USt-IdNr.: aanvragen, controleren en wanneer u er een nodig hebt

Een Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kort USt-IdNr. (het Duitse btw-identificatienummer), hebt u nodig zodra u zaken doet met bedrijven in andere EU-landen, ook bij inkoop. Voor zaken uitsluitend in Duitsland volstaat in de regel de Steuernummer (het fiscale nummer van het Finanzamt, het Duitse belastingkantoor). De USt-IdNr. vraagt u gratis aan bij het Bundeszentralamt für Steuern (BZSt, de Duitse federale centrale belastingdienst), online of al in de Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (vragenlijst voor de fiscale registratie); het nummer wordt alleen per post toegestuurd. Daar controleert u ook of het nummer van een klant in een ander EU-land geldig is, eveneens gratis.

Inhoud

1. Hebt u een USt-IdNr. nodig?
2. Steuernummer, Steuer-ID, USt-IdNr.: welk nummer is wat?
3. USt-IdNr. aanvragen: stap voor stap
4. Eigen nummer vergeten: waar vindt u het?
5. USt-IdNr. van een klant controleren
6. Waar moet de USt-IdNr. staan?
7. Als kleine ondernemer: hebt u er een nodig?
8. Veelgestelde vragen

Hebt u een USt-IdNr. nodig?

Als u alleen aan klanten in Duitsland verkoopt en alleen hier inkoopt, kunt u in de regel zonder. Het BZSt noemt als doel de handel binnen de interne markt van de EU: ondernemingen hebben het nummer nodig als zij „voor ondernemingen in andere EU-landen werkzaam worden of van hen leveringen / overige diensten ontvangen".

Een plicht om het nummer uit voorzorg aan te vragen, noemt de wet niet. Het BZSt verleent het „op aanvraag" (§ 27a Abs. 1 UStG; UStG staat voor Umsatzsteuergesetz, de Duitse btw-wet). Wie echter de eerste opdracht uit een ander EU-land voor zich heeft, vraagt het beter van tevoren aan, omdat de brief enige tijd onderweg is.

In het factuurprogramma van office1.cloud voert u uw eigen USt-IdNr. eenmaal in bij de bedrijfsgegevens en die van uw zakelijke klanten bij de betreffende klant. Daar controleert u het nummer van de klant ook direct; het programma slaat het resultaat op en toont de laatste controle met tijdstip.

Steuernummer, Steuer-ID, USt-IdNr.: welk nummer is wat?

De USt-IdNr. vervangt geen ander nummer, het komt erbij. Het BZSt beschrijft het als een „zelfstandig nummer dat aan ondernemingen naast de Steuernummer van hun onderneming door het BZSt wordt toegekend".

De Steuer-ID hebt u automatisch, de USt-IdNr. alleen op aanvraag. Wie zoekt op „Steuer-ID beantragen", bedoelt meestal het persoonlijke nummer; daarover gaat het hier niet. Alle nummers op een rij, ook het nieuwe Wirtschafts-Identifikationsnummer (economisch identificatienummer), vindt u in het artikel Steuernummer aanvragen via ELSTER (ELSTER is het onlineportaal van de Duitse belastingdienst).

USt-IdNr. aanvragen: stap voor stap

Voordat u de aanvraag indient, hebt u een Steuernummer nodig. Het BZSt kent de USt-IdNr. pas toe als uw Finanzamt u voor de btw (Umsatzsteuer) heeft geregistreerd en de gegevens aan het BZSt heeft doorgegeven. Daarvoor mislukt de aanvraag.

Er zijn twee gebruikelijke wegen:

Weg 1: u start net een onderneming. In de Fragebogen zur steuerlichen Erfassung die u naar het Finanzamt stuurt, kruist u het veld voor de USt-IdNr. aan. Het Finanzamt stuurt de aanvraag door naar het BZSt. Het BZSt schrijft daarover: „Vanaf de ontvangst bij het Finanzamt tot de geautomatiseerde doorgifte aan het BZSt kunnen enkele weken verstrijken."

