Kosztorys w Niemczech (Kostenvoranschlag): wzór i co musi zawierać

Kosztorys, po niemiecku Kostenvoranschlag, podaje koszty, których spodziewasz się przy zleceniu. To szacunek, a nie cena stała. Niemieckie prawo nie określa jego treści. Żeby nie wywołał później sporu, powinien zawierać sześć elementów: nagłówek „Kostenvoranschlag”, zakres prac, szacowane pozycje, sumę z VAT, zdanie, że to szacunek, oraz informację, czy sam kosztorys jest płatny. Wzór w tym artykule zawiera wszystkie sześć.

Ten artykuł wyjaśnia niemieckie przepisy Kodeksu cywilnego (BGB). Dotyczą Cię, jeśli pracujesz dla klientów w Niemczech, także wtedy, gdy Twoja firma ma siedzibę za granicą.

Spis treści

• Wzór: kosztorys do skopiowania
• Co musi zawierać kosztorys
• Zdania, które chronią przed sporem
• Kosztorys czy oferta: co napisać
• Czy możesz pobrać opłatę za kosztorys?
• Gdy wychodzi drożej niż w szacunku
• Brutto czy netto?
• Po zgodzie klienta: od kosztorysu do faktury
• Najczęstsze pytania

Wzór: kosztorys do skopiowania

Skopiuj wzór i zastąp nazwiska, pozycje i ceny własnymi. Przykład pokazuje Aylin Kayę, mistrzynię elektryka z Kassel. Obejrzała kuchnię rodziny Nowaków. Ile przewodów trzeba wymienić, zobaczy dopiero po otwarciu ściany.

Kosztorys (Kostenvoranschlag) nr KV-2026-041

Elektro Kaya, Aylin Kaya, Wilhelmshöher Allee 12, 34117 Kassel Dla: rodzina Nowak, Goethestraße 8, 34119 Kassel Data: 29.09.2026 · Oględziny 24.09.2026

Zakres prac: Wymiana instalacji elektrycznej w kuchni, parter

Pozycja opcjonalna, nieujęta w sumie: Wymiana rozdzielnicy, jeśli nie spełnia już przepisów: 650,00 € netto. Tę pracę wykonamy tylko za Twoją zgodą.

Nie obejmuje: Prac malarskich i glazurniczych po zamknięciu bruzd.

Uwaga: Ten kosztorys jest szacunkiem przewidywanych kosztów na podstawie oględzin. Rozliczamy faktycznie wykonaną pracę. Nie gwarantujemy wysokości kosztów. Jeśli okaże się, że koszty będą znacznie wyższe, poinformujemy Cię, zanim będziemy kontynuować. Ceny opierają się na naszych stawkach za materiał i roboczogodzinę z września 2026. Sporządzenie tego kosztorysu jest dla Ciebie bezpłatne.

Nie musisz za każdym razem odtwarzać takiego dokumentu w Wordzie. W Easy Invoice, programie do ofert i faktur, klient i pozycje pochodzą z danych podstawowych, program nadaje numer i sam oblicza sumę oraz VAT. Gotowy dokument trafia do klienta jako PDF e-mailem.

Co musi zawierać kosztorys

Żadna niemiecka ustawa nie określa obowiązkowych danych kosztorysu, inaczej niż w przypadku faktury. Każda pozycja w tabeli ma jednak swój cel. Odpowiada na pytania, o które później toczy się spór.

Podpis nie jest potrzebny. Liczy się też kosztorys wysłany e-mailem lub podany ustnie. Na piśmie możesz jednak w sporze udowodnić, co oszacowałeś.

Zdania, które chronią przed sporem

Pięć zdań zamienia cennik w kosztorys. Wszystkie są we wzorze i możesz je przejąć dosłownie.

