Rechnung als Fotograf schreiben – auch ohne Gewerbe: erlaubt ist es, aber drei Dinge müssen Sie danach klären

Ja, Sie dürfen eine Rechnung schreiben, auch wenn Sie kein Gewerbe angemeldet haben. Eine Rechnung ist kein Behördenformular, sondern eine Aufstellung darüber, was Sie geleistet haben und was das kostet. Dafür braucht niemand eine Genehmigung, eine Ausbildung oder einen Meisterbrief. Wichtig ist etwas anderes: Sobald Sie regelmäßig fotografieren und dabei Geld verdienen wollen, müssen Sie das dem Finanzamt melden – unabhängig davon, wie klein die Beträge sind. Für wirklich einmalige Aufträge gibt es eine Grenze von 256 Euro im Jahr, unter der nichts passiert. Und eine Sache müssen Sie sofort richtig machen: Schreiben Sie keine Umsatzsteuer auf die Rechnung, solange Sie keine schulden. Sonst müssen Sie den Betrag trotzdem ans Finanzamt zahlen, obwohl Sie ihn gar nicht hätten verlangen dürfen.

Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Zweifeln zu Ihrem konkreten Fall fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Inhaltsverzeichnis

1. Darf ich ohne Gewerbe überhaupt eine Rechnung schreiben?
2. Einmal Geld genommen oder regelmäßig? Die 256-Euro-Grenze
3. Gewerbe oder Freiberuf – bei Fotografen entscheidet der Auftrag
4. Die Handwerkskammer, an die niemand denkt
5. Was auf die Rechnung muss – mit Musterrechnung
6. Umsatzsteuer: müssen Sie oder müssen Sie nicht?
7. Warum manche Fotografen 7 Prozent schreiben – und warum das meist falsch ist
8. Nutzungsrechte auf der Rechnung: der Satz, der Streit erspart
9. Künstlersozialkasse: Pflicht, Chance oder gar nicht möglich?
10. Warum Ihr Firmenkunde nach der Künstlersozialabgabe fragt
11. Ich habe schon Geld genommen, ohne Rechnung – was jetzt?
12. Sonderfall Hochzeitsfotografie
13. Wenn es größer wird: die Grenzen, die Sie im Blick behalten

Darf ich ohne Gewerbe überhaupt eine Rechnung schreiben?

Ja. Es gibt kein Gesetz, das das Schreiben einer Rechnung an einen Gewerbeschein knüpft. Wer eine Leistung erbracht hat, darf dafür Geld verlangen und aufschreiben, wofür.

Die Verwechslung entsteht so: Viele denken, die Rechnung sei der Moment, in dem man „offiziell" wird. Das stimmt nicht. Offiziell werden Sie in dem Moment, in dem Sie anfangen, regelmäßig mit Gewinnabsicht zu fotografieren. Ob Sie dazu eine Rechnung schreiben oder das Geld bar entgegennehmen, ändert daran nichts. Die Rechnung macht nichts schlimmer – sie macht die Sache nur sichtbar.

Trotzdem gibt es zwei Punkte, an denen es klemmen kann.

Ihr Firmenkunde braucht die Rechnung für seine Buchhaltung. Er will die Ausgabe absetzen, und dafür müssen bestimmte Angaben darauf stehen. Fehlen sie, kommt die Rechnung zurück. Welche das sind, steht weiter unten.

Sie dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen, die Sie nicht schulden. Das ist der teure Fehler. Wenn Sie „19 % MwSt." auf die Rechnung schreiben, obwohl Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen oder gar nicht als Unternehmer angemeldet sind, schulden Sie diesen Betrag dem Finanzamt trotzdem. So steht es in § 14c UStG. Ihr Kunde darf ihn sich im Gegenzug meistens nicht abziehen – Sie zahlen also, ohne dass jemand etwas davon hat. Korrigieren lässt sich das, aber es ist Arbeit und unangenehm gegenüber dem Kunden.

Einmal Geld genommen oder regelmäßig? Die 256-Euro-Grenze

Hier liegt die Frage, die wirklich entscheidet – nicht die nach der Rechnung.