Weg 2: u hebt al een Steuernummer. Dan vraagt u het nummer online aan bij het BZSt:

1. Open het onlineformulier van het BZSt voor de toekenning van de USt-IdNr..
2. Vul het Finanzamt en de Steuernummer in waaronder uw onderneming is geregistreerd.
3. Kies de rechtsvorm. Bij een eenmanszaak (Einzelunternehmen) vult u achternaam, voornaam en geboortedatum in, bij andere rechtsvormen de naam van de onderneming, postcode en plaats.
4. Verstuur het formulier. U krijgt direct een melding hoe de automatische controle is uitgevallen.

Het BZSt vergelijkt uw gegevens met de gegevens die uw Finanzamt heeft doorgegeven. Het raadt daarom aan de laatste belastingaanslag (Steuerbescheid) of de mededeling van de Steuernummer erbij te leggen en het adres precies zo te schrijven. Wijken de gegevens af, dan is het Finanzamt het juiste aanspreekpunt, niet het BZSt.

Een schriftelijke aanvraag kan ook, via het contactformulier van het BZSt of per brief aan het Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis. Daarin moeten naam en adres, het bevoegde Finanzamt en de Steuernummer staan.

Betaalde bemiddelingsdiensten hebt u daarvoor niet nodig. Het BZSt schrijft: „USt-IdNrn. worden uitsluitend door het Bundeszentralamt für Steuern toegekend."

Eigen nummer vergeten: waar vindt u het?

Als u al een USt-IdNr. hebt, staat die in de beschikking van het BZSt. Is de brief kwijt, vul dan hetzelfde onlineformulier als bij de aanvraag nog eens in. Het BZSt stuurt u dan een kopie van de oorspronkelijke beschikking per post; het nummer blijft hetzelfde.

Telefonisch noemt het BZSt het nummer niet. Hebt u het al eens gebruikt, dan staat het misschien op eerdere facturen, in uw colofon (Impressum, de wettelijk verplichte aanbiedersinformatie op uw website) of in de stukken van uw belastingadviseur (Steuerkanzlei).

Hebt u meerdere bedrijven (Gewerbe) of naast uw bedrijf een vrij beroep, dan is er toch maar één nummer. Het BZSt verleent „slechts één USt-IdNr. voor de gehele onderneming".

USt-IdNr. van een klant controleren

Voordat u een bedrijf in een ander EU-land een factuur zonder Duitse btw stuurt, helpt een controle van zijn nummer bij het BZSt. Zo stelt u vast of uw klant op het moment van de levering of dienst als onderneming is geregistreerd. Daarvan hangt onder meer af of de factuur zonder btw juist is. Welke gevolgen een onjuist of ontbrekend nummer heeft, leest u in het artikel Factuur naar een ander EU-land sturen.

De controle loopt via de koppeling van het BZSt. U kunt daarvoor onze gratis btw-nummercontrole gebruiken, die uw aanvraag rechtstreeks naar het BZSt stuurt, of de officiële opvraag op de website van het BZSt. De stappen zijn dezelfde:

1. Open de btw-nummercontrole of de onlineopvraag van het BZSt.
2. Vul uw eigen Duitse USt-IdNr. in. Zonder dat nummer lukt het niet; het BZSt noemt als bevoegd om op te vragen „iedere houder van een Duits USt-IdNr.".
3. Vul het nummer van uw klant in. Dat is de eenvoudige bevestiging (einfache Bestätigung): die toont of het nummer vandaag geldig is.
4. Vul daarnaast de bedrijfsnaam met rechtsvorm, plaats, postcode en straat in. Dat is de gekwalificeerde bevestiging (qualifizierte Bestätigung): die toont of deze gegevens bij het nummer passen.
5. Bewaar het resultaat, als afdruk of als screenshot.

De laatste stap noemt de belastingdienst uitdrukkelijk. Voor de afzonderlijke opvraag via internet moet het bewijs van de gekwalificeerde bevestiging worden geleverd „door het bewaren van de afdruk of het overnemen van het door het BZSt verstrekte resultaat in een algemeen gebruikelijk formaat of als screenshot" (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, de Duitse uitvoeringsrichtlijn voor de btw, Abschnitt 18e.1). Een brief met de bevestiging stuurt het BZSt niet. Onze controle toont het resultaat van het BZSt met tijdstip en ID van de aanvraag en kan worden afgedrukt. Welke stukken uw Finanzamt als bewijs erkent, stemt u bij twijfel af met uw belastingadviseur.

