Almanya'da araç kullanım defteri tutmak: şablon, zorunlu bilgiler

Alman vergi dairesi (Finanzamt), araç kullanım defterini (Fahrtenbuch) ancak her sürüşü zamanında, eksiksiz ve sonradan hiçbir şeyin fark edilmeden değiştirilemeyeceği şekilde yazarsanız kabul eder. Her iş sürüşü için tarih, başlangıçta ve bitişte kilometre sayacı, adresiyle birlikte varış yeri, amaç ve ziyaret edilen müşteri deftere girer. Özel sürüşler için kilometreler yeterlidir. Bir Excel tablosu yetmez, ciltli bir defter veya değişiklikleri kilitleyen ya da kayda geçiren bir uygulama ise yeter. Birkaç ağır hata bile vergi dairesinin tüm yılı reddetmesine ve özel kullanımı yüzde bir kuralına (Ein-Prozent-Regel) göre vergilendirmesine yol açabilir.

İçindekiler

• Şablon: Dolu bir araç kullanım defteri nasıl görünür
• Hangi bilgiler zorunlu
• Defter, Excel veya uygulama: Ne kabul edilir
• Uygulama veya OBD soketiyle elektronik defter
• Kayıtları ne zaman yapmalısınız
• En sık yapılan hatalar
• Araç kullanım defterine gerçekten ihtiyacınız var mı?
• Bazı meslekler için kolaylıklar
• Sık sorulan sorular

Şablon: Dolu bir araç kullanım defteri nasıl görünür

Bu sütunları ciltli bir deftere aktarın veya uygulamanızın hepsini kaydedip kaydetmediğini kontrol edin. Örnek, Kassel'de işletmesi olan elektrik ustası Elif Arslan'ın bir gününü, akşamki bir özel sürüşle birlikte gösteriyor.

Bu örneği sağlam kılan üç şey var. Bir satırın sonundaki kilometre, bir sonraki satırın başlangıcıdır, arada boşluk yoktur. Her iş sürüşünde tam bir adres ve bir isim yer alır. Akşamki özel sürüş de son iş sürüşünün içinde kaybolmak yerine yeni bir satırla başlar.

Her araç için ayrı bir araç kullanım defteri tutun, hem de tüm takvim yılı boyunca. Aynı araç için yıl ortasında defter ile yüzde bir kuralı arasında geçiş yapmak yasaktır. Yakıt fişleri ve servis faturaları deftere değil, muhasebeye girer, örneğin bir muhasebe yazılımına. İkisinden birlikte, daha sonra giderlerin özel sürüşlerinize düşen payı ortaya çıkar.

Hangi bilgiler zorunlu

İşin çoğunu iş sürüşleri çıkarır, özel sürüşler her kayıtta size yalnızca bir sayıya mal olur. Federal Maliye Mahkemesi (Bundesfinanzhof, BFH), kayıtların eksiksiz ve doğru olmasını ve makul bir çabayla denetlenebilmesini şart koşar (1 Mart 2012 tarihli karar, VI R 33/10).

Varış yeri için tek başına sokak adı yetmez. 2012 kararında defter tam da bu yüzden reddedildi: Sürüşlerin çoğunda yalnızca „…straße" yazıyordu, kapı numarası ve müşteri olmadan. Firmanın şehirde birden fazla şubesi varsa firma adı da yetmez.

Arka arkaya yapılan birkaç müşteri ziyaretini tek satırda birleştirebilirsiniz. Bu durumda tüm müşterileri ziyaret ettiğiniz sırayla ve turun tamamının sonundaki kilometreyi yazarsınız. Yolda özel bir sapma yaparsanız, örneğin alışveriş için, bunun için o andaki kilometreyle yeni bir satır başlar.

Defter, Excel veya uygulama: Ne kabul edilir

Belirleyici olan ortam değil, bir kaydın sonradan fark edilmeden değiştirilip değiştirilemeyeceğidir.

Bir Excel dosyası, her ay çıktısını almanızla da kabul edilir hâle gelmez. Excel olsa olsa defterinizin sütunlarını planlamak için bir örnek olarak işe yarar.

Uygulama veya OBD soketiyle elektronik defter: Buna izin var mı?

