Presupuesto estimativo en Alemania (Kostenvoranschlag): plantilla y contenido

Un presupuesto estimativo, en alemán Kostenvoranschlag, indica los costes que usted espera para un encargo. Es una estimación, no un precio fijo. La ley alemana no prescribe ningún contenido. Para que no provoque disputas después, debe incluir seis cosas: el título «Kostenvoranschlag», el trabajo, las partidas estimadas, el total con IVA, la frase que dice que es una estimación y una indicación de si el presupuesto cuesta algo. El modelo de este artículo contiene las seis.

Este artículo explica las normas alemanas del Código Civil (BGB). Le afectan si trabaja para clientes en Alemania, también si su empresa tiene su sede en el extranjero.

Contenido

• Modelo: presupuesto estimativo para copiar
• Qué debe incluir el presupuesto estimativo
• Frases que le protegen de disputas
• Presupuesto estimativo u oferta: cuál redactar
• ¿Puede cobrar por el presupuesto estimativo?
• Si sale más caro de lo estimado
• ¿Bruto o neto?
• Tras el sí del cliente: del presupuesto a la factura
• Preguntas frecuentes

Modelo: presupuesto estimativo para copiar

Copie el modelo y sustituya nombres, partidas y precios por los suyos. El ejemplo muestra a Aylin Kaya, maestra electricista en Kassel. Ha inspeccionado la cocina de la familia Nowak. Cuántos cables hay que renovar solo lo verá cuando la pared esté abierta.

Presupuesto estimativo (Kostenvoranschlag) n.º KV-2026-041

Elektro Kaya, Aylin Kaya, Wilhelmshöher Allee 12, 34117 Kassel Para: familia Nowak, Goethestraße 8, 34119 Kassel Fecha: 29/09/2026 · Inspección el 24/09/2026

Trabajo: Renovación de la instalación eléctrica de la cocina, planta baja

Partida opcional, no incluida en el total: Sustitución del cuadro eléctrico si ya no es reglamentario: 650,00 € netos. Solo realizaremos este trabajo con su consentimiento.

No incluido: Trabajos de pintura y alicatado tras cerrar las rozas.

Nota: Este presupuesto es una estimación de los costes previstos basada en la inspección. Se factura el trabajo realmente realizado. No garantizamos el importe de los costes. Si se prevé que los costes serán considerablemente más altos, le informaremos antes de continuar. Los precios se basan en nuestras tarifas de material y por hora de septiembre de 2026. La elaboración de este presupuesto es gratuita para usted.

No tiene que rehacer un documento así en Word cada vez. Con Easy Invoice, el programa de ofertas y facturación, el cliente y las partidas salen de los datos maestros, el programa asigna el número y calcula él mismo el total y el IVA. El documento terminado llega al cliente en PDF por correo electrónico.

Qué debe incluir el presupuesto estimativo

Ninguna ley alemana prescribe datos obligatorios para un presupuesto estimativo, a diferencia de la factura. Aun así, cada dato de la tabla tiene una finalidad. Responde a las preguntas sobre las que se discute después.

No hace falta firma. También cuenta un presupuesto por correo electrónico o de palabra. Por escrito, sin embargo, puede demostrar en una disputa lo que estimó.

Frases que le protegen de disputas

Cinco frases convierten una lista de precios en un presupuesto estimativo. Todas están en el modelo y puede copiarlas literalmente.

• Estimación: «Este presupuesto es una estimación de los costes previstos. Se factura el trabajo realmente realizado.»
• Sin garantía: «No garantizamos el importe de los costes.» La ley alemana se basa justo en esto. Las normas sobre el presupuesto del § 649 BGB solo se aplican si usted no ha garantizado que la estimación sea correcta.
• Aviso antes de costes adicionales: «Si se prevé que los costes serán considerablemente más altos, le informaremos antes de continuar.» Esta obligación la tiene de todos modos. Si figura en el presupuesto, el cliente sabe que usted avisará.
• Base de precios: «Los precios se basan en nuestras tarifas de material y por hora de septiembre de 2026.» Si los precios suben antes del inicio, queda claro de dónde viene la diferencia.
• Partida opcional: «Solo realizaremos este trabajo con su consentimiento.» Así la incógnita cara queda fuera del total y el cliente decide.

No escriba nunca «presupuesto vinculante» (verbindlicher Kostenvoranschlag). Con esa palabra usted garantiza que el importe es correcto. Según su tenor literal, la norma sobre el presupuesto deja entonces de aplicarse. En ese caso, cuente con quedar vinculado al importe como a un precio fijo. Si quiere comprometerse a un precio fijo, redacte una oferta (Angebot).

Presupuesto estimativo u oferta: cuál redactar

Si conoce con seguridad el alcance del trabajo de antemano, redacte una oferta. Si el esfuerzo solo se ve durante el trabajo, redacte un presupuesto estimativo. El único criterio es: ¿puede comprometerse al precio sin adivinar? No existe ninguna obligación de redactar un presupuesto estimativo.

Un documento lleno de precios fijos no se convierte en estimación porque ponga «Kostenvoranschlag» encima. Cuenta el contenido. Cómo se estructura una oferta lo explica el artículo Redactar ofertas. Cuánto tiempo vincula una oferta lo explica ¿Es vinculante una oferta?.

¿Puede cobrar por el presupuesto estimativo?

