Kostenvoranschlag erstellen: Vorlage, Muster und was hineingehört

Ein Kostenvoranschlag nennt die Kosten, die Sie für einen Auftrag erwarten. Er ist eine Schätzung, kein Festpreis. Das Gesetz schreibt keinen Inhalt vor. Damit er später keinen Streit auslöst, gehören sechs Dinge hinein: die Überschrift „Kostenvoranschlag", die Leistung, die geschätzten Positionen, die Summe mit Umsatzsteuer, der Satz, dass es eine Schätzung ist, und eine Angabe, ob der Kostenvoranschlag etwas kostet. Das Muster in diesem Beitrag enthält alle sechs.

Inhalt

• Muster: Kostenvoranschlag zum Übernehmen
• Was in den Kostenvoranschlag gehört
• Sätze, die Sie vor Streit schützen
• Kostenvoranschlag oder Angebot: welches Sie schreiben
• Dürfen Sie Geld für den Kostenvoranschlag verlangen?
• Wenn es teurer wird als geschätzt
• Brutto oder netto?
• Nach der Zusage: vom Kostenvoranschlag zur Rechnung
• Häufige Fragen

Muster: Kostenvoranschlag zum Übernehmen

Übernehmen Sie das Muster und ersetzen Sie Namen, Positionen und Preise durch Ihre eigenen. Das Beispiel zeigt Aylin Kaya, Elektromeisterin in Kassel. Sie hat die Küche von Familie Nowak besichtigt. Wie viele Leitungen neu müssen, sieht sie erst, wenn die Wand offen ist.

Kostenvoranschlag Nr. KV-2026-041

Elektro Kaya, Aylin Kaya, Wilhelmshöher Allee 12, 34117 Kassel An: Familie Nowak, Goethestraße 8, 34119 Kassel Datum: 29.09.2026 · Besichtigung am 24.09.2026

Leistung: Erneuerung der Elektroinstallation in der Küche, Erdgeschoss

Bedarfsposition, nicht in der Summe enthalten: Austausch der Unterverteilung, falls sie nicht mehr zulässig ist: 650,00 € netto. Diese Arbeit führen wir nur nach Ihrer Zustimmung aus.

Nicht enthalten: Maler- und Fliesenarbeiten nach dem Schließen der Schlitze.

Hinweis: Dieser Kostenvoranschlag ist eine Schätzung der voraussichtlichen Kosten auf Grundlage der Besichtigung. Abgerechnet wird nach tatsächlichem Aufwand. Für die Höhe der Kosten übernehmen wir keine Gewähr. Zeichnet sich ab, dass die Kosten wesentlich höher werden, informieren wir Sie, bevor wir weiterarbeiten. Die Preise beruhen auf unseren Material- und Stundenpreisen vom September 2026. Die Erstellung dieses Kostenvoranschlags ist für Sie kostenlos.

Einen solchen Beleg müssen Sie nicht jedes Mal in Word nachbauen. Im Angebots- und Rechnungsprogramm Easy Invoice kommen Kunde und Positionen aus den Stammdaten, die Nummer vergibt das Programm, Summe und Umsatzsteuer rechnet es selbst aus. Der fertige Beleg geht als PDF per E-Mail an den Kunden.

Was in den Kostenvoranschlag gehört

Kein Gesetz schreibt Pflichtangaben für einen Kostenvoranschlag vor, anders als bei der Rechnung. Jede Angabe in der Tabelle hat trotzdem einen Zweck. Sie beantwortet die Fragen, über die später gestritten wird.

Eine Unterschrift ist nicht nötig. Auch ein Kostenvoranschlag per E-Mail oder mündlich zählt. Schriftlich können Sie aber im Streit belegen, was Sie geschätzt haben.

Sätze, die Sie vor Streit schützen

Fünf Sätze machen aus einer Preisliste einen Kostenvoranschlag. Sie stehen alle im Muster und lassen sich wörtlich übernehmen.

• Schätzung: „Dieser Kostenvoranschlag ist eine Schätzung der voraussichtlichen Kosten. Abgerechnet wird nach tatsächlichem Aufwand."
• Keine Gewähr: „Für die Höhe der Kosten übernehmen wir keine Gewähr." Das Gesetz knüpft genau daran an. Die Regeln für den Kostenanschlag in § 649 BGB gelten nur, wenn Sie keine Gewähr für die Richtigkeit übernommen haben.
• Meldung vor Mehrkosten: „Zeichnet sich ab, dass die Kosten wesentlich höher werden, informieren wir Sie, bevor wir weiterarbeiten." Diese Pflicht haben Sie ohnehin. Steht sie im Kostenvoranschlag, weiß der Kunde, dass Sie sich melden.
• Preisbasis: „Die Preise beruhen auf unseren Material- und Stundenpreisen vom September 2026." Steigen die Preise bis zum Beginn, ist klar, woher die Abweichung kommt.
• Bedarfsposition: „Diese Arbeit führen wir nur nach Ihrer Zustimmung aus." So bleibt die teure Unbekannte außerhalb der Summe, und der Kunde entscheidet selbst.

