Kostenraming in Duitsland (Kostenvoranschlag): voorbeeld en inhoud

Een kostenraming, in het Duits Kostenvoranschlag, noemt de kosten die u voor een opdracht verwacht. Het is een schatting, geen vaste prijs. De Duitse wet schrijft geen inhoud voor. Om later geen conflict te veroorzaken, horen er zes dingen in: de kop „Kostenvoranschlag", de werkzaamheden, de geschatte posten, het totaal inclusief btw, de zin dat het om een schatting gaat, en een vermelding of de raming zelf iets kost. Het voorbeeld in dit artikel bevat alle zes.

Dit artikel legt de Duitse regels uit het Burgerlijk Wetboek (BGB) uit. Ze gelden voor u als u voor klanten in Duitsland werkt, ook als uw bedrijf in het buitenland is gevestigd.

Inhoud

• Voorbeeld: kostenraming om over te nemen
• Wat in de kostenraming hoort
• Zinnen die u tegen conflicten beschermen
• Kostenraming of offerte: welke u schrijft
• Mag u geld vragen voor de kostenraming?
• Als het duurder wordt dan geraamd
• Bruto of netto?
• Na het akkoord: van kostenraming naar factuur
• Veelgestelde vragen

Voorbeeld: kostenraming om over te nemen

Neem het voorbeeld over en vervang namen, posten en prijzen door die van u. Het voorbeeld toont Aylin Kaya, meester-elektricien in Kassel. Zij heeft de keuken van de familie Nowak bekeken. Hoeveel leidingen vernieuwd moeten worden, ziet ze pas als de muur open is.

Kostenraming (Kostenvoranschlag) nr. KV-2026-041

Elektro Kaya, Aylin Kaya, Wilhelmshöher Allee 12, 34117 Kassel Aan: familie Nowak, Goethestraße 8, 34119 Kassel Datum: 29-09-2026 · Bezichtiging op 24-09-2026

Werkzaamheden: Vernieuwing van de elektrische installatie in de keuken, begane grond

Optionele post, niet in het totaal opgenomen: Vervanging van de groepenkast als die niet meer voldoet: 650,00 € netto. Dit werk voeren we alleen uit met uw toestemming.

Niet inbegrepen: Schilder- en tegelwerk na het dichten van de sleuven.

Opmerking: Deze kostenraming is een schatting van de verwachte kosten op basis van de bezichtiging. We rekenen af naar de werkelijke inzet. Voor de hoogte van de kosten geven we geen garantie. Blijkt dat de kosten aanzienlijk hoger worden, dan informeren we u voordat we verder werken. De prijzen zijn gebaseerd op onze materiaal- en uurprijzen van september 2026. Het opstellen van deze kostenraming is voor u gratis.

U hoeft zo'n document niet elke keer in Word na te bouwen. In Easy Invoice, het programma voor offertes en facturen, komen klant en posten uit de stamgegevens, geeft het programma het nummer en rekent het zelf totaal en btw uit. Het afgeronde document gaat als pdf per e-mail naar de klant.

Wat in de kostenraming hoort

Geen Duitse wet schrijft verplichte gegevens voor een kostenraming voor, anders dan bij de factuur. Elk gegeven in de tabel heeft toch een doel. Het beantwoordt de vragen waarover later ruzie ontstaat.

Een handtekening is niet nodig. Ook een kostenraming per e-mail of mondeling telt. Schriftelijk kunt u bij een conflict echter aantonen wat u hebt geschat.

Zinnen die u tegen conflicten beschermen

Vijf zinnen maken van een prijslijst een kostenraming. Ze staan allemaal in het voorbeeld en kunnen letterlijk worden overgenomen.

