USt-IdNr.: başvuru, sorgulama ve ne zaman gerektiği

Diğer AB ülkelerindeki firmalarla iş yaptığınız anda, alımlarda da, bir KDV kimlik numarasına (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kısaca USt-IdNr.; AB KDV kimlik numarası) ihtiyacınız olur. Yalnızca yurt içinde yapılan işler için kural olarak vergi dairesinden (Finanzamt) alınan vergi numarası (Steuernummer) yeterlidir. USt-IdNr. için Bundeszentralamt für Steuern'e (BZSt, Alman Federal Merkezi Vergi Dairesi) ücretsiz başvurursunuz: çevrim içi veya daha vergi kaydı anketinde (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung). Numara yalnızca posta ile gönderilir. AB'deki bir müşterinin numarasının geçerli olup olmadığını da yine ücretsiz olarak orada sorgularsınız.

İçindekiler

1. USt-IdNr. gerekli mi?
2. Steuernummer, Steuer-ID, USt-IdNr.: hangisi hangisi?
3. USt-IdNr. başvurusu: adım adım
4. Kendi numaranızı unuttunuz: nerede bulursunuz?
5. Bir müşterinin USt-IdNr.'sini sorgulama
6. USt-IdNr. nerede yer almalı?
7. Küçük işletme sahibi olarak: size gerekli mi?
8. Sık sorulan sorular

USt-IdNr. gerekli mi?

Yalnızca Almanya'daki müşterilere satış yapıyor ve yalnızca burada alım yapıyorsanız, kural olarak bu numara olmadan da idare edersiniz. BZSt, amaç olarak AB iç pazarındaki işleri gösteriyor: İşletmeler numaraya, “diğer AB ülkelerindeki işletmeler için faaliyet gösterdiklerinde veya bunlardan teslimat / diğer hizmetler aldıklarında” ihtiyaç duyar.

Kanun, numaraya önceden tedbir amacıyla başvurma yükümlülüğü öngörmüyor. BZSt numarayı “başvuru üzerine” verir (§ 27a Abs. 1 UStG; UStG = Umsatzsteuergesetz, Alman Katma Değer Vergisi Kanunu). Ancak diğer AB ülkelerinden ilk siparişi almak üzere olan biri, mektup biraz zaman aldığı için başvuruyu önceden yapsa iyi olur.

office1.cloud fatura programında kendi USt-IdNr.'nizi bir kez firma bilgilerine, kurumsal müşterilerinizinkini ise ilgili müşteriye girersiniz. Müşterinin numarasını doğrudan orada da sorgularsınız; program sonucu kaydeder ve son sorgulamayı zamanıyla birlikte gösterir.

Steuernummer, Steuer-ID, USt-IdNr.: hangisi hangisi?

USt-IdNr. başka bir numaranın yerine geçmez, ona eklenir. BZSt onu “işletmelere, işletmelerinin vergi numarasına ek olarak BZSt tarafından verilen bağımsız bir numara” olarak tanımlıyor.

Steuer-ID'ye otomatik olarak sahipsiniz, USt-IdNr.'ye ise yalnızca başvuru üzerine. “Steuer-ID beantragen” (Steuer-ID başvurusu) diye arama yapan biri çoğunlukla kişisel numarayı kasteder; burada konu bu değil. Yeni ekonomik kimlik numarası (Wirtschafts-Identifikationsnummer) dahil tüm numaralara genel bakış, ELSTER üzerinden vergi numarası başvurusu yazısında yer alıyor (ELSTER, Alman maliye idaresinin çevrim içi vergi portalıdır).

USt-IdNr. başvurusu: adım adım

Başvuruyu yapmadan önce bir vergi numarasına ihtiyacınız var. BZSt, USt-IdNr.'yi ancak vergi daireniz sizi KDV açısından kayda alıp verileri BZSt'ye ilettikten sonra verir. Bundan önce başvuru başarısız olur.

İki yaygın yol vardır:

1. yol: Şirketinizi yeni kuruyorsunuz. Vergi dairesine gönderdiğiniz vergi kaydı anketinde USt-IdNr. alanını işaretlersiniz. Vergi dairesi başvuruyu BZSt'ye iletir. BZSt bu konuda şöyle yazıyor: “Vergi dairesine ulaşmasından BZSt'ye otomatik olarak iletilmesine kadar birkaç hafta geçebilir.”

2. yol: Zaten bir vergi numaranız var. Bu durumda numaraya BZSt'den çevrim içi başvurursunuz:

1. BZSt'nin USt-IdNr. verilmesine ilişkin çevrim içi formunu açın.
2. Vergi dairesini ve işletmenizin kayıtlı olduğu vergi numarasını girin.
3. Hukuki biçimi seçin. Şahıs işletmesinde (Einzelunternehmen) soyadı, adı ve doğum tarihini, diğer hukuki biçimlerde işletmenin adını, posta kodunu ve yeri girin.
4. Formu gönderin. Otomatik kontrolün nasıl sonuçlandığına dair hemen bir geri bildirim alırsınız.

