USt-IdNr.: come richiederla, verificarla e quando serve

Il numero di identificazione IVA tedesco, in breve USt-IdNr. (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, cioè la partita IVA comunitaria), Le serve non appena fa affari con imprese di altri Paesi UE, anche negli acquisti. Per gli affari solo in Germania basta di norma la Steuernummer (il numero fiscale assegnato dall'ufficio delle imposte, il Finanzamt). La USt-IdNr. si richiede gratuitamente al BZSt (Bundeszentralamt für Steuern, l'Ufficio centrale federale delle imposte), online o già nel questionario per la registrazione fiscale; viene inviata solo per posta. Lì verifica anche, sempre gratuitamente, se il numero di un cliente in un altro Paese UE è valido.

Indice

1. Le serve una USt-IdNr.?
2. Steuernummer, Steuer-ID, USt-IdNr.: qual è quale?
3. Richiedere la USt-IdNr.: passo per passo
4. Ha dimenticato il Suo numero: dove trovarlo?
5. Verificare la USt-IdNr. di un cliente
6. Dove deve comparire la USt-IdNr.?
7. Da piccolo imprenditore: Le serve?
8. Domande frequenti

Le serve una USt-IdNr.?

Se vende solo a clienti in Germania e acquista solo qui, di norma può farne a meno. Il BZSt indica come scopo gli affari nel mercato interno dell'UE: le imprese hanno bisogno del numero quando «operano per imprese in altri Paesi UE o ricevono da queste forniture / altre prestazioni».

La legge non prevede l'obbligo di richiedere il numero in via preventiva. Il BZSt lo assegna «su richiesta» (§ 27a Abs. 1 UStG, la legge tedesca sull'IVA, Umsatzsteuergesetz). Chi però ha davanti il primo incarico da un altro Paese UE fa meglio a richiederlo prima, perché la lettera richiede un po' di tempo.

Nel programma di fatturazione di office1.cloud inserisce una volta la Sua USt-IdNr. nei dati aziendali e quella dei Suoi clienti aziendali nella scheda del rispettivo cliente. Lì verifica anche direttamente il numero del cliente; il programma salva il risultato e mostra l'ultima verifica con data e ora.

Steuernummer, Steuer-ID, USt-IdNr.: qual è quale?

La USt-IdNr. non sostituisce un altro numero, si aggiunge. Il BZSt la descrive come «numero autonomo che il BZSt assegna alle imprese in aggiunta alla Steuernummer della loro impresa».

La Steuer-ID ce l'ha automaticamente, la USt-IdNr. solo su richiesta. Chi cerca «richiedere la Steuer-ID» intende per lo più il numero personale; qui non si parla di quello. Tutti i numeri in sintesi, compreso il nuovo numero di identificazione economica (Wirtschafts-Identifikationsnummer), sono nell'articolo Richiedere la Steuernummer tramite ELSTER, il portale fiscale online tedesco.

Richiedere la USt-IdNr.: passo per passo

Prima di presentare la richiesta Le serve una Steuernummer. Il BZSt assegna la USt-IdNr. solo quando il Suo Finanzamt L'ha registrata ai fini IVA e ha trasmesso i dati al BZSt. Prima di allora la richiesta non va a buon fine.

Ci sono due strade abituali:

Strada 1: sta avviando ora l'attività. Nel questionario per la registrazione fiscale (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) che invia al Finanzamt, barra la casella per la USt-IdNr. Il Finanzamt inoltra la richiesta al BZSt. Il BZSt scrive in proposito: «Dalla ricezione presso il Finanzamt all'inoltro automatizzato al BZSt possono passare alcune settimane.»

Strada 2: ha già una Steuernummer. Allora richiede il numero online al BZSt:

1. Apra il modulo online del BZSt per l'assegnazione della USt-IdNr. (in tedesco).
2. Inserisca il Finanzamt e la Steuernummer con cui è registrata la Sua impresa.
3. Scelga la forma giuridica. Per una ditta individuale indica cognome, nome e data di nascita, per le altre forme giuridiche il nome dell'impresa, il codice postale e la località.
4. Invii il modulo. Riceve subito un riscontro sull'esito del controllo automatico.