Der gelegentliche Fall. Sie haben für die Nachbarin einmal die Konfirmation fotografiert und 150 Euro bekommen. Das ist eine einmalige Leistung. Für solche Einkünfte gibt es in § 22 Nr. 3 EStG eine Grenze: Bleiben sie im Kalenderjahr unter 256 Euro, sind sie nicht einkommensteuerpflichtig.

Achten Sie auf das Wort Grenze. Es ist kein Freibetrag, bei dem nur der Teil darüber zählt, sondern eine Freigrenze:

Ein Euro mehr, und der ganze Betrag zählt. Von den Einnahmen dürfen Sie allerdings die Kosten abziehen, die dafür angefallen sind – etwa die Fahrt oder Verbrauchsmaterial.

Der regelmäßige Fall. Sie fotografieren mehrmals im Jahr gegen Bezahlung, machen Werbung dafür oder haben eine Instagram-Seite, über die Anfragen kommen. Dann ist es keine gelegentliche Leistung mehr, sondern eine selbstständige Tätigkeit. Die 256 Euro gelten dann nicht. Steuerpflichtig sind Sie ab dem ersten Euro Gewinn, und Sie müssen die Tätigkeit beim Finanzamt anmelden.

Die Grenze zwischen beidem ist keine Zahl, sondern ein Gesamtbild: Wiederholen Sie das? Wollen Sie damit Geld verdienen? Treten Sie nach außen auf? Drei Mal „ja" bedeutet in aller Regel: selbstständig.

Und wenn ich dauerhaft Verlust mache? Dann kann das Finanzamt die Tätigkeit als Liebhaberei einstufen – als teures Hobby. Das klingt bequem, ist es aber nicht: Verluste erkennt das Finanzamt dann nicht an, Sie können also auch nichts absetzen. Wer ernsthaft fotografieren will, fährt mit der Anmeldung besser.

Wie die Anmeldung als Nebentätigkeit abläuft, steht ausführlich in Nebenberuflich selbstständig machen.

Gewerbe oder Freiberuf – bei Fotografen entscheidet der Auftrag

Jetzt kommt der Punkt, an dem Fotografie ein Sonderfall ist. Die meisten Selbstständigen sind entweder das eine oder das andere. Fotografen können beides sein – je nachdem, was sie fotografieren.

Freiberuflich ist nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG unter anderem die „künstlerische" Tätigkeit. Im selben Absatz steht außerdem eine Berufsbezeichnung, die viele überlesen: Bildberichterstatter. Wer reportagemäßig für Presse und Medien fotografiert, fällt also ausdrücklich unter die freien Berufe.

Gewerblich ist die Auftragsfotografie, bei der es um handwerklich saubere Bilder nach Kundenvorgabe geht: Passbilder, Bewerbungsfotos, Produktfotos für einen Shop, Immobilienaufnahmen, meist auch die klassische Hochzeits- und Familienfotografie.

Was das praktisch bedeutet:

Zwei Warnungen dazu. Erstens entscheidet das Finanzamt, nicht Sie. Sie tragen Ihre Einschätzung in den Fragebogen ein, und das Finanzamt prüft sie. Bei Fotografen schaut es dabei genau hin, weil „künstlerisch" ein enger Begriff ist: Gemeint ist eine eigenschöpferische Leistung mit gestalterischem Spielraum, nicht ein technisch gutes Bild.

Zweitens gibt es Mischfälle. Wer im Sommer Hochzeiten fotografiert und im Winter Ausstellungen bestückt, hat unter Umständen zwei Tätigkeiten nebeneinander, die getrennt aufgezeichnet werden müssen. Das ist der Moment, an dem sich ein Gespräch mit einer Steuerberatung lohnt.

Die grundsätzliche Unterscheidung erklärt Freiberufler oder Gewerbe? Der Unterschied. Wie die Gewerbeanmeldung und der Fragebogen ablaufen, steht in Gewerbe anmelden und Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Die Handwerkskammer, an die niemand denkt

Das übersehen fast alle Ratgeber: Fotograf ist ein Handwerk. In der Handwerksordnung steht der Beruf in Anlage B Abschnitt 1 unter Nummer 38.

Anlage B Abschnitt 1 heißt „zulassungsfreie Handwerke". Das ist die gute Hälfte der Nachricht: Sie brauchen keinen Meisterbrief und keine Ausbildung, um sich selbstständig zu machen. Bis 2004 war das anders – deshalb hält sich der Irrtum, man müsse Fotografenmeister sein.