• Szacunek: „Ten kosztorys jest szacunkiem przewidywanych kosztów. Rozliczamy faktycznie wykonaną pracę.”
• Brak gwarancji: „Nie gwarantujemy wysokości kosztów.” Niemieckie prawo nawiązuje właśnie do tego. Przepisy o kosztorysie z § 649 BGB obowiązują tylko wtedy, gdy nie zagwarantowałeś prawidłowości szacunku.
• Informacja przed kosztami dodatkowymi: „Jeśli okaże się, że koszty będą znacznie wyższe, poinformujemy Cię, zanim będziemy kontynuować.” Ten obowiązek i tak masz. Jeśli stoi w kosztorysie, klient wie, że się odezwiesz.
• Podstawa cen: „Ceny opierają się na naszych stawkach za materiał i roboczogodzinę z września 2026.” Jeśli ceny wzrosną przed rozpoczęciem, wiadomo, skąd różnica.
• Pozycja opcjonalna: „Tę pracę wykonamy tylko za Twoją zgodą.” Dzięki temu kosztowna niewiadoma zostaje poza sumą, a decyzję podejmuje klient.

Nigdy nie pisz „wiążący kosztorys” (verbindlicher Kostenvoranschlag). Tym słowem gwarantujesz, że kwota jest prawidłowa. Zgodnie z brzmieniem przepisu reguła o kosztorysie przestaje wtedy obowiązywać. Licz się w takim przypadku z tym, że jesteś związany kwotą jak ceną stałą. Jeśli chcesz obiecać cenę stałą, napisz ofertę (Angebot).

Kosztorys czy oferta: co napisać

Jeśli z góry dokładnie znasz zakres pracy, napisz ofertę. Jeśli nakład pracy okaże się dopiero w trakcie, napisz kosztorys. Jedyne kryterium brzmi: czy możesz obiecać cenę bez zgadywania? Obowiązku sporządzania kosztorysu w ogóle nie ma.

Dokument pełen cen stałych nie staje się szacunkiem tylko dlatego, że nad nim stoi „Kostenvoranschlag”. Liczy się treść. Jak zbudowana jest oferta, wyjaśnia artykuł Pisanie ofert. Jak długo oferta wiąże, wyjaśnia Czy oferta jest wiążąca?.

Czy możesz pobrać opłatę za kosztorys?

Tak, ale tylko wtedy, gdy wcześniej uzgodniłeś to z klientem. Bez uzgodnienia kosztorys zgodnie z § 632 ust. 3 BGB w razie wątpliwości nie podlega zapłacie. Faktury, o której klient wcześniej nic nie wiedział, z reguły nie wyegzekwujesz.

Podaj więc kwotę przed oględzinami i potwierdź ją krótko e-mailem. Wystarczy jedno zdanie:

„Za oględziny i kosztorys pobieramy 60 euro. Jeśli zlecisz nam pracę, odejmiemy tę kwotę od faktury.”

Wiele firm rzemieślniczych w Niemczech tak pracuje. Opłata odstrasza klientów, którzy tylko porównują ceny, a nic nie kosztuje klienta, który zleca pracę. W samym kosztorysie napisz jeszcze raz, czy jest bezpłatny, czy ile kosztuje. We wzorze to zdanie stoi na samym końcu uwagi.

Gdy wychodzi drożej niż w szacunku

Gdy tylko widać, że koszty znacznie przekroczą kosztorys, musisz niezwłocznie poinformować klienta. Tak stanowi § 649 ust. 2 BGB. Nie czekaj do faktury. Odezwij się, zanim wykonasz drogą pracę.

Od kiedy przekroczenie jest znaczne, ustawa nie mówi. Nie podaje żadnego procentu. Liczby krążące w poradnikach to orientacyjne wartości z pojedynczych przypadków, a nie stała granica.

Po Twojej informacji klient może wypowiedzieć umowę. Otrzymujesz wtedy zgodnie z § 649 ust. 1 i § 645 ust. 1 BGB część wynagrodzenia odpowiadającą dotychczasowej pracy oraz swoje wydatki, o ile nie są zawarte w wynagrodzeniu. Jeśli klient nie wypowie umowy, pracujesz dalej i rozliczasz faktyczny nakład.

Wiadomość, którą Aylin Kaya mogłaby wysłać rodzinie Nowaków:

„Po otwarciu ściany okazało się, że trzeba wymienić także przewód zasilający do skrzynki z bezpiecznikami. Koszty wzrosną przez to o przewidywane 540 euro netto. Prosimy o informację do czwartku, czy mamy tak kontynuować.”