Evet, elektronik araç kullanım defterine açıkça izin verilir, ister telefonda bir uygulama ister araçta bir soket olsun. Federal Maliye Bakanlığı, bir defterle aynı bilgileri veriyorsa ve sonradan yapılan değişiklikler teknik olarak engelleniyor ya da en azından belgeleniyorsa bunu kabul eder (3 Mart 2022 tarihli genelge, kenar numarası 28). Buna ek olarak, vergi dairesinin dijital kayıtlara ilişkin kuralları olan GoBD geçerlidir. Tek tek cihazlar için resmî bir onay veya vergi dairesi mührü yoktur. Reklamdaki „vergi dairesine uygun" gibi bir ifade sağlayıcının beyanıdır, vergi dairenizin bir taahhüdü değildir.

İki tür vardır. Bir uygulama sürüşleri telefonun GPS'i üzerinden tanır. Bir OBD soketi, neredeyse her aracın gösterge panelinin altında bulunan arıza teşhis girişine takılır ve motor çalışır çalışmaz sürüşleri kaydeder. Cihaza ve araca göre kilometre sayacını da okur. Her ikisi de tarihi, güzergâhı ve varış yerini kendisi kaydeder. Bilemedikleri şey, sürüşün amacı ve kimi ziyaret ettiğinizdir. Bunu siz sonradan eklersiniz. Her sürüşü otomatik kaydeden cihazlarda, amacı ve müşteriyi yedi takvim günü içinde eklerseniz kayıt zamanında yapılmış sayılır. Eklenmeyen sürüşler bu durumda özel sayılır (çalışanlara verilen şirket araçlarını düzenleyen aynı genelgenin 29. kenar numarası).

Satın almadan önce şu dört noktayı kontrol edin:

• Kayıtlı bir sürüş sonradan yalnızca görünür bir değişiklik kaydıyla düzenlenebiliyor mu?
• Defter yalnızca gidilen mesafeyi değil, aracın toplam kilometre sayacını gösteriyor mu? Uygulama mesafeyi GPS ile ölçer, kilometre sayacı farklı sayar. Federal Maliye Mahkemesi her sürüşün sonunda kilometre sayacı değerini ister.
• Cihaz, telefon evde kalsa bile her sürüşü kaydediyor mu? Uygulama yalnızca telefon araçtaysa kayıt yapar. Eksik sürüşler kilometre sayacından anlaşılır.
• Tüm yılı vergi dairesine dosya veya çıktı olarak verebiliyor musunuz?

Kayıtları ne zaman yapmalısınız

Her sürüşü aynı gün, en geç de takibi kaybetmeden önce yazın. Kanun sabit bir süre belirtmez, Federal Maliye Mahkemesi kayıtların „zamanında" (zeitnah) yapılmasını ister. Yıl sonunda takvimden yeniden yazdığınız bir defter, her sayı doğru olsa bile zamanında sayılmaz.

Her sürüşü kendisi kaydeden uygulama ve soketler için amaç ve müşteri bakımından yedi takvim günlük bir süre geçerlidir, bkz. elektronik defter.

En sık yapılan hatalar

Her küçük hata araç kullanım defterini geçersiz kılmaz. Federal Maliye Mahkemesi, bütünüyle güvenilir kaldığı sürece küçük eksikliklere rağmen defteri kabul eder. Ancak sürekli aynı boşlukları olan, defteri tamamen kaybeder.

• Varış yeri olarak yalnızca şehir veya sokak, kapı numarası ve müşteri olmadan.
• Birbirini takip etmeyen kilometre değerleri.
• Bir iş sürüşünün içinde kendi satırı olmadan „birlikte giden" özel sürüşler.
• Sonradan ayrı bir listede tamamlanan bilgiler. Zorunlu bilgiler defterin kendisinde yer almalıdır, sonradan verilen bir döküm defteri kurtarmaz (BFH, VI R 33/10).
• Üzerinde kilometre sayacı değerinin yazdığı servis faturalarıyla uyuşmayan kilometre değerleri.
• Yalnızca birkaç ay için tutulan bir defter.

Vergi dairesi defteri reddederse, özel kullanımı yüzde bir kuralına göre vergilendirir. Serbest çalışanlar için bu yalnızca araç yarıdan fazla iş için kullanılıyorsa geçerlidir. Aksi hâlde vergi dairesi özel payı tahmin eder.

Araç kullanım defterine gerçekten ihtiyacınız var mı?

Hayır, kanun araç kullanım defteri tutmayı zorunlu kılmaz. Defter, götürü tutarı ödemek yerine gerçek özel kullanımınızı kanıtlamanın yoludur. Defter olmadan, ağırlıklı olarak iş için kullandığınız bir şirket aracında yüzde bir kuralı geçerlidir: Her ay brüt liste fiyatının yüzde 1'ini özel kullanım olarak vergilendirirsiniz, elektrikli araçlarda daha az.