Die andere Hälfte: § 18 HwO verlangt, dass Sie den Beginn des Betriebs unverzüglich der Handwerkskammer anzeigen, in deren Bezirk Ihr Betrieb liegt. Das Ende ebenfalls. In der Praxis erfährt die Kammer ohnehin von Ihrer Gewerbeanmeldung und meldet sich von selbst – angenehmer ist es, vorher aktiv zu werden.

Mit der Mitgliedschaft kommt ein Kammerbeitrag. Wie hoch er ausfällt, legt jede Kammer selbst fest; für kleine Erträge und in den ersten Jahren gibt es üblicherweise Ermäßigungen oder Befreiungen. Fragen Sie das bei Ihrer Kammer direkt nach – die Beträge unterscheiden sich regional deutlich.

Wen es nicht betrifft: Wer freiberuflich-künstlerisch arbeitet, betreibt kein Handwerk und ist auch nicht Mitglied der Handwerkskammer.

Was auf die Rechnung muss – mit Musterrechnung

Die Pflichtangaben stehen in § 14 Abs. 4 UStG. Sie gelten auch für Kleinunternehmer, mit einer Ausnahme: Der Steuersatz und der Steuerbetrag entfallen, dafür kommt ein Hinweis auf die Steuerbefreiung dazu.

Das muss drauf:

• Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift
• Name und Anschrift des Kunden
• Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• das Rechnungsdatum
• eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird
• Menge und Bezeichnung dessen, was Sie geleistet haben
• der Zeitpunkt der Leistung (bei einem Shooting: das Datum oder der Monat)
• das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
• der Steuersatz und der Steuerbetrag – oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung

Zur Rechnungsnummer: Sie muss fortlaufend und einmalig sein, mehr verlangt das Gesetz nicht. Für die erste eigene Rechnung genügt ein Schema wie 2026-001, danach 2026-002. Sie dürfen keine Nummer doppelt vergeben und keine auslassen, um sie später nachzuschieben. Beginnen Sie bewusst nicht mit 1 – eine Rechnung mit der Nummer 1 sagt jedem Kunden, dass er Ihr erster ist.

So sieht eine Rechnung eines Kleinunternehmers aus:

Jana Berger · Lindenweg 4 · 30161 Hannover
Steuernummer 12/345/67890

Rechnung Nr. 2026-001
Rechnungsdatum: 12.06.2026

An: Möbelhaus Kranz GmbH, Steinstraße 8, 30159 Hannover

Pos. 1  Fotoshooting Ladengeschäft am 05.06.2026,
        ganztägig, inkl. Bildauswahl und Bearbeitung
        1 Pauschale                              850,00 EUR

Pos. 2  Einfaches Nutzungsrecht an 20 Bildern,
        zeitlich und räumlich unbeschränkt,
        für Website und Social Media des Auftraggebers
        1 Pauschale                              250,00 EUR

Gesamtbetrag                                   1.100,00 EUR

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Zahlbar bis 26.06.2026 auf das Konto
DE00 0000 0000 0000 0000 00

Warum die Nutzungsrechte hier eine eigene Position bekommen, erklären die beiden nächsten Abschnitte.

Und wenn ich noch gar keine Steuernummer habe? Das ist bei der allerersten Rechnung der Normalfall. Die Steuernummer ist eine Pflichtangabe, sie fehlt Ihnen aber, solange das Finanzamt Ihren Fragebogen zur steuerlichen Erfassung nicht bearbeitet hat. Zwei Wege führen aus der Klemme: Sie reichen den Fragebogen ein und warten mit der Rechnung, bis die Nummer da ist – über ELSTER geht das oft in wenigen Tagen. Oder Sie schreiben die Rechnung sofort und liefern die Nummer nach, sobald sie vorliegt. Für Privatkunden spielt das keine Rolle. Ein Firmenkunde braucht die vollständige Rechnung dagegen für seinen Vorsteuerabzug – sagen Sie ihm kurz Bescheid, dann wartet er in aller Regel. Ihre private Steueridentifikationsnummer, die elfstellige Nummer vom Bundeszentralamt, gehört nicht auf die Rechnung.

