Rittenregistratie in Duitsland: sjabloon, verplichte gegevens

De Duitse belastingdienst (Finanzamt) accepteert een rittenregistratie (Fahrtenbuch) alleen als u elke rit tijdig en zonder gaten vastlegt, en zo dat er achteraf niets ongemerkt te veranderen is. Voor elke zakelijke rit noteert u de datum, de kilometerstand bij vertrek en aankomst, de bestemming met adres, het doel en de bezochte klant. Voor privéritten volstaan de kilometers. Een Excel-tabel wordt niet geaccepteerd, een ingebonden boekje of een app die wijzigingen blokkeert of vastlegt wel. Al een paar grove fouten kunnen ertoe leiden dat de belastingdienst het hele jaar afwijst en het privégebruik volgens de eenprocentregeling belast.

Inhoud

• Sjabloon: zo ziet een ingevulde rittenregistratie eruit
• Welke gegevens verplicht zijn
• Boekje, Excel of app: wat wordt geaccepteerd
• Elektronische rittenregistratie via app of OBD-stekker
• Wanneer u moet noteren
• De meest gemaakte fouten
• Hebt u überhaupt een rittenregistratie nodig?
• Vereenvoudigingen voor bepaalde beroepen
• Veelgestelde vragen

Sjabloon: zo ziet een ingevulde rittenregistratie eruit

Neem deze kolommen over in een ingebonden rittenboekje of controleer of uw app ze allemaal vastlegt. Het voorbeeld toont één dag van Elif Arslan, meester-elektricien met een bedrijf in Kassel, inclusief een privérit 's avonds.

Drie dingen maken dit voorbeeld sluitend. De kilometerstand aan het eind van een regel is het begin van de volgende, er zit geen gat tussen. Elke zakelijke rit noemt een volledig adres en een naam. En de privérit 's avonds begint op een nieuwe regel, in plaats van op te gaan in de laatste zakelijke rit.

Houd voor elke auto een eigen rittenregistratie bij, en wel voor het hele kalenderjaar. Voor dezelfde auto mag u niet halverwege het jaar wisselen tussen rittenregistratie en eenprocentregeling. Tankbonnen en garagefacturen horen niet in de rittenregistratie, maar in de boekhouding, bijvoorbeeld in boekhoudsoftware. Uit beide samen volgt later het deel van de kosten dat op uw privéritten valt.

Welke gegevens verplicht zijn

De zakelijke ritten kosten het meeste werk, de privéritten kosten u per regel één getal. Het Duitse federale belastinghof (Bundesfinanzhof, BFH) eist dat de registratie volledig en juist is en met redelijke moeite te controleren is (uitspraak van 1 maart 2012, VI R 33/10).

Bij de bestemming volstaat de straatnaam alleen niet. Precies daarop is de rittenregistratie in de uitspraak van 2012 gestrand: daar stond bij de meeste ritten alleen "…straße", zonder huisnummer en zonder klant. Ook een bedrijfsnaam volstaat niet als het bedrijf meerdere vestigingen in de stad heeft.

Meerdere klantbezoeken achter elkaar mag u in één regel samenvatten. Dan noemt u alle klanten in de volgorde waarin u ze hebt bezocht en de kilometerstand aan het eind van de hele rit. Maakt u onderweg een privé-uitstapje, bijvoorbeeld om boodschappen te doen, dan begint daarvoor een nieuwe regel met de kilometerstand vanaf dat moment.

Boekje, Excel of app: wat wordt geaccepteerd

Doorslaggevend is niet het medium, maar of een regel achteraf ongemerkt te veranderen is.

Een Excel-bestand wordt ook niet geaccepteerd doordat u het elke maand afdrukt. Excel is hooguit bruikbaar als model om de kolommen voor uw boekje te plannen.

Elektronische rittenregistratie via app of OBD-stekker: mag dat?

