Emitir una factura como fotógrafo – también sin actividad dada de alta: está permitido, pero luego hay que aclarar tres cosas

Sí, puedes emitir una factura aunque no hayas dado de alta ninguna actividad. Una factura no es un formulario oficial, sino una relación de lo que has entregado y de lo que cuesta. Para eso nadie necesita un permiso, una titulación ni un diploma de maestro artesano. Lo importante es otra cosa: en cuanto fotografíes con regularidad y con intención de ganar dinero, debes comunicarlo a la Agencia Tributaria alemana – por pequeños que sean los importes. Para trabajos realmente puntuales existe un límite de 256 euros al año por debajo del cual no ocurre nada. Y una cosa debes hacerla bien desde el principio: no pongas ningún IVA en la factura mientras no lo debas. De lo contrario tendrás que ingresarlo igualmente en Hacienda, aunque nunca hubieras tenido derecho a cobrarlo.

Este artículo ofrece información general y no sustituye el asesoramiento jurídico o fiscal. Si tienes dudas sobre tu caso concreto, consulta a tu asesor fiscal.

Índice

1. ¿Puedo emitir una factura sin actividad dada de alta?
2. ¿Una vez o de forma regular? El límite de 256 euros
3. Actividad empresarial o profesión liberal – en fotografía decide el encargo
4. La cámara de oficios en la que nadie piensa
5. Qué debe figurar en la factura – con modelo
6. IVA: ¿tienes que repercutirlo o no?
7. Por qué algunos fotógrafos aplican el 7 por ciento – y por qué suele ser incorrecto
8. Derechos de uso en la factura: la frase que evita conflictos
9. Künstlersozialkasse: ¿obligación, oportunidad o fuera de alcance?
10. Por qué tu cliente empresarial pregunta por la contribución social de artistas
11. Ya he cobrado sin factura – ¿y ahora?
12. Caso especial: fotografía de bodas
13. Cuando crece: los límites que conviene vigilar

¿Puedo emitir una factura sin actividad dada de alta?

Sí. Ninguna ley vincula la emisión de una factura a una licencia de actividad. Quien ha prestado un servicio puede pedir dinero por él y dejar por escrito a cambio de qué.

La confusión surge así: mucha gente cree que la factura es el momento en que uno pasa a ser "oficial". No es cierto. Lo eres desde el momento en que empiezas a fotografiar con regularidad y ánimo de lucro. Que emitas una factura o cobres en efectivo no cambia nada. La factura no empeora las cosas – solo las hace visibles.

Aun así hay dos puntos en los que puede atascarse.

Tu cliente empresarial necesita la factura para su contabilidad. Quiere deducir el gasto, y para eso deben figurar ciertos datos. Si faltan, la factura vuelve. Cuáles son se explica más abajo.

No puedes repercutir un IVA que no debes. Ese es el error caro. Si escribes "19 % IVA" aunque te acojas al régimen de pequeñas empresas o no estés dado de alta como empresario, debes ese importe a Hacienda igualmente. Así lo establece el § 14c UStG. Tu cliente, por su parte, normalmente no puede deducirlo – pagas sin que nadie salga ganando. Corregirlo es posible, pero da trabajo y resulta incómodo frente al cliente.

¿Una vez o de forma regular? El límite de 256 euros

Aquí está la pregunta que realmente decide – no la de la factura.

El caso ocasional. Fotografiaste una vez la comunión de tu vecina y recibiste 150 euros. Es una prestación puntual. Para esos ingresos el § 22 n.º 3 EStG fija un límite: si se mantienen por debajo de 256 euros en el año natural, no tributan en el impuesto sobre la renta.

Fíjate en la palabra límite. No es una exención en la que solo cuente el exceso, sino un umbral:

Un euro más y cuenta el importe entero. De los ingresos sí puedes descontar los gastos incurridos – por ejemplo el desplazamiento o el material fungible.

