Facture proforma : définition, modèle et quand vous en avez besoin

Une facture proforma est un décompte préalable portant sur une livraison qui n'est pas encore facturée. Elle ne crée aucune obligation de payer et votre client ne peut en déduire aucune TVA. Vous en avez besoin surtout lorsque des marchandises franchissent une frontière douanière sans vente : échantillons, remplacements sous garantie ou matériel prêté. Ce qui compte n'est pas le mot « proforma » sur le papier, mais son contenu : si vous y facturez réellement une prestation, le droit allemand de la TVA traite le document comme une facture.

Sommaire

• Ce qu'est une facture proforma
• Quand vous avez besoin d'une facture proforma
• Ce que doit contenir la facture proforma
• TVA : le point où cela devient coûteux
• Ouvre-t-elle droit à déduction pour le client ?
• Le client a payé sur la base de la proforma : et maintenant ?
• Facture proforma pour la douane
• Facture proforma en anglais
• Comptabilisation et conservation
• Modèle à recopier
• Questions fréquentes

Ce qu'est une facture proforma

Votre client ne doit rien payer sur une facture proforma. Le document ressemble à une facture, indique la marchandise, la quantité et la valeur, mais ne réclame pas d'argent. Il informe : la douane sur la valeur de l'envoi, le client sur le coût d'une livraison prévue, une banque sur le contenu d'une opération.

Le nom induit en erreur. En matière de TVA, l'article 14, paragraphe 1, phrase 1 de la loi allemande sur la TVA (UStG) définit la facture comme « tout document par lequel il est procédé au décompte d'une livraison ou d'une prestation de services, quelle que soit la dénomination de ce document dans les relations d'affaires ». L'en-tête ne vous protège donc pas. À l'inverse : tant que vous ne facturez rien et vous contentez d'annoncer, cela reste une simple information.

Pour la facturation réelle, il vous faut ensuite un second document. À quoi ressemble une facture complète est expliqué dans rédiger une facture. Si vous passez souvent du devis au document préalable puis à la facture finale, un logiciel de facturation vous décharge de la numérotation et de l'affectation.

Quand vous avez besoin d'une facture proforma

Dans quatre situations, quelqu'un vous réclame ce papier, et aucune ne concerne l'argent.

Pour des prestations de services sans envoi de marchandises, vous n'avez pas besoin de facture proforma. Il n'y a rien à dédouaner, et pour l'information préalable un devis est le document le plus honnête.

Pour le quatrième cas, il existe souvent une meilleure voie : un devis ferme ou une confirmation de commande. Les deux disent clairement ce qu'ils sont. Un papier qui ressemble à une facture sans vouloir en être une suscite régulièrement des questions chez le destinataire.

Si le client doit réellement payer avant la livraison, la facture proforma est le mauvais outil. Il vous faut alors une facture d'acompte avec TVA. La différence et les mentions obligatoires figurent dans facture d'acompte et paiement d'avance.

Ce que doit contenir la facture proforma

Reprenez les mêmes mentions que sur une facture normale, ajoutez la finalité et supprimez la demande de paiement.

• Vos nom et adresse ainsi que ceux du destinataire
• La date et un numéro propre, pris hors de votre série de factures
• Marchandise ou prestation, quantité, valeur unitaire, valeur totale
• La mention « facture proforma », bien visible
• Une phrase précisant qu'aucun paiement n'est demandé
• Pour les envois hors UE en plus : pays d'origine, code douanier, poids, incoterm

Un numéro propre hors de la série de factures n'est pas une obligation légale, mais il vous évite d'expliquer pourquoi votre suite de numéros contient un document sans opération. Comment tenir votre numérotation est expliqué dans attribuer les numéros de facture.

TVA : le point où cela devient coûteux

Mieux vaut ne pas faire apparaître la TVA séparément sur une facture proforma. Celui qui mentionne un montant de taxe sans y être habilité le doit au fisc allemand en vertu de l'article 14c, paragraphe 2, UStG, que l'opération ait lieu ou non.

Qu'un décompte intitulé « proforma » déclenche cette dette fiscale dépend du point de savoir si le papier peut se lire comme le décompte d'une prestation. C'est une question d'espèce, qui ne se tranche pas par l'en-tête : l'article 14, paragraphe 1, phrase 1, UStG vise expressément le contenu, non la dénomination. Le ministère fédéral des Finances a reformulé la notion de facture dans l'instruction d'application de la TVA en ces termes exacts par circulaire du 15 octobre 2025.