Il BZSt confronta i Suoi dati con quelli trasmessi dal Suo Finanzamt. Per questo consiglia di tenere a portata di mano l'ultimo avviso di accertamento (Steuerbescheid) o la comunicazione della Steuernummer e di scrivere l'indirizzo esattamente allo stesso modo. Se i dati non coincidono, l'interlocutore giusto è il Finanzamt, non il BZSt.

È possibile anche una richiesta scritta, tramite il modulo di contatto del BZSt o per lettera al Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis. Deve contenere nome e indirizzo, il Finanzamt competente e la Steuernummer.

Non ha bisogno di servizi di intermediazione a pagamento. Il BZSt scrive: «Le USt-IdNr. vengono assegnate esclusivamente dal Bundeszentralamt für Steuern.»

Ha dimenticato il Suo numero: dove trovarlo?

Se ha già una USt-IdNr., questa è indicata nel provvedimento del BZSt. Se la lettera è andata persa, compili di nuovo lo stesso modulo online usato per la richiesta. Il BZSt Le invia allora per posta una copia del provvedimento originale; il numero resta lo stesso.

Al telefono il BZSt non comunica il numero. Se lo ha già usato, potrebbe trovarlo su fatture precedenti, nelle Sue note legali (Impressum) o nei documenti del Suo studio di consulenza fiscale.

Anche se ha più attività commerciali, o un'attività libero-professionale accanto a quella commerciale, il numero è comunque uno solo. Il BZSt assegna «una sola USt-IdNr. per l'intera impresa».

Verificare la USt-IdNr. di un cliente

Prima di emettere a un'impresa di un altro Paese UE una fattura senza IVA tedesca, è utile verificarne il numero presso il BZSt. Così chiarisce se il Suo cliente, al momento della prestazione, è registrato come impresa. Da questo dipende tra l'altro se la fattura senza IVA è corretta. Quali conseguenze ha un numero errato o mancante lo spiega l'articolo Emettere fattura verso un altro Paese UE.

La verifica avviene tramite l'interfaccia del BZSt. Può usare il nostro verificatore gratuito della USt-IdNr., che invia la Sua richiesta direttamente al BZSt, oppure la consultazione ufficiale sul sito del BZSt. I passaggi sono gli stessi:

1. Apra il verificatore della USt-IdNr. o la consultazione online del BZSt (in tedesco).
2. Inserisca la Sua USt-IdNr. tedesca. Senza di essa non funziona: il BZSt indica come abilitato alla consultazione «ogni titolare di una USt-IdNr. tedesca».
3. Inserisca il numero del Suo cliente. Questa è la conferma semplice: mostra se il numero è valido oggi.
4. Inserisca inoltre la ragione sociale con la forma giuridica, la località, il codice postale e la via. Questa è la conferma qualificata: mostra se questi dati corrispondono al numero.
5. Conservi il risultato, come stampa o come screenshot.

L'ultimo passaggio lo cita espressamente l'amministrazione finanziaria. Per la singola consultazione via Internet, la prova della conferma qualificata va fornita «conservando la stampa o acquisendo il risultato trasmesso dal BZSt in un formato di uso comune o come screenshot» (circolare applicativa sull'IVA, Umsatzsteuer-Anwendungserlass, sezione 18e.1). Il BZSt non invia una lettera con la conferma. Il nostro verificatore mostra il risultato del BZSt con data e ora della richiesta e ID della richiesta e si può stampare. Quali documenti il Suo Finanzamt riconosce come prova, in caso di dubbio lo chiarisce il Suo studio di consulenza fiscale.

