USt-IdNr.: beantragen, prüfen und wann Sie eine brauchen

Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr., brauchen Sie, sobald Sie mit Firmen in anderen EU-Ländern Geschäfte machen, auch beim Einkauf. Für Geschäfte nur im Inland reicht in der Regel die Steuernummer vom Finanzamt. Die USt-IdNr. beantragen Sie kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), online oder schon im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung; zugeschickt wird sie nur per Post. Dort prüfen Sie auch, ob die Nummer eines Kunden im EU-Ausland gültig ist, ebenfalls kostenlos.

Inhalt

1. Brauchen Sie eine USt-IdNr.?
2. Steuernummer, Steuer-ID, USt-IdNr.: welche ist welche?
3. USt-IdNr. beantragen: Schritt für Schritt
4. Eigene Nummer vergessen: wo finden Sie sie?
5. USt-IdNr. eines Kunden prüfen
6. Wo muss die USt-IdNr. stehen?
7. Als Kleinunternehmer: brauchen Sie eine?
8. Häufige Fragen

Brauchen Sie eine USt-IdNr.?

Wenn Sie nur an Kunden in Deutschland verkaufen und nur hier einkaufen, kommen Sie in der Regel ohne aus. Das BZSt nennt als Zweck die Geschäfte im EU-Binnenmarkt: Unternehmen brauchen die Nummer, wenn sie „für Unternehmen im EU-Ausland tätig werden oder von diesen Lieferungen / sonstige Leistungen erhalten".

Eine Pflicht, die Nummer vorsorglich zu beantragen, nennt das Gesetz nicht. Das BZSt erteilt sie „auf Antrag" (§ 27a Abs. 1 UStG). Wer aber den ersten Auftrag aus dem EU-Ausland vor sich hat, beantragt sie besser vorher, weil der Brief einige Zeit braucht.

Im Rechnungsprogramm von office1.cloud tragen Sie Ihre eigene USt-IdNr. einmal in die Firmendaten ein und die Ihrer Firmenkunden beim jeweiligen Kunden. Dort prüfen Sie die Nummer des Kunden auch direkt; das Programm speichert das Ergebnis und zeigt die letzte Prüfung mit Zeitpunkt an.

Steuernummer, Steuer-ID, USt-IdNr.: welche ist welche?

Die USt-IdNr. ersetzt keine andere Nummer, sie kommt dazu. Das BZSt beschreibt sie als „eigenständige Nummer, die Unternehmen zusätzlich zur Steuernummer ihres Unternehmens vom BZSt erteilt wird".

Die Steuer-ID haben Sie automatisch, die USt-IdNr. nur auf Antrag. Wer „Steuer-ID beantragen" sucht, meint meist die persönliche Nummer; um die geht es hier nicht. Alle Nummern im Überblick, auch die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer, stehen im Beitrag Steuernummer beantragen über ELSTER.

USt-IdNr. beantragen: Schritt für Schritt

Bevor Sie den Antrag stellen, brauchen Sie eine Steuernummer. Das BZSt vergibt die USt-IdNr. erst, wenn Ihr Finanzamt Sie für die Umsatzsteuer erfasst und die Daten an das BZSt übermittelt hat. Vorher scheitert der Antrag.

Es gibt zwei übliche Wege:

Weg 1: Sie gründen gerade. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den Sie an das Finanzamt schicken, kreuzen Sie das Feld für die USt-IdNr. an. Das Finanzamt leitet den Antrag an das BZSt weiter. Das BZSt schreibt dazu: „Vom Eingang beim Finanzamt bis zur automatisierten Weiterleitung an das BZSt können einige Wochen vergehen."

Weg 2: Sie haben schon eine Steuernummer. Dann beantragen Sie die Nummer online beim BZSt:

1. Öffnen Sie das Online-Formular des BZSt zur Vergabe der USt-IdNr..
2. Tragen Sie das Finanzamt und die Steuernummer ein, unter der Ihr Unternehmen geführt wird.
3. Wählen Sie die Rechtsform. Bei einem Einzelunternehmen geben Sie Name, Vorname und Geburtsdatum an, bei anderen Rechtsformen den Namen des Unternehmens, Postleitzahl und Ort.
4. Senden Sie das Formular ab. Sie bekommen sofort eine Rückmeldung, wie die automatische Prüfung ausgegangen ist.

