Reçu perdu ? Le justificatif interne en Allemagne : modèle et mentions

Si le ticket manque, vous rédigez vous-même le justificatif. Ce justificatif interne, appelé Eigenbeleg en Allemagne, compte comme charge d'exploitation et réduit votre bénéfice, à condition d'indiquer ce que vous avez payé, quand, et pourquoi le vrai justificatif manque. Une chose qu'il ne récupère pas : la TVA. Pour déduire la TVA en amont, la loi allemande exige une véritable facture du vendeur, et celle-là, vous ne pouvez pas vous l'établir à vous-même.

Sommaire

• Quand puis-je rédiger un Eigenbeleg ?
• Quelles mentions sont obligatoires ?
• Modèle à recopier
• Pourquoi la TVA est perdue
• Facture perdue, mais vous l'avez eue
• Combien d'Eigenbelege sont de trop ?
• Questions fréquentes

Quand puis-je rédiger un Eigenbeleg ?

Chaque fois qu'il n'existe aucun justificatif du vendeur et qu'il ne peut pas en exister. Deux cas reviennent au quotidien :

Derrière cela se trouve un principe simple de la comptabilité allemande : pas d'écriture sans justificatif. L'administration fiscale le formule ainsi dans les principes de comptabilité régulière (GoBD) : « Toute opération doit être justifiée par le document original ou une copie de l'original. En l'absence de document de tiers, un justificatif interne doit être établi » (numéro marginal 61). L'Eigenbeleg n'est donc pas une liberté que l'on prend, mais la voie prévue.

Il n'est pas fait pour des dépenses dont vous pourriez obtenir un justificatif sans le faire. Renoncer au ticket à la caisse du magasin de bricolage puis l'écrire soi-même plus tard renverse le principe.

Si vous archivez déjà vos justificatifs en numérique, un logiciel de comptabilité avec gestion des pièces aide à classer l'Eigenbeleg avec l'opération plutôt que dans une boîte à chaussures.

Quelles mentions sont obligatoires ?

Six mentions, dont une que presque tout le monde oublie. Au numéro marginal 77, les GoBD énumèrent ce que doit contenir toute pièce comptable :

Celle qui manque le plus souvent : le motif. Pourquoi n'y a-t-il pas de justificatif du vendeur ? « Ticket perdu » ou « l'horodateur ne délivre pas de reçu » doit figurer sur la feuille. Sans cette phrase, un contrôleur ne voit qu'un papier rédigé par vous, sans explication.

Ajoutez votre signature. Les GoBD ne la citent pas parmi les mentions obligatoires, mais c'est le point où vous confirmez personnellement l'exactitude. Elle ne coûte rien et transforme une note en déclaration.

Modèle à recopier

Vous n'avez pas besoin d'un formulaire. Une feuille comportant ces lignes répond aux exigences aussi bien qu'un modèle trouvé en ligne :

EIGENBELEG (justificatif interne)           N° : 2026-0147

Date de la dépense :    14 septembre 2026
Bénéficiaire :          Parkhaus am Markt, Rosenheim
Montant :               4,50 EUR
Objet :                 Stationnement, rendez-vous client Yilmaz,
                        devis rénovation salle de bains
Motif de l'Eigenbeleg : l'horodateur ne délivre pas de reçu

Établi le :             20 septembre 2026
Nom, signature :        ____________________________

Deux points qui coincent en pratique :

• Deux dates, pas une. Le jour de la dépense et le jour de rédaction sont deux choses différentes. Les deux doivent figurer. Qui ne note que la date du jour comptabilise la dépense dans le mauvais mois.
• L'objet est une phrase, pas une étiquette. « Frais de déplacement » n'explique rien. Où, chez qui, pourquoi : c'est cela qui distingue une dépense professionnelle d'une dépense privée.

Pourquoi la TVA est perdue

Vous déduisez le montant net, pas la TVA. La raison figure à l'article 15, paragraphe 1, phrase 1, numéro 1 de la loi allemande sur la TVA : seul peut déduire la TVA en amont celui qui « détient une facture établie conformément aux articles 14 et 14a ». La facture est établie par le vendeur, pas par l'acheteur. Votre propre feuille n'en est pas une.

Pour les petits entrepreneurs relevant de l'article 19 de la loi sur la TVA, cela ne change rien. Qui ne facture pas de TVA n'en déduit pas non plus : pour eux, l'Eigenbeleg couvre entièrement la dépense.

Pour les petits montants, un coup d'œil à la corbeille vaut mieux qu'un Eigenbeleg : jusqu'à 250 euros, un simple ticket de caisse portant le nom du vendeur, la date, la marchandise et le taux de TVA suffit à la déduction ; l'article 33 du règlement d'application de la TVA n'en demande pas plus. Ce qu'il doit contenir est expliqué dans Facture de faible montant jusqu'à 250 euros. Un ticket retrouvé, c'est de l'argent ; un Eigenbeleg, non.

Facture perdue, mais vous l'avez eue

Ici, la TVA n'est pas automatiquement perdue. Si vous avez détenu une facture régulière et qu'elle a disparu ensuite, vous pouvez prouver cette détention par d'autres moyens. La Cour fédérale des finances l'a confirmé dans son arrêt du 23 octobre 2014 (affaire V R 23/13) : la preuve peut être apportée par tout moyen admis.