Schreiben Sie nie „verbindlicher Kostenvoranschlag". Mit diesem Wort übernehmen Sie die Gewähr, dass der Betrag stimmt. Dann greift die Regel für den Kostenanschlag nach ihrem Wortlaut nicht mehr. Rechnen Sie in dem Fall damit, an den Betrag gebunden zu sein wie an einen Festpreis. Wollen Sie einen festen Preis zusagen, schreiben Sie ein Angebot.

Kostenvoranschlag oder Angebot: welches Sie schreiben

Wenn Sie den Umfang der Arbeit vorher sicher kennen, schreiben Sie ein Angebot. Wenn sich der Aufwand erst während der Arbeit zeigt, schreiben Sie einen Kostenvoranschlag. Das eine Kriterium lautet: Können Sie den Preis zusagen, ohne zu raten? Eine Pflicht, überhaupt einen Kostenvoranschlag zu schreiben, gibt es nicht.

Ein Dokument voller Festpreise wird nicht dadurch zur Schätzung, dass „Kostenvoranschlag" darübersteht. Es zählt der Inhalt. Wie ein Angebot aufgebaut ist, steht im Beitrag Angebote schreiben. Wie lange ein Angebot bindet, erklärt Ist ein Angebot verbindlich?.

Dürfen Sie Geld für den Kostenvoranschlag verlangen?

Ja, aber nur, wenn Sie es mit dem Kunden vorher vereinbart haben. Ohne Absprache ist ein Kostenvoranschlag nach § 632 Absatz 3 BGB im Zweifel nicht zu bezahlen. Eine Rechnung, von der der Kunde vorher nichts wusste, können Sie deshalb in aller Regel nicht durchsetzen.

Sagen Sie den Betrag deshalb vor der Besichtigung und bestätigen Sie ihn kurz per E-Mail. Ein Satz genügt:

„Für Besichtigung und Kostenvoranschlag berechnen wir 60 Euro. Erteilen Sie uns den Auftrag, ziehen wir den Betrag von der Rechnung ab."

Viele Handwerksbetriebe arbeiten so. Die Gebühr hält Kunden fern, die nur Preise vergleichen, und kostet den Kunden nichts, der beauftragt. Nennen Sie im Kostenvoranschlag selbst noch einmal, ob er kostenlos ist oder was er kostet. Im Muster steht der Satz ganz am Ende des Hinweises.

Wenn es teurer wird als geschätzt

Sobald absehbar ist, dass die Kosten wesentlich über dem Kostenvoranschlag liegen, müssen Sie den Kunden unverzüglich informieren. Das steht in § 649 Absatz 2 BGB. Warten Sie nicht bis zur Rechnung. Melden Sie sich, bevor Sie die teure Arbeit ausführen.

Ab wann eine Überschreitung wesentlich ist, sagt das Gesetz nicht. Es nennt keine Prozentzahl. Zahlen, die in Ratgebern kursieren, sind Faustwerte aus Einzelfällen und keine feste Grenze.

Der Kunde darf nach Ihrer Meldung den Vertrag kündigen. Dann bekommen Sie nach § 649 Absatz 1 und § 645 Absatz 1 BGB den Teil der Vergütung, der Ihrer bisherigen Arbeit entspricht, und Ihre Auslagen, soweit sie nicht in der Vergütung enthalten sind. Kündigt er nicht, arbeiten Sie weiter und rechnen den tatsächlichen Aufwand ab.

Eine Meldung, die Aylin Kaya an Familie Nowak schicken könnte:

„Beim Öffnen der Wand zeigt sich, dass auch die Zuleitung zum Sicherungskasten erneuert werden muss. Die Kosten steigen dadurch um voraussichtlich 540 Euro netto. Bitte geben Sie uns bis Donnerstag Bescheid, ob wir so weiterarbeiten sollen."

Schreiben Sie die Meldung per E-Mail oder als Nachricht. Dann können Sie später belegen, dass und wann Sie informiert haben. Mehr zu den Grenzen der Überschreitung steht in Ist ein Angebot verbindlich?.