Bei Kleinbeträgen wird es einfacher: Bis 250 Euro brutto reicht die Kleinbetragsrechnung mit weniger Angaben – die Einzelheiten stehen in Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro. Und falls Sie eine Rechnung nach dem Versand ändern müssen: Das geht nicht durch Überschreiben, sondern nur über eine Storno- oder Korrekturrechnung, siehe Rechnung korrigieren.

Umsatzsteuer: müssen Sie oder müssen Sie nicht?

Für den Anfang gilt fast immer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Sie greift, wenn Ihr Gesamtumsatz

• im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und
• im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet.

Ein Wort vorweg, weil es hier ständig schiefgeht: Umsatz ist nicht Gewinn. Umsatz ist alles, was bei Ihnen hereinkommt – die Summe aller Rechnungen, ohne dass Sie Ihre Kosten abziehen. Wenn Sie 26.000 Euro eingenommen und 14.000 Euro für Ausrüstung, Studio und Fahrten ausgegeben haben, beträgt Ihr Umsatz 26.000 Euro und Ihr Gewinn 12.000 Euro. Für die Kleinunternehmergrenze zählt die größere Zahl.

Seit 2025 sind diese Umsätze ausdrücklich steuerfrei – früher hieß es, die Steuer werde „nicht erhoben". In der Praxis bedeutet das dasselbe: Sie schreiben keine Umsatzsteuer auf die Rechnung, und Sie führen keine ab. Im Gegenzug bekommen Sie aber auch keine Vorsteuer zurück. Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die in Ihren eigenen Einkäufen steckt: Umsatzsteuerpflichtige holen sich diesen Anteil vom Finanzamt wieder, Kleinunternehmer nicht. Bei einer neuen Kamera für 3.000 Euro sind das rund 480 Euro, die Sie nicht zurückbekommen. Wer größer investiert, rechnet deshalb nach, ob der freiwillige Verzicht auf die Regelung günstiger ist.

Auf die Rechnung gehört dann ein Hinweis wie: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Eine bestimmte Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor, der Grund muss aber erkennbar sein.

Was passiert, wenn ich mitten im Jahr über 100.000 Euro komme? Dann endet die Kleinunternehmerregelung sofort. Ab dem Umsatz, mit dem Sie die Grenze reißen, gilt die Regelbesteuerung – nicht erst ab dem nächsten Jahr. Das ist die Grenze, die man im Blick behalten muss, wenn ein großer Auftrag ins Haus steht.

Alles Weitere zur Kleinunternehmerrechnung steht in Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben.

Warum manche Fotografen 7 Prozent schreiben – und warum das meist falsch ist

Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, stoßen Sie früher oder später auf Kollegen, die 7 statt 19 Prozent berechnen. Der Hintergrund ist echt, die Anwendung meistens nicht.

Die Regel: § 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchstabe c UStG ermäßigt den Steuersatz auf 7 Prozent für „die Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten, die sich aus dem Urheberrechtsgesetz ergeben". Fotos sind urheberrechtlich geschützt. Also, so der Schluss, gilt für Fotoaufträge der ermäßigte Satz.

Der Haken: Der ermäßigte Satz gilt nur, wenn die Übertragung der Rechte der Hauptbestandteil Ihrer Leistung ist. Und genau das ist sie bei einem Fotoauftrag in der Regel nicht.

Das Finanzgericht Münster hat das am 25.02.2021 für ein Fotostudio entschieden (Az. 5 K 268/20 U,AO). Das Studio hatte auf Business- und Bewerbungsfotos mit kommerzieller Verwendungsabsicht 7 Prozent berechnet. Das Gericht sah darin eine einheitliche Leistung aus Studio, Fotografenarbeit, Bildbearbeitung und Ausgabe der Dateien. Der Schwerpunkt liege – unabhängig davon, ob der Kunde die Bilder privat oder gewerblich nutzt – in der Erstellung der Fotografien. Der Rechteübertragung komme daneben nur untergeordnete Bedeutung zu. Ein Punkt der Begründung ist für die Praxis besonders wichtig: Das Studio hatte für die Nutzungsrechte kein eigenes Entgelt verlangt.

Was folgt daraus für Sie?

