Confirmación de pedido y factura: qué debe coincidir – y qué ya no podrá añadir después

Una confirmación de pedido es un escrito breve con el que usted confirma a un cliente que acepta su encargo, y en qué condiciones. Deja por escrito qué se entrega, cuánto cuesta y cuándo estará listo. No es obligatoria: ninguna ley exige una confirmación de pedido, y tampoco existen datos obligatorios como en la factura. Aun así tiene efecto, porque en muchos casos es precisamente ella la que hace firme el encargo. Y fija lo que podrá facturar al final: lo que no figure aquí, difícilmente se lo pagarán después.

Antes de empezar: este artículo describe la situación jurídica en Alemania, informa de forma general y no sustituye al asesoramiento jurídico. En caso de conflicto, todo depende del caso concreto.

Contenido

1. ¿Cuándo necesito una confirmación de pedido?
2. ¿Qué debe incluir una confirmación de pedido?
3. Plantilla para copiar
4. Qué no debe incluir
5. ¿Desde cuándo es firme el encargo?
6. ¿Tiene el cliente que firmarla?
7. Confirmación, presupuesto, albarán, factura: la diferencia
8. De la confirmación de pedido a la factura
9. Si el cliente se echa atrás después
10. ¿Cuánto tiempo debo conservarla?

¿Cuándo necesito una confirmación de pedido?

Puede ejecutar cualquier encargo sin ella. En cuatro situaciones, sin embargo, es mucho más que papeleo:

• Ha negociado verbalmente o por teléfono. Entonces no existe nada por escrito. La confirmación es su única prueba de lo acordado.
• El cliente ha pedido algo distinto de su presupuesto, por ejemplo solo dos de tres partidas o una cantidad diferente.
• Su presupuesto era «sin compromiso» o «sujeto a cambios». Esas fórmulas significan que usted todavía no quería vincularse. En ese caso el pedido del cliente aún no es un contrato cerrado; solo su confirmación lo hace firme. Más al respecto en ¿Es vinculante un presupuesto?.
• Entre el encargo y la entrega pasan semanas o meses. Para entonces cada parte lo recuerda de otra manera.

¿Qué debe incluir una confirmación de pedido?

No hay datos obligatorios: una confirmación de pedido no es un documento fiscal. Pero solo resulta útil si meses después nadie tiene que adivinar nada. Estos puntos deberían constar:

• La palabra «confirmación de pedido» en el encabezado, para que quede claro qué es el documento y qué no.
• Ambos nombres y direcciones, la suya y la del cliente.
• Fecha y un número propio, para poder localizar el escrito más adelante.
• Referencia a lo anterior: «respecto a su pedido del 14/04» o «respecto a nuestro presupuesto n.º 2026-118». Así se evitan confusiones cuando hay varios asuntos abiertos con el mismo cliente.
• Qué entrega o hace usted, tan concreto que lo entienda un tercero. «Trabajos de reforma» no basta; «salón y pasillo, aprox. 68 m², paredes pintadas dos veces en blanco, material incluido» sí. Esta línea decidirá más adelante quién tiene razón si se discute el alcance.
• Cantidad, precios unitarios, precio total y si el IVA se añade o está incluido.
• Fecha o periodo de ejecución.
• Condiciones de pago: plazo de pago y, en su caso, anticipo o pagos parciales.

Según el tipo de actividad se añaden: sus condiciones generales, pero solo si ya se habían tratado antes. Una reserva de dominio en entregas de mercancía, es decir, que la mercancía sigue siendo suya hasta el pago íntegro. Y avisos sobre lo que debe aportar el cliente, como habitaciones despejadas o una toma de corriente. Este último punto se olvida con frecuencia y es el motivo más habitual de que las citas se frustren.

Plantilla para copiar

No hace falta más. El texto sirve como correo electrónico y como PDF:

Confirmación de pedido n.º 2026-042
Fecha: 30/07/2026

Estimada Sra. Berger:

muchas gracias por su encargo del 28/07/2026. Le confirmo lo acordado:

Servicio: salón y pasillo (aprox. 68 m²), paredes pintadas dos veces, pintura «blanco puro mate», material incluido
Precio: 1.240,00 € netos más 19 % de IVA (235,60 €) = 1.475,60 € brutos
Ejecución: del 12 al 14/08/2026, inicio a las 8:00 h
Pago: 14 días desde la recepción de la factura, sin descuento

Le pido que despeje las habitaciones como muy tarde el día anterior, de modo que las paredes queden accesibles.