El caso regular. Fotografías varias veces al año a cambio de dinero, te anuncias o tienes una página de Instagram por la que llegan encargos. Entonces ya no es una prestación ocasional, sino una actividad por cuenta propia. Los 256 euros no se aplican. Tributas desde el primer euro de beneficio y debes dar de alta la actividad ante Hacienda.

La frontera entre ambos no es una cifra, sino un cuadro global: ¿lo repites? ¿Quieres ganar dinero con ello? ¿Te presentas públicamente? Tres "sí" significan por regla general: autónomo.

¿Y si tengo pérdidas de forma permanente? Hacienda puede entonces calificar la actividad como afición cara. Suena cómodo, pero no lo es: las pérdidas no se reconocen, así que tampoco puedes deducir nada. Quien quiera fotografiar en serio hace mejor en darse de alta.

Cómo se tramita el alta de una actividad secundaria se explica en detalle en Hacerse autónomo a tiempo parcial.

Actividad empresarial o profesión liberal – en fotografía decide el encargo

Aquí llega el punto en el que la fotografía es un caso especial. La mayoría de los autónomos son una cosa o la otra. Los fotógrafos pueden ser ambas – según lo que fotografíen.

Es profesión liberal, según el § 18 apdo. 1 n.º 1 EStG, entre otras la actividad "artística". En el mismo apartado figura además una denominación que muchos pasan por alto: Bildberichterstatter, el reportero gráfico. Quien fotografía a modo de reportaje para prensa y medios entra, pues, expresamente en las profesiones liberales.

Es actividad empresarial la fotografía por encargo orientada a imágenes técnicamente correctas según las indicaciones del cliente: fotos de carné, fotos para candidaturas, fotos de producto para una tienda, tomas inmobiliarias y, por lo general, también la fotografía clásica de bodas y de familia.

Qué significa esto en la práctica:

Dos advertencias. Primero, decide Hacienda, no tú. Tú anotas tu valoración en el cuestionario y la oficina la revisa. Con los fotógrafos mira de cerca, porque "artístico" es un concepto estrecho: se refiere a una creación propia con margen de composición, no a una foto técnicamente buena.

Segundo, existen casos mixtos. Quien fotografía bodas en verano y nutre exposiciones en invierno puede tener dos actividades paralelas que deben registrarse por separado. Ese es el momento en que merece la pena hablar con un asesor fiscal.

La distinción de fondo se explica en ¿Freiberufler o Gewerbe? La diferencia. Cómo funcionan el alta de actividad y el cuestionario se detalla en Dar de alta la actividad y el cuestionario fiscal.

La cámara de oficios en la que nadie piensa

Casi todas las guías lo pasan por alto: fotógrafo es un oficio artesanal. En el código alemán de la artesanía (HwO) la profesión figura en el anexo B, sección 1, con el número 38.

El anexo B, sección 1 se titula "oficios no sujetos a autorización". Esa es la mitad buena de la noticia: no necesitas ningún diploma de maestro ni formación para establecerte. Hasta 2004 era distinto – de ahí que persista el equívoco de que hay que ser maestro fotógrafo.

La otra mitad: el § 18 HwO exige que comuniques sin demora a la cámara de oficios el inicio de la actividad, en cuyo distrito se encuentre tu establecimiento. También el cese. En la práctica la cámara se entera igualmente de tu alta de actividad y se pone en contacto – resulta más agradable adelantarse.

Con la afiliación llega una cuota camaral. Cada cámara fija el importe; para ingresos bajos y en los primeros años suele haber reducciones o exenciones. Pregúntalo directamente en tu cámara – los importes varían bastante según la región.

A quién no afecta: quien trabaja como artista liberal no ejerce un oficio artesanal ni es miembro de la cámara.

Qué debe figurar en la factura – con modelo

Los datos obligatorios están en el § 14 apdo. 4 UStG. Valen también para pequeñas empresas, con una excepción: el tipo y el importe del impuesto desaparecen y en su lugar se añade una referencia a la exención.

