Registro chilometrico in Germania: modello, dati obbligatori

L'ufficio delle imposte tedesco (Finanzamt) accetta un registro chilometrico (Fahrtenbuch) solo se annota ogni tragitto subito, senza lacune e in modo che nulla possa essere modificato in seguito senza che si noti. Per ogni tragitto aziendale vanno indicati la data, il chilometraggio alla partenza e all'arrivo, la destinazione con indirizzo, lo scopo e il cliente visitato. Per i tragitti privati bastano i chilometri. Un foglio Excel non basta, un quaderno rilegato o un'app che blocca o registra le modifiche sì. Già pochi errori gravi possono portare l'ufficio delle imposte a respingere l'intero anno e a tassare l'uso privato secondo la regola dell'1 per cento (Ein-Prozent-Regel).

Indice

• Modello: com'è fatto un registro chilometrico compilato
• Quali dati sono obbligatori
• Quaderno, Excel o app: cosa viene accettato
• Registro elettronico tramite app o spina OBD
• Quando deve fare le annotazioni
• Gli errori più frequenti
• Le serve davvero un registro chilometrico?
• Semplificazioni per determinate professioni
• Domande frequenti

Modello: com'è fatto un registro chilometrico compilato

Riporti queste colonne in un registro rilegato oppure verifichi che la sua app le rilevi tutte. L'esempio mostra una giornata di Elif Arslan, maestra elettricista con un'impresa a Kassel, con un tragitto privato la sera.

Tre elementi rendono solido questo esempio. Il chilometraggio alla fine di una riga è quello di partenza della riga successiva, non c'è alcuna lacuna. Ogni tragitto aziendale indica un indirizzo completo e un nome. E il tragitto privato della sera inizia su una nuova riga, invece di confondersi con l'ultimo tragitto di lavoro.

Tenga un registro separato per ogni auto, e per l'intero anno solare. Per la stessa auto non è consentito passare a metà anno dal registro chilometrico alla regola dell'1 per cento o viceversa. Le ricevute del carburante e le fatture dell'officina non vanno nel registro, ma nella contabilità, per esempio in un software di contabilità. Dall'insieme dei due risulta poi la quota dei costi che ricade sui suoi tragitti privati.

Quali dati sono obbligatori

La maggior parte del lavoro riguarda i tragitti aziendali, quelli privati le costano un solo numero per annotazione. La Corte federale delle finanze (Bundesfinanzhof) richiede che le annotazioni siano complete e corrette e che si possano verificare con uno sforzo ragionevole (sentenza del 1° marzo 2012, VI R 33/10).

Per la destinazione non basta il solo nome della via. Proprio su questo punto è caduto il registro nella sentenza del 2012: per la maggior parte dei tragitti c'era scritto solo „…straße", senza numero civico e senza cliente. Anche il nome di un'azienda non basta, se l'azienda ha più filiali in città.

Più visite consecutive ai clienti possono essere riunite in una sola riga. In quel caso indica tutti i clienti nell'ordine in cui li ha visitati e il chilometraggio alla fine dell'intero giro. Se lungo il percorso fa una deviazione privata, per esempio per fare la spesa, per questa inizia una nuova riga con il chilometraggio di quel momento.

Quaderno, Excel o app: cosa viene accettato

Non conta il supporto, ma se un'annotazione può essere modificata in seguito senza che si noti.

Un file Excel non viene accettato nemmeno se lo stampa ogni mese. Excel serve al massimo come modello per pianificare le colonne del suo quaderno.

Registro elettronico tramite app o spina OBD: è consentito?

Sì, un registro chilometrico elettronico è espressamente consentito, sia come app sul telefono sia come spina nell'auto. Il Ministero federale delle Finanze lo riconosce se ne risultano le stesse informazioni di un quaderno e se le modifiche successive sono tecnicamente escluse o almeno documentate (circolare del 3 marzo 2022, numero marginale 28). Si applicano inoltre i principi GoBD, le regole del fisco tedesco per le registrazioni digitali. Non esiste un'omologazione ufficiale né un marchio di controllo dell'ufficio delle imposte per singoli dispositivi. Una dicitura come „conforme al fisco" (finanzamtkonform) nella pubblicità è un'affermazione del fornitore, non un impegno del suo ufficio delle imposte.

Esistono due tipi. Un'app riconosce i tragitti tramite il GPS del telefono. Una spina OBD si inserisce nella presa diagnostica che quasi ogni auto ha sotto il cruscotto e registra i tragitti non appena il motore è acceso. A seconda del dispositivo e dell'auto, legge anche il chilometraggio. Entrambi rilevano da soli data, percorso e destinazione. Quello che non possono sapere è lo scopo del tragitto e chi ha visitato. Questo lo aggiunge lei in seguito. Per i dispositivi che rilevano automaticamente ogni tragitto, l'annotazione è considerata tempestiva se completa scopo e cliente entro sette giorni di calendario. I tragitti senza integrazione sono poi considerati privati (numero marginale 29 della stessa circolare, che disciplina le auto aziendali dei dipendenti).

Prima dell'acquisto verifichi questi quattro punti:

• Un tragitto salvato si può modificare in seguito solo con un registro delle modifiche visibile?
• Il registro mostra il chilometraggio totale dell'auto e non solo il percorso effettuato? Un'app misura il percorso via GPS, il contachilometri conta in modo diverso. La Corte federale delle finanze richiede il chilometraggio alla fine di ogni tragitto.
• Il dispositivo rileva ogni tragitto, anche quando il telefono resta a casa? Un'app registra solo se il telefono viaggia con lei. I tragitti mancanti emergono dal chilometraggio.
• Può consegnare l'intero anno all'ufficio delle imposte come file o stampa?

