Vakman-factuur schrijven: zo vermeldt u het loonaandeel – en bespaart uw klant tot 1.200 euro belasting

Werkt u in Duitsland voor een particuliere klant, dan bepaalt uw factuur of hij geld terugkrijgt van de fiscus. Hij mag 20 procent van de arbeidskosten rechtstreeks van zijn belasting aftrekken, maximaal 1.200 euro per jaar (§ 35a lid 3 van de Duitse wet op de inkomstenbelasting). Voorwaarde: de arbeidskosten staan apart van het materiaal op de factuur, en de klant heeft overgemaakt in plaats van contant betaald. Staat er op uw factuur alleen een totaalbedrag, dan krijgt hij niets – en belt hij u. Tot de arbeidskosten horen ook de doorberekende voorrijkosten en machinekosten, niet alleen de uren.

Dit artikel geeft algemene informatie en vervangt geen belastingadvies.

Inhoudsopgave

1. Wat de klant krijgt – en wat hij misloopt
2. Zo zet u het loonaandeel op de factuur
3. Wat wel en niet tot de arbeidskosten hoort
4. Voorbeeld: vakman-factuur aan een particulier
5. Waarom contant betalen de aftrek kost
6. De verplichte gegevens – en de zin die bijna iedereen vergeet
7. Wanneer moet de factuur geschreven zijn?
8. Wanneer het niet werkt: nieuwbouw
9. Factuur al verstuurd en het loonaandeel ontbreekt?

Wat de klant krijgt – en wat hij misloopt

De regeling heet belastingvermindering voor vakmanswerk. Belangrijk is het verschil met alles wat men verder „aftrekken" noemt: het bedrag gaat niet van het inkomen af, maar rechtstreeks van de belasting die de klant moet betalen. 600 euro vermindering is dus 600 euro minder belasting, niet 600 euro minder belastbaar inkomen.

De rekensom: 20 procent van de arbeidskosten inclusief de btw daarover, met een maximum van 1.200 euro per jaar en huishouden. Dat maximum is bij ongeveer 6.000 euro arbeidskosten bereikt – bij grotere klussen levert spreiding over de jaarwisseling de klant dus meer op. Dat is trouwens een argument dat werkt in een verkoopgesprek als een klant twijfelt.

Een voorbeeld uit een tegelfactuur: 1.234 euro netto aan werk en voorrijkosten, plus btw, is 1.468,46 euro. Daarvan 20 procent is 293,69 euro minder belasting voor de klant. Staat er op uw factuur alleen „tegelwerk badkamer, 2.967,86 euro", dan is het nul. De fiscus schat niet en rekent niets uit – hij heeft het bedrag zwart op wit nodig.

Wat dat voor u betekent is weinig spectaculair, maar het bepaalt of de telefoon gaat: één regel meer op de factuur, en het telefoontje in februari blijft uit.

Zo zet u het loonaandeel op de factuur

Er zijn twee manieren, en beide mogen.

Manier 1 – aparte regels. U voert materiaal en werk als aparte regels op. Dat is de netste variant, omdat de klant meteen ziet wat waarvoor is berekend.

Manier 2 – een slotregel onder de factuur. U factureert zoals gewoonlijk en zet onder het brutobedrag één zin:

In deze factuur begrepen arbeidskosten (loon-, machine- en voorrijkosten) inclusief btw: 1.468,46 €

Die zin kunt u letterlijk overnemen. Hij noemt beide dingen: het bedrag en het feit dat de btw er al in zit – precies wat de fiscus van de klant nodig heeft.

Werkt u met vaste prijzen en hebt u het loonaandeel niet precies berekend, dan mag u het schatten en procentueel verdelen. De verdeling moet navolgbaar zijn; een verzonnen getal is dat niet. Praktisch: wie 30 uur aan een klus besteedde, kan niet 90 procent van de factuur als arbeid opvoeren omdat dat de klant helpt.

Wat wel en niet tot de arbeidskosten hoort

Hier geven de meeste vaklieden iets weg – meestal de voorrijkosten, die ze bij het materiaal zetten of helemaal niet apart vermelden.

De vuistregel: alles wat uw tijd, uw rit en uw machine kost, kan de klant opvoeren. Alles wat u bij de groothandel hebt gekocht en doorberekend, niet. De grens loopt dus niet tussen „factuur" en „bon", maar tussen dienst en goederen.