Das BZSt gleicht Ihre Angaben mit den Daten ab, die Ihr Finanzamt übermittelt hat. Es rät deshalb, den letzten Steuerbescheid oder die Mitteilung der Steuernummer daneben zu legen und die Adresse genau so zu schreiben. Weichen die Daten ab, ist das Finanzamt der richtige Ansprechpartner, nicht das BZSt.

Ein schriftlicher Antrag geht auch, per Kontaktformular des BZSt oder per Brief an das Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis. Er braucht Name und Anschrift, das zuständige Finanzamt und die Steuernummer.

Kostenpflichtige Vermittlungsdienste brauchen Sie dafür nicht. Das BZSt schreibt: „USt-IdNrn. werden ausschließlich vom Bundeszentralamt für Steuern vergeben."

Eigene Nummer vergessen: wo finden Sie sie?

Wenn Sie schon eine USt-IdNr. haben, steht sie im Bescheid des BZSt. Ist der Brief weg, füllen Sie dasselbe Online-Formular wie beim Antrag noch einmal aus. Das BZSt schickt Ihnen dann eine Kopie des ursprünglichen Bescheids per Post; die Nummer bleibt dieselbe.

Am Telefon nennt das BZSt die Nummer nicht. Haben Sie sie schon einmal benutzt, steht sie vielleicht auf früheren Rechnungen, in Ihrem Impressum oder in den Unterlagen Ihrer Steuerkanzlei.

Haben Sie mehrere Gewerbe oder neben dem Gewerbe eine freiberufliche Tätigkeit, gibt es trotzdem nur eine Nummer. Das BZSt erteilt „nur eine USt-IdNr. für das gesamte Unternehmen".

USt-IdNr. eines Kunden prüfen

Bevor Sie einer Firma im EU-Ausland eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer schreiben, hilft eine Prüfung ihrer Nummer beim BZSt. Damit klären Sie, ob Ihr Kunde zum Zeitpunkt der Leistung als Unternehmen registriert ist. Davon hängt unter anderem ab, ob die Rechnung ohne Umsatzsteuer richtig ist. Welche Folgen eine falsche oder fehlende Nummer hat, steht im Beitrag Rechnung ins EU-Ausland stellen.

Geprüft wird über die Schnittstelle des BZSt. Sie können dafür unseren kostenlosen USt-ID-Prüfer nutzen, der Ihre Anfrage direkt an das BZSt schickt, oder die amtliche Abfrage auf der Seite des BZSt. Die Schritte sind dieselben:

1. Öffnen Sie den USt-ID-Prüfer oder die Online-Abfrage des BZSt.
2. Geben Sie Ihre eigene deutsche USt-IdNr. ein. Ohne sie geht es nicht, das BZSt nennt als abfrageberechtigt „jeder Inhaber einer deutschen USt-IdNr.".
3. Geben Sie die Nummer Ihres Kunden ein. Das ist die einfache Bestätigung: Sie zeigt, ob die Nummer heute gültig ist.
4. Geben Sie zusätzlich Firmenname mit Rechtsform, Ort, Postleitzahl und Straße ein. Das ist die qualifizierte Bestätigung: Sie zeigt, ob diese Angaben zu der Nummer passen.
5. Bewahren Sie das Ergebnis auf, als Ausdruck oder als Screenshot.

Den letzten Schritt nennt die Finanzverwaltung ausdrücklich. Für die Einzelabfrage über das Internet ist der Nachweis der qualifizierten Bestätigung „durch die Aufbewahrung des Ausdrucks oder die Übernahme des vom BZSt übermittelten Ergebnisses in einem allgemein üblichen Format oder als Screenshot" zu führen (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 18e.1). Einen Brief mit der Bestätigung schickt das BZSt nicht. Unser Prüfer zeigt das Ergebnis des BZSt mit Anfragezeitpunkt und Anfrage-ID und lässt sich ausdrucken. Welche Unterlagen Ihr Finanzamt als Nachweis anerkennt, klärt im Zweifel Ihre Steuerkanzlei.