Concrètement : indiquez sur la facture proforma la valeur de la marchandise en montant brut ou en valeur simple, sans ligne de taxe. La TVA, vous l'indiquerez plus tard, sur la vraie facture.

Ouvre-t-elle droit à déduction pour le client ?

Non. Votre client ne peut déduire aucune TVA d'une facture proforma. La déduction suppose, selon l'article 15, paragraphe 1, phrase 1, numéro 1, phrase 2, UStG, que l'entrepreneur « détienne une facture établie conformément aux articles 14 et 14a ». Un document qui, délibérément, ne facture rien n'est pas une telle facture.

Cela vaut aussi si votre client a déjà payé. Pour les paiements antérieurs à la livraison, l'article 15, paragraphe 1, phrase 1, numéro 1, phrase 3, UStG exige les deux : la facture doit exister et le paiement doit avoir été effectué. À défaut de facture, la déduction est reportée ; le droit n'est pas perdu, il arrive plus tard.

Si votre client demande donc une facture proforma pour la comptabiliser, il demande le mauvais document. Envoyez-lui une facture d'acompte.

Le client a payé sur la base de la proforma : et maintenant ?

La TVA est exigible malgré tout, même sans facture. Dès que vous encaissez l'argent, la taxe naît, en vertu de l'article 13, paragraphe 1, numéro 1, lettre a, UStG, à la fin de la période de déclaration au cours de laquelle vous l'avez reçu. Le papier envoyé auparavant n'y change rien.

Deux étapes sont alors à traiter sans attendre :

1. Reprendre le montant dans la déclaration de TVA du mois de l'encaissement. Les délais figurent dans la déclaration périodique de TVA.
2. Envoyer ensuite une vraie facture : facture d'acompte si la livraison n'a pas eu lieu, sinon facture normale portant sur l'ensemble de la prestation.

Les petites entreprises relevant de l'article 19 UStG n'indiquent de TVA dans aucune des deux étapes. Pour elles, l'encaissement ne change que le moment de la recette, pas la taxe. Le reste est expliqué dans facture sans TVA.

Facture proforma pour la douane

Sans indication de valeur, l'envoi reste bloqué. La douane a besoin d'un document faisant apparaître la valeur de la marchandise, même si personne ne la paie. L'administration douanière allemande cite comme cas d'application les marchandises sans valeur commerciale, par exemple les biens non destinés à la revente, ainsi que les donations. Dans ces cas, une facture proforma indiquant la valeur réelle de la marchandise doit être présentée.

Trois règles pratiques en découlent :

• Pas de facture à zéro. Inscrivez la valeur qu'aurait la marchandise si vous la vendiez. « 0 euro » ou « gratuit » conduit à une demande de précision ou à une estimation par le bureau de douane.
• Indiquez la finalité. Une mention telle que « échantillon sans valeur commerciale, uniquement à des fins douanières » explique pourquoi il n'existe pas de prix d'achat. Pour les envois internationaux, ajoutez la formule anglaise : « No commercial value — for customs purposes only. »
• Signalez l'exportation temporaire. Si l'appareil part pour un salon ou une réparation et revient, la finalité et la durée prévue doivent figurer sur le papier.

La Suisse, la Norvège et le Royaume-Uni ne sont pas membres de l'UE. Les envois vers ces pays passent la douane : les règles ci-dessus valent donc même si le destinataire se trouve à quelques kilomètres de la frontière. Les documents supplémentaires exigés par le pays de destination vous sont indiqués par son administration douanière, pas par la douane allemande.

Pour les livraisons au sein de l'UE, vous n'avez pas besoin de facture proforma ; il n'y a pas de dédouanement. Ce qu'il faut observer pour facturer dans l'UE figure dans facturer dans un autre pays de l'UE.

Facture proforma en anglais

Établissez le papier en deux langues dès qu'il franchit une frontière. L'agent des douanes du pays de destination ne lit pas l'allemand, et une demande de précision coûte des jours. Les deux langues côte à côte sur la même ligne suffisent.

Voici les termes dont vous avez besoin :

Indiquez la valeur dans la monnaie dans laquelle vous vendez habituellement, et nommez cette monnaie expressément. « 90,00 » seul n'est pas une indication ; « 90,00 EUR » en est une.