Debe constar:

• tu nombre completo y tu dirección
• nombre y dirección del cliente
• tu número fiscal alemán o tu número de identificación a efectos de IVA
• la fecha de la factura
• un número de factura correlativo, asignado una sola vez
• cantidad y descripción de lo que has entregado
• la fecha de la prestación (en una sesión: el día o el mes)
• el importe, desglosado por tipos impositivos
• el tipo y el importe del impuesto – o la referencia a la exención

Sobre el número de factura: debe ser correlativo y único, la ley no pide más. Para tu primera factura basta un esquema como 2026-001, después 2026-002. No puedes asignar dos veces el mismo número ni saltarte uno para intercalarlo más tarde. Evita a conciencia empezar por 1 – una factura número 1 le dice a cada cliente que es tu primero.

Así se ve una factura de pequeña empresa:

Jana Berger · Lindenweg 4 · 30161 Hannover
Número fiscal 12/345/67890

Factura n.º 2026-001
Fecha de factura: 12/06/2026

Para: Möbelhaus Kranz GmbH, Steinstraße 8, 30159 Hannover

Pos. 1  Sesión fotográfica en el local el 05/06/2026,
        jornada completa, incl. selección y retoque
        1 tarifa plana                           850,00 EUR

Pos. 2  Derecho de uso simple sobre 20 imágenes,
        sin límite temporal ni territorial,
        para la web y las redes sociales del cliente
        1 tarifa plana                           250,00 EUR

Importe total                                  1.100,00 EUR

Conforme al § 19 UStG no se repercute IVA.

Pagadero hasta el 26/06/2026 en la cuenta
DE00 0000 0000 0000 0000 00

Por qué los derechos de uso llevan aquí una posición propia lo explican los dos apartados siguientes.

¿Y si todavía no tengo número fiscal? Es lo normal en la primera factura. El número fiscal es un dato obligatorio, pero no lo tienes hasta que Hacienda haya tramitado tu cuestionario de alta. Dos salidas: presentas el cuestionario y esperas al número antes de facturar – por ELSTER suele tardar solo unos días. O emites la factura enseguida y aportas el número en cuanto lo tengas. Para clientes particulares da igual. Un cliente empresarial, en cambio, necesita la factura completa para su deducción del IVA – avísale brevemente y por lo general esperará. Tu número de identificación fiscal personal, el de once dígitos, no va en la factura.

Con importes pequeños es más sencillo: hasta 250 euros brutos basta la factura simplificada con menos datos – los detalles están en Factura simplificada hasta 250 euros. Y si tienes que modificar una factura después de enviarla: no se sobrescribe, solo cabe una factura de anulación o de rectificación, véase Corregir una factura.

IVA: ¿tienes que repercutirlo o no?

Al principio casi siempre rige el régimen de pequeñas empresas del § 19 UStG. Se aplica si tu volumen total de operaciones

• no superó los 25.000 euros en el año natural anterior y
• no supera los 100.000 euros en el año natural en curso.

Una precisión previa, porque aquí se falla continuamente: facturación no es beneficio. La facturación es todo lo que entra – la suma de todas las facturas, sin restar tus gastos. Si has ingresado 26.000 euros y has gastado 14.000 euros en equipo, estudio y desplazamientos, tu facturación es de 26.000 euros y tu beneficio de 12.000 euros. Para el umbral cuenta la cifra mayor.

Desde 2025 estas operaciones están expresamente exentas – antes se decía que el impuesto "no se recauda". En la práctica significa lo mismo: no pones IVA en la factura y no lo ingresas. A cambio, tampoco recuperas el IVA soportado. El IVA soportado es el que va incluido en tus propias compras: quien tributa por IVA lo recupera de Hacienda, las pequeñas empresas no. En una cámara nueva de 3.000 euros son unos 480 euros que no vuelven. Quien invierte fuerte calcula por eso si renunciar voluntariamente al régimen sale más a cuenta.

En la factura hace falta entonces una mención como: "Conforme al § 19 UStG no se repercute IVA." La ley no impone una fórmula concreta, pero el motivo debe ser reconocible.