Bij een pure materiaallevering zonder montage levert de splitsing de klant niets op, want er is geen arbeidsaandeel. Andersom geldt: rekent u alleen uren, dan telt de hele factuur – dan volstaat één zin dat de factuur uitsluitend arbeidskosten bevat.

Bij posten die geen van beide zijn – afvoer, steiger of verbruiksmateriaal bijvoorbeeld – loont een korte vraag aan uw belastingadviseur voordat u ze bij de arbeid rekent. Belastingkantoren beoordelen zulke bijkomende kosten verschillend, afhankelijk van of ze bij het werk of bij de goederen horen.

Voorbeeld: vakman-factuur aan een particulier

Het voorbeeld bevat alles wat erop moet. De bedragen zijn verzonnen, de opbouw kunt u overnemen:

Tegelzetbedrijf Sander · Eigenaar Michael Sander · Ringstrasse 12, 34567 Musterstadt
Fiscaal nummer: 123/456/78901

Mevrouw Anja Weber
Lindenweg 8, 34567 Musterstadt

Factuur nr. 2026-0184
Factuurdatum: 14-08-2026
Prestatieperiode: 03-08 t/m 07-08-2026
Uw opdrachtbevestiging: nr. 2026-0151 van 22-07-2026

| Pos. | Omschrijving | Aantal | Stukprijs | Totaal |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Wandtegels 30 × 60 cm, serie „Nova grijs", badkamer | 30 m² | 42,00 € | 1.260,00 € |
| 2 | Tegelwerk incl. voorbehandeling ondergrond en voegen | 22 uur | 52,00 € | 1.144,00 € |
| 3 | Voorrijden en terugrijden (5 dagen) | 1 | 90,00 € | 90,00 € |

Nettobedrag: 2.494,00 €
plus 19 % btw: 473,86 €
Factuurbedrag: 2.967,86 €

In deze factuur begrepen arbeidskosten (loon-, machine- en voorrijkosten) inclusief btw: 1.468,46 € (posten 2 en 3).

Te betalen vóór 28-08-2026 zonder aftrek op rekening DE00 0000 0000 0000 0000 00.
Gelieve het bedrag over te maken; een contante betaling kan niet in aanmerking worden genomen.

Aanwijzing volgens § 14 lid 4 nr. 9 van de Duitse omzetbelastingwet: u bent verplicht deze factuur twee jaar te bewaren.

De aanwijzing over de overboeking is geen must, maar bespaart u de discussie aan de deur. En de verwijzing naar de opdrachtbevestiging zorgt dat de klant de factuur zonder navraag kan plaatsen.

Werkt u als kleine ondernemer met btw-vrijstelling, dan vervalt de btw-regel en noemt de zin over de arbeidskosten simpelweg het bedrag zonder btw – hoe dat eruitziet staat in Factuur zonder btw schrijven. De belastingvermindering van de klant werkt toch, ze valt alleen lager uit omdat er geen btw bij komt.

Hoe u het uurtarief in post 2 berekent, is een onderwerp apart: Uurtarief vakman berekenen.

Waarom contant betalen de aftrek kost

De wet eist dat de betaling op uw rekening komt (§ 35a lid 5 van de Duitse wet op de inkomstenbelasting). Overboeking, automatische incasso, internetbankieren – allemaal in orde. Contant geld niet, ook niet als u een keurige kwitantie afgeeft en de klant die overlegt. De reden achter de regel is bekend: ze moet zwart werken onaantrekkelijk maken. Navenant weinig ruimte is er in de praktijk.

Voor u betekent dat: wil een particuliere klant contant betalen en weet u dat hij de factuur wil aftrekken, zeg het hem vooraf. Anders verliest hij tot 1.200 euro, en de discussie daarover belandt bij u en niet bij de fiscus.

Bij pinbetaling komt het geld eveneens op uw rekening; doorslaggevend is dat de klant de betaling via zijn rekeningafschrift kan aantonen.