Drie dingen die bij de controle vaak verrassen:

• Niet met terugwerkende kracht. Een bevestiging voor een dag in het verleden bestaat niet. Wie pas na maanden controleert, weet alleen of het nummer vandaag geldig is.
• „Komt niet overeen". Het BZSt geeft u de juiste gegevens niet. Vraag uw klant onder welke naam en welk adres hij in zijn land is geregistreerd. Tikfouten of speciale tekens leiden volgens het BZSt in de regel niet tot dit resultaat.
• Alleen nummers uit andere EU-landen. Het BZSt bevestigt nummers die een andere lidstaat heeft toegekend (§ 18e UStG). Een Zwitsers nummer is daar niet te controleren, een Duits ook niet.

De Europese Commissie biedt met VIES een eigen opvraag aan, die navraag doet bij de autoriteiten van de EU-landen; ook Duitsland is daar te kiezen. Voor Duitse nummers is VIES daarom de weg. Namen en adressen geven veel landen om redenen van gegevensbescherming niet vrij; ze bevestigen alleen of de ingevoerde gegevens kloppen. De Commissie raadt aan een bewijs van de controle te bewaren voor een belastingcontrole. Het bewijs in de Umsatzsteuer-Anwendungserlass beschrijft de belastingdienst voor de opvraag bij het BZSt.

Waar moet de USt-IdNr. staan?

Op uw facturen hoort uw Steuernummer of uw USt-IdNr. Zo staat het in § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG. U mag dus ook binnen Duitsland de USt-IdNr. in plaats van de Steuernummer gebruiken. Uitgezonderd zijn facturen voor kleine bedragen tot 250 euro; daar eist de wet geen van beide nummers (§ 33 UStDV).

Bij een factuur aan een bedrijf in een ander EU-land zonder Duitse btw eist de wet bovendien beide nummers: uw USt-IdNr. en die van uw klant (§ 14a Abs. 1 und Abs. 3 UStG). Ook in de Zusammenfassende Meldung (opgaaf van intracommunautaire prestaties) aan het BZSt, die in de regel op zulke facturen volgt, moet de USt-IdNr. worden vermeld. Een voorbeeld van de factuur en het verloop van de melding vindt u in het artikel Factuur naar een ander EU-land sturen. Tot wanneer en hoe u deze melding indient, leest u in het artikel Zusammenfassende Meldung.

Hebt u een USt-IdNr., dan hoort die in het colofon (Impressum) van uw website en uw webshop. De Digitale-Dienste-Gesetz (DDG, de Duitse wet op digitale diensten) eist het „in gevallen waarin zij een btw-identificatienummer ... bezitten" (§ 5 Abs. 1 Nr. 6 DDG). Hetzelfde geldt voor het nieuwe Wirtschafts-Identifikationsnummer, zodra u er een hebt. Hebt u geen USt-IdNr., dan eist de wet daar ook geen, en de Steuernummer hoort volgens de inschatting van de Händlerbund (Duitse vereniging van onlinehandelaren) niet in het colofon.

Als kleine ondernemer: hebt u er een nodig?

Ook als kleine ondernemer (Kleinunternehmer) krijgt u een USt-IdNr. als u die aanvraagt. Het BZSt verleent het aan ondernemers in de zin van § 2 UStG, en daartoe behoren kleine ondernemers. Of u er een nodig hebt, hangt vooral af van drie gevallen:

• U verkoopt via marktplaatsen. Een marktplaats is volgens § 25e UStG aansprakelijk voor niet-betaalde btw van zijn verkopers. Van die aansprakelijkheid is hij vrijgesteld als de verkoper „beschikt over een geldig, hem door het Bundeszentralamt für Steuern op grond van § 27a toegekend btw-identificatienummer" (§ 25e Abs. 2 UStG). Daarom vragen Amazon, eBay en andere marktplaatsen ernaar. De Händlerbund schreef daarover in mei 2021 dat sindsdien ook kleine ondernemers op marktplaatsen een geldig nummer nodig hebben.
• U neemt diensten af van bedrijven in andere EU-landen. Reclame, software of platformkosten komen bijvoorbeeld van bedrijven die in Ierland zijn gevestigd. Het BZSt noemt dit geval uitdrukkelijk als reden voor een USt-IdNr. De btw over zulke diensten is volgens § 13b Abs. 5 UStG verschuldigd door de afnemer, als die ondernemer is; kleine ondernemers zijn ondernemers in de zin van § 2 UStG. Wat dat betekent voor uw voorlopige btw-aangifte (Umsatzsteuer-Voranmeldung), leest u in het artikel Kleinunternehmerregelung 2026: de valkuilen; in het concrete geval stemt u het af met uw belastingadviseur.
• U werkt voor bedrijven in andere EU-landen. Ook dan vraagt de klant in de regel naar uw nummer.