Quando deve fare le annotazioni

Annoti ogni tragitto il giorno stesso, al più tardi prima di perdere il quadro della situazione. La legge non prevede un termine fisso, la Corte federale delle finanze richiede che sia „tempestivo" (zeitnah). Un registro che ricostruisce a fine anno dal calendario non è tempestivo, anche se ogni numero è corretto.

Per le app e le spine che rilevano da sole ogni tragitto vale un termine di sette giorni di calendario per scopo e cliente, vedi registro elettronico.

Gli errori più frequenti

Non ogni piccolo errore fa cadere il registro. La Corte federale delle finanze lo riconosce nonostante piccoli difetti, finché nel complesso resta attendibile. Chi però ha sistematicamente le stesse lacune lo perde del tutto.

• Solo la località o la via come destinazione, senza numero civico e senza cliente.
• Chilometraggi che non si susseguono senza interruzioni.
• Tragitti privati che „corrono insieme" a un tragitto di lavoro, senza una riga propria.
• Dati integrati solo in seguito in un elenco separato. I dati obbligatori devono trovarsi nel registro stesso, un prospetto consegnato dopo non lo salva (BFH, VI R 33/10).
• Chilometraggi che non corrispondono alle fatture dell'officina, sulle quali è riportato il contachilometri.
• Un registro tenuto solo per alcuni mesi.

Se l'ufficio delle imposte respinge il registro, tassa l'uso privato secondo la regola dell'1 per cento. Per i lavoratori autonomi questo vale solo se l'auto è usata per più della metà a fini aziendali. Altrimenti l'ufficio delle imposte stima la quota privata.

Le serve davvero un registro chilometrico?

No, la legge non prescrive un registro chilometrico. È il modo per dimostrare l'uso privato effettivo, invece di pagare il forfait. Senza registro, per un'auto aziendale che usa prevalentemente per lavoro si applica la regola dell'1 per cento: ogni mese tassa come uso privato l'1 per cento del prezzo di listino lordo, per le auto elettriche meno.

Se il registro conviene dipende soprattutto da quanto guida per motivi privati e da quanto costava l'auto da nuova. Chi guida poco per motivi privati o ha un'auto costosa ma già datata spesso risparmia imposte con il registro. Il prezzo è il lavoro di scrittura quotidiano e il rischio che un registro con errori alla fine non valga.

Se invece usa la sua auto privata per singoli viaggi di lavoro, non le serve un registro chilometrico. In quel caso annota i singoli tragitti e indica un importo forfettario per chilometro, come descritto nell'articolo Nota spese di trasferta.

Con il registro imposto dalla polizia tutto questo non ha nulla a che fare. Questo obbligo di registro (Fahrtenbuchauflage) viene imposto dall'autorità per la circolazione dopo un'infrazione stradale, quando non è stato possibile identificare il conducente. Segue altre regole.

Semplificazioni per determinate professioni

Chi raggiunge ogni giorno molti clienti non deve motivare ogni tratta singolarmente. Il Ministero federale delle Finanze cita agenti di commercio, corrieri, fornitori di distributori automatici, tecnici dell'assistenza clienti e servizi di assistenza infermieristica. Per loro basta indicare quali clienti hanno visitato e in quale luogo. Il percorso serve solo se è nettamente più lungo del tragitto diretto. Per le corse in taxi nell'area di servizio obbligatorio basta il chilometraggio all'inizio e alla fine della giornata con la nota „Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet" (corse in taxi nell'area di servizio obbligatorio), per gli istruttori di guida la nota „Lehrfahrten" (lezioni di guida) (circolare del 3 marzo 2022, numero marginale 30).

Data e chilometraggi restano obbligatori anche in queste professioni.

Domande frequenti

Per quanto tempo devo tenere un registro chilometrico? Per l'intero anno solare e per ogni auto separatamente. Può passare dal registro alla regola dell'1 per cento o viceversa solo per un anno intero, non a metà anno.

Devo consegnare il registro all'ufficio delle imposte? No. Lo conserva e lo presenta quando l'ufficio delle imposte lo richiede, di solito durante una verifica fiscale.

Posso usare abbreviazioni? Sì, se è chiaro che cosa significano. Nella sentenza del 2012 la Corte federale delle finanze ha accettato „F" per la propria azienda come punto di partenza. Per i clienti che visita spesso può inserire all'inizio del quaderno un elenco con le sigle e gli indirizzi completi.

Il registro chilometrico vale anche per un furgone? Se usa il furgone anche per motivi privati, valgono le stesse regole. Se un veicolo puramente da officina, che non usa mai per motivi privati, vi rientri o meno, lo chiarisca con il suo consulente fiscale.

Cosa succede se ho dimenticato un tragitto? Lo aggiunga e renda riconoscibile l'aggiunta come tale, nel quaderno per esempio con la data dell'aggiunta. Se l'ufficio delle imposte accetta una singola aggiunta come difetto minore dipende dal caso concreto. Chi aggiunge molti tragitti in seguito mette a rischio l'intero registro.

Fonti

• Corte federale delle finanze, sentenza del 1° marzo 2012, VI R 33/10: requisiti minimi di un registro chilometrico regolare
• Ministero federale delle Finanze: concessione di un veicolo aziendale ai dipendenti, circolare del 3 marzo 2022 (copia della IHK)
• § 6 EStG, valutazione (comma 1 numero 4)
• § 8 EStG, entrate (comma 2)
• Camera di commercio di Amburgo: auto di servizio e auto aziendali

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