Un cordial saludo
Malerbetrieb Kern · Thomas Kern, titular · Musterweg 4, 12345 Musterstadt

Si está acogido al régimen de pequeña empresa, sustituya la línea del precio por: «Precio: 1.240,00 € · El importe no incluye IVA (régimen de pequeñas empresas conforme al § 19 UStG).» Cómo queda esto en la factura posterior se explica en Emitir una factura sin IVA.

En una entrega de mercancía en lugar de un servicio, cambie «Ejecución» por «Entrega: previsiblemente semana 34, envío por agencia de transporte, portes pagados».

Quien redacte esto en Word no comete ningún error en la confirmación de pedido; en la factura posterior sí se complica, véase Hacer facturas con Word o Excel.

Qué no debe incluir

Ninguna petición de pago. Una confirmación de pedido no es una factura. Confirma el encargo; se factura después de la prestación. No llame «factura» al documento por descuido ni lo redacte como tal. El motivo es tangible: quien consigna el IVA en un escrito de forma que pueda pasar por factura puede deber esa misma cantidad a la Agencia Tributaria, aunque todavía no se haya entregado nada (§ 14c UStG).

Ningún «si no recibo respuesta, entenderé que está de acuerdo». La frase parece práctica, pero por regla general no se sostiene. El motivo, en el apartado sobre la firma.

Ningún cambio silencioso. Si confirma algo distinto de lo pedido, escríbalo de forma visible, no en letra pequeña al final. Lo que ocurre en caso contrario se explica en el siguiente apartado.

¿Desde cuándo es firme el encargo?

Un contrato nace cuando existen dos declaraciones coincidentes: una oferta y una aceptación (§§ 145 y siguientes del Código Civil alemán, BGB). Quién emite cada una depende del desarrollo:

El tercer caso es la trampa más frecuente. Si se desvía, su confirmación cuenta según el § 150 apdo. 2 BGB como rechazo unido a una nueva oferta, de modo que la pelota vuelve al cliente. Esto vale también para cambios que parecen menores: otra fecha de entrega, un «más gastos de desplazamiento» añadido, una remisión a condiciones generales nunca mencionadas antes.

En la práctica significa: si cambia algo, consiga una respuesta antes de gastar dinero. Basta una frase: «Respóndame brevemente con ‹de acuerdo› y reservo la fecha y compro el material.» Quien primero compra material y luego recibe una cancelación puede no tener ningún contrato en el que apoyarse.

¿Tiene el cliente que firmarla?

No. Una confirmación de pedido no es un formulario que deba firmarse de vuelta. Si el contrato ya existe (casos 1 y 2 de la tabla), la falta de firma no cambia nada: un cliente no queda liberado del encargo por no haber firmado.

En encargos grandes conviene de todos modos pedir una breve respuesta. No por la validez, sino por la prueba: un correo con «de acuerdo» vale oro en un conflicto.

A la inversa: el silencio no es, en principio, un sí. Quien no reacciona no ha consentido. En el tráfico mercantil entre comerciantes existe una excepción reconocida por los tribunales, la carta de confirmación mercantil, pero no afecta a la mayoría de los autónomos sin empleados. Los profesionales liberales por regla general no son comerciantes, una pequeña actividad sin inscripción en el registro mercantil normalmente tampoco, y frente a clientes particulares la excepción no se aplica en ningún caso. No confíe en ella.

Confirmación, presupuesto, albarán, factura: la diferencia

En el fondo son siempre las mismas partidas, solo con otra finalidad. Quien las teclea de nuevo cada vez acaba invirtiendo cifras, y eso solo se nota cuando el cliente compara la factura con la confirmación. En office1.cloud los documentos están enlazados: del presupuesto se genera con un clic el pedido con su confirmación, de ahí el albarán y de ahí la factura, arrastrando partidas, precios y datos del cliente.

De la confirmación de pedido a la factura

La factura recoge el mismo desglose, pero es un documento fiscal y por eso debe decir más. Cuatro datos faltan casi siempre en la confirmación de pedido y son obligatorios en la factura (§ 14 apdo. 4 de la ley alemana del IVA): su número fiscal o número de identificación a efectos del IVA, un número de factura correlativo, la fecha de la prestación (no la de la confirmación) y la base imponible desglosada por tipos. La lista completa está en Redactar una factura: la guía definitiva.

El número de la confirmación de pedido no forma parte de los datos obligatorios. Póngalo de todos modos. En clientes empresa la factura pasa por una administración que debe vincularla a un pedido: sin referencia se queda parada y usted espera el dinero sin saber por qué.

¿Qué pasa si la factura es más alta que la confirmación?

El cliente paga menos. Y normalmente está en su derecho, porque lo que usted puede reclamar se deriva del contrato, no de lo que escriba en la factura. Si confirmó un precio cerrado, rige ese precio cerrado, aunque el trabajo haya durado más de lo previsto.