Drei Dinge, die bei der Prüfung oft überraschen:

• Nicht rückwirkend. Eine Bestätigung für einen vergangenen Tag gibt es nicht. Wer erst nach Monaten prüft, weiß nur, ob die Nummer heute gilt.
• „Stimmt nicht überein". Das BZSt nennt Ihnen die richtigen Daten nicht. Fragen Sie Ihren Kunden, unter welchem Namen und welcher Adresse er in seinem Land registriert ist. Tippfehler oder Sonderzeichen führen nach Angaben des BZSt in der Regel nicht zu diesem Ergebnis.
• Nur Nummern aus anderen EU-Ländern. Das BZSt bestätigt Nummern, die ein anderer Mitgliedstaat erteilt hat (§ 18e UStG). Eine Schweizer Nummer lässt sich dort nicht prüfen, eine deutsche auch nicht.

Die EU-Kommission bietet mit VIES eine eigene Abfrage an, die bei den Behörden der EU-Länder nachfragt; auch Deutschland ist dort auswählbar. Für deutsche Nummern ist VIES deshalb der Weg. Namen und Adressen geben viele Länder aus Datenschutzgründen nicht heraus, sondern bestätigen nur, ob die eingegebenen Angaben passen. Die Kommission empfiehlt, einen Beleg der Prüfung für eine Steuerprüfung aufzubewahren. Den Nachweis im Umsatzsteuer-Anwendungserlass beschreibt die Finanzverwaltung für die Abfrage beim BZSt.

Wo muss die USt-IdNr. stehen?

Auf Ihre Rechnungen gehört Ihre Steuernummer oder Ihre USt-IdNr. So steht es in § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG. Sie dürfen also auch im Inland die USt-IdNr. statt der Steuernummer verwenden. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, dort verlangt das Gesetz keine der beiden Nummern (§ 33 UStDV).

Bei einer Rechnung an eine Firma im EU-Ausland ohne deutsche Umsatzsteuer verlangt das Gesetz zusätzlich beide Nummern: Ihre USt-IdNr. und die Ihres Kunden (§ 14a Abs. 1 und Abs. 3 UStG). Auch in der Zusammenfassenden Meldung an das BZSt, die solchen Rechnungen in der Regel folgt, ist die USt-IdNr. anzugeben. Ein Muster für die Rechnung und den Ablauf der Meldung zeigt der Beitrag Rechnung ins EU-Ausland stellen. Bis wann und wie Sie diese Meldung abgeben, steht im Beitrag Zusammenfassende Meldung.

Haben Sie eine USt-IdNr., gehört sie ins Impressum Ihrer Website und Ihres Shops. Das Digitale-Dienste-Gesetz verlangt sie „in Fällen, in denen sie eine Umsatzsteueridentifikationsnummer ... besitzen" (§ 5 Abs. 1 Nr. 6 DDG). Dasselbe gilt für die neue Wirtschafts-Identifikationsnummer, sobald Sie eine haben. Haben Sie keine USt-IdNr., verlangt das Gesetz dort auch keine, und die Steuernummer gehört nach Einschätzung des Händlerbunds nicht ins Impressum.

Als Kleinunternehmer: brauchen Sie eine?

Auch als Kleinunternehmer bekommen Sie eine USt-IdNr., wenn Sie sie beantragen. Das BZSt erteilt sie Unternehmern im Sinne von § 2 UStG, und dazu gehören Kleinunternehmer. Ob Sie eine brauchen, hängt vor allem an drei Fällen:

