Cuándo debe anotar
• Los errores más frecuentes
• ¿Necesita realmente un libro de kilometraje?
• Facilidades para determinadas profesiones
• Preguntas frecuentes

Plantilla: así es un libro de kilometraje rellenado

Pase estas columnas a un libro de kilometraje encuadernado o compruebe si su app las recoge todas. El ejemplo muestra un día de Elif Arslan, maestra electricista con taller en Kassel, con un trayecto privado por la tarde.

Tres cosas hacen que este ejemplo sea sólido. El cuentakilómetros al final de una línea es el inicio de la siguiente, no hay ningún hueco. Cada trayecto profesional indica una dirección completa y un nombre. Y el trayecto privado de la tarde empieza en una línea nueva, en lugar de quedar absorbido por el último trayecto de trabajo.

Lleve un libro de kilometraje propio para cada coche, y para todo el año natural. Para un mismo coche no está permitido cambiar a mitad de año entre el libro de kilometraje y la regla del uno por ciento. Los tiques de gasolina y las facturas del taller no van en el libro de kilometraje, sino en la contabilidad, por ejemplo en un software de contabilidad. De ambos juntos resulta después la parte de los costes que corresponde a sus trayectos privados.

Qué datos son obligatorios

La mayor parte del trabajo está en los trayectos profesionales; los privados le cuestan un número por anotación. El Tribunal Federal de Hacienda (Bundesfinanzhof) exige que los registros sean completos y correctos y que puedan comprobarse con un esfuerzo razonable (sentencia de 1 de marzo de 2012, VI R 33/10).

Para el destino no basta solo el nombre de la calle. Justo en eso fracasó el libro de kilometraje de la sentencia de 2012: en la mayoría de los trayectos solo figuraba „…straße", sin número y sin cliente. Tampoco basta el nombre de una empresa si esta tiene varias sucursales en la ciudad.

Puede agrupar en una línea varias visitas a clientes seguidas. En ese caso indica todos los clientes en el orden en que los visitó y el cuentakilómetros al final de toda la ruta. Si por el camino hace un desvío privado, por ejemplo para hacer la compra, empieza una línea nueva con el cuentakilómetros de ese momento.

Cuaderno, Excel o app: qué se acepta

Lo decisivo no es el soporte, sino si una anotación puede cambiarse después sin que se note.

Un archivo de Excel tampoco se acepta por imprimirlo cada mes. Excel sirve como mucho de modelo para planificar las columnas de su cuaderno.

Libro de kilometraje electrónico por app o conector OBD: ¿está permitido?

Sí, un libro de kilometraje electrónico está permitido de forma expresa, ya sea como app en el móvil o como conector en el coche. El Ministerio Federal de Hacienda (Bundesfinanzministerium) lo acepta si ofrece la misma información que un cuaderno y los cambios posteriores están técnicamente excluidos o, al menos, documentados (circular de 3 de marzo de 2022, número marginal 28). Además rigen las GoBD, las normas de la oficina tributaria para los registros digitales. No existe ninguna homologación oficial ni sello de la oficina tributaria para aparatos concretos. Un reclamo como „finanzamtkonform" (conforme con Hacienda) en la publicidad es una afirmación del proveedor, no una garantía de su oficina tributaria.

Hay dos tipos. Una app detecta los trayectos a través del GPS del móvil. Un conector OBD se enchufa en la toma de diagnóstico que casi todos los coches tienen bajo el salpicadero y registra los trayectos en cuanto el motor está en marcha. Según el aparato y el coche, también lee el cuentakilómetros. Ambos registran por sí mismos la fecha, la ruta y el destino. Lo que no pueden saber es el motivo del trayecto ni a quién visitó. Eso lo completa usted. Para los aparatos que registran cada trayecto automáticamente, la anotación se considera a tiempo si completa el motivo y el cliente en un plazo de siete días naturales. Los trayectos sin completar se consideran entonces privados (número marginal 29 de la misma circular, que regula los coches de empresa de los empleados).

Antes de comprar, compruebe estos cuatro puntos:

• ¿Solo puede editarse un trayecto guardado con un registro de cambios visible?
• ¿Muestra el libro de kilometraje el kilometraje total del coche y no solo la distancia recorrida? Una app mide la distancia por GPS, el cuentakilómetros cuenta de otra manera. El Tribunal Federal de Hacienda exige el cuentakilómetros al final de cada trayecto.
• ¿Registra el aparato cada trayecto, aunque el móvil se quede en casa? Una app solo registra si el móvil va en el coche. Los trayectos que faltan se notan en el cuentakilómetros.
• ¿Puede entregar a la oficina tributaria el año completo como archivo o impreso?

Cuándo debe anotar

Anote cada trayecto el mismo día, y como muy tarde antes de perder la visión de conjunto. La ley no fija un plazo concreto; el Tribunal Federal de Hacienda exige que sea „a tiempo" (zeitnah). Un libro de kilometraje que redacta a final de año a partir de la agenda no es a tiempo, aunque cada cifra sea correcta.

Para las apps y los conectores que registran cada trayecto por sí mismos, rige un plazo de siete días naturales para el motivo y el cliente; consulte libro de kilometraje electrónico.