• Der Normalfall sind 19 Prozent. Wer ein Shooting verkauft und die Bilder mitliefert, verkauft eine fotografische Leistung, keine Lizenz.
• Anders liegt der Fall, wenn die Rechte tatsächlich die Leistung sind. Sie verkaufen einem Verlag ein vorhandenes Archivbild zur Buchveröffentlichung, oder eine Agentur lizenziert eine bestehende Aufnahme. Dort steht die Nutzung im Mittelpunkt, nicht das Fotografieren.
• Wenn beides zusammenkommt, trennen Sie es sauber. Halten Sie schriftlich fest, welche Nutzungsrechte eingeräumt werden, und weisen Sie sie auf der Rechnung als eigene Position mit eigenem Preis aus – wie in der Musterrechnung oben.

Die Trennung auf der Rechnung ist die Voraussetzung dafür, dass eine Aufteilung überhaupt in Betracht kommt. Sie ist aber keine Garantie: Ob im Einzelfall 7 Prozent gelten, beurteilt das Finanzamt anhand dessen, was Sie tatsächlich vereinbart und geleistet haben. Diese Frage ist eine der häufigsten Streitfragen zwischen Fotografen und Finanzämtern – klären Sie sie mit Ihrer Steuerberatung, bevor Sie den ermäßigten Satz ansetzen. Wer ihn zu Unrecht berechnet, zahlt die Differenz später nach.

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, betrifft Sie das alles noch nicht. Dann steht auf Ihrer Rechnung ohnehin kein Steuersatz.

Nutzungsrechte auf der Rechnung: der Satz, der Streit erspart

Unabhängig von der Steuer gibt es einen zweiten, viel praktischeren Grund, die Rechte auf die Rechnung zu schreiben.

Das Urheberrecht an Ihren Bildern bleibt immer bei Ihnen. Es ist nicht übertragbar – Sie sind und bleiben der Urheber (§ 7 UrhG). Was Sie dem Kunden geben, sind Nutzungsrechte (§ 31 UrhG). Und die können Sie zuschneiden: nach Zeitraum, nach Gebiet, nach Verwendungsart.

Zwei Formen müssen Sie auseinanderhalten:

• Einfaches Nutzungsrecht: Der Kunde darf die Bilder verwenden. Sie dürfen sie ebenfalls verwenden und auch anderen erlauben.
• Ausschließliches Nutzungsrecht: Nur der Kunde darf. Sie selbst dann nicht mehr – auch nicht für Ihre eigene Website, wenn Sie sich das nicht ausdrücklich vorbehalten.

Wenn auf der Rechnung nichts steht, entsteht die typische Auseinandersetzung ein Jahr später: Der Kunde nutzt die Fotos plötzlich für eine Anzeigenkampagne, Sie sind der Meinung, bezahlt war nur die Website. Wer dann was darf, muss aus dem Auftrag hergeleitet werden – und das ist mühsam.

Ein Satz auf der Rechnung reicht:

Einfaches Nutzungsrecht an den 20 gelieferten Bildern, zeitlich und räumlich unbeschränkt, für die eigene Website und die Social-Media-Kanäle des Auftraggebers. Weitergabe an Dritte und Nutzung in bezahlter Werbung sind nicht enthalten.

Wer knapper werden will, nennt zumindest: wer, wie lange, wo, wofür. Beachten Sie, dass eine Rechnung allein noch kein Vertrag ist – bei größeren Aufträgen gehört diese Regelung zusätzlich in das Angebot oder die Auftragsbestätigung, die der Kunde vorher bestätigt.

Künstlersozialkasse: Pflicht, Chance oder gar nicht möglich?

Die Künstlersozialkasse (KSK) ist keine eigene Krankenkasse, sondern eine Stelle, die selbstständigen Künstlern und Publizisten den Zugang zur gesetzlichen Sozialversicherung verschafft – zu ähnlichen Bedingungen wie Angestellten. Versicherte zahlen nur etwa die Hälfte der Beiträge selbst; den Rest tragen eine Abgabe der Auftraggeber und ein Bundeszuschuss. Für Selbstständige mit kleinen Einkommen ist das ein erheblicher Unterschied.

Wer hineinkommt, steht in § 1 KSVG. Zwei Voraussetzungen zählen:

• Sie üben die künstlerische oder publizistische Tätigkeit berufsmäßig und nicht nur vorübergehend aus.
• Sie beschäftigen dabei höchstens einen Arbeitnehmer (Auszubildende und geringfügig Beschäftigte zählen nicht mit).