Brutto oder netto?

Bei Privatkunden schreiben Sie die Summe mit Umsatzsteuer deutlich sichtbar hin. Privatkunden rechnen mit dem Betrag, den sie am Ende überweisen. Steht nur der Nettobetrag da, wirkt Ihre Rechnung später um 19 Prozent teurer als geschätzt. Bei Geschäftskunden genügt der Nettobetrag im Vordergrund, weil sie die Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückbekommen. Die Aufteilung in netto, Umsatzsteuer und brutto wie im Muster passt für beide.

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG setzen Sie keine Umsatzsteuer an. Schreiben Sie dazu, dass keine berechnet wird, damit der Kunde nicht mit einem Aufschlag rechnet. Was auf die spätere Rechnung gehört, steht in Rechnung ohne Umsatzsteuer als Kleinunternehmer.

Trennen Sie bei Privatkunden Arbeitskosten und Material, wie in den Positionen des Musters. Der Kunde kann einen Teil der Arbeitskosten von der Steuer absetzen und sieht so schon vorher, um welchen Betrag es geht. Welche Angaben dafür auf der Rechnung stehen müssen, erklärt Handwerkerrechnung für Privatkunden.

Nach der Zusage: vom Kostenvoranschlag zur Rechnung

Sagt der Kunde zu, bestätigen Sie den Auftrag schriftlich und nennen den Kostenvoranschlag mit seiner Nummer. So ist klar, auf welcher Grundlage Sie arbeiten. Wie das aussieht, zeigt der Beitrag Auftragsbestätigung schreiben. In Easy Invoice wird aus dem Angebot per Klick der Auftrag und später die Rechnung. Positionen und Preise wandern mit, Sie tippen nichts doppelt. Bei jeder Rechnungszeile sehen Sie, aus welchem Angebot sie stammt.

Abgerechnet wird der tatsächliche Aufwand, nicht die Schätzung. Wird es günstiger, zahlt der Kunde weniger. Weicht die Rechnung ab, nennen Sie die Position und den Grund. Bei größeren Aufträgen über mehrere Wochen können Sie Zwischenstände mit einer Abschlagsrechnung abrechnen. Easy Invoice erstellt die Abschlagsrechnungen und am Ende die Schlussrechnung.

Heben Sie den Kostenvoranschlag zusammen mit Auftrag, Meldungen über Mehrkosten und Rechnung auf. Im Streit sind das Ihre Belege.

Häufige Fragen

Ist ein Kostenvoranschlag kostenpflichtig? Nur, wenn Sie das vorher mit dem Kunden vereinbart haben. Ohne Absprache ist er im Zweifel kostenlos (§ 632 Absatz 3 BGB).

Wie viel darf ein Kostenvoranschlag überschritten werden? Das Gesetz nennt keine feste Grenze. Eine geringe Überschreitung ist erlaubt. Bei einer wesentlichen Überschreitung müssen Sie den Kunden vorher informieren, und er darf kündigen.

Ist ein mündlicher Kostenvoranschlag verbindlich? Auch ein mündlicher Kostenvoranschlag zählt, rechtlich wirkt er wie ein schriftlicher. Im Streit können Sie aber schlecht belegen, was Sie gesagt haben. Schicken Sie die Zahlen deshalb danach per E-Mail.

Wie lange gilt ein Kostenvoranschlag? Das Gesetz nennt keine Frist. Schreiben Sie dazu, für welchen Zeitraum Ihre Preise gelten, zum Beispiel: „Die Schätzung gilt für einen Arbeitsbeginn bis Ende November 2026." Beginnt die Arbeit später, schätzen Sie neu. In Easy Invoice steht das Gültigkeitsdatum automatisch auf dem Angebot, und offene Angebote mit Ablaufdatum sehen Sie auf einen Blick.

Was heißt Kostenvoranschlag auf Englisch? „Cost estimate". Ein „quote" oder eine „quotation" ist dagegen meist ein Angebot mit festem Preis.

Wofür steht die Abkürzung KV? KV und KVA stehen beide für Kostenvoranschlag. Im Dokument selbst schreiben Sie das Wort aus, damit der Kunde es nicht mit einem Angebot verwechselt.

Quellen

• § 649 BGB, Kostenanschlag
• § 632 BGB, Vergütung (Absatz 3)
• § 645 BGB, Verantwortlichkeit des Bestellers (Absatz 1)
• § 19 UStG, Besteuerung der Kleinunternehmer

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