Wyślij wiadomość e-mailem lub jako SMS. Wtedy możesz później udowodnić, że i kiedy poinformowałeś klienta. Więcej o granicach przekroczenia w Czy oferta jest wiążąca?.

Brutto czy netto?

U klientów prywatnych podaj wyraźnie sumę z VAT. Klienci prywatni liczą kwotę, którą ostatecznie przeleją. Jeśli widnieje tylko kwota netto, Twoja faktura wyda się później o 19 procent droższa niż szacunek. U klientów firmowych wystarczy kwota netto na pierwszym planie, bo odliczają VAT. Podział na netto, VAT i brutto jak we wzorze pasuje do obu.

W niemieckim systemie małych przedsiębiorców (§ 19 UStG) nie naliczasz VAT. Napisz to w kosztorysie, żeby klient nie liczył się z dopłatą. Co musi być na późniejszej fakturze, wyjaśnia Faktura bez VAT jako mały przedsiębiorca.

U klientów prywatnych rozdziel koszty robocizny i materiału, jak w pozycjach wzoru. W Niemczech klient może odliczyć część kosztów robocizny od podatku dochodowego i widzi z góry, o jaką kwotę chodzi. Jakie dane muszą być w tym celu na fakturze, wyjaśnia Faktura rzemieślnika dla klientów prywatnych.

Po zgodzie klienta: od kosztorysu do faktury

Gdy klient się zgodzi, potwierdź zlecenie na piśmie i podaj kosztorys z jego numerem. Wtedy jasne jest, na jakiej podstawie pracujesz. Jak to wygląda, pokazuje artykuł Pisanie potwierdzenia zamówienia. W Easy Invoice z oferty jednym kliknięciem powstaje zlecenie, a później faktura. Pozycje i ceny przechodzą dalej, niczego nie wpisujesz dwa razy. Przy każdej pozycji faktury widzisz, z której oferty pochodzi.

Rozliczana jest faktyczna praca, a nie szacunek. Jeśli wyjdzie taniej, klient płaci mniej. Jeśli faktura się różni, podaj pozycję i powód. Przy większych zleceniach trwających kilka tygodni możesz rozliczać etapy fakturą zaliczkową. Easy Invoice tworzy faktury zaliczkowe, a na koniec fakturę końcową.

Przechowuj kosztorys razem ze zleceniem, informacjami o kosztach dodatkowych i fakturą. W sporze to Twoje dowody.

Najczęstsze pytania

Czy kosztorys jest płatny? Tylko wtedy, gdy wcześniej uzgodniłeś to z klientem. Bez uzgodnienia jest w razie wątpliwości bezpłatny (§ 632 ust. 3 BGB).

O ile można przekroczyć kosztorys? Ustawa nie podaje stałej granicy. Niewielkie przekroczenie jest dozwolone. Przy znacznym przekroczeniu musisz wcześniej poinformować klienta, a on może wypowiedzieć umowę.

Czy kosztorys ustny jest wiążący? Kosztorys ustny też się liczy; prawnie działa tak samo jak pisemny. W sporze trudno jednak udowodnić, co powiedziałeś. Dlatego wyślij potem liczby e-mailem.

Jak długo obowiązuje kosztorys? Ustawa nie podaje terminu. Napisz, na jaki okres obowiązują Twoje ceny, na przykład: „Szacunek dotyczy rozpoczęcia prac do końca listopada 2026.” Jeśli praca zacznie się później, oszacuj od nowa. W Easy Invoice data ważności pojawia się na ofercie automatycznie, a otwarte oferty z datą wygaśnięcia widzisz na pierwszy rzut oka.

Czym różni się Kostenvoranschlag od Angebot? Kostenvoranschlag, w skrócie KV lub KVA, oznacza kosztorys. Angebot to zwykle oferta z ceną stałą. W dokumencie napisz to słowo w pełnym brzmieniu, żeby klient nie pomylił go z ofertą.

Źródła

• § 649 BGB, kosztorys (Kostenanschlag)
• § 632 BGB, wynagrodzenie (ust. 3)
• § 645 BGB, odpowiedzialność zamawiającego (ust. 1)
• § 19 UStG, system małych przedsiębiorców

Wypróbuj Easy Invoice przez 10 dni za darmo — bez danych płatniczych, test kończy się sam.