• Schatting: „Deze kostenraming is een schatting van de verwachte kosten. We rekenen af naar de werkelijke inzet."
• Geen garantie: „Voor de hoogte van de kosten geven we geen garantie." De Duitse wet haakt precies hierop in. De regels voor de kostenraming in § 649 BGB gelden alleen als u niet hebt ingestaan voor de juistheid van de raming.
• Melding vóór meerkosten: „Blijkt dat de kosten aanzienlijk hoger worden, dan informeren we u voordat we verder werken." Die plicht hebt u sowieso. Staat hij in de raming, dan weet de klant dat u zich meldt.
• Prijsbasis: „De prijzen zijn gebaseerd op onze materiaal- en uurprijzen van september 2026." Stijgen de prijzen vóór de start, dan is duidelijk waar het verschil vandaan komt.
• Optionele post: „Dit werk voeren we alleen uit met uw toestemming." Zo blijft de dure onbekende buiten het totaal, en beslist de klant zelf.

Schrijf nooit „bindende kostenraming" (verbindlicher Kostenvoranschlag). Met dat woord staat u ervoor in dat het bedrag klopt. Naar de letter van de wet geldt de regel voor de kostenraming dan niet meer. Reken er in dat geval op dat u aan het bedrag gebonden bent zoals aan een vaste prijs. Wilt u een vaste prijs toezeggen, schrijf dan een offerte (Angebot).

Kostenraming of offerte: welke u schrijft

Als u de omvang van het werk vooraf zeker kent, schrijft u een offerte. Als de inzet pas tijdens het werk duidelijk wordt, schrijft u een kostenraming. Het ene criterium luidt: kunt u de prijs toezeggen zonder te gokken? Een plicht om überhaupt een kostenraming te schrijven bestaat niet.

Een document vol vaste prijzen wordt geen schatting omdat er „Kostenvoranschlag" boven staat. De inhoud telt. Hoe een offerte is opgebouwd, staat in het artikel Offertes schrijven. Hoe lang een offerte bindt, legt Is een offerte bindend? uit.

Mag u geld vragen voor de kostenraming?

Ja, maar alleen als u dat vooraf met de klant hebt afgesproken. Zonder afspraak hoeft een kostenraming volgens § 632 lid 3 BGB bij twijfel niet betaald te worden. Een factuur waarvan de klant vooraf niets wist, kunt u daarom meestal niet afdwingen.

Noem het bedrag dus vóór de bezichtiging en bevestig het kort per e-mail. Eén zin is genoeg:

„Voor bezichtiging en kostenraming rekenen we 60 euro. Geeft u ons de opdracht, dan trekken we het bedrag van de factuur af."

Veel ambachtsbedrijven in Duitsland werken zo. De vergoeding houdt klanten weg die alleen prijzen vergelijken, en kost de klant die opdracht geeft niets. Vermeld in de raming zelf nog eens of die gratis is of wat die kost. In het voorbeeld staat die zin helemaal aan het eind van de opmerking.

Als het duurder wordt dan geraamd

Zodra te voorzien is dat de kosten aanzienlijk boven de kostenraming uitkomen, moet u de klant onverwijld informeren. Dat staat in § 649 lid 2 BGB. Wacht niet tot de factuur. Meld u voordat u het dure werk uitvoert.

Wanneer een overschrijding aanzienlijk is, zegt de wet niet. Ze noemt geen percentage. Cijfers die in gidsen rondgaan, zijn vuistregels uit afzonderlijke gevallen en geen vaste grens.

Na uw melding mag de klant de overeenkomst opzeggen. U krijgt dan volgens § 649 lid 1 en § 645 lid 1 BGB het deel van de vergoeding dat overeenkomt met het werk tot dan toe, en uw onkosten voor zover die niet in de vergoeding zijn begrepen. Zegt de klant niet op, dan werkt u verder en rekent u de werkelijke inzet af.

Een melding die Aylin Kaya aan de familie Nowak zou kunnen sturen:

„Bij het openen van de muur blijkt dat ook de voedingsleiding naar de meterkast vernieuwd moet worden. De kosten stijgen daardoor naar verwachting met 540 euro netto. Laat u ons uiterlijk donderdag weten of we zo verder moeten werken?"

Stuur de melding per e-mail of als bericht. Dan kunt u later aantonen dat en wanneer u hebt geïnformeerd. Meer over de grenzen van de overschrijding staat in Is een offerte bindend?.