Ja, een elektronische rittenregistratie is uitdrukkelijk toegestaan, of het nu een app op uw telefoon is of een stekker in de auto. Het Duitse federale ministerie van Financiën accepteert haar als ze dezelfde informatie oplevert als een boekje en latere wijzigingen technisch uitgesloten of ten minste gedocumenteerd zijn (brief van 3 maart 2022, randnummer 28). Daarnaast gelden de GoBD, de regels van de Duitse belastingdienst voor digitale administratie. Er bestaat geen officiële goedkeuring en geen keurmerk van de belastingdienst voor afzonderlijke apparaten. Een claim als "conform de belastingdienst" in reclame is een uitspraak van de aanbieder, geen toezegging van uw belastingkantoor.

Er zijn twee soorten. Een app herkent ritten via de gps van de telefoon. Een OBD-stekker zit in de diagnoseaansluiting die bijna elke auto onder het dashboard heeft en legt de ritten vast zodra de motor draait. Afhankelijk van apparaat en auto leest hij daarbij ook de kilometerstand uit. Beide leggen datum, route en bestemming zelf vast. Wat ze niet kunnen weten, is het doel van de rit en wie u hebt bezocht. Dat vult u aan. Voor apparaten die elke rit automatisch vastleggen, geldt de registratie als tijdig als u doel en klant binnen zeven kalenderdagen aanvult. Ritten zonder aanvulling gelden dan als privé (randnummer 29 van dezelfde brief, die over bedrijfsauto's van werknemers gaat).

Controleer vóór de aankoop deze vier punten:

• Is een opgeslagen rit achteraf alleen te bewerken met een zichtbaar wijzigingslogboek?
• Toont de registratie de totale kilometerstand van de auto, niet alleen de gereden afstand? Een app meet de afstand via gps, de kilometerteller telt anders. Het Bundesfinanzhof eist de kilometerstand aan het eind van elke rit.
• Legt het apparaat elke rit vast, ook als de telefoon thuis ligt? Een app registreert alleen als de telefoon meerijdt. Ontbrekende ritten vallen op aan de kilometerstand.
• Kunt u het hele jaar als bestand of afdruk aan de belastingdienst geven?

Wanneer u moet noteren

Noteer elke rit op dezelfde dag, maar uiterlijk voordat u het overzicht kwijtraakt. De wet noemt geen vaste termijn, het Bundesfinanzhof eist dat u "tijdig" (zeitnah) noteert. Een rittenregistratie die u aan het eind van het jaar uit uw agenda naschrijft, is niet tijdig, ook als elk getal klopt.

Voor apps en stekkers die elke rit zelf vastleggen, geldt een termijn van zeven kalenderdagen voor doel en klant, zie elektronische rittenregistratie.

De meest gemaakte fouten

Niet elke kleine fout laat de rittenregistratie vallen. Het Bundesfinanzhof accepteert haar ondanks kleinere gebreken, zolang ze als geheel betrouwbaar blijft. Wie echter steeds dezelfde gaten heeft, verliest haar helemaal.

• Alleen de plaats of de straat als bestemming, zonder huisnummer en zonder klant.
• Kilometerstanden die niet op elkaar aansluiten.
• Privéritten die in een zakelijke rit "meelopen", zonder eigen regel.
• Gegevens die pas later in een aparte lijst worden aangevuld. De verplichte gegevens moeten in de rittenregistratie zelf staan, een achteraf ingediend overzicht redt haar niet (BFH, VI R 33/10).
• Kilometerstanden die niet passen bij de garagefacturen, waarop de tellerstand staat.
• Een rittenregistratie voor slechts enkele maanden.

Wijst de belastingdienst de rittenregistratie af, dan belast hij het privégebruik volgens de eenprocentregeling. Voor zelfstandigen geldt dat alleen als de auto voor meer dan de helft zakelijk wordt gebruikt. Anders schat de belastingdienst het privédeel.

Hebt u überhaupt een rittenregistratie nodig?

Nee, de wet schrijft geen rittenregistratie voor. Het is de manier om uw werkelijke privégebruik aan te tonen, in plaats van het forfait te betalen. Zonder rittenregistratie geldt voor een bedrijfsauto die u overwegend zakelijk rijdt de eenprocentregeling: elke maand betaalt u belasting over 1 procent van de bruto catalogusprijs als privégebruik, bij elektrische auto's minder.