BZSt, bilgilerinizi vergi dairenizin ilettiği verilerle karşılaştırır. Bu nedenle son vergi kararını (Steuerbescheid) veya vergi numarası bildirimini yanınıza almanızı ve adresi tam olarak oradaki gibi yazmanızı öneriyor. Veriler farklıysa doğru muhatap BZSt değil, vergi dairesidir.

Yazılı başvuru da mümkündür: BZSt'nin iletişim formu üzerinden veya Bundeszentralamt für Steuern, Dienstsitz Saarlouis, 66738 Saarlouis adresine mektupla. Başvuruda ad ve adres, yetkili vergi dairesi ve vergi numarası bulunmalıdır.

Bunun için ücretli aracı hizmetlere ihtiyacınız yoktur. BZSt şöyle yazıyor: “USt-IdNr.'ler yalnızca Bundeszentralamt für Steuern tarafından verilir.”

Kendi numaranızı unuttunuz: nerede bulursunuz?

Zaten bir USt-IdNr.'niz varsa, numara BZSt'nin kararında yazılıdır. Mektup kaybolduysa, başvurudaki çevrim içi formu bir kez daha doldurun. BZSt size orijinal kararın bir kopyasını posta ile gönderir; numara aynı kalır.

BZSt numarayı telefonda söylemez. Numarayı daha önce kullandıysanız, belki eski faturalarınızda, künyenizde (Impressum) veya vergi danışmanlığı büronuzun (Steuerkanzlei) belgelerinde yazılıdır.

Birden fazla ticari faaliyetiniz (Gewerbe) veya ticari faaliyetinizin yanında serbest meslek faaliyetiniz varsa, yine de tek bir numara vardır. BZSt “tüm işletme için yalnızca bir USt-IdNr.” verir.

Bir müşterinin USt-IdNr.'sini sorgulama

Diğer AB ülkelerindeki bir firmaya Alman KDV'si olmadan fatura kesmeden önce, numarasını BZSt üzerinden sorgulamak işinize yarar. Böylece müşterinizin hizmet zamanında işletme olarak kayıtlı olup olmadığını netleştirirsiniz. Faturanın KDV'siz düzenlenmesinin doğru olup olmadığı da başka şeylerin yanı sıra buna bağlıdır. Yanlış veya eksik bir numaranın hangi sonuçları olduğunu Diğer AB ülkelerine fatura kesme yazısında bulabilirsiniz.

Sorgulama BZSt'nin arayüzü üzerinden yapılır. Bunun için talebinizi doğrudan BZSt'ye gönderen ücretsiz USt-IdNr. sorgulama aracımızı veya BZSt'nin sitesindeki resmi sorgulamayı kullanabilirsiniz. Adımlar aynıdır:

1. USt-IdNr. sorgulama aracını veya BZSt'nin çevrim içi sorgulamasını açın.
2. Kendi Alman USt-IdNr.'nizi girin. Bu olmadan sorgulama yapılamaz; BZSt'ye göre sorgulama yetkisi “bir Alman USt-IdNr.'sine sahip herkes” için geçerlidir.
3. Müşterinizin numarasını girin. Bu basit teyittir (einfache Bestätigung): Numaranın bugün geçerli olup olmadığını gösterir.
4. Ek olarak hukuki biçimiyle birlikte firma adını, yeri, posta kodunu ve sokağı girin. Bu nitelikli teyittir (qualifizierte Bestätigung): Bu bilgilerin numarayla eşleşip eşleşmediğini gösterir.
5. Sonucu çıktı veya ekran görüntüsü olarak saklayın.

Son adımı maliye idaresi açıkça belirtiyor. İnternet üzerinden tekli sorgulamada nitelikli teyidin kanıtı, “çıktının saklanması veya BZSt tarafından iletilen sonucun genel olarak kullanılan bir biçimde ya da ekran görüntüsü olarak alınması yoluyla” sağlanmalıdır (Umsatzsteuer-Anwendungserlass (KDV Uygulama Genelgesi), Abschnitt 18e.1). BZSt teyidi içeren bir mektup göndermez. Sorgulama aracımız BZSt'nin sonucunu sorgulama zamanı ve sorgulama kimliğiyle (Anfrage-ID) birlikte gösterir ve yazdırılabilir. Vergi dairenizin hangi belgeleri kanıt olarak kabul ettiğini tereddüt halinde vergi danışmanlığı büronuz netleştirir.