Los errores más frecuentes

No todo pequeño error invalida el libro de kilometraje. El Tribunal Federal de Hacienda lo acepta a pesar de defectos menores, siempre que en conjunto siga siendo fiable. Pero quien tiene siempre los mismos huecos lo pierde por completo.

• Solo la localidad o la calle como destino, sin número y sin cliente.
• Lecturas del cuentakilómetros que no enlazan entre sí.
• Trayectos privados que „van incluidos" en un trayecto de trabajo, sin línea propia.
• Datos que se completan después en una lista aparte. Los datos obligatorios deben figurar en el propio libro de kilometraje; una relación entregada después no lo salva (BFH, VI R 33/10).
• Lecturas del cuentakilómetros que no cuadran con las facturas del taller, en las que figura el kilometraje.
• Un libro de kilometraje solo para algunos meses.

Si la oficina tributaria rechaza el libro de kilometraje, grava el uso privado según la regla del uno por ciento. Para los autónomos esto solo se aplica si el coche se usa en más de la mitad para la empresa. En caso contrario, la oficina tributaria estima la parte privada.

¿Necesita realmente un libro de kilometraje?

No, la ley no obliga a llevar un libro de kilometraje. Es la vía con la que usted demuestra el uso privado real, en lugar de pagar la tarifa fija. Sin libro de kilometraje, para un coche de empresa que usa sobre todo para el negocio rige la regla del uno por ciento: cada mes tributa el 1 por ciento del precio bruto de catálogo como uso privado, menos en el caso de los coches eléctricos.

Que el libro de kilometraje compense depende sobre todo de cuánto conduce en privado y de lo caro que era el coche nuevo. Quien conduce poco en privado o tiene un coche caro y ya algo antiguo suele ahorrar impuestos con el libro de kilometraje. El precio es el trabajo diario de anotar y el riesgo de que un libro con errores al final no cuente.

Si, en cambio, usa su coche particular para trayectos de negocios puntuales, no necesita libro de kilometraje. En ese caso anota cada trayecto y declara una tarifa fija por kilómetro, como se describe en el artículo Liquidación de gastos de viaje.

Nada de esto tiene que ver con el libro de trayectos que impone la policía. Esta obligación (Fahrtenbuchauflage) la impone la autoridad de tráfico tras una infracción cuando no se ha podido identificar al conductor. Sigue otras normas.

Facilidades para determinadas profesiones

Quien visita muchos clientes al día no tiene que justificar cada ruta por separado. El Ministerio Federal de Hacienda cita a los representantes comerciales, repartidores, proveedores de máquinas expendedoras, técnicos de servicio al cliente y servicios de atención domiciliaria. A ellos les basta indicar qué clientes visitaron y en qué lugar. La ruta solo hace falta si es claramente más larga que el camino directo. Para los trayectos de taxi dentro de la zona de servicio obligatorio basta el cuentakilómetros al inicio y al final del día con la nota „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet" (trayectos de taxi en la zona de servicio obligatorio), y para los profesores de autoescuela la nota „Lehrfahrten" (clases prácticas) (circular de 3 de marzo de 2022, número marginal 30).

La fecha y las lecturas del cuentakilómetros siguen siendo obligatorias también en estas profesiones.

Preguntas frecuentes

¿Durante cuánto tiempo debo llevar un libro de kilometraje? Durante todo el año natural y para cada coche por separado. Solo puede cambiar entre el libro de kilometraje y la regla del uno por ciento para un año completo, no a mitad de año.

¿Debo presentar el libro de kilometraje en la oficina tributaria? No. Lo conserva y lo presenta si la oficina tributaria lo solicita, normalmente en una inspección fiscal.

¿Puedo usar abreviaturas? Sí, si queda claro lo que significan. En la sentencia de 2012, el Tribunal Federal de Hacienda aceptó „F" para la propia empresa como punto de partida. Para los clientes que visita a menudo, puede poner al principio del cuaderno una lista con abreviaturas y direcciones completas.

¿El libro de kilometraje vale también para una furgoneta? Si también usa la furgoneta en privado, rigen las mismas normas. Si un vehículo de taller puro, que nunca usa en privado, entra siquiera en ello, aclárelo con su asesoría fiscal.

¿Qué pasa si he olvidado un trayecto? Anótelo después y marque la anotación posterior como tal, en el cuaderno por ejemplo con la fecha en que la añade. Que la oficina tributaria acepte una anotación posterior aislada como defecto menor depende del caso concreto. Quien añade muchos trayectos a posteriori pone en peligro todo el libro de kilometraje.

Fuentes

• Tribunal Federal de Hacienda, sentencia de 1 de marzo de 2012, VI R 33/10: requisitos mínimos de un libro de kilometraje correcto
• Ministerio Federal de Hacienda: cesión de un vehículo de empresa a empleados, circular de 3 de marzo de 2022 (copia de la IHK)
• § 6 EStG, valoración (apartado 1, número 4)
• § 8 EStG, ingresos (apartado 2)
• Cámara de Comercio de Hamburgo: vehículos de negocio y coches de empresa

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