Liquidación de gastos de viaje en Alemania 2026: plantilla y tarifas

Una liquidación de gastos de viaje en Alemania (Reisekostenabrechnung) recoge cuatro tipos de gasto: el trayecto, el alojamiento, la manutención y los gastos accesorios, como el aparcamiento. Con su propio coche declara 0,30 euros por kilómetro recorrido, el hotel por el importe de la factura y la comida solo como dieta fija de 14 o 28 euros por día. Además anota cuándo salió y cuándo volvió, adónde fue y por qué. Para los autónomos, la liquidación es un justificante propio para la contabilidad. Para los empleados, es la base para reembolsarles los gastos libres de impuestos.

Contenido

• Plantilla: qué debe contener la liquidación
• Cuándo un trayecto cuenta como viaje de negocios
• Las tarifas fijas de 2026 y qué más puede declarar
• Ejemplo: dos días con un cliente en Hamburgo
• Justificantes e IVA soportado
• Facturar los gastos de viaje al cliente
• Gastos de viaje de los empleados
• Dónde van los importes en la EÜR
• Preguntas frecuentes

Plantilla: qué debe contener la liquidación

La liquidación no es obligatoria, pero sin ella no tiene ninguna prueba de los kilómetros ni de las dietas. No existe un formulario oficial. Puede usar cualquier hoja de cálculo, papel o programa, siempre que figuren estos datos para cada viaje:

Las horas no son una formalidad. De ellas depende si corresponde una dieta. Archive la liquidación junto con los justificantes, en papel o en formato digital, por ejemplo en un programa de contabilidad. Como justificante contable, conserve ambos durante ocho años (§ 147, apartado 3, del Código Tributario alemán, AO).

Cuándo un trayecto cuenta como viaje de negocios

Cualquier desplazamiento a un cliente, una obra, una feria o un proveedor es un viaje de negocios. El trayecto diario de casa a su propio taller, tienda u oficina no lo es.

Para ese trayecto diario se aplica la tarifa por distancia (Entfernungspauschale): 0,38 euros por kilómetro del trayecto de ida, sin importar cuántas veces vaya y vuelva. No figura en la liquidación de gastos de viaje, sino por separado en la EÜR, la cuenta de resultados simplificada alemana. En un viaje de negocios, en cambio, cuentan todos los kilómetros recorridos, ida y vuelta.

Tres casos en los que el límite está en otro sitio del que muchos piensan:

• El despacho en casa no es un centro de trabajo. Quien trabaja desde casa y va a ver clientes está de viaje desde la puerta de su casa.
• Un cliente puede convertirse en su centro de trabajo. Si trabaja con regularidad en un lugar fijo de un cliente, por ejemplo dos días completos por semana, y el encargo es indefinido o está previsto para más de 48 meses, ese lugar cuenta como su taller. Entonces el trayecto hasta allí solo da derecho a la tarifa por distancia.
• Del taller al cliente es un viaje. La ausencia cuenta desde el momento en que sale del taller.

Para los autónomos, las reglas figuran en una circular del Ministerio Federal de Hacienda del 23 de diciembre de 2014. Para todo lo demás, remite a las normas de los trabajadores por cuenta ajena.

Las tarifas fijas de 2026 y qué más puede declarar

Para el trayecto y la manutención declara importes fijos; para el hotel y los gastos accesorios cuenta el justificante.

Coche de empresa. Si el coche forma parte del patrimonio empresarial, ya contabiliza el combustible, el seguro y el taller como gasto. Los 0,30 euros no se suman, porque el mismo trayecto se deduciría dos veces. Las directrices alemanas del impuesto sobre la renta solo permiten la tarifa fija para vehículos privados (R 4.12, apartado 2, EStR). Aun así, anote el viaje en la liquidación por la dieta. Cómo demostrar el uso privado del coche de empresa con un libro de kilometraje lo explica el artículo Libro de kilometraje en Alemania.

Alojamiento. Como autónomo, declara siempre el importe de la factura del hotel. Para usted no existe una tarifa fija. Si el desayuno figura por separado, deje fuera esa partida. Si la factura solo indica un precio total, descuente 5,60 euros por desayuno en Alemania.