Dazu kommt eine Untergrenze aus § 3 KSVG: Wer im Kalenderjahr aus dieser Tätigkeit ein Arbeitseinkommen von höchstens 3.900 Euro erzielt, ist versicherungsfrei – bleibt also draußen. Für Berufsanfänger gilt das nicht: In den ersten drei Jahren nach Aufnahme der Tätigkeit greift die Untergrenze nicht. Und wer später einmal darunterrutscht, fliegt nicht sofort hinaus – erst wenn das mehr als zweimal innerhalb von sechs Jahren passiert.

Für Fotografen ist die entscheidende Hürde eine andere: Die KSK prüft, ob Ihre Arbeit künstlerisch oder publizistisch ist. Bildjournalismus, freie künstlerische Fotografie und gestalterische Werbefotografie werden regelmäßig anerkannt. Reine Auftragsfotografie ohne eigenen gestalterischen Spielraum – Passbilder, Produktaufnahmen nach Vorgabe – eher nicht. Das ist dieselbe Grenzlinie wie beim Finanzamt, sie wird aber getrennt geprüft: Eine Anerkennung durch die KSK bindet das Finanzamt nicht, und umgekehrt genauso wenig.

Ein Antrag lohnt sich trotzdem, wenn Sie hauptberuflich fotografieren. Die KSK stellt dafür einen Fragebogen bereit.

Warum Ihr Firmenkunde nach der Künstlersozialabgabe fragt

Diese Frage überrascht viele beim ersten Firmenauftrag. Sie hat nichts mit Ihnen persönlich zu tun.

Unternehmen, die regelmäßig Aufträge an selbstständige Künstler oder Publizisten vergeben, müssen auf die gezahlten Honorare eine Abgabe an die Künstlersozialkasse leisten – die Künstlersozialabgabe. Sie fällt beim Auftraggeber an, nicht bei Ihnen, und sie fällt auch dann an, wenn Sie selbst gar nicht in der KSK versichert sind. Der Prozentsatz wird jährlich festgelegt; die jeweils geltende Höhe steht bei der Künstlersozialkasse.

Für Sie bedeutet das dreierlei: Sie müssen dazu nichts abführen. Sie dürfen die Frage ruhig beantworten. Und Sie wissen dann, dass diese Abgabe für Ihren Kunden ein zusätzlicher Kostenpunkt ist – das erklärt, warum manche Auftraggeber bei Fotohonoraren genauer hinschauen als bei anderen Rechnungen.

Ich habe schon Geld genommen, ohne Rechnung – was jetzt?

Das ist der häufigste Fall, und er ist selten so dramatisch, wie er sich anfühlt.

Entscheidend ist, ob die Einnahmen überhaupt steuerpflichtig waren. Zwei einmalige Shootings für zusammen 200 Euro fallen unter die 256-Euro-Grenze – dann ist nichts zu tun. Waren es mehr, oder haben Sie regelmäßig fotografiert, gehören die Einnahmen in Ihre Steuererklärung.

Ein Weg, der in der Praxis funktioniert:

1. Zusammenstellen, was war. Alle Einnahmen des Jahres auflisten, mit Datum, Kunde und Betrag. Kontoauszüge und der PayPal-Verlauf helfen dabei. Ebenso die Ausgaben – Kameraausrüstung, Fahrten und Software mindern den Gewinn.
2. Anmeldung nachholen. Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung wird über ELSTER ausgefüllt; darin geben Sie an, seit wann Sie tätig sind. Ein zurückliegendes Datum ist dort ausdrücklich vorgesehen. Wie Sie an die Steuernummer kommen, steht in Steuernummer beantragen über ELSTER.
3. In die Steuererklärung aufnehmen. Für das laufende Jahr genügt das im Normalfall. Ist das Jahr bereits abgegeben, wird es eine Berichtigung – und spätestens hier ist eine Steuerberatung sinnvoll, damit die Korrektur formal richtig läuft.
4. Rechnungen nachträglich schreiben? Für die Vergangenheit müssen Sie das nicht, solange Ihre Kunden Privatleute waren. Ein Firmenkunde, der die Ausgabe noch buchen will, bekommt die Rechnung nach; datiert wird sie mit dem Leistungsdatum, nicht mit dem heutigen.