• Sie verkaufen über Marktplätze. Ein Marktplatz haftet nach § 25e UStG für nicht gezahlte Umsatzsteuer seiner Verkäufer. Von dieser Haftung ist er befreit, wenn der Verkäufer „über eine gültige, ihm vom Bundeszentralamt für Steuern nach § 27a erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt" (§ 25e Abs. 2 UStG). Deshalb fragen Amazon, eBay und andere Marktplätze danach. Der Händlerbund schrieb dazu im Mai 2021, dass seitdem auch Kleinunternehmer auf Marktplätzen eine gültige Nummer brauchen.
• Sie buchen Leistungen bei Firmen im EU-Ausland. Werbung, Software oder Plattformgebühren kommen zum Beispiel von Firmen mit Sitz in Irland. Das BZSt nennt diesen Fall ausdrücklich als Grund für eine USt-IdNr. Die Umsatzsteuer auf solche Leistungen schuldet nach § 13b Abs. 5 UStG der Leistungsempfänger, wenn er Unternehmer ist; Kleinunternehmer sind Unternehmer im Sinne von § 2 UStG. Was das für Ihre Voranmeldung heißt, steht im Beitrag Kleinunternehmerregelung 2026: die Fallstricke; im Einzelfall klärt es Ihre Steuerkanzlei.
• Sie arbeiten für Firmen im EU-Ausland. Auch dann fragt der Kunde in der Regel nach Ihrer Nummer.

Nach dem Wortlaut von § 19 UStG hängt die Kleinunternehmerregelung an Umsatzgrenzen, nicht an der USt-IdNr. Die Vorschrift nimmt Kleinunternehmer sogar ausdrücklich von der Pflicht aus, beide USt-IdNrn. auf die Rechnung an einen EU-Kunden zu schreiben (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Wie die Kleinunternehmer-Rechnung sonst aussieht, zeigt der Beitrag Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben.

Häufige Fragen

Wie ist eine USt-IdNr. aufgebaut?

Eine deutsche USt-IdNr. besteht aus dem Länderkürzel DE und neun Ziffern, etwa DE123456789. Andere Länder haben eigene Formate; in Österreich etwa beginnt die Nummer mit ATU und hat danach acht Ziffern. Das BZSt führt alle Formate in einem Merkblatt zum Aufbau der USt-IdNr..

Ist die USt-IdNr. dasselbe wie die Steuernummer?

Nein. Die Steuernummer erteilt das Finanzamt, die USt-IdNr. das BZSt auf Antrag. Auf eine Rechnung im Inland gehört eine von beiden, auf eine Rechnung ohne Umsatzsteuer an eine EU-Firma die USt-IdNr.

Kann ich die USt-IdNr. auch privat nutzen?

Nein. Das BZSt schreibt: „Die USt-IdNr. gilt ausschließlich für den unternehmerischen Bereich." Wer privat im EU-Ausland einkauft, zahlt die dortige Umsatzsteuer.

Was mache ich, wenn meine USt-IdNr. ungültig ist?

Die Nummer gilt, solange Ihr Finanzamt Sie als Unternehmer für die Umsatzsteuer führt. Ist sie ungültig geworden, wenden Sie sich an das Finanzamt, nicht an das BZSt. Danach können Sie über das Online-Formular einen neuen Nachweis per Post anfordern.

Was ist eine Euro-Adresse?

Bei Einzelunternehmen übermittelt das Finanzamt oft die Wohnadresse. Treten Sie gegenüber EU-Geschäftspartnern mit einer anderen Geschäftsadresse auf, kann es bei deren Bestätigungsanfragen nach Angaben des BZSt zu Problemen kommen. Dafür können Sie beim BZSt schriftlich eine Euro-Adresse eintragen lassen, die nur für Anfragen aus anderen EU-Ländern gilt.

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Quellen

• BZSt: Vergabe und Erteilung der USt-IdNr.
• BZSt: Fragen und Antworten zur USt-IdNr.
• BZSt: Bestätigung ausländischer USt-IdNrn.
• § 27a UStG, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• § 18e UStG, Bestätigungsverfahren
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen
• § 14a UStG, Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen
• § 13b UStG, Leistungsempfänger als Steuerschuldner
• § 19 UStG, Besteuerung der Kleinunternehmer
• § 25e UStG, Haftung beim Handel über eine elektronische Schnittstelle
• § 5 DDG, Allgemeine Informationspflichten
• EU-Kommission: MwSt-Nummer prüfen (VIES)