Comptabilisation et conservation

Une facture proforma ne se comptabilise pas. Ce n'est pas une pièce comptable, car aucune opération ne la sous-tend : ni chiffre d'affaires, ni créance, ni paiement. On comptabilise la vraie facture ou l'encaissement.

Il faut malgré tout la conserver. En tant que lettre commerciale expédiée, elle relève de l'article 147, paragraphe 1, numéro 3, du code fiscal allemand (AO) et doit être conservée six ans selon l'article 147, paragraphe 3, phrase 1, AO. Les pièces comptables se conservent huit ans depuis le raccourcissement du délai, les livres et comptes annuels dix ans.

Modèle à recopier

Voici un document complet pour un envoi d'échantillons vers la Norvège :

FACTURE PROFORMA
N° PF-2026-014 · Date : 18/09/2026

Expéditeur : Musterwerk GmbH, Hauptstraße 3, 34117 Kassel, Allemagne, n° TVA DE123456789
Destinataire : Nordlys AS, Storgata 12, 0155 Oslo, Norvège

| Pos. | Marchandise | Quantité | Valeur unitaire | Valeur totale |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Joint type B, pays d'origine Allemagne, code douanier 4016 93 00 | 20 pièces | 4,50 EUR | 90,00 EUR |

Valeur totale de l'envoi : 90,00 EUR · Poids : 1,2 kg · Incoterm : DAP Oslo

Échantillon sans valeur commerciale, uniquement à des fins douanières.
No commercial value — for customs purposes only.
Ce document n'est pas une facture. Aucun paiement n'est demandé.

Le code douanier de l'exemple est indicatif ; prenez celui de votre marchandise dans le tarif douanier électronique.

Ces décomptes se répètent. Si vous tenez déjà vos articles dans un logiciel de facturation, vous en tirez les postes et les données client et ne changez que l'en-tête. Essayer Easy Invoice gratuitement.

Questions fréquentes

Que signifie exactement facture proforma ?

« Pro forma » vient du latin et signifie « pour la forme ». Le papier a la forme d'une facture, mais pas son effet : il ne réclame pas d'argent et ne facture aucune prestation.

Dois-je payer une facture proforma ?

Non. Si vous en recevez une, aucune obligation de paiement n'en découle. Si l'expéditeur réclame tout de même de l'argent, demandez une vraie facture : elle seule peut être vérifiée et comptabilisée.

La TVA peut-elle figurer sur une facture proforma ?

Mieux vaut y renoncer. Un montant de taxe mentionné sans droit est dû en vertu de l'article 14c, paragraphe 2, UStG. Indiquez plutôt la valeur de la marchandise sans ligne de taxe distincte.

L'obligation de facturation électronique vise-t-elle aussi les proformas ?

L'obligation de facture électronique porte sur les factures relatives à des opérations imposables entre entreprises allemandes. Un document qui ne facture rien n'entre pas dans ce champ. Dès que vous établissez la vraie facture, les règles exposées dans l'obligation de facture électronique s'appliquent.

Suis-je engagé par les prix de la facture proforma ?

L'engagement ne naît pas du papier lui-même, mais de ce que vous déclarez. Si vous voulez vous engager sur des prix, utilisez un devis avec délai de validité. La durée d'un devis est expliquée dans devis ferme.

Puis-je envoyer une facture normale au lieu d'une proforma ?

Pas pour un envoi gratuit. Une facture portant sur une marchandise que personne ne paie crée dans vos comptes une créance qui ne sera jamais réglée, et chez le destinataire l'attente d'un paiement. Si vous vendez réellement la marchandise, la facture normale est exactement ce qu'il faut : vous n'avez alors pas besoin d'un second document.

Quelle différence avec la facture commerciale ?

La facture commerciale est le document sur la base duquel la valeur en douane d'une marchandise vendue est déclarée. La facture proforma prend sa place lorsqu'il n'y a pas de vente.

Sources

• Article 14 UStG — établissement des factures
• Article 14c UStG — mention inexacte ou non autorisée de la taxe
• Article 15 UStG — déduction de la TVA
• Article 13 UStG — naissance de la taxe
• Article 147 AO — conservation des documents
• Douane allemande — documents nécessaires à la déclaration en douane
• Circulaire du ministère fédéral des Finances du 15 octobre 2025 sur la facture électronique obligatoire