Sorgulamada sık sık şaşırtan üç nokta:

• Geriye dönük değil. Geçmiş bir gün için teyit yoktur. Aylar sonra sorgulayan biri, yalnızca numaranın bugün geçerli olup olmadığını öğrenir.
• “Eşleşmiyor”. BZSt size doğru bilgileri söylemez. Müşterinize, kendi ülkesinde hangi ad ve adresle kayıtlı olduğunu sorun. BZSt'nin verdiği bilgilere göre yazım hataları veya özel karakterler kural olarak bu sonuca yol açmaz.
• Yalnızca diğer AB ülkelerinden numaralar. BZSt, başka bir üye devletin verdiği numaraları teyit eder (§ 18e UStG). İsviçre numarası orada sorgulanamaz, Alman numarası da sorgulanamaz.

AB Komisyonu, VIES ile AB ülkelerinin makamlarına soran kendi sorgulamasını sunuyor; Almanya da orada seçilebilir. Bu nedenle Alman numaraları için yol VIES'tir. Birçok ülke veri koruma nedeniyle ad ve adresleri vermez, yalnızca girilen bilgilerin eşleşip eşleşmediğini teyit eder. Komisyon, sorgulamanın bir belgesini vergi denetimi için saklamayı öneriyor. KDV Uygulama Genelgesi'ndeki kanıtı ise maliye idaresi BZSt'deki sorgulama için tanımlıyor.

USt-IdNr. nerede yer almalı?

Faturalarınızda vergi numaranız veya USt-IdNr.'niz yer almalıdır. § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG böyle diyor. Yani yurt içinde de vergi numarası yerine USt-IdNr.'yi kullanabilirsiniz. 250 euroya kadar küçük tutarlı faturalar (Kleinbetragsrechnungen) bunun dışındadır; kanun orada iki numaradan hiçbirini istemez (§ 33 UStDV; UStDV = Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, KDV uygulama yönetmeliği).

Diğer AB ülkelerindeki bir firmaya Alman KDV'si olmadan kesilen faturada kanun ek olarak her iki numarayı ister: sizin USt-IdNr.'nizi ve müşterinizinkini (§ 14a Abs. 1 und Abs. 3 UStG). Bu tür faturaları kural olarak izleyen, BZSt'ye verilen özet beyanda (Zusammenfassende Meldung) da USt-IdNr. belirtilmelidir. Fatura için bir örneği ve beyanın işleyişini Diğer AB ülkelerine fatura kesme yazısı gösteriyor. Bu bildirimin ne zamana kadar ve nasıl yapılacağını Zusammenfassende Meldung yazısı anlatıyor.

USt-IdNr.'niz varsa, web sitenizin ve mağazanızın künyesinde yer almalıdır. Dijital Hizmetler Kanunu (Digitale-Dienste-Gesetz, DDG) bunu “bir KDV kimlik numarasına ... sahip oldukları durumlarda” ister (§ 5 Abs. 1 Nr. 6 DDG). Aynısı, sahip olduğunuz anda yeni ekonomik kimlik numarası için de geçerlidir. USt-IdNr.'niz yoksa kanun künyede bunu da istemez ve Händlerbund'un (Almanya'daki çevrim içi satıcılar birliği) değerlendirmesine göre vergi numarası künyede yer almamalıdır.

Küçük işletme sahibi olarak: size gerekli mi?

Küçük işletme sahibi (Kleinunternehmer) olarak da başvurursanız bir USt-IdNr. alırsınız. BZSt numarayı § 2 UStG anlamındaki girişimcilere verir ve küçük işletme sahipleri de bunlara dahildir. Numaraya ihtiyacınız olup olmadığı esas olarak üç duruma bağlıdır:

• Pazar yerleri üzerinden satış yapıyorsunuz. Bir pazar yeri, § 25e UStG uyarınca satıcılarının ödenmemiş KDV'sinden sorumludur. Satıcı “Bundeszentralamt für Steuern tarafından kendisine § 27a uyarınca verilmiş geçerli bir KDV kimlik numarasına sahipse” pazar yeri bu sorumluluktan kurtulur (§ 25e Abs. 2 UStG). Bu nedenle Amazon, eBay ve diğer pazar yerleri numarayı soruyor. Händlerbund Mayıs 2021'de bu konuda, o zamandan beri pazar yerlerindeki küçük işletme sahiplerinin de geçerli bir numaraya ihtiyaç duyduğunu yazdı.
• Diğer AB ülkelerindeki firmalardan hizmet alıyorsunuz. Reklam, yazılım veya platform ücretleri örneğin merkezi İrlanda'da bulunan firmalardan gelir. BZSt bu durumu açıkça USt-IdNr. için bir neden olarak sayıyor. Hizmet alan girişimci ise, bu tür hizmetlerin KDV'sini § 13b Abs. 5 UStG uyarınca o borçlanır; küçük işletme sahipleri § 2 UStG anlamında girişimcidir. Bunun KDV ön beyannameniz (Umsatzsteuer-Voranmeldung) için ne anlama geldiğini Küçük işletme düzenlemesi 2026: tuzaklar yazısında bulabilirsiniz; somut durumda bunu vergi danışmanlığı büronuz netleştirir.
• Diğer AB ülkelerindeki firmalar için çalışıyorsunuz. Bu durumda da müşteri kural olarak numaranızı sorar.