Defterin kârlı olup olmadığı, özellikle ne kadar özel sürüş yaptığınıza ve aracın yeniyken ne kadar pahalı olduğuna bağlıdır. Az özel sürüş yapan veya pahalı ama artık eski bir araç kullanan, defterle çoğu zaman vergi tasarrufu sağlar. Bedeli günlük yazı işi ve hatalı bir defterin sonunda geçerli sayılmama riskidir.

Buna karşılık özel aracınızı ara sıra iş sürüşleri için kullanıyorsanız araç kullanım defterine ihtiyacınız yoktur. Bu durumda tek tek sürüşleri not eder ve kilometre başına bir götürü tutar yazarsınız, Almanya'da seyahat masrafı bildirimi yazısında anlatıldığı gibi.

Tüm bunların polisin istediği araç kullanım defteriyle ilgisi yoktur. Bu defter tutma yükümlülüğünü (Fahrtenbuchauflage), bir trafik ihlalinden sonra sürücü tespit edilemediğinde trafik makamı koyar. Başka kurallara tabidir.

Bazı meslekler için kolaylıklar

Her gün çok sayıda müşteriye giden kişi her güzergâhı tek tek gerekçelendirmek zorunda değildir. Federal Maliye Bakanlığı ticari temsilcileri, kuryeleri, otomat tedarikçilerini, müşteri hizmetleri teknisyenlerini ve bakım hizmetlerini sayar. Onlar için hangi müşteriyi hangi yerde ziyaret ettikleri yeterlidir. Güzergâh yalnızca doğrudan yoldan belirgin şekilde uzunsa gerekir. Zorunlu hizmet bölgesindeki taksi sürüşleri için günün başındaki ve sonundaki kilometre değeri ile „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet" notu, sürücü eğitmenleri için „Lehrfahrten" notu yeterlidir (3 Mart 2022 tarihli genelge, kenar numarası 30).

Tarih ve kilometre değerleri bu mesleklerde de zorunlu olmaya devam eder.

Sık sorulan sorular

Araç kullanım defterini ne kadar süre tutmam gerekiyor? Tüm takvim yılı boyunca ve her araç için ayrı ayrı. Defter ile yüzde bir kuralı arasında yalnızca tam bir yıl için geçiş yapabilirsiniz, yıl ortasında değil.

Defteri vergi dairesine vermem gerekiyor mu? Hayır. Defteri saklarsınız ve vergi dairesi istediğinde, genellikle bir vergi denetiminde, ibraz edersiniz.

Kısaltma kullanabilir miyim? Evet, ne kastedildiği açıksa. 2012 kararında Federal Maliye Mahkemesi, başlangıç noktası olarak kendi işletmesi için „F" kısaltmasını kabul etti. Sık ziyaret ettiğiniz müşteriler için defterin başına kısaltmaları ve tam adresleri içeren bir liste koyabilirsiniz.

Araç kullanım defteri bir kamyonet için de geçerli mi? Kamyoneti özel olarak da kullanıyorsanız aynı kurallar geçerlidir. Hiç özel kullanmadığınız saf bir atölye aracının bu kapsama girip girmediğini vergi danışmanınızla netleştirin.

Bir sürüşü yazmayı unutursam ne olur? Sonradan ekleyin ve eklemeyi bu şekilde belirgin kılın, defterde örneğin ekleme tarihiyle. Vergi dairesinin tek bir eklemeyi küçük bir eksiklik olarak kabul edip etmeyeceği somut duruma bağlıdır. Çok sayıda sürüşü sonradan ekleyen, tüm defteri tehlikeye atar.

Kaynaklar

• Federal Maliye Mahkemesi, 1 Mart 2012 tarihli karar, VI R 33/10: usulüne uygun bir araç kullanım defteri için asgari gereklilikler
• Federal Maliye Bakanlığı: çalışanlara işletme aracı verilmesi, 3 Mart 2022 tarihli genelge (IHK kopyası)
• § 6 EStG, değerleme (fıkra 1 no. 4)
• § 8 EStG, gelirler (fıkra 2)
• Hamburg Ticaret Odası: iş araçları ve şirket araçları

Easy Invoice'i 10 gün ücretsiz deneyin — ödeme bilgisi olmadan, deneme kendiliğinden sona erer.