Of de rittenregistratie loont, hangt vooral af van hoeveel u privé rijdt en hoe duur de auto nieuw was. Wie weinig privé rijdt of een dure, al wat oudere auto heeft, bespaart met de rittenregistratie vaak belasting. De prijs is het dagelijkse schrijfwerk en het risico dat een foutieve registratie uiteindelijk niet telt.

Gebruikt u daarentegen uw privéauto voor losse zakelijke ritten, dan hebt u geen rittenregistratie nodig. Dan noteert u de afzonderlijke ritten en voert u per kilometer een forfait op, zoals beschreven in het artikel Reiskostendeclaratie.

Met het rittenboek van de politie heeft dit alles niets te maken. Die verplichting (Fahrtenbuchauflage) legt de verkeersautoriteit op na een verkeersovertreding als de bestuurder niet kon worden achterhaald. Daarvoor gelden andere regels.

Vereenvoudigingen voor bepaalde beroepen

Wie dagelijks veel klanten bezoekt, hoeft niet elke route afzonderlijk te onderbouwen. Het Duitse ministerie van Financiën noemt handelsvertegenwoordigers, koeriers, leveranciers van automaten, servicemonteurs en thuiszorgdiensten. Voor hen volstaat welke klanten ze op welke plaats hebben bezocht. De route is alleen nodig als die duidelijk langer is dan de directe weg. Voor taxiritten binnen het verplichte vervoersgebied volstaat de kilometerstand aan het begin en eind van de dag met de notitie "Taxifahrten im Pflichtfahrgebiet", voor rijinstructeurs de notitie "Lehrfahrten" (brief van 3 maart 2022, randnummer 30).

Datum en kilometerstanden blijven ook in deze beroepen verplicht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik een rittenregistratie bijhouden? Voor het hele kalenderjaar en voor elke auto afzonderlijk. Wisselen tussen rittenregistratie en eenprocentregeling mag alleen per heel jaar, niet halverwege het jaar.

Moet ik de rittenregistratie bij de belastingdienst indienen? Nee. U bewaart haar en legt haar voor als de belastingdienst erom vraagt, meestal bij een boekenonderzoek.

Mag ik afkortingen gebruiken? Ja, als duidelijk is wat bedoeld wordt. In de uitspraak van 2012 accepteerde het Bundesfinanzhof "F" voor het eigen bedrijf als vertrekpunt. Voor klanten die u vaak bezoekt, kunt u voor in het boekje een lijst met afkortingen en volledige adressen leggen.

Geldt een rittenregistratie ook voor een bestelbus? Als u de bestelbus ook privé rijdt, gelden dezelfde regels. Of een zuiver werkplaatsvoertuig dat u nooit privé rijdt daar überhaupt onder valt, bespreekt u met uw belastingadviseur.

Wat gebeurt er als ik een rit vergeten ben? Vul hem aan en maak de aanvulling als zodanig herkenbaar, in het boekje bijvoorbeeld met de datum van de aanvulling. Of de belastingdienst één aanvulling als kleiner gebrek accepteert, hangt van het geval af. Wie veel ritten achteraf aanvult, brengt de hele rittenregistratie in gevaar.

Bronnen

• Bundesfinanzhof, uitspraak van 1 maart 2012, VI R 33/10: minimumeisen aan een correcte rittenregistratie
• Duits federaal ministerie van Financiën: terbeschikkingstelling van een bedrijfsvoertuig aan werknemers, brief van 3 maart 2022 (kopie van de IHK)
• § 6 EStG, waardering (lid 1, nummer 4)
• § 8 EStG, inkomsten (lid 2)
• Kamer van Koophandel Hamburg: zakelijke auto's en bedrijfsauto's

Probeer Easy Invoice 10 dagen gratis — zonder betaalgegevens, de proef eindigt vanzelf.