Bruto of netto?

Bij particulieren zet u het totaal inclusief btw duidelijk zichtbaar neer. Particulieren rekenen met het bedrag dat ze uiteindelijk overmaken. Staat alleen het nettobedrag er, dan lijkt uw factuur later 19 procent duurder dan geraamd. Bij zakelijke klanten volstaat het nettobedrag op de voorgrond, omdat zij de btw terugvragen. De verdeling in netto, btw en bruto zoals in het voorbeeld past voor beide.

Met de Duitse kleineondernemersregeling (§ 19 UStG) rekent u geen btw. Vermeld dat in de raming, zodat de klant niet met een toeslag rekent. Wat op de latere factuur hoort, staat in Factuur zonder btw als kleine ondernemer.

Scheid bij particulieren arbeidskosten en materiaal, zoals in de posten van het voorbeeld. In Duitsland kan de klant een deel van de arbeidskosten aftrekken van de inkomstenbelasting en ziet zo vooraf om welk bedrag het gaat. Welke gegevens daarvoor op de factuur moeten staan, legt Vakmansfactuur voor particulieren uit.

Na het akkoord: van kostenraming naar factuur

Gaat de klant akkoord, bevestig de opdracht dan schriftelijk en noem de kostenraming met haar nummer. Zo is duidelijk op welke basis u werkt. Hoe dat eruitziet, laat het artikel Opdrachtbevestiging schrijven zien. In Easy Invoice wordt de offerte met één klik de order en later de factuur. Posten en prijzen gaan mee, u typt niets dubbel. Bij elke factuurregel ziet u uit welke offerte die komt.

Afgerekend wordt de werkelijke inzet, niet de schatting. Wordt het goedkoper, dan betaalt de klant minder. Wijkt de factuur af, noem dan de post en de reden. Bij grotere opdrachten over meerdere weken kunt u tussenstanden afrekenen met een voorschotfactuur. Easy Invoice maakt de voorschotfacturen en aan het eind de eindfactuur.

Bewaar de kostenraming samen met de opdracht, de meldingen over meerkosten en de factuur. Bij een conflict zijn dat uw bewijsstukken.

Veelgestelde vragen

Kost een kostenraming geld? Alleen als u dat vooraf met de klant hebt afgesproken. Zonder afspraak is ze bij twijfel gratis (§ 632 lid 3 BGB).

Hoeveel mag een kostenraming worden overschreden? De wet noemt geen vaste grens. Een kleine overschrijding is toegestaan. Bij een aanzienlijke overschrijding moet u de klant vooraf informeren, en die mag opzeggen.

Is een mondelinge kostenraming bindend? Ook een mondelinge kostenraming telt; juridisch heeft ze hetzelfde effect als een schriftelijke. Bij een conflict kunt u echter moeilijk aantonen wat u hebt gezegd. Stuur de cijfers daarom achteraf per e-mail.

Hoe lang geldt een kostenraming? De wet noemt geen termijn. Vermeld voor welke periode uw prijzen gelden, bijvoorbeeld: „De raming geldt voor een start van het werk tot eind november 2026." Begint het werk later, raam dan opnieuw. In Easy Invoice staat de geldigheidsdatum automatisch op de offerte, en open offertes met vervaldatum ziet u in één oogopslag.

Wat is het verschil tussen Kostenvoranschlag en Angebot? Kostenvoranschlag, afgekort KV of KVA, betekent kostenraming. Een Angebot is meestal een offerte met een vaste prijs. Schrijf het woord in het document voluit, zodat de klant het niet met een offerte verwart.

Bronnen

• § 649 BGB, kostenraming (Kostenanschlag)
• § 632 BGB, vergoeding (lid 3)
• § 645 BGB, verantwoordelijkheid van de opdrachtgever (lid 1)
• § 19 UStG, kleineondernemersregeling

Probeer Easy Invoice 10 dagen gratis — zonder betaalgegevens, de proef eindigt vanzelf.