Wichtig ist nur, dass Sie nicht darauf warten, dass sich das Problem von selbst löst. Es wird mit jedem Jahr größer.

Sonderfall Hochzeitsfotografie

Hochzeiten sind für viele der Einstieg – und der Bereich mit den meisten Rückfragen zur Rechnung.

Steuersatz. Nach der Linie des FG Münster spricht bei einem Hochzeitsauftrag alles für 19 Prozent, sobald Sie umsatzsteuerpflichtig sind. Die Leistung ist das Begleiten und Fotografieren des Tages, nicht die Lizenz.

Anzahlung. Bei Terminen, die ein Jahr im Voraus liegen, ist eine Anzahlung üblich. Rechnen Sie sie über eine Abschlagsrechnung ab und ziehen Sie sie in der Schlussrechnung wieder ab – sonst zahlen Sie die Umsatzsteuer im Ergebnis doppelt. Wie das sauber läuft, steht in Abschlagsrechnung schreiben.

Ausfallhonorar. Was passiert, wenn das Paar vier Wochen vorher absagt? Regeln Sie das vorher schriftlich. Ein reines Ausfallhonorar ohne Gegenleistung wird umsatzsteuerlich anders behandelt als eine Leistung – auch hier lohnt eine kurze Rückfrage bei der Steuerberatung, bevor Sie die erste solche Rechnung stellen.

Nutzungsrechte. Brautpaare wollen die Bilder heute selbstverständlich bei Instagram posten, und die Eltern wollen Abzüge. Schreiben Sie hinein, was erlaubt ist – am besten inklusive der Frage, ob Sie die Bilder für Ihr Portfolio verwenden dürfen. Ohne diese Erlaubnis dürfen Sie es nämlich nicht, denn abgebildete Personen haben ein eigenes Recht am Bild.

Wenn es größer wird: die Grenzen, die Sie im Blick behalten

Drei Zahlen entscheiden darüber, wann aus der Nebentätigkeit ein Betrieb mit mehr Pflichten wird:

Dazu kommt die Buchführungspflicht: Erst ab 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn im Jahr verlangt § 141 AO eine doppelte Buchführung mit Bilanz – und auch dann erst, wenn das Finanzamt Sie dazu auffordert. Bis dahin genügt die Einnahmenüberschussrechnung, bei der Sie Einnahmen und Ausgaben gegenüberstellen. Wie die funktioniert, steht in Steuererklärung als Selbstständiger selbst machen.

Für die Rechnungen selbst brauchen Sie am Anfang wenig: eine durchgehende Nummernfolge, die Pflichtangaben und eine Ablage, in der Sie die Rechnungen acht Jahre wiederfinden. Diese Frist gilt seit dem 01.01.2025 und steht in § 14b Abs. 1 UStG – viele Ratgeber nennen noch zehn Jahre. Für andere Unterlagen wie Jahresabschlüsse und Buchungsbelege bleibt es allerdings bei den zehn Jahren nach § 147 Abs. 3 AO, deshalb ist eine gemeinsame Ablage für zehn Jahre der einfachere Weg. Wer das mit einem Programm macht, spart sich vor allem das Nachdenken über die Nummernfolge und den Kleinunternehmer-Hinweis – in Easy Invoice lässt sich der Steuersatz je Position setzen, sodass Shooting und Nutzungsrechte auf einer Rechnung getrennt stehen können. Eine Tabelle tut es aber auch, solange Sie keine Nummer doppelt vergeben.

Wenn Sie sich nur einen Punkt merken: Schreiben Sie die Rechnung, aber schreiben Sie keine Umsatzsteuer darauf, bevor Sie wissen, dass Sie welche schulden. Alles andere lässt sich später ordnen – dieser Fehler kostet sofort Geld.

Quellen: § 14 UStG · § 14c UStG · § 12 UStG · § 19 UStG · § 18 EStG · § 22 EStG · § 141 AO · § 11 GewStG · § 18 HwO · Anlage B HwO · § 7 UrhG · § 31 UrhG · § 1 KSVG · § 3 KSVG · Künstlersozialkasse · FG Münster, Urteil vom 25.02.2021, Az. 5 K 268/20 U,AO