¿Qué pasa si supero los 100.000 euros a mitad de año? El régimen termina de inmediato. Desde la operación que rompe el umbral rige la tributación general – no solo a partir del año siguiente. Ese es el límite que hay que vigilar cuando se acerca un encargo grande.

Todo lo demás sobre la factura en régimen de pequeña empresa está en Emitir una factura sin IVA.

Por qué algunos fotógrafos aplican el 7 por ciento – y por qué suele ser incorrecto

Si tributas por IVA, tarde o temprano te encontrarás con colegas que aplican el 7 en lugar del 19 por ciento. El fundamento es real, la aplicación casi nunca.

La norma: el § 12 apdo. 2 n.º 7 letra c UStG reduce el tipo al 7 por ciento para "la concesión, transmisión y ejercicio de derechos derivados de la ley de propiedad intelectual". Las fotografías están protegidas por derechos de autor. Así pues, se concluye, a los encargos fotográficos se les aplica el tipo reducido.

El pero: el tipo reducido solo se aplica si la transmisión de los derechos es el componente principal de tu prestación. Y en un encargo fotográfico por lo general no lo es.

El tribunal fiscal de Münster lo resolvió el 25/02/2021 para un estudio fotográfico (ref. 5 K 268/20 U,AO). El estudio había aplicado el 7 por ciento a retratos de empresa y de candidatura destinados a uso comercial. El tribunal apreció una prestación única compuesta por el estudio, el trabajo de los fotógrafos, el retoque y la entrega de los archivos. El centro de gravedad está – con independencia de que el cliente use las imágenes en el ámbito privado o comercial – en la creación de las fotografías. A la cesión de derechos le corresponde, junto a ello, solo una importancia subordinada. Un punto de la motivación es especialmente relevante en la práctica: el estudio no había cobrado ninguna contraprestación separada por los derechos de uso.

¿Qué se deduce de ello para ti?

• Lo normal es el 19 por ciento. Quien vende una sesión y entrega las imágenes vende una prestación fotográfica, no una licencia.
• Es distinto cuando los derechos son realmente la prestación. Vendes a una editorial una imagen de archivo existente para un libro, o una agencia licencia una toma ya realizada. Allí el uso está en el centro, no el acto de fotografiar.
• Si se juntan ambas cosas, sepáralas con claridad. Deja por escrito qué derechos de uso se conceden e indícalos en la factura como posición propia con precio propio – como en el modelo anterior.

La separación en la factura es el requisito para que un desglose sea siquiera planteable. No es, sin embargo, una garantía: si en el caso concreto se aplica el 7 por ciento lo valora Hacienda a partir de lo que realmente has pactado y entregado. Esta cuestión es uno de los puntos de conflicto más frecuentes entre fotógrafos y oficinas tributarias – acláralo con tu asesor fiscal antes de aplicar el tipo reducido. Quien lo aplica indebidamente paga después la diferencia.

Si te acoges al régimen de pequeñas empresas, nada de esto te afecta todavía. En ese caso en tu factura no figura ningún tipo.

Derechos de uso en la factura: la frase que evita conflictos

Al margen del impuesto hay un segundo motivo, mucho más práctico, para poner los derechos en la factura.

Los derechos de autor sobre tus imágenes permanecen siempre contigo. No son transmisibles – eres y sigues siendo el autor (§ 7 UrhG). Lo que le das al cliente son derechos de uso (§ 31 UrhG). Y esos puedes ajustarlos: por periodo, por territorio, por tipo de utilización.

Hay que distinguir dos formas:

• Derecho de uso simple: el cliente puede utilizar las imágenes. Tú también puedes y además puedes autorizar a otros.
• Derecho de uso exclusivo: solo puede el cliente. Tú ya no – ni siquiera para tu propia web, si no te lo has reservado expresamente.

Si en la factura no consta nada, el conflicto típico surge un año después: el cliente usa de pronto las fotos para una campaña publicitaria y tú entiendes que solo se pagó la web. Quién puede hacer qué habrá que deducirlo entonces del encargo – y eso es trabajoso.