Tre aspetti della verifica che spesso sorprendono:

• Non retroattiva. Una conferma per un giorno passato non esiste. Chi verifica solo dopo mesi sa soltanto se il numero è valido oggi.
• «Non corrisponde». Il BZSt non Le comunica i dati corretti. Chieda al Suo cliente con quale nome e quale indirizzo è registrato nel suo Paese. Secondo il BZSt, errori di battitura o caratteri speciali di norma non portano a questo risultato.
• Solo numeri di altri Paesi UE. Il BZSt conferma numeri assegnati da un altro Stato membro (§ 18e UStG). Un numero svizzero lì non si può verificare, e nemmeno uno tedesco.

La Commissione europea offre con VIES una propria consultazione, che interroga le autorità dei Paesi UE; anche la Germania è selezionabile. Per i numeri tedeschi la strada è quindi VIES. Molti Paesi, per motivi di protezione dei dati, non forniscono nomi e indirizzi, ma confermano solo se i dati inseriti corrispondono. La Commissione raccomanda di conservare una prova della verifica in vista di un controllo fiscale. La prova prevista dalla circolare applicativa sull'IVA l'amministrazione finanziaria la descrive per la consultazione presso il BZSt.

Dove deve comparire la USt-IdNr.?

Sulle Sue fatture va la Sua Steuernummer oppure la Sua USt-IdNr. Così prevede il § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG. Può quindi usare anche in Germania la USt-IdNr. al posto della Steuernummer. Fanno eccezione le fatture di piccolo importo fino a 250 euro, per le quali la legge non richiede nessuno dei due numeri (§ 33 UStDV, il regolamento di attuazione della legge tedesca sull'IVA).

Per una fattura senza IVA tedesca a un'impresa di un altro Paese UE, la legge richiede in più entrambi i numeri: la Sua USt-IdNr. e quella del Suo cliente (§ 14a Abs. 1 und Abs. 3 UStG). Anche nell'elenco riepilogativo (Zusammenfassende Meldung) al BZSt, che di norma segue queste fatture, va indicata la USt-IdNr. Un modello di fattura e la procedura dell'elenco li mostra l'articolo Emettere fattura verso un altro Paese UE. Entro quando e come presentare questa dichiarazione lo spiega l'articolo Zusammenfassende Meldung.

Se ha una USt-IdNr., questa va nelle note legali (Impressum) del Suo sito web e del Suo negozio online. La legge tedesca sui servizi digitali (Digitale-Dienste-Gesetz, DDG) la richiede «nei casi in cui possiedono un numero di identificazione IVA ...» (§ 5 Abs. 1 Nr. 6 DDG). Lo stesso vale per il nuovo numero di identificazione economica, non appena ne ha uno. Se non ha una USt-IdNr., la legge non la richiede nemmeno lì, e secondo la valutazione del Händlerbund la Steuernummer non va nelle note legali.

Da piccolo imprenditore: Le serve?

Anche come piccolo imprenditore (Kleinunternehmer) riceve una USt-IdNr., se la richiede. Il BZSt la assegna agli imprenditori ai sensi del § 2 UStG, e tra questi rientrano i piccoli imprenditori. Se Le serve dipende soprattutto da tre casi:

• Vende tramite marketplace. Secondo il § 25e UStG un marketplace risponde dell'IVA non versata dai suoi venditori. È esonerato da questa responsabilità se il venditore «dispone di un numero di identificazione IVA valido assegnatogli dal Bundeszentralamt für Steuern ai sensi del § 27a» (§ 25e Abs. 2 UStG). Per questo Amazon, eBay e altri marketplace lo chiedono. Il Händlerbund ha scritto in proposito nel maggio 2021 che da allora anche i piccoli imprenditori sui marketplace hanno bisogno di un numero valido.
• Acquista servizi da imprese di altri Paesi UE. Pubblicità, software o commissioni delle piattaforme arrivano per esempio da imprese con sede in Irlanda. Il BZSt cita espressamente questo caso come motivo per una USt-IdNr. Secondo il § 13b Abs. 5 UStG l'IVA su tali servizi è dovuta dal destinatario della prestazione, se è un imprenditore; i piccoli imprenditori sono imprenditori ai sensi del § 2 UStG. Cosa significa questo per la Sua dichiarazione IVA periodica (Umsatzsteuer-Voranmeldung) lo spiega l'articolo Regime dei piccoli imprenditori 2026: le insidie; nel singolo caso lo chiarisce il Suo studio di consulenza fiscale.
• Lavora per imprese di altri Paesi UE. Anche in questo caso il cliente di norma chiede il Suo numero.