Manutención. Las facturas de restaurante no sirven a efectos fiscales, solo cuenta la dieta. Qué día da derecho a qué importe, cuándo el desayuno del hotel reduce la dieta y qué rige en el extranjero se explica en el artículo Dietas en Alemania 2026.

Ejemplo: dos días con un cliente en Hamburgo

Jonas Weber es técnico de instalaciones autónomo en Kassel y trabaja desde su despacho en casa. Viaja en su coche privado a un cliente en Hamburgo, pasa allí una noche y vuelve a la tarde siguiente. Puede deducir el IVA soportado, por eso calcula con importes netos.

Además recupera como IVA soportado el IVA de las facturas del hotel y del aparcamiento. Por los 183 euros de trayecto y los 28 euros de dietas no hay IVA soportado, porque no existe factura.

Si hubiera ido en tren, en lugar de los 183 euros figuraría el precio del billete. Si hubiera vuelto el mismo día, no habría hotel y solo una dieta de 14 euros, porque estuvo fuera más de 8 horas.

Justificantes e IVA soportado

Para cada importe según factura necesita el justificante: factura del hotel, billete, ticket de aparcamiento, recibo del taxi. Para las tarifas fijas basta la propia liquidación, es decir, destino, motivo y horas. Para los kilómetros, anote el origen, el destino y la distancia recorrida. Con el kilometraje a la salida y al regreso, el dato es más fácil de comprobar.

IVA soportado. Deduce el IVA del hotel, el tren, el taxi y el aparcamiento, salvo que tribute por el régimen alemán de pequeños empresarios (Kleinunternehmer). Tome los importes que figuran en la factura. Las facturas de hotel suelen tener dos tipos: 7 por ciento sobre la habitación y 19 por ciento, por ejemplo, sobre el aparcamiento o las bebidas.

Nombre en la factura. Hasta 250 euros basta una factura simplificada sin su nombre, lo que cubre la mayoría de billetes y tickets de aparcamiento. Por encima de 250 euros, la factura debe indicar su nombre y dirección como destinatario (§ 14, apartado 4, de la Ley alemana del IVA, UStG). Por eso, al registrarse en el hotel, dé la dirección de su empresa y no solo su nombre.

Facturar los gastos de viaje al cliente

Los gastos de viaje que repercute a su cliente van en la factura como partida propia, en neto y con el mismo tipo de IVA que su trabajo. En la mayoría de los casos es el 19 por ciento, aunque el hotel solo haya aplicado el 7 por ciento.

El motivo: usted reservó el hotel y el trayecto en su propio nombre. Por eso los gastos forman parte del precio de su servicio (§ 10, apartado 1, UStG). Solo los importes que paga expresamente en nombre y por cuenta del cliente son un suplido (durchlaufender Posten) sin IVA. Con los gastos de viaje eso es raro. El desplazamiento es una prestación accesoria y, según la instrucción alemana de aplicación del IVA, lleva el tipo de la prestación principal (sección 3.10, apartado 5, UStAE).

Ejemplo de Jonas Weber, que acordó con el cliente 0,50 euros por kilómetro:

Cuánto cobra por kilómetro lo acuerda libremente con el cliente. Para su propio impuesto se mantienen los 0,30 euros. Lo que paga el cliente es un ingreso normal de la empresa, y los costes del viaje siguen siendo gasto. Como Kleinunternehmer, factura los gastos de viaje sin IVA, como todo lo demás.

Gastos de viaje de los empleados

A sus empleados les reembolsa los gastos de viaje libres de impuestos y de cotizaciones sociales, siempre que no pague más de lo que ellos mismos podrían deducir como gastos profesionales (§ 3, número 16, de la Ley alemana del impuesto sobre la renta, EStG). Para ello, el empleado le entrega una liquidación según la plantilla y usted la conserva con los justificantes en la cuenta salarial.

Los 20 euros por noche sin justificante solo puede pagarlos a un empleado, no a sí mismo. Tampoco se aplican si usted pagó el hotel directamente o si el empleado duerme en el vehículo (R 9.7, apartado 3, de las directrices alemanas de retenciones, LStR). Si paga más dietas que la tarifa fija, existe un tramo con una retención a tanto alzado del 25 por ciento. Los detalles están en el artículo Dietas en Alemania 2026.