De verplichte gegevens – en de zin die bijna iedereen vergeet

Los van de belastingvermindering heeft elke factuur de gegevens uit § 14 lid 4 van de Duitse omzetbelastingwet nodig: uw naam en adres, naam en adres van de klant, uw fiscaal nummer of btw-identificatienummer, de factuurdatum, een doorlopend factuurnummer, hoeveelheid en aard van de prestatie, het tijdstip van de prestatie en het nettobedrag uitgesplitst per tarief met het bijbehorende belastingbedrag. De volledige lijst met uitleg staat in Een factuur schrijven: de ultieme gids. Tot 250 euro bruto volstaat een kleine factuur met minder gegevens.

Bij particuliere klanten komt er één verplicht gegeven bij dat op de meeste vakman-facturen ontbreekt: de aanwijzing over de bewaarplicht. Werkt u aan onroerend goed – woning, huis, perceel, tuin – dan moet de particuliere klant de factuur twee jaar bewaren (§ 14b lid 1 zin 5 van de Duitse omzetbelastingwet), en u moet hem daar in de factuur op wijzen (§ 14 lid 4 nr. 9). Eén zin volstaat, zie het voorbeeld hierboven.

Voor de klant is dat geen formaliteit: wie het stuk niet twee jaar bewaart, begaat een overtreding waarop een boete tot 1.000 euro kan staan (§ 26a lid 2 nr. 3 en lid 3 van de Duitse omzetbelastingwet).

Wanneer moet de factuur geschreven zijn?

Zes maanden na uitvoering van de prestatie – en bij bouwwerkzaamheden geldt die termijn uitdrukkelijk ook tegenover particuliere klanten. De wettekst noemt „een belastbare werklevering of andere prestatie in verband met een perceel" (§ 14 lid 2 zin 2 nr. 3 van de Duitse omzetbelastingwet). Dat raakt praktisch elk bouwvak: schilderwerk, tegels, verwarming, elektra, dak, ramen, tuin- en landschapsbouw.

Wie de termijn laat verlopen, riskeert een boete tot 5.000 euro (§ 26a lid 2 nr. 1 en lid 3). In de praktijk gebeurt dat zelden met opzet, maar omdat de factuur na een geschil over gebreken blijft liggen. De betere weg is toch te factureren en de omstreden punten apart te regelen.

Bij grote opdrachten die zich over maanden uitstrekken werkt u beter met termijnen dan alles op het eind ineens te sturen – hoe dat zonder dubbele btw gaat, staat in Termijnfactuur, deelfactuur, eindfactuur.

Wanneer het niet werkt: nieuwbouw

De belastingvermindering geldt alleen voor een bestaand huishouden. Alles wat hoort bij het oprichten van een gebouw tot aan de oplevering valt eruit. Een badkamer in een 30 jaar oud huis renoveren telt; datzelfde bad in een ruwbouw inbouwen niet.

Zeg dat rustig vooraf tegen een bouwer. Anders vult hij het bedrag in zijn aangifte in, krijgt het geschrapt en meldt zich bij u. De splitsing van loon en materiaal schaadt hoe dan ook niet – bij de eerste reparatie na het betrekken telt ze weer.

Een ander geval is de zakelijke klant: die voert de hele factuur op als bedrijfskosten en heeft de splitsing niet nodig. Factureert u bouwwerk aan een ander bouwbedrijf, dan geldt bovendien een heel andere regel, namelijk de verleggingsregeling – uitgelegd in Verleggingsregeling bouwdiensten.

Factuur al verstuurd en het loonaandeel ontbreekt?

Geen ramp. U mag een factuur corrigeren, ook maanden later. U storneert de oude niet, maar stelt een correctiedocument op dat ondubbelzinnig naar het oorspronkelijke factuurnummer verwijst en het ontbrekende gegeven aanvult. De klant legt beide samen over. Hoe dat formeel gaat, staat in Factuur corrigeren.

Belangrijk is alleen het moment vanuit de klant gezien: hij heeft de gecorrigeerde factuur nodig vóórdat hij zijn aangifte indient – anders moet hij de aanslag laten wijzigen, wat werk kost en niet altijd lukt.

Wie overwegend voor particulieren werkt, zet de regel met de arbeidskosten en de bewaaraanwijzing het beste één keer in de factuursjabloon – in office1.cloud net zo goed als in een Word-bestand. Dan staan ze op elke factuur en hoeft niemand eraan te denken.

Uiteindelijk is het één regel tekst die over een paar honderd euro bij de klant beslist – en over de vraag of hij u aanbeveelt of in februari belt omdat de fiscus zijn vakmanskosten heeft geschrapt.