Volgens de tekst van § 19 UStG hangt de Kleinunternehmerregelung (regeling voor kleine ondernemers) af van omzetgrenzen, niet van de USt-IdNr. De bepaling zondert kleine ondernemers zelfs uitdrukkelijk uit van de plicht om beide USt-IdNrn. op de factuur aan een EU-klant te zetten (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Hoe de factuur van een kleine ondernemer er verder uitziet, leest u in het artikel Factuur zonder btw opstellen.

Veelgestelde vragen

Hoe is een USt-IdNr. opgebouwd?

Een Duits USt-IdNr. bestaat uit de landcode DE en negen cijfers, bijvoorbeeld DE123456789. Andere landen hebben eigen formaten; in Oostenrijk begint het nummer bijvoorbeeld met ATU, gevolgd door acht cijfers. Het BZSt vermeldt alle formaten in een informatieblad over de opbouw van de USt-IdNr. (Duits).

Is de USt-IdNr. hetzelfde als de Steuernummer?

Nee. De Steuernummer wordt toegekend door het Finanzamt, de USt-IdNr. door het BZSt op aanvraag. Op een factuur binnen Duitsland hoort een van beide, op een factuur zonder btw aan een bedrijf in een ander EU-land de USt-IdNr.

Kan ik de USt-IdNr. ook privé gebruiken?

Nee. Het BZSt schrijft: „De USt-IdNr. geldt uitsluitend voor de zakelijke sfeer." Wie privé in een ander EU-land inkoopt, betaalt de btw van dat land.

Wat doe ik als mijn USt-IdNr. ongeldig is?

Het nummer geldt zolang uw Finanzamt u als ondernemer voor de btw registreert. Is het ongeldig geworden, neem dan contact op met het Finanzamt, niet met het BZSt. Daarna kunt u via het onlineformulier een nieuw bewijs per post aanvragen.

Wat is een Euro-Adresse?

Bij eenmanszaken geeft het Finanzamt vaak het woonadres door. Treedt u tegenover zakenpartners in andere EU-landen op met een ander bedrijfsadres, dan kunnen er volgens het BZSt problemen ontstaan bij hun bevestigingsverzoeken. Daarvoor kunt u bij het BZSt schriftelijk een Euro-Adresse (euro-adres) laten registreren, die alleen geldt voor verzoeken uit andere EU-landen.

Probeer Easy Invoice 10 dagen gratis — zonder betaalgegevens, de proef eindigt vanzelf.

Bronnen

• BZSt: toekenning en verlening van de USt-IdNr. (Vergabe und Erteilung der USt-IdNr.) (Duits)
• BZSt: vragen en antwoorden over de USt-IdNr. (Fragen und Antworten zur USt-IdNr.) (Duits)
• BZSt: bevestiging van buitenlandse USt-IdNrn. (Bestätigung ausländischer USt-IdNrn.) (Duits)
• § 27a UStG, btw-identificatienummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) (Duits)
• § 18e UStG, bevestigingsprocedure (Bestätigungsverfahren) (Duits)
• § 14 UStG, uitreiking van facturen (Ausstellung von Rechnungen) (Duits)
• § 14a UStG, aanvullende verplichtingen bij de uitreiking van facturen in bijzondere gevallen (Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen) (Duits)
• § 13b UStG, afnemer als belastingplichtige (Leistungsempfänger als Steuerschuldner) (Duits)
• § 19 UStG, belastingheffing bij kleine ondernemers (Besteuerung der Kleinunternehmer) (Duits)
• § 25e UStG, aansprakelijkheid bij handel via een elektronische interface (Haftung beim Handel über eine elektronische Schnittstelle) (Duits)
• § 5 DDG, algemene informatieplichten (Allgemeine Informationspflichten) (Duits)
• Europese Commissie: btw-nummer controleren (VIES) (Duitse versie)