Secondo il testo del § 19 UStG, il regime dei piccoli imprenditori dipende da soglie di fatturato, non dalla USt-IdNr. La norma esonera anzi espressamente i piccoli imprenditori dall'obbligo di indicare entrambe le USt-IdNr. sulla fattura a un cliente UE (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Come si presenta per il resto la fattura del piccolo imprenditore lo mostra l'articolo Emettere una fattura senza IVA.

Domande frequenti

Com'è strutturata una USt-IdNr.?

Una USt-IdNr. tedesca è composta dalla sigla del Paese DE e da nove cifre, per esempio DE123456789. Altri Paesi hanno formati propri; in Austria, per esempio, il numero inizia con ATU e prosegue con otto cifre. Il BZSt riporta tutti i formati in un promemoria sulla struttura della USt-IdNr. (in tedesco).

La USt-IdNr. è la stessa cosa della Steuernummer?

No. La Steuernummer la assegna il Finanzamt, la USt-IdNr. il BZSt su richiesta. Su una fattura in Germania va uno dei due numeri, su una fattura senza IVA a un'impresa UE la USt-IdNr.

Posso usare la USt-IdNr. anche a titolo privato?

No. Il BZSt scrive: «La USt-IdNr. vale esclusivamente per l'ambito imprenditoriale.» Chi acquista a titolo privato in un altro Paese UE paga l'IVA di quel Paese.

Cosa faccio se la mia USt-IdNr. non è valida?

Il numero è valido finché il Suo Finanzamt La registra come imprenditore ai fini IVA. Se non è più valido, si rivolga al Finanzamt, non al BZSt. Dopo può richiedere tramite il modulo online una nuova attestazione per posta.

Che cos'è un indirizzo euro (Euro-Adresse)?

Per le ditte individuali il Finanzamt trasmette spesso l'indirizzo di residenza. Se nei confronti dei partner commerciali UE si presenta con un altro indirizzo aziendale, secondo il BZSt possono sorgere problemi con le loro richieste di conferma. Per questo può far registrare per iscritto presso il BZSt un indirizzo euro, valido solo per le richieste da altri Paesi UE.

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Fonti

• BZSt: assegnazione e rilascio della USt-IdNr. (Vergabe und Erteilung der USt-IdNr.) (in tedesco)
• BZSt: domande e risposte sulla USt-IdNr. (Fragen und Antworten zur USt-IdNr.) (in tedesco)
• BZSt: conferma di USt-IdNr. estere (Bestätigung ausländischer USt-IdNrn.) (in tedesco)
• § 27a UStG, numero di identificazione IVA (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) (in tedesco)
• § 18e UStG, procedura di conferma (Bestätigungsverfahren) (in tedesco)
• § 14 UStG, emissione delle fatture (Ausstellung von Rechnungen) (in tedesco)
• § 14a UStG, obblighi aggiuntivi nell'emissione di fatture in casi particolari (Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen) (in tedesco)
• § 13b UStG, destinatario della prestazione come debitore d'imposta (Leistungsempfänger als Steuerschuldner) (in tedesco)
• § 19 UStG, tassazione dei piccoli imprenditori (Besteuerung der Kleinunternehmer) (in tedesco)
• § 25e UStG, responsabilità nel commercio tramite un'interfaccia elettronica (Haftung beim Handel über eine elektronische Schnittstelle) (in tedesco)
• § 5 DDG, obblighi generali di informazione (Allgemeine Informationspflichten) (in tedesco)
• Commissione europea: verificare il numero di partita IVA (VIES) (in tedesco)