Ce qui aide, dans cet ordre :

1. Demander un duplicata au fournisseur. La meilleure voie, souvent à un courriel de distance. Le duplicata doit porter la mention « Duplikat » ou « Zweitschrift ».
2. Présenter une copie ou un scan si vous aviez déjà archivé la facture.
3. Preuve de paiement plus Eigenbeleg. Le relevé bancaire ou de carte montre que vous avez payé et à qui. Cela ne remplace pas la facture, mais appuie votre version.

L'Eigenbeleg vient en dernier dans cette suite, pas en premier. D'abord demander, ensuite écrire.

Combien d'Eigenbelege sont de trop ?

Il n'y a pas de nombre fixe, ni de plafond en euros. Ni le code fiscal allemand ni les GoBD ne fixent un montant au-delà duquel un Eigenbeleg serait irrecevable. Les 150 euros souvent cités ne figurent dans aucun texte.

Ce qui compte, c'est la proportion : quelques frais de stationnement et un ticket perdu dans l'année ne gênent personne. Mais si une part importante de vos charges ne repose que sur des justificatifs écrits par vous, c'est la régularité de toute votre comptabilité qui est en cause, avec pour conséquence que le fisc peut évaluer d'office.

Un second point concerne les montants élevés : selon l'article 160 du code fiscal, l'administration peut exiger que vous désigniez « avec précision » le bénéficiaire d'un paiement. Si vous ne le faites pas, les dépenses « ne sont en règle générale pas prises en compte fiscalement ». Pour 4,50 euros de parking, personne ne s'en soucie. Pour 800 euros versés à un artisan sans facture, cela devient un vrai problème, et aucun Eigenbeleg n'y remédie : seuls le nom et l'adresse du bénéficiaire comptent.

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Questions fréquentes

Combien de temps dois-je conserver un Eigenbeleg ?

Huit ans. L'Eigenbeleg est une pièce comptable, et pour celles-ci s'applique depuis le 1er janvier 2025 le délai raccourci de l'article 147, paragraphe 3, du code fiscal. Auparavant, c'était dix ans. Les livres de commerce et les inventaires restent à conserver dix ans.

Puis-je rédiger un Eigenbeleg des mois plus tard ?

Oui, mais plus c'est tardif, moins c'est convaincant. Si vous repérez le trou en triant vos justificatifs, rédigez-le aussitôt et indiquez honnêtement la date d'établissement. Une pièce antidatée n'est plus une irrégularité, c'est une fausse déclaration.

Ai-je besoin d'un Eigenbeleg pour un pourboire ?

Seulement si personne ne le signe. Pour un pourboire lors d'un repas d'affaires, la charge de la preuve vous incombe ; dans sa circulaire du 19 novembre 2025, le ministère fédéral des Finances cite l'exemple du bénéficiaire qui signe le pourboire sur la facture. Faites donc parapher ces deux euros sur l'addition. Ce que doit contenir un justificatif de repas d'affaires est expliqué dans Remplir correctement le Bewirtungsbeleg.

Puis-je rédiger un Eigenbeleg pour une facture que je n'ai pas encore payée ?

Non. L'Eigenbeleg remplace un justificatif manquant sur une opération qui a eu lieu. Une facture fournisseur que vous n'avez jamais reçue se réclame auprès du fournisseur. Comment tenir les factures entrantes en ordre est montré dans Gérer les factures fournisseurs.

Sur quel compte dois-je comptabiliser un Eigenbeleg ?

Sur le même compte que la dépense elle-même. Un Eigenbeleg n'est pas une opération à part, seulement la preuve d'une opération normale. Le stationnement va en frais de déplacement ou de véhicule, le matériel perdu en achats ou fournitures, exactement comme avec le ticket d'origine. La seule différence : vous ne comptabilisez pas de TVA déductible.

Puis-je rédiger l'Eigenbeleg sur ordinateur et le conserver uniquement en numérique ?

Oui. La forme est libre, le papier n'est pas imposé. L'important est que la pièce ne puisse plus être modifiée sans que cela se voie une fois archivée, et qu'elle reste retrouvable : dans le logiciel de comptabilité, dans une gestion documentaire ou en scan avec un numéro fixe. Un fichier Word dans le dossier des téléchargements, que vous pouvez écraser à tout moment, ne remplit pas cette condition.

L'Eigenbeleg compte-t-il de la même façon dans la comptabilité de trésorerie allemande ?

Oui. Il y agit comme tout autre justificatif de dépense et réduit le bénéfice de l'année du paiement. La marche à suivre est décrite dans Faire soi-même sa EÜR.

Sources

• GoBD, circulaire du ministère fédéral des Finances du 28 novembre 2019, numéros marginaux 61 et 77
• Article 147 du code fiscal allemand : délais de conservation
• Article 160 du code fiscal allemand : désignation des créanciers et bénéficiaires
• Article 15 de la loi allemande sur la TVA : déduction de la TVA en amont
• Article 33 du règlement d'application de la TVA : factures de faible montant
• Circulaire du ministère fédéral des Finances du 19 novembre 2025 sur les frais de représentation