Sí, pero solo si lo acordó antes con el cliente. Sin acuerdo, un presupuesto estimativo no se paga en caso de duda, según el § 632, apartado 3, del BGB. Una factura de la que el cliente no sabía nada antes no suele poder reclamarse.

Por eso, comunique el importe antes de la inspección y confírmelo brevemente por correo electrónico. Basta una frase:

«Por la inspección y el presupuesto cobramos 60 euros. Si nos encarga el trabajo, descontaremos este importe de la factura.»

Muchos talleres y oficios en Alemania trabajan así. La tarifa aleja a los clientes que solo comparan precios y no le cuesta nada al cliente que encarga. Indique de nuevo en el propio presupuesto si es gratuito o cuánto cuesta. En el modelo, esa frase está al final de la nota.

Si sale más caro de lo estimado

En cuanto se prevea que los costes superarán considerablemente el presupuesto, debe informar al cliente sin demora. Así lo establece el § 649, apartado 2, del BGB. No espere a la factura. Avise antes de realizar el trabajo caro.

La ley no dice a partir de cuándo una desviación es considerable. No da ningún porcentaje. Las cifras que circulan en guías son valores orientativos de casos concretos, no un límite fijo.

Tras su aviso, el cliente puede rescindir el contrato. Entonces recibe usted, según el § 649, apartado 1, y el § 645, apartado 1, del BGB, la parte de la remuneración que corresponde al trabajo hecho hasta entonces y sus gastos, en la medida en que no estén incluidos en la remuneración. Si el cliente no rescinde, usted sigue trabajando y factura el trabajo real.

Un aviso que Aylin Kaya podría enviar a la familia Nowak:

«Al abrir la pared vemos que también hay que renovar la línea de alimentación al cuadro de fusibles. Los costes aumentan así en unos 540 euros netos previstos. Por favor, díganos antes del jueves si debemos seguir así.»

Envíe el aviso por correo electrónico o como mensaje. Así podrá demostrar después que informó y cuándo. Más sobre los límites de la desviación en ¿Es vinculante una oferta?.

¿Bruto o neto?

Con clientes particulares, escriba el total con IVA bien visible. Los particulares piensan en el importe que al final transfieren. Si solo figura el neto, su factura parecerá después un 19 por ciento más cara de lo estimado. Con clientes empresariales basta el neto en primer plano, porque recuperan el IVA como impuesto soportado. El desglose en neto, IVA y bruto como en el modelo sirve para ambos.

Con el régimen alemán de pequeña empresa (§ 19 UStG) usted no aplica IVA. Indíquelo en el presupuesto para que el cliente no cuente con un recargo. Qué debe figurar en la factura posterior lo explica Factura sin IVA como pequeña empresa.

Con clientes particulares, separe mano de obra y material, como en las partidas del modelo. En Alemania el cliente puede deducir parte de la mano de obra en su impuesto sobre la renta y ve de antemano de qué importe se trata. Qué datos debe tener la factura para ello lo explica Factura de oficios para particulares.

Tras el sí del cliente: del presupuesto a la factura

Si el cliente acepta, confirme el encargo por escrito y cite el presupuesto con su número. Así queda claro sobre qué base trabaja. Cómo se hace lo muestra el artículo Redactar una confirmación de pedido. En Easy Invoice, la oferta se convierte con un clic en el pedido y después en la factura. Partidas y precios se trasladan, no escribe nada dos veces. En cada línea de factura ve de qué oferta procede.

Se factura el trabajo real, no la estimación. Si sale más barato, el cliente paga menos. Si la factura se desvía, indique la partida y el motivo. En encargos grandes de varias semanas puede facturar las fases intermedias con una factura de pago a cuenta. Easy Invoice crea las facturas de pago a cuenta y, al final, la factura final.

Guarde el presupuesto junto con el encargo, los avisos de costes adicionales y la factura. En una disputa, son sus pruebas.

Preguntas frecuentes

¿Cuesta dinero un presupuesto estimativo? Solo si lo acordó antes con el cliente. Sin acuerdo es, en caso de duda, gratuito (§ 632, apartado 3, BGB).

¿Cuánto puede superarse un presupuesto estimativo? La ley no fija ningún límite. Una desviación pequeña está permitida. Ante una desviación considerable debe informar antes al cliente, y este puede rescindir.

¿Es vinculante un presupuesto de palabra? Un presupuesto de palabra también cuenta; jurídicamente tiene el mismo efecto que uno escrito. En una disputa, sin embargo, es difícil demostrar lo que dijo. Envíe después las cifras por correo electrónico.

¿Cuánto tiempo es válido un presupuesto estimativo? La ley no fija ningún plazo. Indique para qué periodo valen sus precios, por ejemplo: «La estimación vale para un inicio de obra hasta finales de noviembre de 2026.» Si el trabajo empieza más tarde, vuelva a estimar. En Easy Invoice la fecha de validez figura automáticamente en la oferta, y ve de un vistazo las ofertas abiertas con su fecha de vencimiento.

¿Qué diferencia hay entre Kostenvoranschlag y Angebot? Kostenvoranschlag, abreviado KV o KVA, significa presupuesto estimativo. Un Angebot es normalmente una oferta con precio fijo. Escriba la palabra completa en el documento para que el cliente no lo confunda con una oferta.

Fuentes

• § 649 BGB, presupuesto (Kostenanschlag)
• § 632 BGB, remuneración (apartado 3)
• § 645 BGB, responsabilidad del cliente (apartado 1)
• § 19 UStG, régimen de pequeña empresa

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