La ley no fija para los empleados del sector privado ningún plazo para presentar la liquidación del viaje. Fije uno en su empresa, por ejemplo hasta el final del mes siguiente. El plazo de caducidad de seis meses que se lee a menudo rige para los funcionarios federales según la Ley federal de gastos de viaje (BRKG).

Dónde van los importes en la EÜR

Los gastos de viaje van a varias líneas del Anlage EÜR, no a una suma. En el formulario de 2026, las líneas se han desplazado una posición respecto a 2025:

El viaje de Jonas Weber en octubre de 2026 va en el formulario de 2026: 183,00 euros en la línea 72, 116,40 euros en la línea 45 y 28,00 euros en la línea 65. Cómo se estructura el cálculo completo lo explica el artículo Hacer la EÜR uno mismo.

Preguntas frecuentes

¿Existe una plantilla para la liquidación de gastos de viaje?

No existe un formulario oficial. La tabla de la sección Plantilla contiene todos los campos que quiere ver Hacienda. Puede reproducirla en Excel o en papel.

¿Cuál es la tarifa por kilómetro en 2026 para viajes de negocios en Alemania?

0,30 euros por kilómetro recorrido en coche, contando ida y vuelta. Los 0,38 euros que son nuevos en 2026 solo se aplican al trayecto diario al trabajo y solo por kilómetro del trayecto de ida.

¿Puedo deducir los gastos de viaje si me los paga el cliente?

Sí. Como autónomo deduce sus gastos, y lo que paga el cliente es un ingreso. Ambos figuran en la EÜR. Con los empleados es distinto: lo que usted les reembolsa libre de impuestos no pueden volver a deducirlo en su declaración.

¿Qué rige para los gastos de viaje en el extranjero?

El trayecto, el hotel y los gastos accesorios se liquidan igual que en Alemania: 0,30 euros por kilómetro con el coche propio y, si no, el importe según justificante. Solo la manutención tiene tarifas propias por país, recogidas en el artículo Dietas en Alemania 2026. El IVA extranjero de la factura del hotel no lo deduce en su declaración alemana del IVA. El de otros países de la UE lo recupera a través del portal en línea de la Oficina Central Federal de Impuestos (BZSt). La solicitud debe llegar allí antes del 30 de septiembre del año siguiente.

¿Y una comida de negocios durante el viaje?

Si invita a un cliente a comer, es un gasto de atención a clientes y no una dieta. Deduce el 70 por ciento de la factura (§ 4, apartado 5, frase 1, número 2, EStG) y necesita un justificante de atenciones cumplimentado, vea Rellenar el justificante de atenciones. Su dieta del día no se reduce.

He perdido un justificante. ¿Qué hago?

Redacte un justificante propio (Eigenbeleg) con fecha, importe, motivo y la razón por la que falta el original. Cómo hacerlo lo explica el artículo Redactar un justificante propio. De un justificante propio no puede deducir IVA soportado.

Fuentes

• § 9 EStG, gastos profesionales (apartado 1, números 4 y 4a; apartados 4 y 4a)
• § 3 EStG, ingresos exentos (número 16)
• § 5 Ley federal de gastos de viaje, indemnización por kilometraje
• § 3 Ley federal de gastos de viaje, derecho y plazo de caducidad
• § 10 UStG, base imponible y suplidos
• § 12 UStG, tipos impositivos (apartado 2, números 10 y 11)
• § 14 UStG, datos obligatorios de la factura (apartado 4)
• § 4 EStG, concepto de beneficio (apartado 5, frase 1, número 2, atenciones)
• Oficina Central Federal de Impuestos: devolución del IVA a empresas alemanas
• § 147 AO, plazos de conservación
• Ministerio Federal de Hacienda: gastos de viaje en el cálculo del beneficio, circular del 23 de diciembre de 2014 (copia de la IHK de Múnich)
• Ministerio Federal de Hacienda: Anlage EÜR 2025 con instrucciones
• Ministerio Federal de Hacienda: Anlage EÜR 2026 con instrucciones

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