Si durante la obra queda claro que saldrá más caro, solo hay un momento correcto para plantearlo: de inmediato, y no con la factura final. Hay que distinguir dos casos:

• Confirmó un precio cerrado. Solo cobrará más si el cliente acepta el trabajo adicional. Basta un correo breve con el importe extra y un „¿de acuerdo?" – pero antes de ejecutarlo, no después.
• La base era un presupuesto estimado (es decir, una estimación sin garantía de precio). Entonces la ley le obliga a avisar activamente: si se perfila una desviación sustancial, debe advertir al cliente sin demora (§ 649 apdo. 2 del Código Civil alemán). Si no lo hace, se expone a reclamaciones por daños. El cliente además puede resolver el contrato; en ese caso solo se factura el trabajo realizado hasta entonces. La ley no fija un porcentaje a partir del cual una desviación es „sustancial": se decide caso por caso. Qué significa jurídicamente un presupuesto estimado se explica en ¿Es vinculante una oferta?.

A la inversa ocurre lo mismo: si entregó menos de lo confirmado, facture menos. Una factura que no encaja con la confirmación es el motivo más frecuente de consultas, y cada consulta le cuesta días de cobro.

¿Acordó un anticipo?

Si en la confirmación de pedido figura un anticipo o un pago a plazos, necesita dos facturas: una del anticipo y, al final, una factura final en la que se descuentan los importes ya pagados. El IVA no se devenga dos veces, pero la estructura de la factura final es justo donde suele fallar – explicado en Anticipo, factura parcial, factura final.

¿Hasta cuándo hay que emitir la factura?

Para muchos trabajos rige un plazo de seis meses desde la ejecución de la prestación (§ 14 apdo. 2 de la ley alemana del IVA). Afecta a las prestaciones a otras empresas y —esto se les escapa a menudo a los profesionales— también a las prestaciones a clientes particulares cuando se trata de un inmueble o un edificio: pintura, calefacción, alicatado, tejado, jardín. Quien pinta una pared para un particular también debe facturar dentro de esos seis meses. Qué más debe figurar en una factura así para que el cliente conserve su reducción fiscal se explica en factura de reformas a particulares.

Un último apunte técnico: la obligación de factura electrónica afecta solo a la factura, no a la confirmación de pedido. Esa puede seguir enviándola en PDF o por correo – lo que cambia en las facturas a clientes empresa se explica en Obligación de facturación electrónica 2027 y 2028.

Si el cliente se echa atrás después

En resumen, porque la pregunta surge a menudo: en trabajos artesanales y de fabricación el cliente puede rescindir en cualquier momento, incluso sin motivo, pero no gratis. Usted puede reclamar la retribución acordada y solo debe descontar lo que se ahorre por la cancelación. La ley presume al respecto que le corresponde el 5 por ciento de la retribución correspondiente a la parte aún no ejecutada (§ 648 BGB), presunción que puede corregirse al alza con costes acreditados. En clientes particulares que hayan contratado exclusivamente por teléfono, correo electrónico o internet puede existir además un derecho de desistimiento de 14 días, que se deriva de la ley y no de su confirmación de pedido. Ambos aspectos dependen del caso concreto; si se trata de importes elevados, hágalo revisar profesionalmente. Y si al final solo falta el pago, ayuda El cliente no paga: ¿qué hacer?.

¿Cuánto tiempo debo conservarla?

Las cartas comerciales que usted envía o recibe deben conservarse por regla general seis años (§ 257 HGB, § 147 AO); los correos electrónicos cuentan también, y una confirmación de pedido suele encajar en esta categoría. El plazo empieza a contar al final del año natural en que se envió el escrito: una confirmación de marzo de 2026 podrá destruirse, como muy pronto, a principios de 2033. Para facturas y otros justificantes contables rige un plazo más largo, ocho años en lugar de diez desde el 1 de enero de 2025. Si un documento concreto cuenta como carta comercial o como justificante contable lo puede valorar mejor su asesoría fiscal.

Por lo demás, no se prescribe ninguna forma. Por correo electrónico es válido, por WhatsApp en principio también, solo que un historial de chat rara vez se encuentra años después, mientras que un PDF con fecha y número sí.

Lo esencial en cuatro frases: confirme literalmente lo acordado y el encargo quedará firme. Si cambia algo, es una nueva oferta, y conviene esperar la respuesta antes de gastar dinero. El cliente no tiene que firmar, y su silencio no es un sí. Y lo que facture al final debe encajar con lo que confirmó: los sobrecostes se aclaran antes, no con la factura final.