Basta una frase en la factura:

Derecho de uso simple sobre las 20 imágenes entregadas, sin límite temporal ni territorial, para la web propia y los canales de redes sociales del cliente. No se incluyen la cesión a terceros ni el uso en publicidad de pago.

Quien quiera ser más breve, que indique al menos: quién, cuánto tiempo, dónde, para qué. Ten en cuenta que una factura por sí sola no es un contrato – en encargos mayores esta cláusula corresponde también al presupuesto o a la confirmación de pedido que el cliente aprueba de antemano.

Künstlersozialkasse: ¿obligación, oportunidad o fuera de alcance?

La Künstlersozialkasse (KSK) no es una aseguradora sanitaria propia, sino un organismo que da a artistas y publicistas autónomos acceso a la seguridad social legal – en condiciones parecidas a las de los asalariados. Los asegurados pagan solo alrededor de la mitad de las cotizaciones; el resto lo cubren una contribución de los clientes y una subvención federal. Para autónomos con ingresos pequeños la diferencia es considerable.

Quién entra está en el § 1 KSVG. Cuentan dos requisitos:

• Ejerces la actividad artística o publicística de forma profesional y no solo temporal.
• Empleas como máximo a un trabajador (aprendices y minijobs no cuentan).

A eso se añade un mínimo del § 3 KSVG: quien en el año natural obtenga de esta actividad un rendimiento de como máximo 3.900 euros queda exento del seguro – se queda, pues, fuera. Para quienes empiezan no rige: durante los tres primeros años desde el inicio de la actividad el mínimo no se aplica. Y quien después baja alguna vez de ese umbral no queda excluido de inmediato – solo si ocurre más de dos veces en seis años.

Para los fotógrafos el obstáculo decisivo es otro: la KSK examina si tu trabajo es artístico o publicístico. El fotoperiodismo, la fotografía artística libre y la fotografía publicitaria creativa se reconocen con regularidad. La pura fotografía por encargo sin margen creativo propio – fotos de carné, tomas de producto según especificación – más bien no. Es la misma línea divisoria que en Hacienda, pero se valora por separado: un reconocimiento de la KSK no vincula a Hacienda, ni al revés.

Aun así merece la pena solicitarlo si la fotografía es tu ocupación principal. La KSK facilita un cuestionario para ello.

Por qué tu cliente empresarial pregunta por la contribución social de artistas

Esta pregunta sorprende a muchos en el primer encargo empresarial. No tiene nada que ver contigo personalmente.

Las empresas que encargan con regularidad trabajos a artistas o publicistas autónomos deben pagar sobre los honorarios una contribución a la Künstlersozialkasse – la Künstlersozialabgabe. Recae en el cliente, no en ti, y se devenga incluso si tú no estás asegurado en la KSK. El porcentaje se fija anualmente; el tipo vigente lo publica la KSK.

Para ti significa tres cosas: no tienes que ingresar nada. Puedes responder la pregunta con tranquilidad. Y sabes que esa contribución es un coste adicional para tu cliente – lo que explica por qué algunos revisan los honorarios de fotografía con más detalle que otras facturas.

Ya he cobrado sin factura – ¿y ahora?

Es el caso más frecuente, y rara vez es tan dramático como parece.

Lo decisivo es si los ingresos eran gravables. Dos sesiones puntuales por 200 euros en total caen bajo el límite de 256 euros – entonces no hay nada que hacer. Si fue más, o si has fotografiado con regularidad, los ingresos deben ir en tu declaración.