§ 19 UStG'nin lafzına göre küçük işletme düzenlemesi (Kleinunternehmerregelung) USt-IdNr.'ye değil, ciro sınırlarına bağlıdır. Hüküm, küçük işletme sahiplerini AB'deki bir müşteriye kesilen faturaya her iki USt-IdNr.'yi yazma yükümlülüğünden açıkça muaf bile tutar (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Küçük işletme faturasının bunun dışında nasıl göründüğünü KDV'siz fatura yazma yazısı gösteriyor.

Sık sorulan sorular

USt-IdNr.'nin yapısı nasıldır?

Alman USt-IdNr.'si, DE ülke kısaltması ve dokuz rakamdan oluşur, örneğin DE123456789. Diğer ülkelerin kendi biçimleri vardır; örneğin Avusturya'da numara ATU ile başlar ve ardından sekiz rakam gelir. BZSt tüm biçimleri USt-IdNr.'nin yapısına ilişkin bir bilgi notunda listeliyor.

USt-IdNr. vergi numarasıyla aynı şey mi?

Hayır. Vergi numarasını vergi dairesi, USt-IdNr.'yi ise başvuru üzerine BZSt verir. Yurt içi bir faturada ikisinden biri, bir AB firmasına KDV'siz kesilen faturada ise USt-IdNr. yer almalıdır.

USt-IdNr.'yi özel amaçla da kullanabilir miyim?

Hayır. BZSt şöyle yazıyor: “USt-IdNr. yalnızca ticari faaliyet alanı için geçerlidir.” Diğer AB ülkelerinden özel olarak alışveriş yapan biri, oradaki KDV'yi öder.

USt-IdNr.'m geçersizse ne yapmalıyım?

Numara, vergi daireniz sizi KDV açısından girişimci olarak kayıtlı tuttuğu sürece geçerlidir. Geçersiz hale geldiyse BZSt'ye değil, vergi dairesine başvurun. Ardından çevrim içi form üzerinden posta ile yeni bir belge talep edebilirsiniz.

Euro adresi nedir?

Şahıs işletmelerinde vergi dairesi çoğu zaman ev adresini iletir. AB'deki iş ortaklarınıza karşı farklı bir iş adresiyle görünüyorsanız, BZSt'nin verdiği bilgilere göre onların teyit sorgularında sorunlar çıkabilir. Bunun için BZSt'ye yazılı olarak, yalnızca diğer AB ülkelerinden gelen sorgular için geçerli olan bir Euro adresi (Euro-Adresse) kaydettirebilirsiniz.

Easy Invoice'i 10 gün ücretsiz deneyin — ödeme bilgisi olmadan, deneme kendiliğinden sona erer.

Kaynaklar

• BZSt: USt-IdNr.'nin tahsisi ve verilmesi (Almanca: Vergabe und Erteilung der USt-IdNr.)
• BZSt: USt-IdNr. hakkında sorular ve yanıtlar (Almanca: Fragen und Antworten zur USt-IdNr.)
• BZSt: yabancı USt-IdNr.'lerin teyidi (Almanca: Bestätigung ausländischer USt-IdNrn.)
• § 27a UStG, KDV kimlik numarası (Almanca: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)
• § 18e UStG, teyit prosedürü (Almanca: Bestätigungsverfahren)
• § 14 UStG, faturaların düzenlenmesi (Almanca: Ausstellung von Rechnungen)
• § 14a UStG, özel durumlarda fatura düzenlemeye ilişkin ek yükümlülükler (Almanca: Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen)
• § 13b UStG, vergi borçlusu olarak hizmet alan (Almanca: Leistungsempfänger als Steuerschuldner)
• § 19 UStG, küçük işletme sahiplerinin vergilendirilmesi (Almanca: Besteuerung der Kleinunternehmer)
• § 25e UStG, elektronik arayüz üzerinden yapılan ticarette sorumluluk (Almanca: Haftung beim Handel über eine elektronische Schnittstelle)
• § 5 DDG, genel bilgilendirme yükümlülükleri (Almanca: Allgemeine Informationspflichten)
• AB Komisyonu: KDV numarasını sorgulama (VIES) (Almanca: MwSt-Nummer prüfen)