Un camino que funciona en la práctica:

1. Recopilar lo ocurrido. Enumera todos los ingresos del año, con fecha, cliente e importe. Los extractos bancarios y el historial de PayPal ayudan. También los gastos – equipo fotográfico, desplazamientos y software reducen el beneficio.
2. Regularizar el alta. El cuestionario de alta fiscal se rellena por ELSTER; en él indicas desde cuándo estás activo. Una fecha pasada está expresamente prevista. Cómo conseguir el número fiscal se explica en Solicitar el número fiscal alemán con ELSTER.
3. Incluirlo en la declaración. Para el año en curso suele bastar. Si el año ya está presentado, se convierte en una rectificación – y a más tardar aquí conviene un asesor fiscal para que la corrección sea formalmente correcta.
4. ¿Emitir facturas con efecto retroactivo? Para el pasado no hace falta, mientras tus clientes fueran particulares. Un cliente empresarial que aún quiera contabilizar el gasto recibe la factura después; se fecha con el día de la prestación, no con el de hoy.

Lo único importante es no esperar a que el problema se resuelva solo. Crece con cada año.

Caso especial: fotografía de bodas

Las bodas son para muchos la puerta de entrada – y el terreno con más preguntas sobre la factura.

Tipo impositivo. Siguiendo la línea del tribunal de Münster, en un encargo de boda todo apunta al 19 por ciento en cuanto tributas por IVA. La prestación es acompañar y fotografiar el día, no la licencia.

Anticipo. En fechas reservadas con un año de antelación el anticipo es habitual. Factúralo mediante una factura de anticipo y descuéntalo en la factura final – de lo contrario acabas pagando el IVA dos veces. Cómo hacerlo correctamente se explica en Emitir una factura de anticipo.

Indemnización por cancelación. ¿Qué pasa si la pareja cancela cuatro semanas antes? Regúlalo por escrito de antemano. Una indemnización pura sin contraprestación se trata a efectos de IVA de forma distinta que una prestación – también aquí conviene una consulta breve con tu asesor fiscal antes de emitir la primera factura de ese tipo.

Derechos de uso. Hoy los novios quieren, como es lógico, publicar las imágenes en Instagram, y los padres quieren copias. Escribe qué está permitido – lo mejor, incluyendo la cuestión de si tú puedes usar las imágenes para tu portafolio. Sin ese permiso no puedes, porque las personas retratadas tienen un derecho propio sobre su imagen.

Cuando crece: los límites que conviene vigilar

Tres cifras deciden cuándo una actividad secundaria se convierte en un negocio con más obligaciones:

A ello se suma la obligación contable: solo a partir de 800.000 euros de facturación o 80.000 euros de beneficio anual exige el § 141 AO una contabilidad por partida doble con balance – y aun entonces solo cuando Hacienda te lo requiere. Hasta ahí basta la cuenta de ingresos y gastos. Cómo funciona se explica en Hacer tú mismo la declaración como autónomo.

Para las facturas en sí necesitas poco al principio: una numeración continua, los datos obligatorios y un archivo en el que encuentres las facturas durante ocho años. Ese plazo rige desde el 01/01/2025 y está en el § 14b apdo. 1 UStG – muchas guías siguen hablando de diez años. Para otros documentos como cuentas anuales y asientos contables se mantienen, eso sí, los diez años del § 147 apdo. 3 AO, por lo que un archivo común a diez años es el camino más sencillo. Quien lo hace con un programa se ahorra sobre todo pensar en la numeración y en la mención del régimen – en Easy Invoice el tipo impositivo se ajusta por posición, de modo que sesión y derechos de uso pueden figurar separados en una misma factura. Una hoja de cálculo también sirve, siempre que nunca repitas un número.

Si solo te quedas con un punto: emite la factura, pero no pongas IVA en ella antes de saber que lo debes. Todo lo demás se puede ordenar después – este error cuesta dinero de inmediato.

Fuentes: § 14 UStG · § 14c UStG · § 12 UStG · § 19 UStG · § 18 EStG · § 22 EStG · § 141 AO · § 11 GewStG · § 18 HwO · Anexo B HwO · § 7 UrhG · § 31 UrhG · § 1 KSVG · § 3 KSVG · Künstlersozialkasse · Tribunal Fiscal de Münster, sentencia de 25/02/2021, ref. 5 K 268/20 U,AO